997/69 van 22 augustus 2007 - Distributiebericht inzake de in- en uitschrijvingsgegevens van studenten (D062 in de terminologie van het Kadaster)

In samenwerking met het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming, het Vlaams Integratie Platvorm (VIP) en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) ontwikkelde de Rijksdienst het distributiebericht inzake de inschrijvingsgegevens van de niet meer leerplichtige jongeren in een Nederlandstalige onderwijsinstelling in Vlaanderen of Brussel van het secundair of hoger onderwijs (D062 in de terminologie van het Kadaster).

1. Algemeen

In uitvoering van art. 62 van de gecoördineerde wetten kunnen de jongeren die na de leerplicht verder studeren of een opleiding volgen hun recht op kinderbijslag behouden tot hun 25ste. Of de jongeren daadwerkelijk studeren of een opleiding volgen wordt elk jaar gecontroleerd door middel van het papieren P7-formulier.

Een gedeelte van dit formulier (P7A) dient te worden ingevuld door betrokkene zelf, een andere deel (P7B) dient te worden ingevuld door de onderwijsinstelling(en) waar de jongere studeert of een opleiding volgt.

De gegevens die momenteel via de onderwijsinstellingen op papier worden meegedeeld aan de kinderbijslagfondsen, zullen dankzij deze nieuwe flux op elektronische wijze worden uitgewisseld.

2. Uitwisseling met de Vlaamse Gemeenschap

Via deze elektronische attesten zullen de kinderbijslagfondsen voorlopig alleen gegevens ontvangen inzake de in- en uitschrijving van de niet meer leerplichtige rechtgevende kinderen in het Nederlandstalig onderwijs in Vlaanderen en Brussel. Er worden dus enkel elektronische attesten verstuurd voor rechtgevende kinderen na de leerplicht ingeschreven in scholen en universiteiten die gesubsidieerd, gefinancierd of erkend zijn door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming.

Voor studenten die zijn inschreven in één van de hierna volgende types onderwijs of onderwijsinstellingen zullen evenwel geen elektronische attesten worden verstuurd:

• Centra voor Middenstandsopleidingen (Syntra's).
• Internationale scholen.
• Private scholen.
• Voorzieningen van Bijzondere Jeugdzorg.
• Centra voor Levensvorming.
• Erkende maar niet gesubsidieerde scholen.
• Europese Scholen.
• Instellingen voor Bijzondere Jeugdzorg.
• Erkende Vormingscentra.
• Instellingen voor niet-schoolgaanden.
• Huisonderwijs.
• Tijdelijke en definitief vrijgestelden.
• Studenten in het buitenland ingeschreven.
• Onderwijs voor sociale promotie (zowel secundair als hoger onderwijs).

Via deze elektronische gegevensuitwisseling worden voorlopig nog geen gegevens uitgewisseld van rechtgevende kinderen ingeschreven in onderwijsinstellingen gesubsidieerd, gefinancierd of erkend zijn door de Franse of Duitstalige Gemeenschap.

3. Gegevensgedeelte

a. Overzicht

Via het distributiebericht D062 worden de volgende gegevens beschikbaar voor de dossierbeheerders van de kinderbijslagfondsen:

A) CertificateIdentification: het betreft de gegevens die betrekking hebben op de identificatie van het attest:

• CertificateNr: unieke identificatienummer van het attest
• CertificateStatus: geeft de status van het attest aan, er zijn twee mogelijke waarden:
  • 1: origineel
  • 3: annulering.
• CertificateType: geeft het type van het attest aan, er zijn 3 mogelijke waarden:
  • 1: inschrijving
  • 2: wijziging
  • 3: uitschrijving
• CertificateSituationNbr: geeft aan om het hoeveelste attest het betreft voor deze persoon binnen éénzelfde schooljaar
• CertificateCreationDate: de datum waarop attest werd gemaakt (datum waarop het VIP het attest doorstuurde naar KSZ)
• SchoolYear: deze zone bevat een aanduiding van het schooljaar, bvb. 2007-2008.
• PersonINSS: Het Identificatienummer van de Sociale Zekerheid (INSZ) van de persoon waarop dit attest betrekking heeft.

