CO 1217 van 25 juli 1989 - Hervorming van het nationaal repertorium van de rechthebbenden - Massale overname van het enig identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen

EERSTE DEEL: HERVORMING VAN HET NATIONAAL REPERTORIUM VAN DE RECHTHEBBENDEN

Het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden is in 1968 tot stand gekomen ingevolge de omzendbrief C.O. 838 van 19 augustus 1968 op grond van gegevens die individueel werden medegedeeld volgens de middelen die toentertijd ter beschikking waren.

De informatica heeft in nagenoeg alle kinderbijslagfondsen ingang gevonden en in de gegevensoverdracht zijn tal van nieuwe technologieën ontwikkeld. Daarom plant de Rijksdienst een nieuwe start voor dit repertorium via een herziening van de gegevens en een regelmatige en frekwente bijwerking.

Op die wijze zal het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden kunnen fungeren als een vraagbaak en controlemiddel op het stuk van:

- het opzoeken van het bevoegde fonds;
- het opsporen van cumulatie;
- de veralgemening van de provisionele uitkering van de kinderbijslag.

Gelet op wat op het spel staat en welke beheersuitgaven gemoeid zijn met de herziening van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden, is het van kardinaal belang dat wordt voorkomen dat gegevens te laat of onvolledig worden medegedeeld.

Overlappingen van de data en een gestadige verwarring over welk fonds nu echt bevoegd is, zijn daar immers de gevolgen van, waardoor de betrouwbaarheid van het repertorium in het gedrang komt en hetgeen aanleiding geeft tot een brede reeks administratieve geschillen die kostbaar en vermijdbaar zijn.

Daarom vragen wij de kinderbijslagfondsen dan ook dat zij de voorschriften die wij hierna zullen verstrekken, nauwgezet en zorgvuldig naleven. De feitelijke verwezenlijking ervan zal gecontroleerd worden naar gelang van de voortgang van de verrichtingen.

De Rijksdienst heeft beslist dat medio oktober 1989 het Nationaal Repertorium in volle bedrijf moet zijn, met als basis het bestand van de actieve rechthebbenden per 1 oktober 1989.

Een en ander moet in twee fasen zijn beslag krijgen:

- herziening van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden;
- bijwerking van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden.

1) Herziening van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden

De scheefgegroeide verhouding tussen het aantal gevallen in het Repertorium en het aantal rechthebbenden van de regeling (een verschil van zowat 40 %) moet worden weggewerkt.

Om de Rijksdienst in staat te stellen een herzien rechthebbendenbestand aan te leggen, worden de fondsen dan ook verzocht vóór 6 oktober 1989 aan de Rijksdienst - directie Controle, naar keuze een magneetband of diskette te bezorgen met hun actieve rechthebbenden1 per 1 oktober 1989, en waarop is neergeschreven: "Kinderbijslagfonds nr... - N.R.R. - Bestand per 1 oktober 1989, aantal gevallen:...".

Daarnaast is uit een onderzoek gebleken dat sommige fondsen op een bijzonder probleem stuiten: de overzending van een bestand waarin de naam en de voornaam van de rechthebbende in verschillende zones zijn opgenomen.

Deze scheiding van naam en voornaam is niet alleen noodzakelijk voor de vlotte afwikkeling van de herziening van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden maar eveneens voor de massale overname van het enig identificatienummer voor natuurlijke personen, een opzet dat ten laatste op 1 januari 1990 moet beëindigd zijn.

Het Rijksregister van de Natuurlijke Personen gebruikt bij het fonetisch opzoeken enkel magnetische dragers met de naam en voornaam in aparte zones.

De fondsen die hieraan niet voldoen, zullen van het Rijksregister geen gegevens kunnen verkrijgen.

Deze scheiding kan op drie wijzen tot stand worden gebracht:

- wanneer het nummer van het rijksregister van het gehele rechthebbendenbestand of van een deel daarvan bekend is, kan zo spoedig mogelijk een magneetband aan de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid worden gezonden (via de Rijksdienst - directie Controle), die zal instaan voor de uitvoering van de scheiding.

- de Fondsen die zulks schriftelijk zullen vragen2 kunnen een magnetische drager bezorgen aan de Rijksdienst die zich ermede zou belasten om hun rechthebbendenbestand te registreren zoals het thans is opgenomen in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden want de stroken voor naam en voornaam zijn daarin gescheiden.

- in de andere gevallen moet het Fonds voorzien in een programma dat de naam en voornaam automatisch scheidt.

Een testband die uiterlijk tegen 31 augustus 1989 wordt verzonden, zal het bewijs vormen dat alle onderrichtingen in acht zijn genomen want generlei afwijking zal worden gedoogd. De band wordt toegezonden aan de R.K.W., directie Controle, met de vermelding "Kinderbijslagfonds nr...." - test N.R.R. - aantal gevallen:...".

Te gelegener tijd zal u nadere technische richtlijnen ontvangen.

Concluderend : het is van belang dat alle fondsen ervoor zorgen dat voortaan de naam en de voornaam van hun nieuwe rechthebbenden, eender hoe, gescheiden wordt (door een komma in te lassen b.v.).

2. Bijwerking van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden

De informatie wordt naar keuze overgezonden met een magneetband of diskette die aan het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden wordt medegedeeld.

