CO 1238 van 20 december 1990 en CO 1157 van 23 december 1985 samengevoegd - Onderzoek naar het recht op gezinsuitkeringen - Controle van werkgevers, rechthebbenden en bijslagtrekkenden
Tekst
Ingevolge de wijzigingen die de programmawet van 22 december 1989 heeft aangebracht in de kinderbijslagregeling, dient de controle-opdracht van de kinderbijslagfondsen te worden herzien.
Naast het uitkeren van kinderbijslag dienen de kinderbijslagfondsen toezicht uit te oefenen op hun leden en op de sociaal verzekerden (rechthebbenden en bijslagtrekkenden).
Het uitkeren van kinderbijslag overeenkomstig de inzake het recht geldende wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen geeft aanleiding tot controlebezoeken ter plaatse die verder strekken dan louter toezicht in de strikte betekenis van het woord, d.w.z. controle op de rechtmatigheid van de verleende uitkeringen, en ook een sociaal aspect kunnen inhouden, met name het verlenen van hulp aan de rechthebbenden bij het doen gelden van hun recht op een hogere uitkering.
De aan de fondsen opgelegde verplichting om toezicht uit te oefenen op werkgevers en rechthebbenden moet dus in die zin worden begrepen en de fondsen moeten daartoe beschikken over een voldoende uitgeruste controledienst die deze controle-opdracht in de beste omstandigheden kan uitvoeren (art. 152 KBW).
Er wordt in het bijzonder de aandacht op gevestigd dat een kinderbijslagfonds - en meer bepaald het beheersorgaan ervan - als uitkeringsinstelling van de kinderbijslag "verantwoordelijk is voor de handelingen van zijn personeelsleden tijdens de uitvoering van de hun opgelegde taken en voor de geldelijke gevolgen ervan" (cfr. 139e boek met opmerkingen van het Rekenhof, p. 59).
DEEL I
______
HET ONDERZOEK EN DE VERIFICATIE VAN
HET RECHT OP DE GEZINSBIJSLAG
DE BETALING
A.ONDERZOEK VAN HET RECHT
1. Aanvraag en typeformulieren
Bij het onderzoek van iedere aanvraag om kinderbijslag of kraamgeld zullen de door de Rijksdienst opgestelde typeformulieren gebruikt worden ; de bijgaande tabel (bijlage 1)1 vermeldt deze formulieren die opgesteld zijn in samenwerking m et de daartoe aangestelde Commissie. Iedere wijziging aan deze formulieren wordt per afzonderlijk rondschrijven medegedeeld.
De vorm van de te gebruiken formulieren is geen vereiste, wel de inhoud. De kinderbijslagfondsen die formulieren wensen te gebruiken die aangepast zijn aan de behoeften op het stuk van de informatica, moeten derhalve de inhoud van de opgestelde typeformulieren van de Rijksdienst eerbiedigen.
Afwijkingen op de inhoud zijn slechts toegelaten mits uitdrukkelijke goedkeuring van de Rijksdienst (vb. schoolattest afgeleverd voor de kinderen die universitaire studiën volgen).
De buiten gebruik gestelde formulieren zullen na de berichtgeving ter zake definitief uit de omloop genomen worden.
2. Belanghebbende
Met de omzendbrief C.O. nr. 1134 van 12 juli 1984 werd gewezen op de rol van de toeziende voogd bij het verstrekken van de noodzakelijke inlichtingen om het recht op de bijslag vast te stellen wanneer de uit de ouderlijke macht ontzette ouders zich hiertegen verzetten.
Aansluitend hieraan wordt erop gewezen dat een aanvraag om gezinsbijslag niet noodzakelijkerwijze moet uitgaan van de rechthebbende; om het even wie belang heeft of een belang kan doen gelden om het recht op de gezinsbijslag te doen vaststellen, kan geldig een aanvraag hiertoe indienen.
Wanneer de vermeende rechthebbende hiertoe zijn medewerking niet verleent, kunnen de noodzakelijke inlichtingen verstrekt worden door de aanvrager, zo nodig door de hiertoe aangewezen persoon of personen; de Fondsen kunnen hierbij hun medewerking verlenen door een afgevaardigde te gelasten ter plaatse de nuttige gegevens in te winnen en het dossier samen te stellen of hierbij behulpzaam te zijn.
