CO 1355 van 16 januari 2006 - Jaarlijkse evaluatie van de behoeften aan informatie met elektronische en papieren dragers: actualisering van de richtlijnen in verband met controle door formulieren

1. Informatiegaring met formulieren en elektronische dragers

Sedert enkele jaren houdt de Rijksdienst op een permanente wijze een inventaris bij van alle noodzakelijke gegevens om de kinderbijslag te betalen. Elk jaar worden ingevolge de bestuursovereenkomst, de voorschriften in verband met methoden en de werkwijzen om die gegevens te verkrijgen opnieuw geëvalueerd en geactualiseerd.

Om die reden vinden de kinderbijslagfondsen en de andere betaalinstellingen voor kinderbijslag hierna de nieuwe regels die van toepassing zijn vanaf 1 januari 2006.

2. Algemeen uitgangspunt

De algemene doelstelling van de gegevensinwinning bestaat erin in overeenstemming met het Handvest de kinderbijslag snel en correct te betalen door zo weinig mogelijk vragen te stellen aan de sociaal verzekerde via een aanpassing en een vervanging van formulieren door elektronische gegevens en de consultatie van de databanken1 . De kinderbijslagfondsen moeten alles in het werk stellen om de betalingen ' in real-time ' af te stemmen op de ontvangen elektronische gegevensstromen in verband met de wettelijke en professionele persoonsgegegevens.

2.1 Gegevensvergaring : algemene principes

De principes die aan de basis liggen van de methode van gegevensgaring binnen de sector zijn:

• enkel de gegevens die onontbeerlijk zijn voor de correcte en tijdige behandeling van het dossier moeten opgevraagd worden;
• gegevens worden slechts eenmaal opgevraagd; eens ze in het bezit zijn van een instelling binnen de sector worden ze via het Kadaster of met het brevet van rechthebbende ter beschikking gesteld van de andere deelnemers in het circuit;
• de opvraging van de gegevens gebeurt zo veel mogelijk direct bij de ' authentieke bron ';
• de opvraging van de gegevens bij de sociaal verzekerde via een formulier is enkel toegelaten voor zover deze niet verkregen kunnen worden via elektronische kanalen;
• de nog noodzakelijke formulieren worden door een werkgroep binnen de Rijksdienst afgestemd op de nieuwe gegevensstromen. Bovendien moeten zij voldoen aan strikte criteria qua begrijpbaarheid, invulgemak en klantvriendelijkheid.

2.2. Gevolgen

Algemene bewijskracht van de elektronische gegevens en de voorrang op de formulieren - huidige situatie

Gegevens waarop de betaling van de kinderbijslag is gesteund, worden op de eerste plaats bewezen met elektronische middelen (gegevensfluxen of de consultatie van databanken via het TRIVIA). Uit een op die manier verkregen bewijs vloeien alle gekende rechtsgevolgen voort: de betaling van de basisbijslag of gebeurlijk een toeslag, de provisionele betaling of de weigering van het recht. Dit geldt zowel in het kader van de aanvraag of als bij voortzetting van de betaling.

In bepaalde situaties kan blijken dat alle gegevens uit de authentieke bron zijn gekend. Het opvragen van de gegevens met formulieren is voor die gevallen overbodig geworden

Uitzonderingen

Bepaalde informaties waarop de betaling van de kinderbijslag is gesteund en waarvan nog geen elektronisch bericht beschikbaar is, zijn nog te bewijzen via een formulier, een attest of een verklaring.

Aard van de informatie Bewijsmiddel2

1 De pensionering van de rechthebbende Attest/verklaring van de pensioendienst
2 De detinering Attest/ verklaring
3 De plaatsing in een instelling/gezin Attest/formulier P3/P3b
4 Een feitelijk gezin - geen feitelijk gezin vormen3 Ereverklaring/Het formulier J
5 De verlating van het weeskind door de overlevende ouder Formulier P16com6 De verdwijning, de ontvoering van het kind; de rechthebbende heeft zijn gezin 'verlaten' Verklaring van gerechtelijke of politionele diensten
7 De regeling in verband met het ouderlijk gezag Het vonnis/arrest/beschikking
8 OCMW-steun Niet op de Kruispuntbank aangesloten OCMW's: attest/verklaring
9 Vraag om op een rekening te storten Formulier Mod.W
10 Het gevolgde onderwijs, de leerovereenkomst, de stages (opleiding tot ondernemingshoofd of om in een ambt te worden benoemd) Attest/formulier
11 Bewijs van handicap of van een aandoening Attest/formulier
12 Rechtsfeiten in het buitenland (geboorte, overlijden, adoptie,...) Attesten/verklaringen
13 De wettelijke samenwoning Verklaring
14 De beroepsziekte4 Attest
15 Het inkomen Verklaring op het formulier
16 Het kraamgeld Het 'speciaal geboortebewijs'

