997/54 van 15 december 2003 - Progressieve invoering van het Kadaster van de kinderbijslag en de elektronische fluxen RIP en DMFA - Weerslag op de administratieve processen

1. Het Kadaster van de kinderbijslag

1.1 Inleiding

De Rijksdienst voor kinderbijslag voor werknemers beheert twee repertoria waarin de situatie van gezinsbijslagdossiers opgenomen is:

• het Nationaal Repertorium van de Kinderbijslag (NRK), gecreëerd in juli 1993.

• het Repertorium van dossiers in onderzoek (RIO), ingevoerd in 2001.

Die twee repertoria hebben bijgedragen tot de geleidelijke uitbouw van een echte elektronische gegevensstructuur tussen de verschillende sectoren van de sociale zekerheid enerzijds en de kinderbijslagfondsen anderzijds. Ze hebben in grote mate geleid tot een steeds beter systematisch beheer van de elektronische gegevens in het netwerk rond de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Zo werden twee hoofddoelen bereikt in het algemene proces van de administratieve vereenvoudiging: de sociaal verzekerden hoeven niet langer schriftelijke bewijzen te leveren van wijzigingen in hun wettelijke of socio-professionele situatie en het aantal formulieren dat de gezinnen moeten invullen is drastisch verminderd.

1.2 Van de bestaande repertoria (NRK en RIO) naar het Kadaster van de kinderbijslag

Het repertorium, met name het Kadaster, dat de hoofdfuncties van het NRK en het RIO zal overnemen, heeft in een eerste fase vier essentiële functies:

• dagelijks beheersinstrument, dankzij on-line raadpleging, via een systeem van toepassing tot toepassing of asynchroon.
• drager van elektronische informatie, door de integratie van de identificatiegegevens van de actoren in de dossiers in het Personenrepertorium van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.
• middel om cumulaties te voorkomen.
• de raadpleging (on-line of asynchroon) van de gegevens door derde instellingen mogelijk maken.

1.3 De inwerkingstelling van het Kadaster van de kinderbijslag en de elektronische fluxen RIP en DMFA

1.3.1 Stand van zaken

De initiële oplading van het Kadaster begon op 31 juli 2003 en betrof enkel de actieve dossiers of de dossiers gearchiveerd of afgesloten na 31 december 1995.

Op 11 november 2003 was de initiële oplading voltooid bij de Rijksdienst, alle vrije en bijzondere kinderbijslagfondsen, de RSZPPO en de Post. De Centrale Dienst der Vaste Uitgaven (CDVU) die geïntegreerd is in het NRK heeft tot op heden nog geen gehoor gegeven aan de oproep tot integratie in het Kadaster en er is tevens nog geen geïnformatiseerde weg waarlangs de sector van de loontrekkenden en die van de zelfstandigen elkaars gegevensbanken kunnen raadplegen.

Opdat het Kadaster van de kinderbijslag optimaal kan functioneren, moeten evenwel een aantal andere technische voorwaarden vervuld worden:

• Het is noodzakelijk dat de 31 instellingen die deel uitmaken van het " Kadaster"-systeem in staat zijn de gegevens ervan dagelijks bij te werken (nieuwe creaties en wijzigingen).
• Alle instellingen dienen een voldoende aantal toegangen te krijgen om de gegevens te raadplegen in het Kadaster en de andere gegevensbanken van begin en einde activiteit ais zelfstandige van het RSVZ, enz....
• Het is noodzakelijk dat alle instellingen die tot het "Kadaster"-systeem behoren, intern alle wijzigingen geprogrammeerd hebben die het nieuwe repertorium met zich brengt op het vlak van de verwerking van de elektronische gegevens (verdeling en raadpleging).

1.3.2 Progressief plan van implementatie van het kadaster en de elektronische fluxen RIP en DMFA

Het Kadaster van de kinderbijslag zal vanaf 1 januari 2004 progressief in productie kunnen worden genomen. Hierna vinden de kinderbijslaginstellingen het progressief plan van implementatie van het Kadaster, goedgekeurd door het Beheerscomité van de Rijksdienst in zijn zitting van 2 december 2003.

