997/10 van 5 april 1991 - Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden

Tekst

Per rondschrijven 997/8 van 2 oktober 1990 zijn U de nieuwe richtlijnen medegedeeld aangaande de bijwerkingen van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden.

Voor alle in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden opgenomen rechthebbenden is dus het rijksnummer vermeld ofwel een fictief nummer dat voorlopig het rijksnummer vervangt, en sedert december 1990 moet elke bij een bijwerking medegedeelde record (zo mogelijk zelfs bij vestiging van een recht voor een nieuwe rechthebbende van de regeling) voorzien zijn van het rijksnummer of het fictieve nummer van de rechthebbende op wie de beweging betrekking heeft.

Er is echter vastgesteld dat, in tegenstelling tot wat de Rijksdienst heeft gevraagd (rondschrijven 997/8 van 2 oktober 1990, bijlage I, p. 4), bij verandering van kinderbijslagfonds het rijksnummer of het fictief nummer niet altijd op het brevet van rechthebbende vermeld wordt.

Dat bemoeilijkt aanzienlijk de bijwerking van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden want, wanneer het rijks- of fictief nummer niet is opgegeven, kan het nieuwe kinderbijslagfonds geen bericht van ingang van het recht verzenden.

Het is dus absoluut noodzakelijk dat men zich bewust wordt van het belang van dat identificatienummer ; nu reeds voor de verbinding met het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden, maar in de toekomst ook voor de on-line verbinding met het Rijksregister van de Natuurlijke Personen.

De Rijksdienst vraagt dus dat het mededelen van het rijksnummer of het fictief nummer onder kinderbijslagfondsen algemeen wordt.

Hoe moet men tewerk gaan om in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden een opening recht in te voeren voor een rechthebbende van wie men het rijks- of fictief nummer niet kent ?

1. Een nieuwe rechthebbende in de regeling (code A)

Wanneer men het werkelijke rijksnummer niet is kunnen te weten komen, m.a.w. wanneer het niet op het model Z of op de identiteitskaart vermeld is, de g emeen te waarin de rechthebbende zijn woonplaats heeft het niet wil mededelen en de rechthebbende nooit eerder in het repertorium was opgenomen, kan de ingang van het recht zonder rijksnummer worden doorgegeven en zal de Rijksdienst op de magnetische drager van het kinderbijslagfonds het toegekende en in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden ingevoerde fictieve numllier vastleggen.

Wij wijzen erop dat het kinderbijslagfonds er belang bij heeft alle mogelijke middelen aan te wenden om het werkelijke rijksnummer van de nieuwe rechthebbende te weten te komen. De Rijksdienst zal namelijk regelmatig het Rijksregister van de Natuurlijke Personen raadplegen om de werkelijke rijksnummers op te sporen van de rechthebbenden die in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden ZlJn opgenomen met een fictief nummer, wat aanleiding zal geven tot alle manuele en automatische procedures beschreven in rondschrijven 997/5 van 31 mei 1990.

2. Overige rechthebbenden (code B)

De record moet in elk geval het rijksnummer of het fictief nummer bevatten.

Wanneer een ander kinderbijslagfonds bevoegd wordt en het brevet onvolledig is ingevuld, moet men zich wenden tot

het vorige kinderbijslagfonds, dat niet gedaan heeft wat het moest ;
of de Rijksdienst, om het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden te raadplegen, waarbij tegelijk kan worden nagegaan of de rechthebbende daarin wel degelijk is opgenomen onder het nummer van het vorige fonds.

Komt zulke nalatigheid herhaaldelijk voor, dan kan het nieuwe fonds zich wenden tot de directie Controle, die het betrokken fonds op zijn verplichtingen zal wijzen.

De hervorming van het beheer van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden heeft ook gevolgen op het stuk van de uitwisseling van info rmatie tussen de kinderbijslagfondsen en het repertorium. Elk fonds kan uit de bijwerkingen voortvloeiende aanvragen om informatie ontvangen vanwege het repertorium. Die vragen worden doorgegeven in de vorm van lijsten op papier en kunnen drieërlei zijn :

vragen aangaande vastgestelde cumulaties ;
vragen over onregelmatigheden m.a.w. gevallen waarin de informatie van de bijwerking niet overeenstemt met die in het repertorium ;
vragen over wijzigingen van rijksnummers.