De verstrekte inlichtingen zullen in dergelijk geval naar waarheid bevestigd worden door de belanghebbende of in voorkomend geval, door de bijslagtrekkende, de persoon die de belangen behartigt, de toeziende voogd. Op deze persoon rust ook de verplichting iedere wijziging die het recht kan beïnvloeden, bekend te maken.
3. Onvolledig ingevulde formulieren
Onvolledig ingevulde formulieren zijn in principe waardeloos; ze moeten aangevuld worden, tenzij:
- de onbeantwoorde vraag of de ontbrekende rubriek zonder belang is voor het onderzoek en de vaststelling van het recht;
- de gevraagde inlichtingen reeds in het bezit zijn van het Fonds.
Wanneer in een formulier uitdrukkelijk gevraagd wordt om het antwoord te schrijven, geldt de doorhaling principieel niet als een afdoend antwoord; evenmin geldt de doorhaling van een rubriek als dusdanig.
Een formulier met "doorhalingen" mag evenwel niet a priori verworpen worden. De "doorhaling" moet beoordeeld worden volgens de andere of de reeds vroeger verstrekte gegevens en volgens het belang van de te verstrekken inlichtingen voor het onderzoek en de vaststelling van het recht.
Indien dit nodig is kan het Fonds een onderzoek ter plaatste laten uitvoeren.
4. Niet ondertekende formulieren
Een formulier dat niet ondertekend is, is waardeloos.
Met de ondertekening bevestigt de aanvrager niet alleen op zijn eer de echtheid van de verstrekte gegevens maar erkent hij ook de verplichting die hij aangaat om elke wijziging omtrent de verstrekte inlichtingen, onmiddellijk bekend te maken, evenals elk gegeven dat tot een wijziging in de toekenning of de uitbetaling van de bijslag kan leiden.
Ook kunnen niet gedateerde formulieren niet in aanmerking worden genomen omdat ze geen kracht van bewijs hebben.
Door zijn verklaring te dateren legt de betrokkene het tijdstip vast waarop ze is ingediend.
5. Verklaringen en bewijzen
In principe wordt het recht vastgesteld op basis van de verklaringen van de betrokkenen.
Bepaalde verklaringen betreffende feiten of data zullen door vaste bewijzen moeten gestaafd worden.
Voorbeelden:
- voor de student, het schoolgetuigschrift;
- voor de leerling, de leerovereenkomst of de gecontroleerde leerverbintenis;
- voor de arbeidsongeschikte werknemer, het bewijs van de arbeidsongeschiktheid van 66% (getuigschrift van het ziekenfonds, van de verzekeringsmaatschappij, van het Fonds voor beroepsziekten, enz.);
- voor de gepensioneerde werknemer, het pensioenbrevet;
- voor de rechthebbende die een mandaat van beheerder of van afgevaardigde beheerder bekleedt in de onderneming (...), het attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waaruit blijkt dat de ganse sociale zekerheidsregeling feitelijk op hem van toepassing is;
- voor de gezinssamenstelling, het uittreksel uit de bevolkings egisters of vreemdelingenregisters (tenzij andersluidende onderrichtingen worden deze uittreksels door de Fondsen zelf aangevraagd).
Voor leerlingen moeten de kinderbijslagfondsen voor de oorspronkelijke en periodieke vestiging van het recht niet tegelijk het leercontract of de gecontroleerde leerovereenkomst vragen én het periodiek formulier 9P9 maar uitsluitend dit laatste formulier.
Het bewijs van de hoedanigheid van gepensioneerde in de zin van artikel 57 G.W. kan niet enkel aan de hand van het pensioenbrevet maar ook met andere bewijsmiddelen worden geleverd.
Voor de rechthebbende die echtgenoot van de werkgever is of lid van zijn gezin moet niet meer systematisch een getuigschrift van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid worden gevraagd waaruit de terechte onderworpenheid blijkt aan de gehele sociale zekerheidsregeling.
Wordt een feit of datum, al dan niet bevestigd door een officieel getuigschrift, betwist door een betrokkene, dan kan deze het bewijs van het tegendeel aanbrengen door al de middelen die hem ten dienste staan, getuigen inbegrepen. Een controle ter plaatse kan zo nodig eveneens uitsluitsel brengen.