1.3.2.1 Te realiseren per 1 januari 2004

• Tegen 1 januari 2004 dienen alle kinderbijslaginstellingen al hun dossiers in het Kadaster te hebben opgeladen en in staat te zijn het Kadaster dagelijks bij te werken. Deze dagelijkse bijwerking is een absolute voorwaarde opdat het Kadaster een operationeel instrument wordt. De technische richtlijnen voor de oplading en de bijwerking van het Kadaster werden aan de kinderbijslaginstellingen meegedeeld met de dienstbrief II/997/52 van 7 april 2003. De Rijksdienst vestigt in dit verband de aandacht op de volgende punten:

  • De kinderbijslaginstellingen laden al hun dossiers op in het Kadaster, d.w.z. zowel de actieve als de dossiers afgesloten na 31 december 1995.
  • Het is de bedoeling systematisch de gegevens over de betaling van het kraamgeld en van een adoptiepremie, betaald na 30 juni 2003 te integreren.
  • Zowel voor de bijslagtrekkenden als voor de kinderen dient de periode van geldige betaling te worden ingevoerd. De fondsen die daar wegens technische redenen nog niet toe in staat zijn, worden uitgenodigd de nodige maatregelen te nemen opdat ze deze gegevens zonder uitstel kunnen invoeren via de bijwerkingen.
  • De kinderbijslagfondsen dienen dringend over te gaan tot de integratie van alle potentiële voorrangsgerechtigden als actor in het Kadaster met de juiste rolcode. Deze verplichting geldt voor alle actieve dossiers op 31 december 2003.
    De invoering van alle potentiële voorrangsgerechtigden met de juiste rolcode in het Kadaster is van cruciaal belang voor de vervangingsoplossing waarna sprake in rubriek 2.2 hierna.

• In een eerste fase worden 600 toegangen tot het Kadaster progressief toegekend aan de gebruikers van de kinderbijslagfondsen en de Rijksdienst. De nodige schikkingen daarvoor zijn aan de gang.

• Het personeelsregister (RIP) kan geconsulteerd worden door deze gebruikers. De Rijksdienst zal met een aparte dienstbrief de kinderbijslaginstellingen een gebruiksaanwijzing daarvoor bezorgen. Een massale consultatie van het personeelsregister kan gebeuren via het bericht P051 volgens de procedure " ComTool".

1.3.2.2 Te realiseren per 31 maart 2004

• Alle gebruikers (+/- 2000) krijgen toegang tot het Kadaster.

• Het routeren van de bestaande fluxen en van de nieuwe RIP-flux gebeurt langs het Kadaster.

  Aandachtspunten

  • Tijdens een overgangsperiode van 3 maanden zal het Kadaster naast de oude repertoria NRK en RIO bestaan, die de kinderbijslaginstellingen die tot het " Kadaster"-systeem behoren normaal zullen blijven voeden. Dat impliceert dat alle elektronische informatie van het Rijksregister of het repertorium van de Kruispuntbank en de elektronische attesten van de verschillende sectoren van de sociale zekerheid (fluxen A011, A020, A015, A200, A036 en A301) parallel doorgegeven zullen worden, aan de hand van de integraties in het NRK of in het RIO en die in het Kadaster. Zo kunnen de kinderbijslaginstellingen nagaan of er in geen enkele plaats van de keten enige programmafout of belangrijke functiestoornis is. De nodige preciseringen daarover volgen.
  • Tijdens deze overgangsperiode en totdat het Kadaster volledig operationeel wordt verklaard ais enig repertorium voor de sector kinderbijslag dienen de kinderbijslaginstellingen de gegevens gerouteerd via het NRK en het RIO als de gekwalificeerde gegevens te beschouwen.
  • In die overgangsperiode blijven het enkel en alleen de berichten, gerouteerd via het NRK en het RIO die in aanmerking komen voor de betoelaging in functie van de werklast (cfr. CO 1321 van 21 oktober 1999).
  • Conform de beraadslaging nr. 03/10 van 4 februari 2003 van het Toezichtcomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid zullen de bestaande fluxen die gerouteerd worden via de rolcodes in het Kadaster gegevens bevatten voor alle actoren met uitzondering van:
    • de fluxen A015 en A200 die beperkt blijven tot de rechtgevende kinderen (rolcode 104).
    • de attesten uit het Rijksregister en KSZ-register die enkel zullen worden doorgestuurd voor de bijslagtrekkenden met de rolcode 102 en de "derden" met rolcode 105.