Cumulaties

Wanneer een rechthebbende tegelijkertijd meer dan een dossiernummer heeft (bij een of bij verschillende fondsen) wordt een cumulatie-onderzoek gedaan en het (de) betrokken fonds(en) moet(en) de aan het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden doorgegeven informatie corrigeren.

Dat geldt voor de actieve gevallen en voor de gearchiveerde gevallen (beëindigde rechten opgenomen in de op 1 maart 1990 aangemaakte databank).

Om de 14 dagen ontvangt elk kinderbijslagfonds dus ter informatie een lijst met alle cumulaties waar het bij betrokken is. Het fonds moet alleen de laatste lijst van de Rijksdienst behandelen. Op de lijst is aan elk geval van cumulatie een aanwijzer toegekend dat aangeeft hoe lang het reeds in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden bestaat. Om de 14 dagen wordt zo'n lijst opgemaakt, zodat aanwijzer 1 bijvoorbeeld betekent dat de cumulati e sedert 14 dagen in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden bestaat, terwijl aanwijzer 9 bijvoorbeeld aangeeft dat de cumulatie al sedert vier en een halve maand (9 x 14 dagen) in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden bestaat.
De cumulaties worden op de lijst in dalende volgorde gerangschikt (van het hoogste tot de laagste aanwijzer) zodat gemakkelijk te zien is welke gevallen dringend een oplossing moeten krijgen.
Zijn twee fondsen bij een cumulatie betrokken dan komt het geval op de lijst van beide fondsen.

Overigens wenst de Rijksdienst op de hoogte te worden gebracht van de financiële regularisaties die de fondsen ingevolge een in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden aangetroffen cumulatie moeten uitvoeren.
Elk kwartaal dient dus een formulier te worden ingevuld naar het model dat als bijlage I gaat. Het dient binnen twee maanden na het betrokken kwartaal naar het secretariaat van de Controle gestuurd te worden.
Het kinderbijslagfonds vermeldt rlaarop de geregulariseerde cumulaties en het bedrag dat moet worden afgetrokken (is er geen regularisatie te melden dan kan het formulier oningevuld ingezonden worden).

Onregelmatigheden

Het betreft verschillen tussen de door het fonds verstrekte gegevens en de gegevens van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden, die vastgesteld worden bij het registreren van de bijwerking. De bijwerking die aanleiding geeft tot de onregelmatigheid wordt niet in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden ingevoerd en het kinderbijslagfonds wordt dus verzocht eventueel een nieuwe beweging door te geven, rekening houdend met de gegevens van de lijst op papier.

Verschillende soorten onregelmatigheden kunnen voorkomen:

1. Onbekend fictief nummer

Deze onregelmatigheid kan voorkomen wanneer het kinderbijslagfonds:

een opening recht meedeelt voor een nieuwe rechthebbende in de regeling (code A). Het fictief nummer op de record is in het repertorium niet bekend ;
een verbetering van een rijksnummer meedeelt (code D). Het nieuwe fictieve nummer (vermeld in de zone "rechthebbende") is in het repertorium niet bekend.

Voor dit soort onregelmatigheden moet men zich tot het secretariaat van de Controle wenden.

2. Niet bestaande rechthebbende

Dit soort onregelmatigheid kan blijken wanneer het fonds bewegingen heeft medegedeeld met code B, C, D, E, F, G, H, I, J, en betekent dat het (werkelijke of fictieve) rijksnummer van de beweging niet voorkomt in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden.
Hiervoor moet men het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden raadplegen om na te gaan of de rechthebbende daadwerkelijk in het repertorium is opgenomen {opzoekingen uitgaande van naam, voornaam en geboortedatum) en, zo dat het geval is, met welk (werkelijk of fictief) rijksnummer.

3. Tweevoudige aanleg

Dit soort onregelmatigheid kan blijken bij het doorgeven van een opening recht (code A of code B).
De rechthebbende komt voor in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden met hetzelfde dossiernummer en dezelfde datum van opening recht als in de beweging.