Voorbeeld:
Volgens het uittreksel uit de bevolkingsregisters is een kind in het gezin van een rechthebbende ingeschreven vanaf een bepaalde datum; hij beweert dat het kind in werkelijkheid reeds langer in zijn gezin verbleef.
De politiecommissaris, de gemeentelijke overheid of twee getuigen waarvan de handtekening gewettigd is, bevestigen de verklaring en de datum sedert welke het kind in het gezin van de betrokkene effectief verblijft.
Een controle ter plaatse kan ook bevestiging brengen.
Conform de richtlijnen van het Ministerie van Sociale Voorzorg mogen de fondsen zich voor het vaststellen van een feitelijke situatie niet rechtstreeks tot de gemeentepolitie richten maar wel tot de burgemeester die aan het hoofd staat van de gemeente. Hij beslist of hij de politie of een andere gemeentelijke dienst met een bepaald onderzoek zal belasten.
Fotocopieën van getuigschriften zijn slechts geldig wanneer ze eensluidend zijn verklaard door bevoegde personen of instanties.
Het kinderbijslagfonds kan een fotocopie van een getuigschrift ook voor eensluidend verklaren; in voorkomend geval moet dit gebeuren door een personeelslid dat hiertoe bevoegd verklaard wordt door het Fonds.
6. Individueel dossier
Voor iedere rechthebbende moet een individueel dossier aangelegd worden waarin al de typeformulieren en de documenten die het recht staven opgeborgen worden; in dit dossier moet tevens de gevoerde briefwisseling geklasseerd worden2 .
Het dossier van de rechthebbende blijft in het actief klassement behouden zolang deze door hetzelfde kinderbijslagfonds bediend wordt, in welke hoedanigheid ook.
De Fondsen die nog geen dossier per rechthebbende hebben aangelegd zoals hiervoor omschreven, zullen dit volgens hun administratieve mogelijkheden verwezenlijken binnen het verloop van een redelijke termijn. In ieder geval moet voor iedere nieuwe rechthebbende, het individueel dossier aangelegd worden.
7. Brevet
De omzendbrief C.O. nr. 1153 van 20 november 1985 bevat de onderrichtingen die gelden voor het gebruik van het brevet van rechthebbende opgelegd bij M.B. van 1 augustus 1985 en ingaande op 1 september 1985.
Het model door de Minister opgelegd, voorziet dat de instelling die het brevet moet afleveren, haar stempel erop aanbrengt en dat de directeur of zijn afgevaardigde het ondertekent. Zonder de stempel of de handtekening is een afgeleverd brevet in feite waardeloos.
Overeenkomstig voormeld M.B. zal het brevet gevraagd worden door de kinderbijslaginstelling die een geldige aanvraag om gezinsbijslag heeft ontvangen, en zal zij de hiermede verstrekte gegevens aanwenden voor de vaststelling van de rechten op de gezinsbijslag.
Wanneer een werkgever ontslag neemt bij het kinderbijslagfonds waarvan hij lid is, of wanneer deze ophoudt te bestaan wegens fusie, ontbinding of opheffing, moet het kinderbijslagfonds waarvan hij lid wordt voor ieder rechthebbende van deze werkgever een dossier samenstellen dat ten minste het brevet van rechthebbende bevat evenals de verklaring van de werkgever inzake de arbeidsovereenkomst en de toepassing van de Sociale Zekerheidsregeling (Mod. AB).
Wanneer het kinderbijslagfonds dat ophoudt te bestaan, een brevet van rechthebbende moet afleveren, zal de aangestelde vereffenaar het afgeleverde brevet ondertekenen.
De richtlijnen aangaande de brevetten zijn uiteraard ook van toepassing op de voorlopige brevetten conform de voorschriften m.b.t. de provisionele betalingen vervat in omzendbrief C.O. 1216.
8. Heropening van een dossier
Wanneer een dossier van een rechthebbende moet worden heropend en de betaling hernomen zonder dat een brevet van een voorgaand Fonds aanwezig is, moet uit de stukken van het dossier bij de herneming van de betaling het recht op de bijslag blijken.
9. Wijziging in de status
Iedere wijziging die bekendgemaakt wordt in verband met de status van de rechthebbende, van de rechtgevende kinderen en van de bijslagtrekkende, moet onmiddellijk onderzocht worden met het oog op het behoud of de wijziging van het recht.