    De consultatie is echter voor alle geïntegreerde actoren mogelijk, ongeacht hun rolcode.

  • Na de nodige evaluatie van het parallelwerk, zullen de oude repertoria NRK en RIO definitief afgeschaft worden.

• Alle kinderbijslagfondsen dienen in staat te zijn de RIP-attesten (fluxen) te verwerken. Een gebruiksaanwijzing daarvoor zal tijdig aan de kinderbijslaginstellingen worden bezorgd.

1.3.2.3 Te realiseren per 15 mei 2004

• Er wordt naar gestreefd om de DMFA-attesten van het eerste trimester 2004 tussen 15 mei 2004 en 30 juni 2004 te ontvangen. De Rijksdienst zal er bij de RSZ op aandringen opdat deze streefdata zouden worden gerespecteerd. In afwachting daarvan kunnen de kinderbijslaginstellingen niet anders dan de prestatiegegevens van de rechthebbenden in dienst bij een werkgever op te vragen met papieren formulieren (model G, model AB en andere).

• Alle potentiële voorrangsgerechtigde rechthebbenden dienen met de juiste rolcode in het Kadaster geïntegreerd te zijn. Ter verkrijging van de mail-boxberichten moet de referentiepersoon in het Rijksregister en de ouder die geen actor is in het Kadaster eveneens ingevoerd worden met de passende rol naargelang het geval (alle attesten of enkel attesten uit het Rijksregister en het KSZ-register). De Rijksdienst verwijst in dit verband naar zijn circulaire CO 1345 van 10 juli 2003. Daarin worden onder de rubriek 3.1 de te gebruiken rolcodes toegelicht. Deze integratie dient te gebeuren voor alle actieve dossiers op 31 december 2003.

• Afhankelijk van de streefdatum voor het verzenden van de DMFA-fluxen voor h et eerste trimester 2004 dienen de kinderbijslaginstellingen in staat te zijn deze attesten te verwerken. De Rijksdienst zal de kinderbijslaginstellingen tijdig een voorlopige "gebruiksaanwijzing" bezorgen van de multifunctionele aangifte DMFA die geldt als werkdocument. Die voorlopige gebruiksaanwijzing is een gids met zones en gegevens die, in dalende volgorde van belangrijkheid, een weerslag hebben op het recht op kinderbijslag, de voorrang van de rechthebbende en de bepaling van de bevoegde sector, regeling of instelling. Voor elke waarde die de zones kunnen bevatten, wordt de invloed op het kinderbijslagdossier aangegeven. Bij ontvangst van de gevraagde aanvullingen en preciseringen van de RSZ volgt een definitieve versie.

• De kinderbijslaginstellingen dienen de consultaties van het personeelsregister (RIP) en van het gegevensbestand betreffende de opvolging van de attesten doorgestuurd door het RSVZ te hebben uitgevoerd in functie van het opsporen van een voorrangsrecht in de werknemersregeling of in die voor zelfstandigen. Een massale consultatie van het personeelsregister kan gebeuren via het bericht P051 volgens de procedure "ComTool". Voor het opvolgingsrepertorium van begin en einde van de activiteit als zelfstandige kan dit gebeuren via het bericht P047 eveneens via de procedure "ComTool". In de rubriek "het afschaffen van de formulieren P4 en P12" hierna wordt uitgelegd hoe de kinderbijslaginstellingen de verkregen gegevens dienen te behandelen.

2. Weerslag op de administratieve processen

2.1 Stand van zaken

Initieel was voorzien dat de DMFA-flux vanaf 1 januari 2003 voor het stelsel van de kinderbijslag operationeel zou zijn.

