CO 1352 van 20 december 2004 - Jaarlijkse evaluatie van de behoeften aan informatie met elektronische en papieren dragers: actualisering van de richtlijnen in verband met controle door formulieren

1. Informatiegaring met formulieren en elektronische dragers

Sedert enkele jaren houdt de Rijksdienst op een permanente wijze een inventaris bij van alle noodzakelijke gegevens om de kinderbijslag te betalen. Elk jaar worden ingevolge de bestuursovereenkomst, de voorschriften in verband met methoden en werkwijzen om die gegevens te verkrijgen opnieuw geëvalueerd en geactualiseerd.

Om die reden vinden de kinderbijslagfondsen en de andere betaalinstellingen voor kinderbijslag hierna de nieuwe regels die van toepassing zijn vanaf 1 januari 2005.

2. Algemeen uitgangspunt

De algemene doelstelling van de gegevensinwinning bestaat erin in overeenstemming met het Handvest de kinderbijslag snel en correct te betalen met zo weinig mogelijk vragen aan de sociaal verzekerde via een aanpassing en vervanging van formulieren door elektronische gegevens en de consultatie van de databanken1 . De kinderbijslagfondsen stellen alles in het werk om de betalingen " in real-time " af te stemmen op de ontvangen elektronische gegevensstromen in verband met de wettelijke en professionele persoonsgegegevens.

2.1 Herinnering van de principes van de informatie-inzameling in de sector

De principes die aan de basis liggen van de methode van gegevensgaring binnen de sector zijn:

• enkel de gegevens die onontbeerlijk zijn voor de correcte en tijdige behandeling van het dossier moeten opgevraagd worden;
• gegevens worden slechts eenmaal opgevraagd; eens ze in het bezit zijn van een instelling binnen de sector worden ze via het Kadaster of met het brevet van rechthebbende ter beschikking gesteld van de andere deelnemers in het circuit;
• de opvraging van de gegevens gebeurt zo veel mogelijk direct bij de " authentieke bron ";
• de opvraging van de gegevens bij de sociaal verzekerde via een formulier is enkel toegelaten voor zover die data niet verkregen kunnen worden via elektronische kanalen;
• de nog noodzakelijke formulieren worden door een werkgroep binnen de Rijksdienst afgestemd op de nieuwe gegevensstromen. Bovendien moeten zij voldoen aan strikte criteria qua begrijpbaarheid, invulgemak en klantvriendelijkheid.

3. Een "goed leesbare kopie" in de plaats van een "voor eensluidend verklaard afschrift"

3.1 Algemeen

Vanaf 31 maart 2004 mag aan de sociaal verzekerde het voorleggen van door het gemeentebestuur voor eensluidend verklaarde afschriften van originele documenten niet meer gevraagd worden. In artikel 508 van de Programmawet van 22 december 2003 werd bepaald wat betreft de federale overheidsdiensten dat de "voor eensluidend verklaarde afschriften" worden afgeschaft en vervangen door het voorleggen van een gewone en goed leesbare kopie.

Hoewel er voor de kinderbijslagsector nergens concreet wordt geëist dat kopies van documenten voor eensluidend verklaard moeten worden, komt het toch in de administratieve praktijk voor dat dit wordt gevraagd aan de sociaal verzekerde. Het blijkt ook dat de sociaal verzekerde overtuigd is dat het gaat om een algemeen voorschrift en de kopie op eigen initiatief voor eensluidend verklaard moet worden om de authenticiteit te waarborgen.

Voortaan is het uitgesloten om nog "een voor eensluidend verklaard afschrift " te vragen en is het noodzakelijk de sociaal verzekerde te informeren wanneer het origineel document noodzakelijk is of een goed leesbare kopie volstaat.

Wat de kinderbijslagsector betreft heeft dit volgende consequenties.

3.2 Rechtsfeiten in België

Het gebruik van kopies van originele documenten om wettelijke gegevens over de persoon of de beroepsloopbaan te bewijzen is binnen de kinderbijslagregeling uitzonderlijk.

