996/129 van 14 december 2017 - Financiële rapporteringen van de kinderbijslagfondsen - dienstjaar 2018

Om in 2018 de controle op de financiële verrichtingen te faciliteren en ter voorbereiding van de overgang van federale naar regionale kinderbijslagfondsen vinden de kinderbijslagfondsen hierna een aantal aanvullende onderrichtingen inzake de financiële rapporteringen.

1. De maandelijkse financiële aangifte

Met de omzendbrief CO 1398 van 8 september 2014 werden aan de kinderbijslagfondsen onderrichtingen verstrekt inzake de financiële rapportering en de boekhoudkundige verwerking van de kinderbijslagverrichtingen uitgevoerd voor rekening van de deelentiteiten. Overeenkomstig deze omzendbrief moeten de kinderbijslagfondsen de verschuldigde en niet-verschuldigde kinderbijslagen maandelijks apart per deelentiteit op de financiële aangifte vermelden. Om de transparantie van de aan de deelentiteiten aangerekende gezinsbijslagen te waarborgen moeten de kinderbijslagfondsen, op basis van de aan elk kind toegekende unieke regiocode, per uitgevoerde gezamenlijke betaling een bestand of lijst aanmaken met het volledig detail van de aan per deelentiteit aangerekende gezinsbijslagen.

In zijn vergadering van 7 november 2017 besliste het Beheerscomité in het kader van de organisatie van de in 2018 uit te voeren financiële controle om de kinderbijslagfondsen te vragen om vanaf
1 januari 2018 bij de financiële aangifte een bestand of lijst te voegen met het detail van de verrichtingen per financiële stroom.

De kinderbijslagfondsen wordt zodoende gevraagd om per deelentiteit en per financiële stroom bij de financiële aangifte een bestand of lijst voegen met het detail op niveau van het kind van:

• de in de maand uitgekeerde kinderbijslagen
• de in de maand uitgevoerde inhoudingen ter aanzuivering van ten onrechte uitgekeerde kinderbijslagen
• de in de maand vastgestelde ten onrechte uitgekeerde kinderbijslagen (= nieuwe debiteuren)
• de annuleringen van (vroeger) vastgestelde ten onrechte uitgekeerde kinderbijslagen
• de niet meer terug uit te keren teruggekomen betaalorders
• de regularisaties van gezinsbijslagen tussen deelentiteiten en/of tussen kinderbijslagbarema's

Deze werkwijze moet aan FAMIFED toelaten om een aantal essentiële controles onmiddellijk uit te voeren en de steekproefcontroles ter zetel van de kinderbijslagfondsen te beperken door ze af te stemmen op de vastgestelde problemen.

2. De trimestriële financiële aangifte

Daarnaast wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd om bij de trimestriële aangifte een detaillijst te voegen ter staving van de toestand van de openstaande debetten op dat ogenblik. Op die manier kan reeds een controle gebeuren in FAMIFED en wordt gehoopt om de controle ter zetel van de kinderbijslagfondsen te kunnen beperken. Tevens zullen deze lijsten de kinderbijslagfondsen goed van pas komen bij de voorbereiding van de overdracht van de nog openstaande debetten naar hun regionale rechtsopvolger(s).

Er wordt op gewezen dat de kinderbijslagfondsen een sluitende controleprocedure moeten hebben die de overeenstemming van de totaalbedragen van de detaillijsten met de op de maandelijkse en trimestriële financiële aangiften vermelde bedragen waarborgt. Indien ze nog niet over een dergelijke controleprocedure beschikken dienen de kinderbijslagfondsen deze onmiddellijk op punt te stellen en te implementeren. Er wordt in dit verband op gewezen dat indien de aangeleverde bestanden of lijsten niet kloppen met de op de financiële aangiften vermelde bedragen dit aanleiding kan geven tot het niet aanvaarden van deze financiële aangiften.

3. De jaarrapportering

Tenslotte heeft FAMIFED de afgelopen tijd  meermaals de vraag gekregen of gelet op de nakende splitsing een provisie voor het sociaal passief moet aangelegd worden. In dit verband wordt er op gewezen dat overeenkomstig het advies 107/4 (zie bijlage 1) van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) een kinderbijslagfonds niet vrij een voorziening voor het sociaal passief mag aanleggen zolang het bevoegde orgaan geen beslissing genomen heeft tot sluiting van het kinderbijslagfonds of een belangrijk gedeelte ervan of zolang een dergelijke beslissing niet als waarschijnlijk voorkomt. Indien daarentegen een beslissing tot sluiting is genomen of die beslissing nakend is dan is het kinderbijslagfonds verplicht een voorziening voor het sociaal passief aan te leggen.

Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur/algemene vergadering van het kinderbijslagfonds om op basis van de beschikbare objectieve informatie in te schatten of het kinderbijslagfonds zich nog in een toestand van continuïteit bevindt. Mocht worden geoordeeld dat het kinderbijslagfonds zich niet meer in een situatie van continuïteit bevindt dan heeft dit op boekhoudkundig vlak verstrekkende gevolgen. Conform het advies 107/4 van de CBN zal in dat geval een provisie voor het sociaal passief moeten worden aangelegd en zullen daarenboven de waarderingsregels inzake de activa en passiva moeten worden aangepast uitgaande van een liquidatie in plaats van een going-concern benadering. De kinderbijslagfondsen wordt gevraagd om in die eventualiteit de aangestelde bedrijfsrevisor en FAMIFED onmiddellijk omstandig te informeren over de door het kinderbijslagfonds genomen beslissing(en). Daarnaast wordt de aandacht erop gevestigd dat het kinderbijslagfonds, in geval tot collectief ontslag ingevolge sluiting der onderneming wordt beslist, een aantal informatie- en raadplegingsprocedures moet naleven en dat onder andere de FOD WASO onverwijld via bijgevoegd formulier (zie bijlage 2) van deze beslissing op de hoogte moet worden gebracht.