997/52bis van 13 mei 2011 - Kadaster van de kinderbijslag / Gebruikersgids - Bijlagen 1/2/3 + bijlage 4 van 5 juli 2012

Inleiding

Het Kadaster van de kinderbijslag is een database die operationeel is sinds juli 2004 en waarin alle actoren zijn opgenomen die een rol spelen in de kinderbijslagdossiers vanaf 1 januari 1996. Die database wordt dagelijks van gegevens voorzien en bijgewerkt door de kinderbijslaginstellingen.

Met kinderbijslaginstelling wordt bedoeld: de kinderbijslagfondsen, de kinderbijslaginstellingen van de overheid en de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers.

Hoofddoel van het Kadaster is, te beschikken over een werkinstrument dat vijf essentiële functies vervult:

1. fungeren als dagelijks beheersinstrument: dankzij de dagelijkse invoer van gegevens uit de interne databases van het secundair netwerk van de Rijksdienst leidt het Kadaster tot een onmiddellijke identificatie van een kinderbijslagdossier en tot het automatisch onderzoek van het legitieme recht op gezinsbijslag. Het Kadaster moet de weerspiegeling zijn van alle rechten die in onderzoek, geweigerd, in betaling of in debet zijn, dus een zo getrouw mogelijk beeld van de werkelijke gegevens op het moment van de raadpleging.

2. een vector van elektronische informatie zijn: als referentierepertorium maakt het Kadaster het mogelijk dat het secundair netwerk van de Rijksdienst via de KSZ de beschikbare gegevens van de socialezekerheidsinstellingen ontvangt die noodzakelijk zijn voor het automatisch beheer van de kinderbijslagdossiers. Die gegevens komen automatisch, zonder voorafgaande aanvraag, via Push (distributie) en/of Pull (raadpleging).

3. een instrument zijn in de strijd tegen sociale fraude: zowel op het moment van het onderzoek van de betaling (voorkomen van cumul via een automatische procedure van weigering van elke dubbele betaling voor eenzelfde kind over eenzelfde periode) als bij het beheer van het dossier (via een permanente cross-controle van de toekenningsgegevens en de realiteit).

4. de raadpleging van de gegevens mogelijk maken: derde instellingen moeten de gegevens van de kinderbijslagdossiers kunnen raadplegen als ze de noodzaak ervan kunnen wettigen.

5. een element zijn van administratieve vereenvoudiging: door een aanzienlijke beperking van het aantal formulieren in het stelsel en van het aantal tussenkomsten door de sociaal verzekerden.

Elke kinderbijslaginstelling is verplicht alle gegevens van alle actoren in alle dossiers opgenomen in zijn interne database te integreren in het Kadaster.

Elke instelling die een dossier aanlegt voor het onderzoek van het recht op één van de gezinsbijslagen (kinderbijslag, kraamgeld, adoptiepremie, gewaarborgde gezinsbijslag) is verplicht de identificatiegegevens van de gekende actoren en de gegevens voor de verplichte zones in het Kadaster in te voeren.

Het Kadaster moet de exacte weerspiegeling vormen van alle rechten die in onderzoek, geweigerd, in betaling of in debet zijn, opgenomen in de eigen databases van de kinderbijslaginstellingen.
De correcte rechtssituatie van het dossier moet zowel weerspiegeld zijn in de interne database van de kinderbijslaginstelling zelf als in het Kadaster.

De kinderbijslaginstellingen zijn verantwoordelijk voor het integreren van de gegevens van hun dossiers in het Kadaster en voor de opvolging van die integratie.

Sinds de oprichting van het Kadaster werden er miljoenen gegevens in geïntegreerd.

In het kader van de evaluatie van het Kadaster maakte de Rijksdienst een lijst op met criteria om zich te kunnen vergewissen van de kwaliteit van de opgenomen gegevens.

Een controle op basis van die criteria bracht een aantal afwijkingen aan het licht, wat de Rijksdienst ertoe bracht schriftelijk een aantal regels voor de actieve dossiers in het Kadaster op te stellen.

Dit document geeft een gedetailleerde beschrijving van de zones en van de regels voor de gegevensinvoer en voor het gebruik van het Kadaster van de kinderbijslag.

De regels beschreven in dit document dienen te worden toegepast vanaf 30 september 2011 voor alle nieuwe dossiers en voor alle wijzigingen vanaf deze datum aangebracht in actieve dossiers.

Overzicht van de gegevens van het Kadaster

Het Kadaster van de kinderbijslag, dagelijks van gegevens voorzien door de kinderbijslaginstellingen, omvat naast het stamnummer (zie punt 1) de gegevens over de actoren in de dossiers: rechthebbenden, bijslagtrekkenden, rechtgevende kinderen en vierde actoren1 .

Sommige gegevens zijn gemeenschappelijk voor alle actoren (zie punt 2), andere zijn eigen aan bepaalde actoren (zie punt 3).

1. Het stamnummer

Het stamnummer omvat de identificatiegegevens van het dossier. Het bestaat uit 3 zones en heeft de volgende structuur:

• nummer van de instelling
• nummer van het bureau (van die instelling)
• dossiernummer (bij dat bureau)

Er kan in het Kadaster maar één enkel actief stamnummer zijn per rechthebbende en per instelling.