Wettelijke (geboorte, overlijden, afstamming,...) en socio-professionele gegevens worden direct vanuit de authentieke bron verkregen.

In uitzonderlijke gevallen wanneer het gegeven nog niet via het elektronisch netwerk werd ontvangen, wordt er om dwalingen en onregelmatigheden te vermijden altijd een originele verklaring rechtstreeks bij de instanties aangevraagd waar de gebeurtenis staat geregistreerd: (bijv. een attest van overlijden van de ouder in de gemeente waar de betrokkene is overleden, de geboorteakte met vermeldingen in de rand in de gemeente waar het kind is geboren?..).

Daarentegen voor het bewijs van adoptie, een akkoord of een uitspraak over het hoederecht of het ouderlijk gezag volstaat een goed leesbare kopie van de akte, het vonnis of de juridische beschikking. Hetzelfde geldt voor de bewijzen van naturalisatie in het kader van een aanvraag om gewaarborgde gezinsbijslag.

Uitzonderingen

Attesten en documenten die specifiek bestemd zijn voor het verkrijgen van de gezinsbijslag moeten origineel zijn. Kopies mogen niet worden aangenomen als bewijs (bijv. van schoolbewijzen). In afwachting dat de procedure door de FOD Binnenlandse Zaken zou worden herzien blijft het eveneens een absolute vereiste dat het kinderbijslagfonds dat het kraamgeld heeft betaald, het origineel bewijs "Speciaal geboorteattest om het kraamgeld te verkrijgen" in zijn bezit heeft. Een kopie is hier evenmin dienstig.

3.3 Rechtsfeiten in het buitenland

In principe geldt de regeling niet voor akten, zowel wat het oorspronkelijke document als voor de gelegaliseerde vertalingen van documenten betreft, uitgaande van buitenlandse instanties.

Buitenlands akten in verband met geboorte, huwelijk, overlijden of de adoptie dienen echter met bijzondere aandacht op hun authenticiteit te worden onderzocht en zullen getoetst worden aan andere documenten (zie verder: in geval van twijfel). Zo geldt voor gezinnen die in het buitenland kinderbijslag ontvangen dat op geregelde tijdstippen een officiële samenstelling van het gezin wordt gevraagd afkomstig van een officiële buitenlandse instantie.

3.4 Het bewijs van feitelijke situaties

In de praktijk van het dossierbeheer komt het voor dat aan de sociaal verzekerde gevraagd wordt een bepaald feit te bewijzen (bijv. in een bepaald gezin te hebben verbleven) aan de hand van een getuigenis van twee onafhankelijke personen. In dergelijke gevallen wordt gevraagd de handtekeningen te legaliseren. Dit is een procedure waarbij de ambtenaar de echtheid van de handtekeningen controleert. Deze procedure valt niet onder de nieuwe verplichting en kan nog altijd gevraagd worden aan de gemeentebesturen.

3.5 Hoe gaat men te werk in geval van twijfel over de authenticiteit van de kopie?

In geval van gegronde twijfel over de waarachtigheid van de kopie wordt op de eerste plaats de instantie bevraagd die het document heeft uitgegeven.

In geval van onduidelijkheid, de onleesbaarheid of een ander gebrek aan de kopie (blijkbaar onvolledig) moet de houder van het origineel gevraagd worden de verklaring te tonen aan de dienst zelf. Binnen de kinderbijslagsector heeft dit voor gevolg dat in het kader van een controle via het bezoek ten huize gevraagd wordt het document zelf aan de afgevaardigde van het kinderbijslagfonds te tonen.

Om elke verwarring te vermijden zal voortaan bij het opvragen van documenten worden aangeduid of een origineel document noodzakelijk is of dat het opsturen van een duidelijk leesbare kopie volstaat. Aan de kinderbijslaginstellingen wordt gevraagd de formulieren en de briefmodules in die zin aan te passen.