B) InstitutionIdentification: het betreft de elementen die betrekking hebben op de identificatie van de onderwijsinstelling:

• InstitutionID: unieke identificatienummer van de onderwijsinstelling, een overzichtslijst van alle identificatienummers is beschikbaar via Instellingsnummers.
• MainStructure: deze zone definieert het type onderwijs, volgende waarden zijn mogelijk:
  • 311: secundair gewoon voltijds
  • 312: secundair deeltijds beroeps
  • 313: secundair gewoon deeltijds zeevisserij (1 school)
  • 321: secundair buitengewoon voltijds
  • 411: hoger voltijds onderwijs
  • 511: universitair voltijds onderwijs
• InstitutionBranchID: unieke identificatienummer van de afdeling van de onderwijsinstelling, een overzichtslijst van alle identificatienummers is beschikbaar via Instellingsnummers.
• AdministrativeGroupID: identificatie van de administratieve groep studenten waarvoor dit attest geldig is, een overzichtslijst van alle administratieve groepen is beschikbaar via Instellingsnummers of Administratieve groepen.

C) EducationIdentification: het betreft de gegevens die betrekking hebben op de gevolgde opleiding. De gegevens hebben ofwel betrekking op het secundair onderwijs ofwel op het hoger onderwijs.

1) Secondary: wanneer de betrokkene is ingeschreven in het secundair onderwijs.

• ReferentialDate: datum van de in- of uitschrijving van de jongere in een instelling voor
  secundair onderwijs. Wanneer men van een middelbare school een tweede
  attest opstuurt, dan is dit per definitie een uitschrijving.
• EducationType: duidt het soort onderwijs aan, er zijn twee mogelijkheden:
  • 1: gewoon onderwijs
  • 2: buitengewoon onderwijs
• EducationRegime: geeft het onderwijsvorm aan, er zijn 6 mogelijkheden:
  • 1: ASO (Algemeen secundair onderwijs)
  • 2: TSO (Technisch secundair onderwijs)
  • 3: BSO (Beroeps secundair onderwijs)
  • 4: KSO (Kunst secundair onderwijs)
  • 5: GSO (Gemeenschappelijk secundair onderwijs)
  • 6: 999 (Andere: ofwel Onthaalklas voor anderstalige nieuwkomers (OKAN) ofwel Schakelklas OKAN proeftuin, respectievelijk administratieve groepen 25002 en 34901) Deze zone wordt enkel ingevuld voor studenten ingeschreven in het gewoon onderwijs (EducationType = 1) en voor studenten in het buitengewoon onderwijs die onderwijsvorm 4 (SpecialSecondary-EducationType) volgen
• FullTime: geeft aan het gevolgde onderwijs erkend wordt als voltijds (meer dan 17 uren)
  • false: minder dan 17 uren
  • true: vanaf 17 uren
• SpecialSecondaryEducationForm: geeft het type van opleidingsvorm aan wanneer de betrokken student buitengewoon onderwijs volgt (zie de zone EducationType), volgende waarden zijn mogelijk:
  • 1: Sociale aanpassing: deze opleidingsvorm geeft een sociale vorming met het oog op integratie in een beschermd leefmilieu
  • 2: Sociale aanpassing en arbeidsgeschiktmaking: deze opleidingsvorm geeft een algemene en sociale vorming en een arbeidstraining met het oog op integratie in een beschermd leef- en werkmilieu
  • 3: Beroepsonderwijs: deze opleidingsvorm geeft een sociale en beroepsvorming met het oog op integratie in een gewoon leef- en werkmilieu
  • 4: algemeen, beroeps-, kunst- en technisch onderwijs: deze opleidingsvorm geeft een voorbereiding op een studie in het hoger onderwijs en op de integratie in het actieve leven
• Level: geeft de graad aan waarin de jongere is ingeschreven, het secundair onderwijs is opgedeeld in 3 tot 4 graden. Indien in deze zone de waarde "M" is vermeld, duidt dit aan dat de student een modulair systeem volgt.
• YearInLevel: geeft het leerjaar aan waarin de jongeren in deze graad is ingeschreven, er zijn maximum 3 leerjaren in een graad mogelijk

2) Higher: wanneer de betrokkene is ingeschreven in het hoger of universitair onderwijs