3. Controle op de toekenning van een toeslag - formulieren P19/P19bis

3.1. Timing voor de verzending van het eerste formulier P19/P19bis

In talrijke gevallen stelt het Departement Controle van de Rijksdienst vertragingen vast in het onderzoek naar het recht op de toeslagen. De vraag stelt zich wanneer het formulier moet gestuurd worden om tijdig de eerste toeslag te betalen, namelijk uiterlijk de tiende dag van de maand volgend op die waarover het recht op de toeslag ontstaat. Om vertragingen te vermijden moeten de werkprocessen zo afgesteld zijn dat de formulieren P19/P19bis verzonden worden vanaf het normaal ontvangen van de flux van 'maand zes' (dag 20 van de ma and) en vóór het einde van die maand.

Een latere verzending garandeert geen tijdige betaling van de toeslag meer.

Voorbeeld 1: begin van de werkloosheid op 1 januari. De werkloze bereikt de zevende maand op 1 juli. Het recht op toeslag ontstaat voor augustus (nieuw artikel 48 Kinderbijslagwet) - betaling toeslag op 10 september. Het formulier P19 moet verstuurd worden naar aanleiding van het ontvangen van de flux van ' maand zes ' rond 20 juli en ten laatste op 31 juli.

Schema van verzending (NIET OPGENOMEN)

Voorbeeld 2: begin van de ziekte op 15 februari. De zevende maand wordt bereikt op 15 augustus. Het recht op toeslag ontstaat voor de maand september - betaling toeslag op 10 oktober. Het formulier P19 moet verstuurd zijn naar aanleiding van het ontvangen van de flux van ' maand zes ' rond 20 augustus en ten laatste op 31 augustus.

Schema van verzending (NIET OPGENOMEN)

3.2. Jaarlijkse verzending van de formulieren om een toeslag aan te vragen.

De formulieren P19/P19bis worden verzonden op 15 januari van 2006. Het betreft de versie van het formulier, gevoegd bij de CO 1351 van 10 december 20045 (niet het overgangsformulier).

De gezinnen met een werkloze, gepensioneerde, zieke, invalide, of gehandicapte rechthebbende die geen recht hebben op een toeslag, ontvangen in de loop van het jaar 2006 of ten laatste naar aanleiding van het afleveren van het brevet, het formulier P19ter, waarmee ze een herziening kunnen aanvragen van de beslissing om geen toeslag te betalen.

3.3. Een nieuwe verzending van het formulier bij wijziging van de situatie

Met het koninklijk besluit van 26 oktober 2004 houdende uitvoering van de artikelen 42bis en 56, §2 Kinderbijslagwet werd een nieuwe regeling voor de toekenning van de toeslag ingevoerd.
Wijzigingen die zich voordoen kunnen een impact hebben op de toekenning van de toeslag. Teneinde de betaling van de toeslag maximaal en zonder verwijl af te stemmen op de gewijzigde situatie, wordt aan de kinderbijslagfondsen herinnerd opnieuw een formulier P19/P19bis te sturen aan het einde van de referentiemaand, wanneer :

• de gezinssituatie is veranderd (bijv. mail-box dat een alleenstaande rechthebbende gaat samenwonen);
• de professionele situatie van de rechthebbende is gewijzigd (bijv. de werkloze begint een activiteit).