B. DE VERIFICATIE VAN HET RECHT
Na de samenstelling van het dossier en de vaststelling van het recht, moet de interne verificatie zonder verwijl uitgevoerd worden zoals voorgeschreven in de omzendbrief C.O. nr. 1067 van 27 maart 1979.
Er wordt aan herinnerd dat deze verificatie telkens moet gebeuren wanneer een of ander ter kennis gebracht feit een wijziging van het vroeger recht voor gevolg zou kunnen hebben.
C. DE BETALING VAN DE BIJSLAG
De betalingsverrichtingen zullen een aanvang nemen onmiddellijk nadat het recht is vastgesteld en goedgekeurd.
Elke betalingsopdracht moet verantwoord zijn.
Het intern toezicht op de betalingsverrichtingen wordt eveneens voorgeschreven in de omzendbrief C.O. nr. 1067 van 27 maart 1979.
DEEL II
_______
CONTROLE OP WERKGEVERS,
RECHTHEBBENDEN EN BIJSLAGTREKKENDEN
Het recht op kinderbijslag wordt hoofdzakelijk gevestigd op grond van verklaringen - naar waarheid en volledig verklaard op erewoord en zonodig gestaafd met bewijsstukken - van personen die rechten op kinderbijslag doen gelden of verdedigen.
De uitkeringen worden aan de aangewezen bijslagtrekkende betaald op grond van de medegedeelde gegevens die in het dossier worden bewaard, en wel zolang het recht geen wijziging ondergaat ingevolge de mededeling of de vaststelling van een nieuw feit.
Niettegenstaande het vertrouwen gesteld in de personen die de verklaringen op erewoord hebben afgelegd en in weerwil van de verplichting tot mededeling van elke wijziging aangaande de verklaring of het recht, moet het fonds toch de juistheid nagaan van de verklaringen, op grond van de verplichting tot het uitoefenen van toezicht.
Niet alle verklaringen moeten of kunnen ter plaatse gecontroleerd worden.
Bepaalde situaties moeten gecontroleerd wegens hun bijzondere aard, hun tegenstrijdigheden of onzekerheden en ook in het geval dat een voordeliger recht eventueel kan toegekend worden.
Voor sommige gevallen volstaat controle aan de hand van documenten door het verstrekken van inlichtingen of gegevens en het overleggen van attesten op bepaalde tijdstippen.
Voor andere gevallen is daarentegen controle ter plaatse vereist.
Op het stuk van de controle moet dus een onderscheid gemaakt worden tussen:
a) de controle aan de hand van documenten;
b) de controle ter plaatse.
I. CONTROLE AAN DE HAND VAN DOCUMENTEN
1. Voor de controle aan de hand van documenten worden de standaardformulieren gebruikt die door de Rijksdienst zijn opgesteld.
Hier ook geldt de regel dat de vorm niet verplicht is, maar de inhoud wel, wanneer een kinderbijslagfonds formulieren wenst te gebruiken die door de computer verwerkt kunnen worden.
2. In bijgaande tabel (bijlage 1)3
worden de situaties opgesomd waarvoor het voortbestaan van het recht op de kinderbijslag op de vastgestelde data aan de hand van de opgegeven standaardformulieren moet gecontroleerd worden.
Er wordt onderscheid gemaakt naargelang de situatie moet gecontroleerd worden van de rechthebbende, van de bijslagtrekkende of van het rechtgevend kind. Voor de controle op in het buitenland verblijvende rechthebbenden, bijslagtrekkenden of rechtgevende kinderen gelden specifieke regels.
Ten overstaan van de omzendbrief C.O. 1157 volgen hierna de belangrijkste wijzigingen:
1°) voortaan worden de formulieren voor rechthebbenden en rechtgevende kinderen apart verzonden;
2°) sommige formulieren die vroeger elk semester werden verzonden, moeten dat nu nog maar een keer per jaar (9P9, 2P2, 1P1, enz.) terwijl het jaarlijks formulier P16 semesterieel wordt.
3°) sommige formulieren die vroeger elk kwartaal werden verzonden, moeten dat nu nog maar om de zes maanden (3P3 en 3P3bis);
4°) formulier P12 wordt verder eens per semester verzonden; het wordt nu ook gebruikt voor nieuwe categorieën van rechthebbenden, o.m. eenoudergezinnen, rechthebbenden op wie het bepaalde in artikel 59, 60, 56octies, 56decies, enz. van toepassing is.