• AdministrativeDate: datum waarop attest werd geregistreerd bij het departement Onderwijs
  van de Vlaamse Gemeenschap, het is de bedoeling om vanaf het schooljaar 2008-2009 in deze zone de validiteitsdatum weer te geven van de gegevens (bv. bij een wijziging van studiepunten)
• RegistrationDate: datum waarop de inschrijving in de administratieve groep gebeurde
• DeregistrationDate: datum waarop de student zich uitgeschreven heeft uit de administratieve
  groep
• StudyPoints: aantal studiepunten
• CanAttainDiploma: geeft aan of het diploma in het betrokken studiejaar kan gehaald worden:
  true of false
• RegistrationType: geeft het type van de inschrijving aan, er zijn twee mogelijke waarden:
  • 1: hoofdinschrijving
  • 2: bijkomende inschrijving
• ContractType: geeft aan welk contracttype de student heeft gekozen, er zijn vier mogelijke waarden:
  • 01: diplomacontract: inschrijving als "volwaardig student" met het oog op het behalen van een diploma
  • 02: creditcontract: inschrijving als "vrije student" met het oog op het behalen van één of meer creditbewijzen
  • 03: examencontract: inschrijving enkel voor het afleggen van examens met het oog op het behalen van een diploma, vergelijkbaar met de vroegere 'middenjury1 '
  • 99: doctoraat + doctoraatsopleiding (in deze gevallen is er niet echt sprake van een contract).
    

b. Opmerkingen

Om de gegevens die in het overzicht zijn opgenomen op een correcte manier te interpreteren dient rekening gehouden te worden met de hierna volgende opmerkingen.

1. Zone SchoolYear

In principe zullen er enkel attesten worden doorgestuurd die betrekking hebben op het lopende schooljaar.

2. Zone ReferentialDate in het secundair onderwijs

Voor alle studenten die zich inschrijven in een instelling van het secundair onderwijs tussen 1 en 30 september 2007 zal er als inschrijvingsdatum 1 oktober 2007 worden vermeld. Dit is een gevolg van een telling die de Vlaamse Gemeenschap organiseert in het secundair onderwijs op 1 oktober 2007.

Vanaf het schooljaar 2008-2009 zal de Vlaamse Gemeenschap de effectieve inschrijvingsdatum van de studenten meegeven.

Voor het schooljaar 2007-2008 dienen de dossierbeheerders de inschrijvingsdatum van 1 oktober 2007 te interpreteren als een effectieve inschrijving op 1 september 2007, m.a.w. het recht op kinderbijslag voor de maand september 2007 blijft behouden voor deze studenten.

Een aantal onderwijsinstellingen van het secundair onderwijs versturen op de laatste dag van het schooljaar voor al hun studenten een uitschrijvingsattest door naar de Vlaamse Gemeenschap. Aangezien deze attesten geen invloed hebben op de toekenning van de kinderbijslag zullen deze attesten niet worden doorgestuurd door de Vlaamse Gemeenschap ten behoeve van de kinderbijslagfondsen.

3. Zone Level in het secundair onderwijs

In het secundair onderwijs is het mogelijk modulaire trajecten te volgen. Bij deze opleidingen wordt het schooljaar onderverdeeld in modules. Een leerling krijgt een deelcertificaat wanneer hij of zij een module met succes heeft afgerond. In principe sluiten deze modules naadloos aan bij mekaar zodat ze samen een volledig schooljaar vormen. Deze opleidingen worden aangeduid via de
waarde M.

De niet meer leerplichtige scholieren kunnen er voor kiezen niet alle modules van een schooljaar te volgen. Dit kan evenwel worden opgevolgd via hun inschrijvings- en uitschrijvingsattesten.

4. Zone FullTime

De zone FullTime duidt aan of de opleiding in het secundair onderwijs erkend wordt als voltijds in de zin van 17 uren of meer.

Deze zone kan twee waarden bevatten:

• false: minder dan 17 uren
• true: vanaf 17 uren

5. Zone StudyPoints

Zoals reeds uitgelegd in CO 1354 van 7 juli 2005 is de keuze voor studenten om studies te spreiden het grootst in de Vlaamse Gemeenschap. Studenten kunnen bij inschrijving kiezen tussen een modeltraject voor een groep studenten of een geïndividualiseerd traject met toestemming van de onderwijsinstelling.

Deze flexibele studiespreiding heeft voor gevolg dat het exacte aantal studiepunten voor een steeds groter wordende groep studenten nog steeds niet vastligt op 15 november.