3.4. Recht op wezenbijslag ? controle met het formulier P16

Met de CO 1340 van 24 juli 2002 (pag. 4 en 5) werden aan de kinderbijslagfondsen de gewijzigde procedures meegedeeld voor de vaststelling van het recht op wezenbijslag. De jaarlijkse verzending van het formulier P16 werd afgeschaft en vervangen door een opvolging via het Rijksregister van de samenwoonst (het feitelijk gezin) of de hertrouw van de overlevende echtgenoot. Daarbij werd gesteld dat alleen bij de vaststelling van het recht op wezenbijslag (opstart van het dossier) nog een formulier P16 (controle op het recht op wezenbijslag) moest worden gestuurd. De controle via bezoeken aan huis van de overlevende ouder werd behouden.

De praktijk heeft uitgewezen dat die eenmalige verzending van het formulier P16 naar aanleiding van het oorspronkelijk onderzoek van het recht op wezenbijslag geen bijkomende informatie oplevert, gezien de raadpleging van het Rijksregister in verband met de gezinssituatie, de latere mail-boxberichten en de geplande controlebezoeken. De vaststelling van het recht op wezenbijslag verloopt volgens de gegevens verkregen via de raadpleging van het Rijksregister.

De kinderbijslagfondsen moeten bij het onderzoek naar het recht op wezenbijslag voortaan geen formulier P16 meer versturen.

Voor de vaststelling van de verlating van het weeskind, die aanleiding geeft tot de toekenning van de verhoogde wezenbijslag, blijven de instructies ongewijzigd (cfr. Bijlagen).
Dit geldt eveneens voor de vaststelling van het recht op wezenbijslag voor kinderen in het buitenland. Er wordt aan herinnerd dat alle ouders (adoptanten) van de rechtgevende kinderen in het Kadaster moeten geïntegreerd zijn in functie van het automatisch onderzoek van het recht op wezenbijslag in België.

4. Controle op de toekenning van de kinderbijslag voor studenten

4.1. Vernieuwingen in de onderwijsstructuur ? aanpassing van het formulier P7

Vanaf het academiejaar 2004-2005 is aan de universiteiten en hogescholen ingevolge de Bolognaverklaring krachtens de structuurdecreten van de Vlaamse en Franse Gemeenschap een nieuwe onderwijsstructuur, de zogeheten Bama-hernieuwing6 in werking getreden. Voor de eerstejaarsstudenten wordt de titel van bachelor, na drie jaren, en deze van master, na minstens een jaar in de plaats van de kandidaat en licentiaat verleend. Studiepunten nemen de plaats in van lesuren.

Vanaf het academiejaar 2005-2006 is het mogelijk aan de universiteiten en hogescholen voor alle jaren op flexibele basis in een semestersysteem te studeren.

De reglementering inzake de kinderbijslag werd aan de nieuwe ontwikkelingen op het onderwijsvlak aangepast door de Koninklijk besluiten van 10 augustus 2005.

De Rijksdienst heeft het formulier P7 (recht op kinderbijslag voor studenten) voor de hogescholen en universiteiten geactualiseerd. Het formulier werd meegedeeld als bijlage bij de circulaire van de Rijksdienst, CO 1354 van 7 juli 2005. Bijkomende onderrichtingen werden gegeven met de dienstbrief II/C/996/c.57/sn van 19 december 2005.

Het formulier en de procedure zullen volledig worden herzien voor het school- of academisch jaar 2006-2007. Verdere informaties worden per dienstbrief meegedeeld.

Voor bepaalde categorieën van studenten geldt niet de uurnorm, maar de inkomensnorm7 (artikelen 3, 14 en 15 van KB 10 augustus 2005) of kan er geen opvolging met DMFA gebeuren (tewerkstelling in het buitenland), of moet het regelmatig volgen van de lessen nog gecontroleerd worden (niet-hoger onderwijs en het hoger onderwijs buiten BaMa). De bestaande formulieren zullen voor die categorieën van toepassing blijven (jaar 2006-2007). Aan de kinderbijslagfondsen zal worden gevraagd bij de codificatie van de gevallen hiermee rekening te houden.

Vanaf 1 januari 2006 worden met betrekking tot het vierde kwartaal 2005 de DMFA-gegevens geëxploiteerd voor de vaststelling of de norm van 240 uren tewerkstelling per kwartaal niet is overschreden. De nodige instructies (gebruikersgids DMFA voor studenten) werden aan de uitbetalingsinstellingen bezorgd (Dienstbrief II/A/997/63/agy van 30 november 2005).