Wanneer een kinderbijslaginstelling een stamnummer wijzigt heeft dit de vernietiging van dit stamnummer tot gevolg. Er wordt geen historiek van de stamnummers bewaard.

Enkel op basis van het laatste in het Kadaster bekende stamnummer kan men gegevens raadplegen en de historische situatie reconstrueren.

2. De wettelijke gegevens van alle actoren

A. Algemeen

De verplichte identificatiegegevens in te voeren per actor:

INSZ:
Elke actor moet geïntegreerd zijn in het Kadaster via een identificatienummer van de sociale zekerheid, dat een INSZ kan zijn toegekend door het RNP2 , of bij gebrek hieraan een KSZ-nummer toegekend door de KSZ3 .

Naam:
Dit is de familienaam van de betrokken actor zoals opgenomen in het RNP of het KSZ-Register. Die kan voorlopig enkel hoofdletters bevatten, spaties, streepjes (-) en/of afkappingstekens (').
Hij mag niet beginnen met een streepje of met een spatie.
Hij mag geen accenten bevatten.

Voornaam:
Dit is de voornaam van de betrokken actor zoals opgenomen in het RNP of het KSZ-Register.
Die kan voorlopig enkel hoofdletters bevatten, spaties, streepjes (-) en/of afkappingstekens (').
Hij mag niet beginnen met een streepje of met een spatie.

Geboortedatum:
- Dit is de geboortedatum zoals opgenomen in het RNP of het KSZ-Register.
- Het geboortejaar moet na 1800 vallen.
- De instellingen wordt gevraagd op te letten met actoren met een geboortedatum vóór 1 januari 1900 en na te gaan of die geboortedatums correct zijn.

Als een geboortedatum niet volledig bekend is in de Registers (RNP/KSZ-Register):
als enkel het geboortejaar bekend is, wordt enkel de zone "Year" meegedeeld4
als enkel het jaar en de geboortemaand bekend zijn, worden de zones "Year" en "Month" meegedeeld 5
als enkel het jaar en de geboortedag bekend zijn, worden de zones "Year" en "Day" meegedeeld6 .

Voor die identificatiegegevens (INSZ/KSZ-nummer, naam, voornaam, geboortedatum) die de instellingen in het Kadaster integreren vraagt de Rijksdienst automatisch de wettelijke gegevens van de Registers (RNP/KSZ-Register) op en gaat hij na of ze overeenstemmen met de gegevens ingevoerd in het Kadaster. De integratie van niet conforme gegevens in het Kadaster wordt geweigerd en in het antwoordbericht zal de reden van de weigering worden aangegeven. Wanneer de Rijksdienst daarentegen van het RNP of het KSZ-Register mutaties ontvangt, past hij eerst zelf de gegevens in het Kadaster aan alvorens die door te sturen naar de betrokken instelling.
Voor samengestelde voornamen bevat het Kadaster de voornaam/ voornamen zoals die voorkomen in de wettelijke gegevens.
Voor de voornaam wordt enkel de eerste letter op coherentie gecontroleerd, zoals vroeger. Aan de kinderbijslagfondsen en -instellingen wordt echter gevraagd systematisch de volledige voornaam mee te delen.

B. Vervanging van een KSZ-nummer7 door een INSZ8

Talrijke actoren zijn geïntegreerd in het Kadaster via KSZ-nummers, ofwel omdat hen geen INSZ was toegekend op het moment van hun integratie, ofwel omdat hun INSZ niet was gevonden op het moment van hun integratie in het Kadaster9 .

Er kan niet systematisch een KSZ-nummer gecreëerd worden.

Zo kunnen de kinderbijslaginstellingen niet bij elke nieuwe geboorte een KSZ-nummer creëren bij ontvangst van het bijzonder geboortebewijs. Ze moeten wachten tot het einde van de maand na de geboortemaand van het kind om een KSZ-nummer te creëren als het INSZ hen niet automatisch per elektronisch bericht werd meegedeeld, behalve voor doodgeboren kinderen. Voor doodgeboren kinderen kunnen kinderbijslaginstellingen geen KSZ-nummer creëren.

Door bij de KSZ het creëren van een KSZ-nummer te vragen voor een rechthebbende, een bijslagtrekkende, een rechtgevend kind of een vierde actor, verbindt de kinderbijslaginstelling er zich echter toe de distributieberichten zo snel mogelijk na ontvangst te verwerken.

Als aan een kinderbijslaginstelling een INSZ wordt meegedeeld door een andere bron dan de distributieberichten, neemt de kinderbijslaginstelling geen initiatief en wacht het op de distributieberichten.

Wanneer een kinderbijslaginstelling vaststelt dat een aanvankelijk met een KSZ-nummer gecreëerde actor ook een INSZ heeft, mag het in geen geval een tweede maal deze actor creëren.