Het kinderbijslagfonds moet nagaan hoe het komt dat de aanleg tweemaal is doorgegeven.

4. Niet-bestaand recht

Dit soort onregelmatigheid kan blijken bij het mededelen :

van een einde recht (code C) : in dit geval bestaat de rechthebbende maar is er in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden geen recht gevestigd onder hetzelfde dossiernummer en dezelfde ingangsdatum ;
van bewegingen met code D, E, F of G : in dit geval bestaat de rechthebbende maar is er geen enkel dossiernummer met een kinderbijslagfondsnummer dat aan de beweging beantwoordt ;
van bewegingen met code H, I, J : de rechthebbende bestaat maar er is geen dossiernummer dat beantwoordt aan dat van de record.

Uit de gegevens van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden afgedrukt net na de foutieve record, moet het kinderbijslagfonds de bewegingen kunnen afleiden waarmee de twee gegevensbestanden (het bestand van het fonds en het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden) met elkaar in overeenstemming kunnen worden gebracht.

5. Einde recht tweemaal doorgegeven

Deze onregelmatigheid kan blijken bij het doorgeven van een einde recht (code C). Rechthebbende en dossiernummer van de beweging bestaan maar het recht is in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden reeds beëindigd op dezelfde datum als die van de beweging.

Het fonds moet dus nagaan hoe het komt dat deze beweging tweemaal is doorgegeven.

6. Niet-bestaande datum

Deze onregelmatigheid kan blijken bij het doorgeven van :

een verbetering van een dossiernummer (code G). De rechthebbende bestaat en heeft bij het fonds een of meer rechten, maar geen daarvan heeft dezelfde ingangsdatum als die van de beweging ;
een verbetering van een ingangsdatum (code H). Rechthebbende en recht(en) bestaan maar geen ervan heeft dezelfde datum van einde recht als die van de beweging ;
een verbetering van een datum van einde recht (code I). Rechthebbende en recht(en) bestaan, maar geen ervan heeft dezelfde datum van ingang recht als die van de beweging ;
een schrapping (code J). Rechthebbende en recht bestaan maar de datum (data) van ingang en/of einde recht in het repertorium stemt (stemmen) niet overeen met die van de beweging.

7. Recht reeds beëindigd

Deze onregelmatigheid kan blijken bij het doorgeven van een einde recht (code C). Rechthebbende en dossiernummer van de beweging bestaan, maar het recht is in het repertorium reeds beëindigd op een andere datum dan die van de beweging. Het fonds moet dus nagaan hoe het komt dat de beweging is doorgegeven.

8. Interne cumulatie

Deze onregelmatigheid kan blijken bij het doorgeven van :

een verbetering van een dossiernummer (code G). De rechthebbende bestaat en er is meer dan een recht met de op de record vermelde ingangsdatum ;
een verbetering van een ingangsdatum (code H). De rechthebbende en meerdere op verschillende data ingegane rechten beantwoorden aan de in de record opgegeven datum van einde recht. Men kan dus niet bepalen voor welk recht de ingangsdatum gecorrigeerd moet worden
een verbetering van een datum van einde recht (code I). De rechthebbende en meerdere op verschillende data beëindigde rechten beantwoorden aan de ingangsdatum vermeld in de record. Men kan dus niet bepalen voor welk recht de datum van einde recht gecorrigeerd moet worden.

Met de gegevens van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden afgedrukt net na de foutieve record, moeten die moeilijkheden opgelost kunnen worden.

9. Niet beëindigd recht

Deze onregelmatigheid kan blijken bij het doorgeven van een verbetering van een datum van einde recht (code I).
De op de record vermelde rechthebbende en het recht bestaan maar in het repertorium is het geval nog actief

Het fonds moet dus zijn bestanden controleren en de beweging mededelen waarmee beide gegevensbestanden (bestand van het fonds en het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden) met elkaar in overeenstemming kunnen gebracht worden.