5. Controle met andere formulieren - Regeling voor het academiejaar 2005-2006

Wat betreft het verzenden van de formulieren P2, P3, P5, P9, P9bis, P20 blijft de bestaande procedure geldig voor het lopende school- of academisch jaar (cfr. Bijlagen).

6. Herinnering van niet-teruggezonden formulieren

6.1. Algemeen

Het formulier is een hulpmiddel om gegevens in te winnen en wordt te vaak nog als de enige basis voor de vaststelling van het recht op kinderbijslag of een toeslag beschouwd. Dit betekent evenwel niet dat het formulier in alle gevallen onontbeerlijk is, namelijk (a) wanneer het kinderbijslagfonds het gegeven kan verkrijgen via een databank of flux (TRIVIA) of (b) als de vraag naar het gegeven als niet-relevant te beschouwen is, gelet op de socio-professionele of familiale toestand, zoals die blijkt uit de elektronische gegevensstromen8 .

Het recht kan bijgevolg niet worden afgewezen omdat het formulier niet werd ontvangen, als alle onontbeerlijke gegevens via elektronische middelen kunnen worden verkregen (cfr. De algemene bewijskracht van het elektronisch bewijsmiddel, punt 2.2.). Kan het gegeven niet via een elektronisch kanaal worden verkregen dan blijft verder een formulier nodig. Deze regel geldt in situaties waarvoor het inkomen een rol speelt, waarvoor de gegevensfluxen geen uitsluitsel bieden.

6.2. Werkwijze voor het jaar 2006

In afwachting van een algehele verwerking van alle elektronische datafluxen, wordt voor de formulieren die betrekking hebben op het jaar 2005-2006 elk ontbrekend document éénmaal herinnerd. De praktijk om in geval van het niet-terugzenden, het controleformulier te herinneren en tegelijk reeds te waarschuwen voor een eventuele terugvordering moet worden voortgezet.

Op een tweede en eventueel volgende herinnering moet worden geanticipeerd door de consultatie van TRIVIA en de exploitatie van de ontvangen RIP - en DMFA -berichten en de andere fluxen.

Indien de ontbrekende informatie ingevolge deze consultaties kan worden bekomen, dient geen verdere herinnering meer te worden verzonden.

Voorbeeld: op 5 september 2005 werd het formulier P7 verzonden. Het formulier wordt herinnerd op 5 november 2005. Naar aanleiding hiervan stuurt het gezin een verklaring van de hogeschool dat de jongere ingeschreven is voor 27 studiepunten op 25 november 20059 (tweede licentie). Consultatie van het TRIVIA leert dat er voor het jaar 2004-2005 geen beletsel (tewerkstelling of sociale uitkering) is geweest. De betalingen worden voortgezet met verdere opvolging van DMFA in 2006 (prestaties vanaf het laatste kwartaal 2005).

Wanneer de gegevens die via de verschillende gegevensbanken10 ter beschikking staan, toch geen uitsluitsel bieden en er niettemin informatie (bijv. over het inkomen) ontbreekt of twijfel bestaat, wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd om als de dreiging met terugvordering het formulier niet wordt teruggezonden, zullen de kinderbijslagfondsen de opportuniteit onderzoeken de ontbrekende gegevens op te vragen via een controle met een bezoek ten huize.

6.3. Het formulier om een toeslag aan te vragen (P19/P19Bis) wordt niet teru ggestuurd - werkwijze

Wanneer het formulier om een toeslag aan te vragen niet wordt teruggestuurd, beperkt de opvolging zich tot het jaarlijks verzenden van een informatieblad en een vraag of het onderzoek moet worden heropend (P19ter). Elk jaar wordt een willekeurige selectie van 10 % van de gevallen die geen toeslag ontvangen, omdat het recht is afgewezen of het formulier niet werd teruggezonden, thuis bezocht.