De fondsen zijn er dus toe gehouden om éénmaal per week, 's vrijdags, de dag voordien afgesloten informatie, te zenden aan de R.K.W., directie Controle, onder vermelding van "Kinderbijslagfonds nr...." - N.R.R. - bijwerking nr.... - Week van... tot..., aantal begin recht:... en aantal einde recht:..."

Vermelding verdient evenwel dat de data van begin en einde recht moeten overeenstemmen met de data van begin en einde van de betaling.

Deze informatie wordt in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden geregistreerd en zal daarin beschikbaar zijn op het einde van de volgende week. De raadpleging zal verder telefonisch en schriftelijk blijven zowel voor de actieve gevallen als voor de antecedenten.

TWEEDE DEEL: MASSALE OVERNAME VAN HET ENIGE RIJKSIDENTIFICATIENUMMER VAN HET RIJKSREGISTER VAN DE NATUURLIJKE PERSONEN (R.R.)

Tijdens de vergadering van 20 juni 1989 heeft het Beheerscomité van de Rijksdienst zijn instemming betuigd met de aanleg van een gegevensbank uitgaande van het rijksnummer ter identificatie van de natuurlijke personen waarin alle personen betrokken bij de toekenning van kinderbijslag (rechthebbenden, bijslagtrekkenden, kinderen), zouden opgenomen zijn. Dit Rijksrepertorium voor de Kinderbijslag (R.R.K.) zou de volgende voordelen bieden :

- de gelegenheid geven tot een optimale raadpleging van het Rijksregister want de toegang daartoe is enkel toegestaan wanneer vaststaat dat er een band bestaat tussen de vragende instelling en de betrokken sociaal verzekerde;

- de mogelijkheden tot het opzoeken van het bevoegde fonds voor de toepassing van de nieuwe reglementering inzake provisionele betalingen uitgaande van het recht van de kinderen en de bijslagtrekkenden, worden verhoogd;

- elke ongegronde raadpleging aangaande een door een ander fonds bediende sociaal verzekerde wordt verhinderd;

- vanwege de Sociale Kruispuntbank wordt automatisch elke wijziging verkregen betreffende een sociaal verzekerde (adreswijziging, overlijden, geboorte, enz.) wanneer het communicatienet geheel in bedrijf zal zijn;

- alle cumulaties worden ontdekt.

Voor de aanleg van dit Rijksrepertorium van de Kinderbijslag is het noodzakelijk dat vooraf het enig nummer van het Rijksregister massaal wordt overgenomen, een fase die bij wet verplicht is want vanaf 1 januari 1990 mag de gegevensuitwisseling tussen burgers en de sociale zekerheid nog alleen uitgaande van dit enig identificatiegegeven gebeuren.

Daarvoor zijn drie fasen nodig:

1e fase: Massale overname uitgaande van de rechthebbende

Dank zij de aanleg van een herzien en regelmatig bijgewerkt Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden per 1 oktober 1989, zal de Rijksdienst aan elk kinderbijslagfonds een magneetband kunnen bezorgen met de samenstelling van het gezin (dus opgezocht uitgaande van de rechthebbenden) alsmede alle rijksnummers van de gezinsleden.

De verwerking van deze band geschiedt door het kinderbijslagfonds (voor de eigen rechthebbenden).

2e fase: Massale overname uitgaande van het kind

Met deze tweede aan de Rijksdienst bezorgde band zal het overgrote deel van de overblijvende gevallen, d.w.z. de kinderen voor wie het rijksnummer niet is gevonden uitgaande van de rechthebbende, kunnen verwerkt worden. Aangezien deze fonetische opzoeking moet gebeuren aan de hand van betrouwbare gegevens, moet voor deze tweede operatie de naam, voornaam en geboortedatum van het kind worden gebruikt. Dan wordt het rijksnummer van de gezinsleden opgezocht uitgaande van het kind.

Elk fonds zal dan een nieuwe verwerking van de band moeten uitvoeren en het resultaat daarvan zal bepalend zijn voor de omvang van de derde fase.

3e fase: Massale overname uitgaande van de bijslagtrekkende

Met deze allerlaatste fase dient rekening te worden gehouden voor de verwerking van de restgevallen: het rijksnummer van de gezinsleden wordt dan verkregen volgens dezelfde werkwijze als in de vorige fase, waarbij dan de gegevens betreffende de bijslagtrekkende verschaft worden.

Te gepasten tijde bezorgen wij u specifieke richtlijnen naarmate het opzet wordt afgewikkeld.

Wel is het van kardinaal belang dat de fondsen in hun bestanden ruimte voorzien voor het rijksnummer zowel voor de rechthebbende als voor de bijslagtrekkende en het rechtgevend kind.

De Fondsen die geen magneetdrager kunnen gebruiken moeten dit kenbaar maken aan de Rijksdienst - directie Controle zodat specifieke voorzieningen kunnen getroffen worden.

(De omzendbrieven met betrekking tot de gegevensverwerking in het algemeen en de wettelijke waarborgen hieromtrent, vindt men terug onder dit artikel)

• 1Anders gezegd: geheel in overeenstemming met hun betaalbestanden voor de kinderbijslag; de datum van verkrijging van het recht die moet worden vermeld stemt overeen met die van het begin van de betaling en is niet de fictieve datum van 1 oktober 1989.
• 2Aanvraag richten aan Rijksdienst - directie Controle