Deze onregelmatigheden worden dus medegedeeld in de vorm van lijsten op papier en gerangschikt naar soort onregelmatigheid en code van de beweging.
Aan de hand van bovenstaande toelichtingen moeten alle voorgelegde onregelmatigheden een oplossing kunnen krijgen.

Rijksnummers

Wanneer een kinderbijslagfonds een in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden opgenomen fictief nummer moet vervangen door het rijksnummer van de rechthebbende of wanneer het vaststelt dat een rijksnummer ten onrechte is toegekend aan een van zijn rechthebbenden, geeft het een record van code D door. Deze rectificatie heeft tot gevolg dat het fictief nummer of het rijksnummer verbeterd wordt voor alle rechten die de betrokken rechthebbende verkrijgt of verkregen heeft bij het fonds.

Wanneer de rechthebbende rechten verkrijgt of heeft verkregen bij een ander fonds, dan worden de beëindigde rechten door de Rijksdienst gewijzigd (archieven van het fonds in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden).
Het fonds wordt echter op de hoogte gebracht van de wijziging aan de hand van een schriftelijk document, voor de eventuele reactivering van de gegevens van de gevallen die niet langer door het fonds behandeld worden.
Wanneer het om eventuele nog actieve rechten bij een ander fonds gaat, verbetert de Rijksdienst niet automatisch het nationaal nummer : het betrokken fonds krijgt een lijst op papier toegestuurd en moet een gelijkaardige corrigerende beweging (code D) doorgeven als die welke eerder door het andere fonds was bezorgd.

Voorbeeld : kinderbijslagfonds A vervangt het fictief nummer van zijn rechthebbende door een rijksnummer. De wijziging wordt aangebracht voor alle (nog actieve of beëindigde) rechten van fonds A. Is de rechthebbende actief geweest bij fonds B dan wordt ook voor dit kinderbijslagfonds de wijziging gedaan. Laatstgenoemd fonds wordt overigens van de wijziging op de hoogte gebracht maar moet geen rectificatie meer doen aangezien het geval gearchiveerd is. Wanneer daarentegen de rechthebbende nog actief is bij een ander kinderbijslagfonds (fonds B of nog fonds C), dan moet dat fonds het rijksnummer verbeteren aan de hand van een beweging van code D.
De verandering is verplicht.
Wanneer fonds B of C evenwel weet dat het om twee verschillende rechthebbenden gaat, moet het dat in een schrijven aan het secretariaat van de Controle staven en moet het dus geen verbetering doen.

Wij wijzen er op dat het ook mogelijk is om via de hierboven beschreven manuele procedure het fictieve nummer of het werkelijke rijksnummer van een rechthebbende te verbeteren voor een bepaald recht. Het kan namelijk gebeuren dat een rijksnummer (of een fictief nummer) ten onrechte is toegekend aan twee verschillende personen met dezelfde naam, voornaam en geboortedatum. In dat geval moet men een schriftelijke vraag richten aan het secretariaat van de Controle met vermelding van naam, voornaam, geboortedatum en volledig dossiernummer van de rechthebbende en daarnaast het rijksnummer van de betrokkene en het rijksnummer waarmee hij in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden per vergissing bekend staat. Kent het fonds het werkelijke rijksnummer niet dan moet het dat duidelijk aangeven en zal aan de betrokkene een fictief nummer worden toegekend. Dat fictief nummer wordt aan het fonds bezorgd via de volgende band met bewegingen, sarnen met de fictieve nummers van de nieuwe rechthebbenden van het fonds.

Elk fonds krijgt dus een lijst met :

de fictieve nummers of werkelijke rijksnummers die gewijzigd moeten worden (m.a.w. de actieve rechten voor rechthebbenden van wie het rijksnummer of het fictief nummer gewijzigd is door een ander kinderbijslagfonds) ;
de fictieve nummers of werkelijke rijksnummers die de Rijksdienst gewijzigd heeft op initiatief van een ander fonds (m.a.w. de beëindigde rechten van rechthebbenden voor wie de rectificatie is gedaan door een ander fonds).

Het nummer van het fonds dat aan de basis ligt van de rectificatie wordt vermeld op dat document.

Metadata

Datum van inwerkingtreding

05-04-1991

Vorige Volgende