In het kader van de geleidelijk vervanging van recurrente controles door meer ' gerichte ' bezoeken wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd al de gezinnen met louter vervangingsinkomen (s) thuis te bezoeken, uitgebreid te informeren inzake de voorwaarden om een toeslag te ontvangen en eventueel het desbetreffende formulier P19 of P19bis te laten invullen

7. De procedure alvorens de terugvordering van onverschuldigd betaalde kinderbijslag in te zetten

Het loutere feit een controleformulier niet terug te zenden is nooit een rechtsgrond voor een procedure tot terugvordering van de betaalde kinderbijslag. Dergelijke vorderingen riskeren vrijwel zeker door de rechtbank ongegrond te worden verklaard. De kinderbijslagfondsen moeten bijgevolg alle mogelijke hen ter beschikking zijnde middelen aanwenden om te voorkomen dat procedures voor terugvordering van de kinderbijslag gesteund op ontbrekende formulieren voor de arbeidsgerechten worden gebracht (door sociaal verzekerden of door henzelf).

Praktische richtlijnen voor het opmaken van debetten

In het verlengde van wat vermeld wordt onder punt 6.2.'Herinnering van niet-teruggezonden formulieren', is dus uitgesloten een debet (aangetekend) te betekenen zonder consultatie van de beschikbare databanken (TRIVIA) of de ontvangen fluxberichten in het onderzoek van het onverschuldigd bedrag te betrekken. Dit geldt vanzelfsprekend ook voor het aanvatten van een procedure tot terugvordering voor het arbeidsgerecht.

8. Varia

8.1. In een gezin geplaatste kinderen - forfaitaire bijslag aan de laatste bijslagtrekkende (artikel 70 ter Kinderbijslagwet) - formulier P3b

De kinderbijslagfondsen worden er attent op gemaakt dat niet enkel de tussenkomsten van de Gemeenschapsinstanties belast met de jeugdbijstand tussenkomen bij gezinsplaatsingen aanleiding geven tot de toekenning van het forfaitair bedrag (CO 1344 van 10 juli 2003 en de dienstbrief II/A/996/45/agy)

De forfaitaire bijslag is namelijk ook verschuldigd aan het gezin van oorsprong, wanneer het kind is geplaatst door een gemeenschapsinstantie belast met de gehandicaptenzorg (bijv. het Vlaams Fonds), zelfs al zijn die plaatsingen begeleid door een derde tussenkomende instantie (de zogenaamde 'voorzieningen'). Een verklaring van de overheid aan het kinderbijslagfonds geldt als bewijs. Er wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd hierop te letten bij de afwerking van de formulieren P3b.

8.2. Mutualiteitsverklaring voor het kind met een aandoening en volle wezen

De kinderbijslagfondsen worden eraan herinnerd dat de verklaring, voorzien in de MO 587 van 28 oktober 2004, die bestemd is voor de mutualiteiten in functie van de verhoogde verzekeringstegemoetkoming dadelijk moet worden gestuurd. Het betreft de nieuwe gevallen van kinderen rechtgevend op de bijkomende bijslag of die voldoen aan de medische voorwaarden om de bijkomende bijslag te kunnen genieten of de volle wezen. In de praktijk moet die verklaring dus gestuurd worden naar aanleiding van de kennisgeving met het mod. X1 of van de motivatiebrief om de verhoogde wezenbijslag te betalen voor een kind van wie zowel de vader als de moeder zijn overleden.

Als bijlage vindt u de geactualiseerde schema's in verband met de informatie-inwinning met formulieren. (NIET OPGENOMEN)

• 1Van elke consultatie wordt een print in het (elektronisch) dossier bewaard als bewijsmiddel.
• 2cfr. Punt 3, van de circulaire CO 1352 van 20 december 2004 - Een goed leesbare kopie in de plaats van een
  authentiek document.
• 3Weerlegging van het vermoeden.
• 4Flux in ontwikkeling.
• 5Werden gewijzigd ingevolge een aanpassing van de grensbedragen aan de index (zie: dienstbrief 999/C.133/sn van 22 augustus 2005.
• 6Cfr. Dienstbrief II/C/999/c.129/SN van 2 juli 2004.
• 7Onverminderd beletsel voortvloeiend uit werkloosheid-, wacht-, of loopbaanonderbrekingsuitkering.
• 8In functie van het verkrijgen van een toeslag is bijv. de vraag naar het inkomen van de partner irrelevant wanneer TRIVIA geen tewerkstelling aangeeft.
• 9Goedkeuring van een individueel studietraject
• 10Evenwel wordt erop gewezen dat voor bepaalde uitkeringen een voorafgaandelijke integratie in het Kadaster nodig is.