5°) de vaste data voor de documenten per semester zijn 5 juni en 5 december om te voorkomen dat de ontvangst van de documenten zich in de referentiemaand en de vakantiemaanden zou voordoen.
Opmerkingen: De kinderbijslagfondsen die een definitief brevet hebben verzonden, zijn gehouden de formulieren te verzenden op de overeengekomen data zolang zij de betalingen voortzetten. Indien nodig zullen zij de elementen die het recht of de betaling beïnvloeden aan het nieuwe fonds meedelen.
Van de gehoudenis om de formulieren te verzenden en het volgende fonds te verwittigen kan niet worden afgeweken want dit laatste fonds zal, bij gemis aan andersluidende informatie, ervan uitgaan dat de toestand is gecontroleerd en ongewijzigd blijft en dat het dus terecht door kan betalen. Doordat het verzuim een onverschuldigde betaling veroorzaakt, is het betrokken fonds dus daarvoor aansprakelijk.
3. Met elk standaardformulier wordt de situatie en het recht gecontroleerd over het verlopen tijdvak waarbij men erop toeziet dat geen enkel tijdvak vanaf de vestiging van het recht ongecontroleerd blijft.
Is het recht definitief vervallen vóór de controle op de vastgestelde datum, dan moet het recht toch worden gecontroleerd tot op de einddatum, eveneens met de voorgeschreven standaardformulieren.
4. Wat het onderzoek en de beoordeling van de ingevulde formulieren betreft gelden eveneens de onderrichtingen die voorgeschreven zijn voor het onderzoek van het recht (Deel I rubrieken nrs. 3, 4, 5 en 9).
5. Onverminderd het bepaalde in het K.B. van 12 juni 1989 inzake provisionele betalingen, wanneer de rechthebbende of de bijslagtrekkende niettegenstaande de herinneringen, nalaat het gevraagde standaardformulier terug te sturen, wordt hij per aangetekend schrijven in gebreke gesteld en verzocht de uitbetaalde bijslag terug te betalen voor de periode waarvoor het recht niet is gestaafd. Zijn aandacht zal tevens erop gevestigd worden dat tot terugvordering zal worden overgegaan indien hij binnen 10 dagen zijn bezwaren niet laat kennen.
Indien de betrokkene op het aangetekend schrijven niet antwoordt of het ontbrekend standaardformulier niet terugzendt, moet aangenomen worden dat hij erkent de bijslag onrechtmatig te hebben ontvangen. De onrechtmatig toegekende bijslag moet als dusdanig worden ingeboekt en aangegeven en moet teruggevorderd worden.
Indien de betrokkene zijn schuld erkent of indien uit het teruggestuurde formulier blijkt dat de bijslag niet verschuldigd is voor de gehele periode waarvoor betaald is, wordt de onrechtmatig geïnde bijslag als dusdanig geboekt en aangegeven en teruggevorderd.
6. Wanneer de rechthebbende zijn medewerking niet verleent om periodiek de vereiste gegevens voor de controle mede te delen, worden deze gegevens ingewonnen bij de bijslagtrekkende of bij de persoon of de personen die de belangen van de rechtgevende kinderen behartigen.
Het fonds kan zo nodig de periodieke controle ter plaatse doen uitvoeren door een van zijn controleurs.
II. CONTROLE TER PLAATSE
Zoals blijkt uit het ministerieel besluit dat het model van de controlestaten vastlegt die door de Rijksdienst en door de kinderbijslagfondsen moeten worden opgemaakt ter uitvoering van het artikel 141, alinea's 1 tot 3, G.W., is de controle bij de werkgever tweeledig nl. de controle op het stuk van de bijdragen en die op het stuk van de bijslagen. Inzake de controle van rechthebbenden en bijslagtrekkenden wordt een onderscheid gemaakt tussen de controle bij de samenstelling van het dossier en de periodieke controle
Gelet op de complexiteit van en de gestage wijzigingen aan de kinderbijslagwetgeving moet de controle niet een louter administratief karakter hebben maar ook een dienstverlenende functie en dit zowel bij de werkgevers als bij de rechthebbenden en de bijslagtrekkenden; de controle moet bovendien doeltreffend zijn zowel op financieel als op sociaal vlak en iedere overlapping moet worden vermeden.