4. Vernieuwingen in de onderwijsstructuur - overgangsregeling kinderbijslag

Met ingang van het academie jaar 2004-2005 treedt aan de universiteiten en hogescholen ingevolge de Bolognaverklaring een nieuwe onderwijsstructuur in werking krachtens de structuurdecreten van de Vlaamse en Franse Gemeenschap. De vernieuwing heet de Bama-structuur2 .

Voor de eerstejaarsstudenten komen de bachelor, na drie jaren, en de master, na minstens een jaar in de plaats van de kandidaturen en de licenties. Studiepunten nemen de plaats in van lesuren. Vanaf het academiejaar 2005-2006 zal het mogelijk zijn aan de universiteiten en hogescholen op flexibele basis in een semestersysteem te studeren.

In afwachting van een fundamentele aanpassing van het koninklijk besluit van 30 december 1975 worden de geldende regels in herinnering gebracht voor de studieattesten voor het academiejaar 2004-2005:

De Rijksdienst heeft aan de universiteiten en hogescholen gevraagd (academiejaar 2004-2005) de schoolattesten op de volgende manier af te leveren.

• voldoet aan artikel 4, 1° van het koninklijk besluit van 30 december 19753 de student die voltijds of halftijds (één studiejaar in twee jaar) is ingeschreven voor een opleiding die 54 tot 66 studiepunten omvat. De vraag 41 van het formulier P7 wordt in dat geval met ja beantwoord;
• voldoet aan de voorwaarden van artikel 4, 2° van het koninklijk besluit van 30 december 1975 (studieprogramma van 13 lesuren per week4 ) de student die deeltijds is ingeschreven voor afzonderlijke vakken die samen minstens 27 studiepunten omvatten. De vraag 44 van het formulier P7 wordt in dit geval met ja beantwoord.

In afwachting dat het koninklijk besluit wordt vernieuwd is de norm van 27 studiepunten de absolute minimumvoorwaarde om als student die deeltijds hoger (universitair en niet-universitair) onderwijs volgt, recht te hebben op kinderbijslag.

Met betrekking tot de stages blijven de vragen identiek.

5. Gegevensinwinning via RIP- en DMFA - impact op de vaststelling en de opvolging van de rechten op kinderbijslag en de procedures van informatie-inzameling met formulieren

5.1 De vaststelling van het recht en de bevoegdheid: verwerking van de gegevens van RIP/DMFA

In de circulaires CO 1340 en 1345 werd het begrip " rechtsgeldige aanvraag " van papieren formulieren uitgebreid tot elk gegeven afkomstig uit een authentieke gegevensbron, waardoor een mogelijk voorrangsrecht, een recht op kinderbijslag, kraamgeld, of een ander voordeel kan ontstaan. Met de ontvangst van de RIP- en DMFA-berichten worden gegevensstromen gecreëerd waaruit ?nieuwe aanvragen? ontstaan.

De kinderbijslaginstellingen hebben in functie van de vaststelling van het recht en de bevoegdheid de passende instructies ontvangen met de CO 1348 en de dienstbrieven II/C/ 996/50, II/C/997/55, II/C/997/56 en II/C/996/58.

5.2 De verwerking van de gegevens van RIP/DMFA in functie van de andere doelstellingen

De RIP- en DMFA fluxen worden voorlopig nog niet geëxploiteerd voor het vaststellen van het recht op sociale toeslag of van de hoedanigheid van rechtgevend kind.

De kinderbijslagfondsen zullen tijdig worden ingelicht over het tijdstip vanaf hetwelk de voormelde fluxen volledig dienen te worden geëxploiteerd. De vereiste aanpassingen aan de werkprocessen en de bestaande formulieren zullen tevens worden medegedeeld.

6. Controle met formulieren - Overgangsregeling 2004-2005

6.1 Verzending van de formulieren

Wat betreft het verzenden van de formulieren P2, P3, P5, P7, P9, P9bis, P20 blijft de bestaande procedure geldig voor het lopende academisch jaar.