Om die reden heeft de Vlaamse Gemeenschap in haar onderrichtingen voor de hogescholen en universiteiten gevraagd de volgende werkwijze toe te passen:

• voor alle inschrijvingen waarvoor op 5 november het aantal studiepunten nog niet vastligt, dienen de onderwijsinstellingen ten laatste op 15 november een attest door te sturen
• in deze attesten dienen de onderwijsinstellingen het verwachte aantal studiepunten aan te duiden en dit door gebruik te maken van de waarden 1 en 2.
• wanneer de instelling verwacht dat het aantal studiepunten minder dan 27 zal bedragen wordt de waarde 1 doorgestuurd
• wanneer de instelling verwacht dat het aantal studiepunten ten minste 27 zal bedragen wordt de waarde 2 doorgestuurd
• aangezien geen enkele studierichting minder dan 3 studiepunten kan bedragen, dienen de waarden 1 en 2 enkel geïnterpreteerd te worden als aanduidingen inzake het vermoedelijke aantal studiepunten, de waarden 1 en 2 mogen dus niet worden meegeteld bij het effectieve aantal studiepunten
• van zodra de onderwijsinstellingen het exacte aantal studiepunten kennen dienen ze dit door te sturen via een wijzigingsattest (CertificateType 2, zie hierna), met andere woorden de waarden 1 en 2 zullen worden vervangen door een exact aantal studiepunten dat minstens 3 bedraagt

6. Inschrijvingen, uitschrijvingen en wijzigingen na 1 februari

Voor wat het secundair onderwijs betreft zullen alle inschrijvingen en uitschrijvingen die plaatsvinden na 1 februari op regelmatige basis worden doorgestuurd door de betrokken instellingen.

Voor wat het hoger en universitair onderwijs betreft zullen alle attesten die worden opgemaakt na 1 februari pas worden doorgestuurd op het einde van het academiejaar.

De Rijksdienst zal de nodige informatie verstrekken van zodra deze procedure door de Vlaamse Gemeenschap is vastgelegd.

4. Voorbeelden

a. Wijzigingsattesten

Zoals onder punt 3.b.5. Zone StudyPoints wordt beschreven, zullen begin november heel wat attesten worden doorgestuurd die nadien qua studiepunten worden gewijzigd.
Er worden enkel wijzigingsattesten (CertificateType 2) doorgestuurd wanneer het aantal studiepunten van het oorspronkelijke attest van een student in het hoger of universitair onderwijs wordt gewijzigd. Er worden dus geen wijzigingsattesten doorgestuurd voor personen ingeschreven in het secundair onderwijs.

Voorbeeld 1:

Een niet meer leerplichtige student van minder dan 25 jaar schrijft zich in bij de hogeschool West-Vlaanderen (hoger voltijds onderwijs) op 18/09/2007. De student schrijft zich in voor de opleiding " PBA multimedia en communicatietechnologie " (administratieve groep). Het exacte aantal studiepunten is onduidelijk op 5 november maar zal volgens de onderwijsinstellingen zeker 27 bedragen.

Deze inschrijving wordt door de instelling gemeld via het volgende attest dat het kinderbijslagfonds midden november ontvangt:

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

Op 8 december 2007 blijkt dat het aantal studiepunten voor de betrokken student 29 bedraagt. Het exact aantal studiepunten wordt doorgestuurd via het volgende wijzigingsattest:

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

Voorbeeld 2 :

Een niet meer leerplichtige student van minder dan 25 jaar schrijft zich in bij de hogeschool West-Vlaanderen (hoger voltijds onderwijs) op 18/09/2007. De student schrijft zich in voor de opleiding " PBA multimedia en communicatietechnologie " (administratieve groep) voor 36 studiepunten. Deze punten stonden dus reeds vast vanaf de inschrijving.

Deze inschrijving wordt door de instelling gemeld via het volgende attest dat het kinderbijslagfonds eind september ontvangt:

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

Op 8 december 2007 beslist de student een aantal keuzevakken te laten vallen, waardoor het aantal studiepunten afneemt tot 29. Veranderingen van het aantal studiepunten worden doorgestuurd via wijzigingsattesten.