Rekening houdende met het voorafgaande gelden de hiernavolgende voorschriften.
A. Controle bij de aangesloten werkgevers
1. Controle die onmiddellijk moet plaatsvinden
Er moet duidelijk een controle plaatsvinden bij de werkgever wanneer verklaringen of inlichtingen leiden of dreigen te leiden tot fraude of gewoon tot een voor de werkgever zelf, zijn werknemers of de regeling nadelige situatie of anderszins om sociale redenen.
Voor eenzelfde geval kunnen verschillende controles plaatsvinden zonder dat deze periodiek geregeld zijn. Telkens het fonds het nodig oordeelt, op grond van de gegevens in het dossier of de gedane vaststellingen beslist het een controle ter plaatse uit te voeren.
Hierna volgen, bij wijze van voorbeeld, enkele situaties die aanleiding kunnen geven tot dergelijke controles.
* Wanneer de werkgever bij een vrij kinderbijslagfonds wordt aangesloten, alhoewel hij bij de R.S.Z. ressorteert onder het Paritair Comité voor het Hotelbedrijf (categorie nr. 17), wordt een controle ter plaatse gedaan die de geldigheid van de aansluiting moet bevestigen.
* De samenstelling en/of de vlotte afhandeling van een dossier van een of meer rechthebbenden vereist een onderzoek om sociale redenen of om de bestreden feiten vast te stellen
* Een bepaalde toestand behoeft een oplossing, zonder welke het dossier van de werkgever of van de rechthebbende niet kan afgehandeld worden.
* Er bestaat twijfel of betwisting omtrent de aard of de duur van geleverde prestaties van één of meer rechthebbenden.
Een rechthebbende die ook zelfstandige is als bedoeld in artikel 59 G.W. of nog de echtgenoot of een rechthebbende die met de werkgever samenwoont (artikel 60 G.W.) kunnen aanleiding geven tot een onmiddellijke controle.
2.Periodieke controle
1° Controle om de twee jaar
Hieronder vallen de werkgevers die aan het fonds rechtstreeks bijdragen moeten betalen voor hun personeel of een deel ervan.
Voor de werkgevers die bij een erkend sociaal secretariaat zijn aangesloten, kan de controle bij dit secretariaat plaatshebben.
De controle gebeurt door steekproeven en heeft betrekking op de aangiften (model F en prestatiestaten) voor elk van de verlopen twee jaren.
Hoeveel steekproeven worden gedaan hangt af van de aard van het bedrijf.
2° Overige gevallen
De werkgevers die rechthebbend personeel tewerkstellen maar niet bij een erkend sociaal secretariaat zijn aangesloten, vallen hieronder.
De betrokken werkgevers moeten niet langer systematisch om de drie jaar worden gecontroleerd.
Jaarlijks vindt bij 10 % van de werkgevers een controle plaats waarbij het enerzijds telkens om andere werkgevers moet gaan om te voorkomen dat bepaalde gevallen al te frekwent worden gecontroleerd en anderzijds vermeden moet worden dat met name vooral de nieuwe gevallen stelselmatig worden gecontroleerd of dat de controles binnen een bepaalde regio plaats vinden.
De controle gebeurt door steekproeven op de aangiften van het rechthebbend personeel (model G) voor de laatste drie jaren.
Wanneer een boekhouder of een niet erkend sociaal secretariaat de aangiften invult, moet de controle bij de gemandateerde gebeuren. Daarenboven moet de overeenstemming van de aangifte met deze van de werkgever zelf worden nagegaan.
Hoeveel steekproeveen worden gedaan hangt af van de aard van het bedrijf.
Bijgaande tabel (bijlage 2)4 geeft een overzicht van de controles die moeten plaatsvinden.
B. Controle bij de rechthebbenden en bij de bijslagtrekkenden
1. Controle die onmiddellijk moet uitgevoerd worden
In principe gaat het om een controle die slechts éénmaal moet uitgevoerd worden. Gedane vaststellingen of gegevens in het dossier kunnen het evenwel nodig maken dat een situatie meermaals wordt gecontroleerd zonder dat de controle periodiek is geregeld. Het fonds neemt ter zake zelf zijn verantwoordelijkheid op.
Onmiddellijke controle is vereist voor:
a) situaties of omstandigheden van zulkdanige aard dat controle dringend noodzakelijk is.