In het vooruitzicht daarvan heeft de Rijksdienst in 2002 een aantal onderrichtingen uitgevaardigd. Het gaat om:

• De CO 1337 van 15 mei 2002 inzake de multifunctionele aangifte van de werkgevers;

• De CO 1340 van 24 juli 2002 inzake de jaarlijkse evaluatie van de behoeften aan informatie met elektronische en papieren dragers.

Deze onderrichtingen in voormelde omzendbrieven hadden als uitgangspunt dat de volgende projecten zouden gerealiseerd zijn op 1 januari 2003:

• het leveren van de DMFA-berichten;

• een volledig kadaster, waarin naast de actoren van de kinderbijslagfondsen voor werknemers, ook deze van de publieke sector en van de regeling voor de zelfstandigen zouden zijn opgenomen.

Deze projecten zijn intussen nog niet gerealiseerd. Dit brengt mee dat een aantal onderrichtingen niet konden worden uitgevoerd of dienen te worden gewijzigd.

2.2. Het afschaffen van de formulieren P12 en P4

Tot 31 december 2001 gebruikten de kinderbijslaginstellingen voor het opsporen van een intern of extern voorrangsrecht twee formulieren: het formulier P4 en het formulier P12.

Het was de bedoeling deze formulieren voorde gezinnen verblijvend in België te vervangen door een integratie van de potentiële voorrangsgerechtigden ais actor in het RIO (Register van de dossiers in onderzoek) en de LATG-database op naam van deze potentiële voorrangsgerechtigden te raadplegen. Met ingang van 1 januari 2003 zou de controle aan de hand van de DIMONA-berichten gebeuren.

Intussen blijkt dat de consultatie van het personeelsregister slechts operationeel zal zijn met ingang van 1 januari 2004. Daarenboven hebben een aantal fondsen de integratie van de potentiële voorrangsgerechtigden als actor in het RIO niet doorgevoerd in afwachting dat het Kadaster operationeel zou zijn.

Een eventuele systematische controle in januari 2004 zou slechts per controleformulier (P4 of P12) kunnen worden doorgevoerd. Het herinvoeren van deze controleformulieren per 15 januari 2004 (massale verzending) zou echter een belangrijke achteruitgang zijn in het proces van de administratieve vereenvoudiging.

Daarom werd rekening houdend met de huidige stand van de projecten voor de controle op het jaar 2003 de volgende tijdelijke vervangingsoplossing uitgewerkt. Deze vervangingsoplossing dient tegen 15 mei 2004 te zijn uitgevoerd en betreft de actieve dossiers op 31 december 2003. Het is dan ook de kinder bijslaginstelling die bevoegd is op 31 december 2003 die deze controle uitvoert.

2.2.1 Opsporen van de externe en interne voorrangsrechten

In afwachting dat de DMFA-fluxen operationeel worden, met ais streefdatum 15 mei 2004, dienen de kinderbijslaginstellingen ais volgt te werk te gaan:

2.2.1.1 Opzoeken van de voorrangsrechten in de werknemersregeling

Actie

De kinderbijslaginstellingen dienen voor alle potentiële voorrangsgerechtigden die in het Kadaster geïntegreerd zijn met de rolcode 103 of 106 het personeelsregister van de RSZ te raadplegen voor de periode van 1 januari 2003 tot 31 december 2003.

Hoe de verkregen informatie behandelen?

Blijkt uit de consultatie dat de betaalbevoegdheid overgaat naar een kinderbijslaginstelling bedoeld in de art. 18bis, 19, 31 en 33 KBW die onder de nationale verdeling ressorteert, dan dient het dossier enkel voor de toekomst te worden rechtgezet. De betalingen uit het verleden worden beschouwd ais te goeder trouw uitgevoerd in de plaats van de bevoegde kinderbijslaginstelling in de zin van art. 71, §1ste bis KBW.

Blijkt uit de consultatie dat de betaalbevoegdheid overgaat naar een instelling uit de openbare sector (inbegrepen RSZPPO) ofnaar RKW die betaalt overeenkomstig art. 101, 3de en 4de lid, dan dienen de betalingen te worden geregulariseerd vanaf de begindatum van het voorrangsrecht.

In afwachting van de DMFA-fluxen dienen de kinderbijslaginstellingen de prestatiegegevens van de nieuwe voorrangsgerechtigden met papieren formulieren (model G, model AB en andere) op te vragen.