Als een kinderbijslaginstelling vaststelt dat ze twee maanden later nog geen distributiebericht ontvangen heeft, met de bevestiging van de informatie afkomstig uit een andere bron, dan is dit een onregelmatigheid die moet gemeld worden aan de dienst Monitoring van de Rijksdienst, die het KSZ-nummer doet vervangen door een INSZ.

De instellingen worden verzocht aan de dienst Monitoring de namen, voornamen, KSZ-nummers en INSZ mee te delen van de personen waarvoor de vervanging van het KSZ-nummer door een INSZ wordt gevraagd:

Nederlandstalig
Tel.: 02-237 23 35
Mail: monitoringnl@rkw-onafts.fgov.be
Franstalig
Tel.: 02-237 23 55
Mail: monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be
Fax: 02-237 23 09

Zo nodig vraagt de dienst Monitoring van de Rijksdienst aanvullende informatie.

Deze procedure is van toepassing bij de vervanging van een KSZ-nummer door een INSZ, van een KSZ-nummer door een ander KSZ-nummer en van een INSZ door een ander INSZ.

3. Eigen gegevens per type van actor

A. Algemene regels

Op basis van het proportionaliteitsprincipe van de KSZ mogen enkel gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het beheer en de behandeling van een dossier worden meegedeeld.

De zones die ingevuld moeten worden zodra een actor is geïntegreerd in het Kadaster, zoals de identificatiegegevens en de begindatum van de integratie, mogen niet worden verwijderd, afgezien van gewettigde uitzonderingen. In elk dossier in het Kadaster moet er dus ten minste één integratieperiode zijn.

De betalingen van de kinderbijslaginstellingen moeten overeenstemmen met de betalingen die de instellingen opgeven in het Kadaster van de kinderbijslag.

B. De rechthebbende

Het is de kinderbijslaginstellingen formeel verboden een rechtgevend kind als rechthebbende in het Kadaster van de kinderbijslag in te voeren om gezins- en socioprofessionele informatie op te zoeken.

Als de instelling niet kan bepalen welke instelling bevoegd is om de kinderbijslag te betalen, kan ze, nadat alle normale wettelijke opzoekingsmogelijkheden uitgeput zijn, de aanvraag naar de dienst Oriëntatie van de Rijksdienst sturen, volgens de procedure beschreven in dienstbrief 997/59 van 20 juli 2004.

De begindatum van de integratie moet in het Kadaster ingevuld worden zodra de rechthebbende gecreëerd wordt in de interne database van de kinderbijslaginstelling.

De begindatum van de integratie mag in geen geval vallen vóór de eerste dag van de geboortemaand van de rechthebbende. In principe mag die ook niet vallen voor de 18de verjaardag van de rechthebbende, afgezien van gewettigde uitzonderingen10 . Dat is een gevolg van het proportionaliteitsprincipe dat de KSZ hanteert en dat inhoudt dat geen informatie doorgestuurd mag worden die niet strikt noodzakelijk is voor het beheer en de behandeling van een dossier.
De Rijksdienst vraagt de instellingen jaarlijks alle actieve dossiers te verifiëren waarin de rechthebbende jonger is dan 18 jaar.

De begindatum van de integratie mag zich niet meer dan 12 maanden situeren vóór de datum waarop de instelling de rechthebbende ingevoerd heeft in zijn interne database, afgezien van gewettigde uitzonderingen11 .

De begindatum van de integratie mag niet zich situeren na de datum waarop de instelling de rechthebbende ingevoerd heeft in haar interne database.

In geval van bijwerking mag de oorspronkelijke of de laatste bekende datum alleen vervangen worden door een vroegere datum12 en dit volgens de hiervoor bepaalde regels.

De einddatum van de integratie van de rechthebbende wordt niet ingevuld voor dossiers waarin betaald of teruggevorderd wordt, voor dossi ers die in onderzoek zijn en voor dossiers waarin het niet zeker is of betaald zal worden.

De einddatum van de integratie moet ingevuld worden als het recht eindigt en bij ontvangst van het afsluitend formulier van het dossier (cf. CO 1386).

De kinderbijslaginstelling mag geen einddatum van de integratie inbrengen die meer dan 3 maanden in de toekomst ligt.

De einddatum van de integratie mag zich niet voor de datum bevinden waarop de instelling de einddatum in het Kadaster heeft gecodeerd.

Als de einddatum van de integratie van de rechthebbende ingevuld is, moeten de einddata van de integratie van alle andere actoren in het dossier ingevuld zijn, met ten laatste dezelfde datum als voor de rechthebbende. Dat is een gevolg van het proportionaliteitsprincipe dat de KSZ hanteert en dat inhoudt dat geen informatie doorgestuurd mag worden die niet strikt noodzakelijk is voor het beheer en de behandeling van een dossier.

Voor de brevetten van rechthebbende bepaalt dienstbrief II/C/996/67/df van 7 november 2006: "Zodra het brevet verstuurd is naar het volgende fonds, moet het oorspronkelijke fonds de integratie
van alle betrokken actoren afsluiten." Die regel geldt voor alle kinderbijslaginstellingen, zoals uitgelegd in bijgaande tabel (tabel 2).