Op bijgaande tabel (bijlage 2)5 worden deze gevallen opgesomd.
b) de gevallen waarvoor twijfel bestaat omtrent de echtheid van de afgelegde verklaring of van de beschreven situatie; dit geldt zowel voor de vestiging van het recht als voor de administratieve controle ervan, en ook telkens een nieuw dubieus feit gesignaleerd wordt.
Hoewel niet al deze gevallen als twijfelachtig moeten worden beschouwd, moeten van de voor controle in aanmerking komende gevallen die worden gekozen welke vallen onder artikel 51 §3, 4° tot 8° G.W., waarbij voorrang wordt gegeven aan zij die recht hebben op of kunnen hebben op van de bijslagsupplementen van artikel 42bis en 50ter G.W.
Deze categorieën worden uiteraard genoemd als voorbeeld en het is aan het fonds om zonodig ook andere soorten gevallen te controleren, zoals bijvoorbeeld die ressorterend onder artikel 56quater of 56octies G.W.
Het fonds moet dus beslissen of een geval al dan niet als twijfelachtig moet worden aangemerkt maar bovendien moet een desnoods beperkt aantal van de hierboven genoemde gevallen onderzocht worden, met naleving van de voorschriften van omzendbrief C.O. 1216 voor de provisionele betalingen6
.
2. De periodieke controle
a) Driejaarlijkse controle
Deze controle heeft enkel betrekking op de categorie van wezen die rechtgevend zijn op de bedragen van artikel 50bis G.W. met als grondslag het tweede jaar na het overlijden.
b) Periodieke controle aan de hand van steekproeven
De groep van de rechthebbenden die moeten worden gecontroleerd is verruimd tot alle categorieën waarvan het recht afhankelijk is van restrictieve voorwaarden, zodat het opsporen van niet erkende rechten en het uitschakelen van misbruiken in de controles evenwichtiger gedoseerd zijn.
Zo worden voortaan gecontroleerd:
* eenoudergezinnen en gezinnen die de basiskinderbijslag trekken maar recht kunnen hebben op toeslagen (werklozen, invaliden, gepensioneerden, wezen);
* gezinnen die toeslagen genieten afhankelijk van vereisten inzake samenwonen, inkomen, enz.
Er is voor de periodieke controles een algemene norm bepaald op 10 % per jaar. Zo er van een bepaalde categorie maar weinig gevallen zijn, moet het cijfe r van 10 % uiteraard worden overschreden, evenwel zonder dat in totaal meer dan 10 % van de aan controle onderworpen gevallen worden geverifieerd.
c) De rechtgevende kinderen
Hoewel generlei maatregel van algemene controle behoeft getroffen te worden ten aanzien van de echtgenoten, dient bij een controle bij de rechthebbenden en bijslagtrekkenden de rechten van de rechtgevende kinderen van meer dan 16 jaar voor wie de bijzondere vereisten van de artikelen 47, 62, 63, G.W. gelden, te worden gecontroleerd.
C. Verslag
Het is van belang dat het onderzoek betrekking heeft op alle bijzonderheden die moeten worden gecontroleerd.
Over ieder onderzoek moet een verslag opgesteld worden door de ambtenaar die het onderzoek verricht heeft. Dit verslag moet duidelijk en bondig zijn en moet melding maken van de ondervraagde personen, de gecontroleerde documenten en de vastgestelde feiten.
De ondervraagde personen, de werkgever of zijn aangestelde, de rechthebbende, de bijslagtrekkende, eventueel het rechtgevend kind, moeten het verslag ondertekenen onder de woorden "gelezen en goedgekeurd". Zo zij weigeren moet hiervan melding gemaakt worden.
Ingeval van weigering door de werkgevers, de rechthebbenden en de bijslagtrekkenden om zich aan de controle te onderwerpen, zulen de kinderbijslagfondsen de in hun reglement voorziene sancties toepassen.
D. De staten betreffende de controleverrichtingen
De staten zijn aangepast aan deze voorschriften met inachtneming van de regels vervat in het ministerieel besluit van 27 juni 1956 ter uitvoering van artikel 141 G.W. (C.O. 499 van 14 augustus 1956).