Wordt een voorrangsrecht vastgesteld, dan leidt de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling het onderzoek in bij de nieuw bevoegd geworden kinderbijslaginstelling met een ambtshalve brevet. De bestaande richtlijnen inzake de provisionele betalingen (CO 1216 van 26 juni 1989 en CO 1226 van 26 m aart 1990) en inzake het gebruik van het brevet van rechthebbende (dienstbrieven 11/C/996/25 van 4 juni 2002 en 11/C/996/32 van 14 maart 2003) blijven onverkort van kracht. Het verzenden van een kwitantie blijft dus vereist.

2.2.1.2 Opzoeken van de voorrangsrechten in de zelfstandigenregeling

Actie

De kinderbijslaginstellingen dienen op naam van volgende actoren het gegevensbestand van de doorgestuurde attesten A301 te consulteren (cfr. dienstbriefii/B/997/49bis/BI van 20 maart 2002).

Het hiemavolgende schema sluit aan op de richtlijnen gegeven met de CO 1345 van 10 juli 2003.

Hoe de verkregen informatie behandelen?

Blijkt uit deze consultatie dat er intussen een voorrangsrecht in de zelfstandigenregeling is ontstaan, dan dienen de betalingen in principe te worden geregulariseerd met het bevoegde sociaal verzekeringsfonds van de zelfstandigen.

Nochtans moet het eventuele verschil tussen de geregulariseerde kinderbijslag enerzijds en de al betaalde (hogere) bijslag in de werknemersregeling enkel van de betrokkenen te worden teruggevorderd wat betreft de betalingen voor de periode vanaf 1 januari 2003.

Concreet dienen de kinderbijslaginstellingen, zodra de onverschuldigde betaling in de werknemersregeling vaststaat het bedrag ervan dat betrekking heeft op de periode vanaf 1 januari 2003 onmiddellijk op de activiteitsstaat te boeken. Aan het bevoegde sociaal verzekeringsfonds wordt gevraagd de verschuldigde achterstallige kinderbijslag vanaf de begindatum van het recht in de zelfstandigenregeling terug te storten en een afrekening van de toegekende bedragen bij te voegen. Op die manier zijn de kinderbijslaginstellingen in staat vast te stellen welk bedrag betrekking heeft op de periode vanaf 1 januari 2003. Bij ontvangst van de terugstorting en de afrekening wordt het teruggestorte bedrag dat betrekking heeft op de periode gelegen v66r 1 januari 2003 eveneens geboekt.

2.3 Perspectieven

2.3.1 De nieuwe procedure in verband met het automatisch onderzoek van het recht op kinderbijslag en de wijze waarop de informatie tussen de kinderbijslaginstellingen met het brevet dient te gebeuren wordt momenteel door een werkgroep met vertegenwoordigers van de kinderbijslagfondsen en de Rijksdienst onderzocht. Zodra dit aangepaste proces kan worden ingevoerd, zullen de kinderbijslaginstellingen tijdig met een aparte dienstbrief de nodige onderrichtingen ter zake ontvangen. In afwachting van deze nieuwe richtlijnen blijven de bestaande processen onverkort van toepassing, met inbegrip van de verzending van de kwitantie.

2.3.2 In het kader van het globaal project van de multifunctionele aangifte zijn er op dit moment verschillende andere periferische fluxen in ontwikkeling. Het gaat om volgende fluxen:

• een flux m.b.t. de periodes van inactiviteit door tijdelijke werkloosheid, van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;

• een flux m.b.t de periodes van inactiviteit door een arbeidsongeval, van het Fonds voor Arbeidsongevallen;

• een flux m.b.t. de periodes van inactiviteit door een beroepsziekte, van het Fonds voor Beroepsziekten.

Die fluxen zouden ten vroegste eind 2004 ter beschikking gesteld worden van de kinderbijslagfondsen. Tot nader order dient het recht in die omstandigheden verder vastgesteld te worden op basis van de model G (tijdelijke werkloosheid) en de papieren attesten (bewijs van arbeidsongeval of beroepsziekte).