In dossiers van weeskinderen is de overleden persoon systematisch de rechthebbende, ongeacht de persoon van wie de socioprofessionele situatie in aanmerking genomen wordt voor de 6 forfaits. Voor dossiers bedoeld in artikel 56 quater KBW is de persoon die het overlevingspensioen ontvangt de rechthebbende.

Voor de andere dossiers dan die van weeskinderen moet, als de rechthebbende overlijdt, als einddatum van de integratie de laatste dag van de maand waarin de informatie over het overlijden verwerkt wordt, ingevuld w orden.

Als een instelling éénzelfde rechthebbende gecreëerd heeft in twee verschillende dossiers (een dossier met het INSZ en een dossier met een KSZ-nummer, twee dossiers met twee KSZ-nummers of twee dossiers met twee INSZ-nummers) moet de instelling:
1. alle informatie verzamelen over de integratie- en de betaalperiodes in het dossier dat ze wenst te behouden,
2. alle integratie- en betaalperiodes schrappen in het dossier dat ze wenst te verwijderen,
3. aan de dienst Monitoring van de Rijksdienst het dossiernummer meedelen dat ze wenst te schrappen wegens meervoudige creatie van een rechthebbende.

C. De bijslagtrekkende

Onder bijslagtrekkenden worden de fysieke personen verstaan die gezinsbijslagen ontvangen.

De niet-fysieke personen worden dus niet in het Kadaster opgenomen onder de hoedanigheid van bijslagtrekkende.

Personen die de kinderbijslag ontvangen op basis van een gerechtelijke beslissing (onder andere voorlopig bewindvoerders, schuldeisers, schuldbemiddelaars) worden evenmin in het Kadaster opgenomen (ook niet in de rol van bijslagtrekkende). In de praktijk wordt de persoon die de kinderbijslag had moeten ontvangen als er geen gerechtelijke beslissing was geweest, in het Kadaster als bijslagtrekkende opgenomen.

De begindatum van de integratie van de bijslagtrekkende moet in het Kadaster ingevuld worden zodra de bijslagtrekkende gecreëerd wordt in de interne database van de kinderbijslaginstelling.

De begindatum van de integratie mag in geen geval vallen vóór de eerste dag van de geboortemaand van de bijslagtrekkende. In principe mag die ook niet vallen voor de 16de verjaardag van de bijslagtrekkende, afgezien van gewettigde uitzonderingen 13 . Dat is een gevolg van het proportionaliteitsprincipe dat de Kruispuntbank hanteert en dat inhoudt dat geen informatie doorgestuurd mag worden die niet strikt noodzakelijk is voor het beheer en de behandeling van een dossier. De Rijksdienst vraagt de instellingen jaarlijks alle actieve dossiers te verifiëren waarin de bijslagtrekkende jonger is dan 16 jaar.

De begindatum van de integratie mag zich niet situeren na de datum waarop de instelling de bijslagtrekkende ingevoerd heeft in zijn interne database. In geval van bijwerking mag de oorspronkelijke of de laatste bekende datum alleen vervangen worden door een vroegere datum14 en dit volgens de hiervoor bepaalde regels.

De einddatum van de integratie van de bijslagtrekkende moet ingevuld worden als de bijslagtrekkende de hoedanigheid van bijslagtrekkende in het dossier verliest, en ook als het recht op gezinsbijslag eindigt en bij ontvangst van het afsluitend formulier van het dossier (cf. CO 1386). Dat is een gevolg van het proportionaliteitsprincipe dat de KSZ hanteert en dat inhoudt dat geen informatie doorgestuurd mag worden die niet strikt noodzakelijk is voor het beheer en de behandeling van een dossier.

De kinderbijslaginstelling mag geen einddatum van de integratie inbrengen die meer dan 3 maanden in de toekomst ligt.

De einddatum van de integratie mag zich niet voor de datum situeren waarop de instelling de einddatum in het Kadaster heeft gecodeerd.

Voor wijzigingen van rol 102 naar 103 en omgekeerd is een integratiedatum die valt vóór de coderingsdatum in het Kadaster mogelijk als de integratiedatum beantwoordt aan een echte behoefte aan informatie: bijvoorbeeld als een instelling die betaalt uit hoofde van een vader die werknemer is, op 12 maart 2012 vaststelt dat het attesten A011 nodig heeft vanaf 1 februari 2012 voor de moeder die werkloos is, in verband met een mogelijke verandering van de voorrang; dat fonds mag dus in dit geval op 12 maart 2011 de rol 102 afsluiten per 31 januari 2012 en dezelfde persoon invoeren met rol 103 vanaf 1 februari 2012.

Als de bijslagtrekkende overlijdt moet als einddatum van de integratie de laatste dag van de maand waarin het bericht van het overlijden verwerkt wordt ingevuld worden.

De integratieperiode van de bijslagtrekkende moet zich binnen de integratieperiode van de rechthebbende situeren.

De begindatum van de betalingen aan de bijslagtrekkende moet samenvallen met de 1e dag van de maand waarop het recht op betaling betrekking heeft. Die datum mag zich niet vóór de geboortedatum van de bijslagtrekkende situeren. Hij mag zich evenmin vóór de begindatum van de integr atie en ook niet na de einddatum van de integratie van de bijslagtrekkende situeren.
De kinderbijslaginstelling mag geen kinderbijslag betalen aan de bijslagtrekkende zolang de begindatum van de betalingen voor die bijslagtrekkende niet ingevuld is in het Kadaster.