Model I en II weerspiegelen de nieuwe oogmerken van de controle. Met het oog op eenvormigheid en de juistheid van de verklaringen, moet rekening gehouden worden met wat volgt:
1. Model I (D163)
Op 1 januari van elk kalenderjaar moet het aantal werkgevers met rechthebbend personeel opgegeven worden dat niet gecontroleerd moet worden, met het oog op de statistieken (rubriek 1).
Het aantal werkgevers dat moet worden gecontroleerd, dus het bestand van voor controle in aanmerking komenden moet worden opgegeven in rubriek 2.
Het op 1 januari opgetekende aantal gevallen dat moet worden gecontroleerd, blijft het hele jaar ongewijzigd.
Loopt het bestand terug in de loop van het kalenderjaar, dan moet uiteraard toch de op basis van het oorspronkelijke bestand bepaalde 10 % gehaald worden.
In deze rubriek 2 moet het totale aantal werkgevers worden opgegeven dat aan periodieke controle onderworpen is, ofwel omdat ze hoofdelijke bijdragen verschuldigd zijn (1ste onderrubriek) ofwel omdat ze rechthebbenden tewerkstellen en niet zijn aangesloten bij een erkend sociaal secretariaat (2de onderrubriek).
2. Model II (D164)
Op 1 januari van elk jaar moet het aantal rechthebbendendossiers worden opgegeven dat aan controle onderworpen is, hetzij om de drie jaar, hetzij steekproefgewijs ten belope van 10 % van het aangegeven aan controle onderworpen bestand.
Zoals voor de controle van de werkgevers moet ook hier de norm van 10 % berekend worden op het oorspronkelijke aantal van het jaar, zonder rekening te houden met de wijzigingen die zich voordoen in het bestand (in en uit).
3. Werkgevers, rechthebbenden en bijslagtrekkenden voor wie een controle vereist is
Wanneer verschillende situaties moeten gecontroleerd worden bij een werkgever, een rechthebbende of een bijslagtrekkende moet in de rubriek van de voor controle in aanmerking komende gevallen maar een eenheid worden opgegeven.
Zo moet voor een eenoudergezin dat de toeslagen van artikel 42bis trekt maar een enkel onderzoek worden geprogrammeerd en na afloop worden aangegeven.
4. Rubriek van de gecontroleerde gevallen
In de rubriek "aantal onmiddellijk uitgevoerde controles" moeten alleen de geheel afgehandelde controles worden opgegeven. Waren voor eenzelfde geval ver schillende bezoeken nodig dan vormen die samen maar een afgehandelde controle.
Zijn verschillende situaties gecontroleerd voor eenzelfde werkgever of rechthebbende, dan vormen die samen ook maar een enkele controle.
Wanneer verschillende situaties moeten worden gecontroleerd voor eenzelfde werkgever of rechthebbende moeten die na het onderzoek als een enkele eenheid in de rubriek van de uitgevoerde controles worden opgegeven.
5. Rubriek geregulariseerde gevallen
In deze rubriek moet het door de controleverrichtingen opgeleverde financiële resultaat worden opgegeven.
Het betreft de financiële resultaten die het gevolg zijn van het aan het licht komen van nieuwe feiten bij de controle en niet die welke voortvloeien uit hulpverlening ter plaatse voor de vestiging van het recht of uit een onderzoek met het oog op de opheldering van twijfelachtige elementen in het dossier.
In een bijgevoegd document worden de fondsen verzocht toelichting te geven bij het verloop van de controleverrichtingen en het financieel resultaat ervan met opgave van de reden van de regularisatie, hetzij in het voordeel van de gezinnen, hetzij als terugvordering, en er alle informatie aan toe te voegen op grond waarvan het nut en de gepastheid van de gedane controles kan worden beoordeeld en het herhaaldelijk voorkomen van onregelmatigheden kan worden vastgesteld.
E. Inwerkingtreding
De programma's voor de controles, aan de hand van documenten en ter plaatse, treden in werking van 1 januari 1991 af.
De eerste controle door middel van documenten zal de periode betreffen die aanvangt op de datum volgend op de laatste door C.O. 1157 geregelde controle.
De controles op grond van C.O. 1157 die aan de gang zijn en waarvoor inzake het recht twijfel bestaat, moeten verder worden gezet en in het nieuwe controleprogramma worden ondergebracht bij de controles die onmiddellijk moeten worden uitgevoerd.