Het betrokken kinderbijslagfonds zal op 20 december het volgende attest ontvangen:

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

b. Annulatie-attesten

Wijzigingen inzake het aantal studiepunten worden dus meegedeeld via wijzigingsattesten. Bij een wijziging van één van de andere zones van het attest (bvb. inschrijvingsdatum, administratieve groep,...) zal het oorspronkelijke attest worden geannuleerd.

Vervolgens zal de Vlaamse Gemeenschap een nieuw origineel attest opsturen. Dit nieuwe attest zal dan als CertificateSituationNbr de waarde 2 bevatten, om aan te duiden dat hier het tweede attest van de betrokken student betreft.

Bij een annulatie-attest worden enkel de zones CertificateNr, CertificateStatus, Certificate-CreationDate en PersonINSS weergegeven.

In geval van annulering wordt in de zone CertificateNr het attestnummer vermeld van het attest dat wordt geannuleerd.

Voorbeeld:

Een niet meer leerplichtige student van minder dan 25 jaar schrijft zich in bij de hogeschool West-Vlaanderen (hoger voltijds onderwijs) op 20/09/2007. De student schrijft zich in voor de volgende opleiding: " PBA multimedia en communicatietechnologie " (administratieve groep) voor 32 studiepunten.

Het betrokken kinderbijslagfonds ontvangt inzake deze inschrijving het volgende attest:

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

Hogeschool West-Vlaanderen stelt op 15 oktober bij een interne controle vast dat de student zich voor een andere opleiding heeft ingeschreven : PBA Modetechnologie.

In dergelijke situatie zal de Vlaamse Gemeenschap een annulatiebericht versturen dat betrekking heeft op het eerste attest. Het annulatiebericht bevat volgende gegevens:

CertificateIdentification

Vervolgens verstuurt de school een nieuw inschrijvingsattest met de correcte gegevens:

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

c. Bijkomende inschrijving

Een niet meer leerplichtige student van minder dan 25 jaar schrijft zich in bij de hogeschool West-Vlaanderen (hoger voltijds onderwijs) op 10/10/2007. De student schrijft in voor de volgende opleiding: " PBA multimedia en communicatie technologie " (administratieve groep) voor 45 studiepunten.

Het betrokken kinderbijslagfonds ontvangt inzake deze inschrijving het volgende attest:

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

De betrokken student schrijft zich op 16 november in voor een bijkomende opleiding in dezelfde school, namelijk PBA Modetechnologie en dit voor 12 studiepunten.

Het kinderbijslagfonds zal hierover worden ingelicht via een tweede inschrijvingsbericht:

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

5. Praktische modaliteiten

Vanaf 7 september 2007 zal de Rijksdienst zal het nieuwe bericht D062 aan de kinderbijslagfondsen verspreiden in productieomgeving.

De gegevens van de attesten hebben onmiddellijk een authentieke waarde, en moeten dan ook systematisch beheerd worden.

De inschrijvingsgegevens van de niet meer leerplichtige jongeren in een Nederlandstalige onderwijsinstelling kunnen op dit moment niet worden geraadpleegd bij de authentieke bron, de Vlaamse Gemeenschap. Om die reden ontwikkelde de Rijksdienst, ter ondersteuning van zijn secundair netwerk, een systeem om de gegevens van deze flux voor een periode van één jaar (vanaf de ontvangst van het attest van de Rijksdienst) raadpleegbaar te houden. Dit hulpmiddel is beschikbaar in de Trivia-toepassing onder "Raadpleging ontvangen attesten".

U zult verwittigd worden wanneer de gegevens betreffende de inschrijvingen van de niet meer leerplichtige jongeren in een Nederlandstalige onderwijsinstelling kunnen geraadpleegd worden bij de authentieke bron, de Vlaamse Gemeenschap.

Zoals gebruikelijk kunnen alle technische vragen en meldingen van onregelmatigheden of onvolkomenheden gericht worden aan de dienst Monitoring van het Departement Controle:

Telefoon: 02-237 23 35 (Nl) - 02-237 23 55 (Fr)
Fax: 02-237 23 09
E-mail: monitoringnl@rkw-onafts.fgov.be (Nl)
monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be (Fr)

• 1Zie verder CO 1354 van 08.07.2005 inzake de hervormingen in het hoger onderwijs, wijzigingen in de kinderbijslag en reglementering.