De einddatum van de betalingen aan de bijslagtrekkende moet samenvallen met de laatste dag van de maand waarop het laatste recht op betaling aan die bijslagtrekkende betrekking heeft.

Hij mag zich niet vóór de begindatum van de integratie of na de einddatum van de integratie van de bijslagtrekkende situeren.

De kinderbijslaginstelling mag geen einddatum van de betalingen inbrengen die zich meer dan 3 maanden in de toekomst bevindt.

De kinderbijslaginstelling mag aan de bijslagtrekkende geen kinderbijslag betalen die niet in overeenstemming is met de juiste rechtssituatie zoals ze blijkt in het Kadaster van de kinderbijslag.

Als een kinderbijslaginstelling verder betaalt, mag geen einddatum ingevuld worden. Een kinderbijslaginstelling mag ook niet systematisch een einddatum van de betalingen invullen en die telkens uitstellen. Als de einddatum van de betalingen ingevuld is, is dat omdat het fonds gegevens ontvangen heeft of niet ontvangen heeft en om die reden de betalingen kan stopzetten.

Als de instelling nadien gegevens ontvangt op basis waarvan ze opnieuw kan betalen, en de betalingen dus als gevolg van een nieuwe beslissing van de instelling hervat worden en de betalingen aan de bijslagtrekkende meer dan een maand onderbroken zijn, creëert de instelling een nieuwe betaalperiode en vult ze een nieuwe begindatum van de betalingen in. In de historiek van de betalingen kunnen dus één of meer onderbrekingen van de betalingen voorkomen.

Voor in beraad gehouden dossiers is de procedure uitgelegd in bijgaande tabel (tabel 3).

De periode van de betalingen aan de bijslagtrekkende moet begrepen zijn in de integratieperiode van de bijslagtrekkende, die zelf begrepen moet zijn in de integratieperiode van de rechthebbende.

In eenzelfde dossier mogen de periodes van betalingen aan een bijslagtrekkende elkaar niet geheel of gedeeltelijk overlappen. Het geheel van de betaalperiodes moet binnen het geheel van de integratieperiodes van de bijslagtrekkende vallen en moet minstens het geheel van de periodes van betalingen aan het rechtgevend kind omvatten. Er mag geen periode van betalingen aan de bijslagtrekkende zijn zonder periode van betalingen voor minstens één rechtgevend kind.

Voor de brevetten van rechthebbende bepaalt dienstbrief II/C/996/67/df van 7 november 2006: "Zodra het brevet verstuurd is naar het volgende fonds, moet het oorspronkelijke fonds de integratie
van alle betrokken actoren afsluiten." Die regel geldt voor alle kinderbijslaginstellingen, zoals uitgelegd in bijgaande tabel (tabel 2).

Voor dossiers waarin nog teruggevorderd moet worden, mag volgens CO 1363 van 9 november 2006, die het vademecum wijzigde dat gevoegd was bij CO 1346 van 15 december 2003, de einddatum van de integratie van de bijslagtrekkende niet ingevuld worden.

Deze CO bepaalt namelijk: "Bij gebrek aan verkoopbare goederen of als de waarde daarvan onvoldoende is, blijft de debiteur geïntegreerd in het kadaster... Daardoor blijft het fonds informatie ontvangen over eventuele wijzigingen aan de wettelijke en socioprofessionele gegevens van de debiteur... ".

De instelling die de basiskinderbijslag betaalt, moet ook de toeslagen betalen die verschuldigd zijn over haar volledige beta alperiode, of het nu gaat om provisionele betalingen, definitieve betalingen of betalingen ten laste van andere stelsels. Hiermee wordt vermeden dat in het Kadaster twee instellingen verschijnen voor dezelfde betaalperiode en voor hetzelfde kind, waarbij de ene de basiskinderbijslag betaalde en de andere alleen een toeslag.

Provisionele betalingen door een instelling binnen de nationale verdeling moeten, zelfs niettegenstaande het bevoegdhedenbesluit, voor het Kadaster beschouwd worden als geldige betalingen zolang er geen regularisatie tussen instellingen nodig is.

Als de bijslagtrekkende overlijdt, ten slotte, moet als einddatum van de betalingen de laatste dag van de maand van overlijden ingevuld worden.

Als betaaldatum van het kraamgeld moet, zelfs voor een geboorte van meerlingen, de werkelijke betaaldatum ingevuld worden. Deze datum dient te worden gecodeerd in het Kadaster zodra de instelling de betaling van het kraamgeld voorziet.

Als meerdere keren kraamgeld betaald werd op verschillende tijdstippen voor verschillende rechtgevende kinderen, worden verschillende betaaldatums ingevuld en die moeten samenvallen met de daadwerkelijke betaaldatums.

De kinderbijslaginstelling mag als betaaldatum van het kraamgeld geen datum invullen die minstens 3 maanden verder in de toekomst valt.

