De toelagen in het kader van het gezinsbeleid worden toegekend, hetzij ambtshalve telkens als dat materieel mogelijk is, hetzij op schriftelijk verzoek.
De Vlaamse Regering kan de nadere uitvoering van het eerste lid bepalen.
Het schriftelijke verzoek wordt ondertekend door een begunstigde en ingediend bij een uitbetalingsactor die als taak heeft het verzoek te onderzoeken. Een authenticatie met een elektronische identiteitskaart wordt beschouwd als een ondertekend schriftelijk verzoek.
De uitbetalingsactor die het schriftelijke verzoek ontvangt, stuurt al dan niet elektronisch een ontvangstbewijs naar de verzoeker of overhandigt hem dat. Elk ontvangstbewijs geeft de onderzoekstermijn van het verzoek aan. Een betaling door de uitbetalingsactor of een verzoek om aanvullende inlichtingen van de uitbetalingsactor geldt als ontvangstbewijs.
De niet-bevoegde uitbetalingsactor waarbij het schriftelijke verzoek wordt ingediend, levert alle redelijke inspanningen om dat onverwijld door te sturen naar de bevoegde instelling of dienst. De verzoeker wordt daarvan onmiddellijk op de hoogte gebracht.
De uitbetalingsactor stelt een intern beleid voor de behandeling van verzoeken op. De Vlaamse Regering bepaalt de minimale kwaliteitsvereisten waaraan dat beleid moet voldoen.