D. Rechtgevend kind

De begindatum van de integratie moet in het Kadaster ingevuld worden zodra het rechtgevend kind gecreëerd wordt in de interne database van de kinderbijslaginstelling.

De begindatum van de integratie mag zich in geen geval situeren vóór de 1e dag van de geboortemaand van het kind.

De begindatum van de integratie mag zich niet situeren na de datum waarop de instelling het kind in zijn interne database ingevoerd heeft. In geval van bijwerking mag de oorspronkelijke of de laatste bekende datum alleen vervangen worden door een vroegere datum15 en dit volgens de hiervoor bepaalde regels.

De einddatum van de integratie van het rechtgevend kind moet en kan alleen maar ingevuld worden bij het einde van het recht op gezinsbijslag en bij ontvangst van het afsluitend formulier (cf. CO 1386). Dat is een gevolg van het proportionaliteitsprincipe dat de KSZ hanteert en dat inhoudt dat geen informatie doorgestuurd mag worden die niet strikt noodzakelijk is voor het beheer en de behandeling van een dossier.

De kinderbijslaginstelling mag geen einddatum van de integratie inbrengen die zich meer dan 3 maanden in de toekomst bevindt.

De einddatum van de integratie mag zich niet situeren voor de datum waarop de instelling de einddatum in het Kadaster heeft gecodeerd.

De integratieperiode van het rechtgevend kind moet begrepen zijn binnen de integratieperiode van de rechthebbende.

Als het rechtgevend kind overlijdt, moet als einddatum van de integratie de laatste dag van de maand, waarin het bericht van het overlijden verwerkt wordt, ingevuld worden.

De begindatum van de betalingen moet samenvallen met de 1e dag van de maand waarop het recht op betaling betrekking heeft. Die datum mag zich niet situeren vóór de geboortedatum van het kind. De kinderbijslaginstelling mag geen kinderbijslag betalen voor een rechtgevend kind zolang de begindatum van de betalingen voor het kind niet in het Kadaster ingevuld is.

De einddatum van de betalingen mag, als hij wordt meegedeeld, niet bevinden vóór de begindatum van het recht op betalingen. Deze datum mag maar ingevuld worden bij de daadwerkelijke stopzetting van de betalingen.

De kinderbijslaginstelling mag geen einddatum van de betalingen inbrengen die meer dan 3 maanden in de toekomst ligt.

De kinderbijslaginstelling mag voor het rechtgevend kind geen kinderbijslag betalen die niet in overeenstemming is met de juiste rechtssituatie zoals die in het Kadaster blijkt.

De einddatum van de betalingen mag voor rechtgevende kinderen geboren na 30 juni 1966 niet vallen na de laatste dag van de maand waarin het kind 25 wordt.

De einddatum van de betalingen voor het rechtgevend kind moet altijd de laatste dag zijn van de maand waarvoor het laatst recht is op kinderbijslag.

In eenzelfde dossier mogen de geldige periodes van betalingen voor een rechtgevend kind elkaar niet geheel of gedeeltelijk overlappen. Het geheel van de geldige betaalperiodes voor het kind moet binnen het geheel van de integratieperiodes van het kind vallen en binnen het geheel van de betaalperiodes van de bijslagtrekkende. Er mag geen periode van betalingen voor het rechtgevend kind zijn zonder een periode van betalingen bij de bijslagtrekkende.

Als een kinderbijslaginstelling verder betaalt, mag de einddatum van de betalingen niet ingevuld worden. Een kinderbijslaginstelling mag ook niet systematisch een einddatum van de betalingen invullen en die telkens uitstellen. Als de einddatum van de betalingen ingevuld is, is dat omdat het fonds gegevens ontvangen heeft of niet ontvangen heeft en om die reden de betalingen kan stopzetten16 .

Als de instelling nadien gegevens ontvangt op basis waarvan ze opnieuw kan betalen, de betalingen dus als gevolg van een nieuwe beslissing van de instelling hervat worden en de betalingen aan de bijslagtrekkende meer dan een maand onderbroken zijn, creëert de instelling een nieuwe betaallijn en vult ze een nieuwe begindatum van de betalingen in. In de historiek van de betalingen kunnen dus één of meer onderbrekingen van de betalingen voorkomen.

Voor in beraad gehouden dossiers is de procedure uitgelegd in bijgaande tabel (tabel 3).

Voor de brevetten van rechthebbende bepaalt dienstbrief II/C/996/67/df van 7 november 2006: "Zodra het brevet verstuurd is naar het vo lgende fonds, moet het oorspronkelijke fonds de integratie
van alle betrokken actoren afsluiten." Die regel geldt voor alle kinderbijslaginstellingen, zoals uitgelegd in bijgaande tabel (tabel 2).

Als het rechtgevend kind overlijdt, moet als einddatum van de betalingen de laatste dag van de maand van overlijden ingevuld worden.

In het Kadaster worden geen betaalperiodes opgenomen die het onderwerp zijn van een terugbetaling ten laste van een ander stelsel aangezien het begrip recht op betaling maar van toepassing is op periodes van betalingen volgens de bevoegdheidsregels17 .

De instelling die de basiskinderbijslag betaalt moet ook de toeslagen betalen die verschuldigd zijn over haar volledige betaalperiode, of het nu gaat om provisionele betalingen, definitieve betalingen of betalingen ten laste van andere stelsels. Dat voorkomt dat in het Kadaster twee instellingen verschijnen voor dezelfde betaalperiode en voor hetzelfde kind, waarbij de ene de basiskinderbijslag betaalde en de andere alleen een toeslag.

Provisionele betalingen door een instelling binnen de nationale verdeling moeten, zelfs niettegenstaande het bevoegdhedenbesluit, voor het Kadaster beschouwd worden als geldige betalingen zolang er geen regularisatie tussen instellingen nodig is.

Als het rechtgevend kind bijslagtrekkende is voor zichzelf moet het in het Kadaster opgenomen worden in twee hoedanigheden: als bijslagtrekkende en als rechtgevend kind.

De instelling die de adoptiepremie betaald heeft, vult als betaaldatum de werkelijke betaaldatum van de adoptiepremie in het Kadaster in voor het rechtgevend kind zoals opgenomen in de interne database van de kinderbijslaginstelling.

De kinderbijslaginstelling mag als betaaldatum van de adoptiepremie geen datum invullen die zich meer dan 3 maanden in de toekomst situeert.

E. De vierde actor

De begindatum van de integratie in het Kadaster van de kinderbijslag moet ingevuld worden zodra de vierde actor gecreëerd wordt in de interne database van de instelling.

De begindatum van de integratie van de vierde actor mag zich niet situeren vóór de begindatum van de integratie van de rechthebbende.

De begindatum van de integratie mag zich niet bevinden na de datum waarop de instelling de vierde actor ingevoerd heeft in zijn interne database. In geval van bijwerking mag de oorspronkelijke of de laatste bekende datum alleen vervangen worden door een vroegere datum18 en volgens de hiervoor bepaalde regels.

De einddatum van de integratie van de vierde actor moet ingevuld worden als die de hoedanigheid verliest van vierde actor. Dat is een gevolg van het proportionaliteitsprincipe dat de KSZ hanteert en dat inhoudt dat geen informatie doorgestuurd mag worden die niet strikt noodzakelijk is voor het beheer en de behandeling van een dossier.

De kinderbijslaginstelling mag geen einddatum van de integratie inbrengen die zich meer dan 3 maanden in de toekomst situeert.

De einddatum van de integratie mag niet voor de datum liggen waarop de instelling de einddatum in het Kadaster heeft gecodeerd.

Voor wijzigingen van rol 105 naar 106 en omgekeerd, is een datum die valt vóór de systeemdatum mogelijk als de ingevoerde datum beantwoordt aan een echte behoefte aan informatie.

De integratieperiode van de vierde actor moet begrepen zijn binnen de integratieperiode van de rechthebbende.

Voor de brevetten van rechthebbende bepaalt dienstbrief II/C/996/67/df van 7 november 2006: "Zodra het brevet verstuurd is naar het volgende fonds, moet het oorspronkelijke fonds de integratie
van alle betrokken actoren afsluiten." Die regel geldt voor alle kinderbijslaginstellingen, zoals uitgelegd in bijgaande tabel (tabel 2).

Als de vierde actor overlijdt, moet als einddatum van de integratie de laatste dag van de maand waarin het bericht van het overlijden verwerkt wordt ingevuld worden.

F. Verwerking van de foutencodes van het Kadaster

De lijst van de foutcodes van het Kadaster is beschikbaar op de website van de Rijksdienst: www.rkw.be.

Voor de goede werking van het Kadaster is het absoluut noodzakelijk dat een kinderbijslaginstelling die een foutcode van het Kadaster ontvangt, die onmiddellijk verwerkt.

G. Opvolging

De Rijksdienst vraagt de instellingen die aan het Kadaster meewerken hun programmering te wijzigen en de gegevens mee te delen van de contactpersoon die verantwoordelijk is voor de behandeling van dit dossier.

Bij de dienst Monitoring van het departement Controle kunt u terecht met al uw vragen over het Kadaster:

Nederlandstalig
Tel.: 02-237 23 35
Mail: monitoringnl@rkw-onafts.fgov.be
Franstalig
Tel.: 02-237 23 55
Mail: monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be
Fax: 02-237 23 09

Bijlagen 1, 2 en 3

Bijlage 1 aan dienstbrief 997/52bis

Bijlage 2 aan dienstbrief 997/52bis

Bijlage 3 aan dienstbrief 997/52bis

Bijlage 4 van 5 juli 2012 - Instructies voor de opvolging van het verslag met de evaluatie van de integratie van gegevens in het Kadaster

Hierbij vindt u bijlage 4 bij dienstbrief 997/52bis van de Rijksdienst van 13 mei 2011 over het Kadaster van de Kinderbijslag.

In die bijlage bij de Gebruikersgids van het Kadaster worden de doelstellingen bepaald van de 25 criteria op basis waarvan de kwaliteit van de gegevens in het Kadaster wordt geëvalueerd, wordt de procedure beschreven die de Rijksdienst instelde om de gegevens van de in het Kadaster opgenomen dossiers om het kwartaal te evalueren, en wordt uiteengezet welk gevolg de kinderbijslaginstellingen moeten geven aan de opmerkingen van de Rijksdienst.

De Rijksdienst blijft ter beschikking voor eventuele bijkomende inlichtingen.

Bijlagen 1, 2 en 3

Bijlage 4

• 1De vierde actoren worden ook 'derden' genoemd.
• 2Het Rijksregister van de natuurlijke personen of RNP omvat alle natuurlijke personen ingeschreven in de bevolkings- en vreemdelingenregisters van de gemeenten, de registers van de diplomatieke missies en de consulaten in het buitenland, en de wachtregisters van de gemeenten waar de vreemdelingen zijn ingeschreven die zich als vluchteling hebben opgegeven of die de erkenning van de hoedanigheid van vluchteling aanvragen.
• 3Alle natuurlijke personen waarvoor een kinderbijslaginstelling een dossier beheert zijn niet noodzakelijk opgenomen in het RNP en hebben dus geen nationaal nummer. De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid of KSZ richtte een gegevensbank op ter aanvulling van het RNP, om het ontbreken van wettelijke gegevens over sommige natuurlijke personen op te vangen. Dit is het Register van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid of het KSZ-Register.
• 4Voorbeeld: een persoon geboren in 1952: de zone "Year" wordt ingevuld met de waarde "1952". Er wordt niets ingevuld in de zones "Day" en "Month" (zelfs niet de waarden "00").
• 5Voorbeeld: een persoon geboren in september 1948: de zone "Year" wordt ingevuld met de waarde "1948", en de zone "Month" met de waarde "09". Er wordt niets ingevuld in de zone "Day" (zelfs niet de waarde "00").
• 6Voorbeeld: een persoon geboren op de 18de van een onbekende maand in 1975: de zone "Year" wordt ingevuld met de warde "1975", en de zone "Day" met de waarde "18". Er wordt niets ingevuld in de zone "Month" (zelfs niet de waarde "00").
• 7Alle natuurlijke personen waarvoor een kinderbijslaginstelling een dossier beheert, zijn niet noodzakelijk opgenomen in het RNP en hebben dus geen nationaal nummer. De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid richtte een gegevensbank op ter aanvulling van het RNP, om het ontbreken van wettelijke gegevens over sommige natuurlijke personen op te vangen. Dit is het Register van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid of het KSZ-Register.
• 8Dezelfde procedure is van toepassing bij de vervanging van een KSZ-nummer door een KSZ-nummer en bij de vervanging van een INSZ door een INSZ.
• 9Voorbeelden: verkeerd gespelde naam of verkeerde geboortedatum.
• 10Het gaat hoofdzakelijk om rechthebbenden op grond van de artikelen 56 sexies of septies KBW, of om leerjongens die een recht openen voor broers of zussen op basis van hun beroepsactiviteit. Voor rechthebbenden op grond van artikel 56 septies kan de integratie teruggaan tot de geboortedatum.
• 11Bijvoorbeeld in geval van een betaling voor rekening van een ander stelsel, in geval van fusie, in geval van herkenning of adoptie van een kind, in geval van regularisatie van een dossier als een recht op een sociale toeslag gevestigd kan worden met terugwerkende kracht (MO 599), of in geval van onderzoek naar een mogelijk recht op een sociale toeslag op basis van de wet d'Hondt.
• 12Bijvoorbeeld kan de instelling op 18 mei niet 1 juni invoeren als begindatum van de integratie. Ze kan dan wel 1 mei invoeren als begindatum van de integratie.
• 13Bijvoorbeeld integratie met code 103 voor het onderzoek naar een voorrangsrecht op grond van MO 599. Bijvoorbeeld een geplaatst kind dat het derde op zijn spaarrekening ontvangt, een ontvoogd rechtgevend kind of een kind dat bijslagtrekkende is voor zijn eigen kinderen.
• 14Bijvoorbeeld kan de instelling op 18mei niet 1 juni invoeren als begindatum van de integratie. Ze kan dan wel 1 mei invoeren als begindatum van de integratie.
• 15Een kind wordt bijvoorbeeld geboren op 15 mei. Op 18 mei kan de instelling niet 1 juni invoeren als begindatum van de integratie. Ze kan wel 1 mei invoeren als begindatum van de integratie.
• 16Het Kadaster moet het reële dossier weerspiegelen en mag niet gebruikt worden om de datum te markeren tot wanneer een kind met een aandoening recht heeft op een toeslag, het verwachtte einde van een leercontract te noteren of het einde van de toekenningsperiode voor een jonge werkzoekende of het einde van het onvoorwaardelijk recht, enz.
• 17CO 1315 van 10 april 1998, dienstbrief II/C/996/25 van 4 juni 2002 en dienstbrief II/A/997/73/agy van 26 september 2008.
• 18Bijvoorbeeld kan de instelling op 18 mei niet 1 juni invoeren als begindatum van de integratie. Ze kan dan wel 1 mei invoeren als begindatum van de integratie