Met ingang van 1 januari 2005 voert het koninklijk besluit van 26 oktober 2004 tot uitvoering van de artikelen 42bis en 56 § 2, van de samengeordende wetten betreffende de kinderbijslag voor loonarbeiders, een nieuwe regeling in voor de sociale toeslagen. In de omzendbrief CO 1351 van 10 december 2004 worden aan de kinderbijslagfondsen de nodige onderrichtingen verschaft voor het valideren van de betaalde toeslagen over het jaar 2004 en voor de toekenning van deze toeslagen vanaf 1 januari 2005 in de nieuwe regeling.

6.2 Herinnering van niet-teruggezonden formulieren

Algemeen

Het formulier is een hulpmiddel om gegevens in te winnen en wordt te vaak nog als de enige basis voor de vaststelling van het recht op kinderbijslag of een toeslag beschouwd. Dit betekent evenwel niet dat het formulier in alle gevallen onontbeerlijk is, namelijk (a) wanneer het kinderbijslagfonds het gegeven kan verkrijgen via een databank of flux (TRIVIA) of (b) als de vraag naar het gegeven als niet-relevant te beschouwen is, gelet op de socio-professionele of familiale toestand, zoals die blijkt uit de elektronische gegevensstromen5 .

Werkwijze voor het jaar 2005

In afwachting van een algehele verwerking van alle elektronische datafluxen, wordt voor de formulieren welke betrekking hebben op het jaar 2004-2005 elk ontbrekend document éénmaal herinnerd. De praktijk om in geval van het niet terugzenden het controleformulier te herinneren en tegelijk reeds te waarschuwen voor een eventuele terugvordering moet worden voortgezet.

Op een tweede en eventueel volgende herinneringen van formulieren moet worden geanticipeerd door de consultatie van TRIVIA en de exploitatie van de ontvangen RIP - en DMFA -berichten en de andere fluxen.

Indien de ontbrekende informatie ingevolge deze consultaties kan worden bekomen, dient geen verdere herinnering meer te worden verzonden.

Wanneer de gegevens die via de verschillende gegevensbanken6 ter beschikking staan toch geen uitsluitsel bieden en er niettemin informatie (bijv. over het inkomen) ontbreekt of twijfel bestaat, wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd als ondanks de dreiging met terugvordering het formulier niet wordt teruggezonden, het onderzoek te vervolledigen door de ontbrekende gegevens op te vragen naar aanleiding van een controle met een bezoek ten huize.

6.3 De procedure alvorens de terugvordering van onverschuldigd betaalde kinderbijslag in te zetten

Het loutere feit een controleformulier niet terug te zenden is nooit een rechtsgrond voor een procedure tot terugvordering van de betaalde kinderbijslag. Dergelijke vorderingen riskeren vrijwel zeker ongegrond te worden verklaard. De kinderbijslagfondsen moeten bijgevolg alle mogelijke hen ter beschikking zijnde middelen aanwenden om te voorkomen dat procedures voor terugvordering van de kinderbijslag gesteund op ontbrekende formulieren voor de arbeidsgerechten worden gebracht (door sociaal verzekerden of door henzelf).

Praktische richtlijnen voor het opmaken van debetten

In het verlengde van wat vermeld wordt onder punt 6.2. "Herinnering van niet-teruggezonden formulieren", is dus uitgesloten een debet (aangetekend) te betekenen zonder consultatie van de beschikbare databanken (TRIVIA) of de ontvangen fluxberichten in het onderzoek van het onverschuldigd bedrag te betrekken. Dit geldt vanzelfsprekend voor het aanvatten van een procedure tot terugvordering voor het arbeidsgerecht.

7. De geplaatste kinderen: herinnering van een aantal voorschriften

Op vraag van de Vlaamse Gemeenschap worden de kinderbijslagfondsen herinnerd aan het voorschrift7 om de betalingen voor de geplaatste kinderen te groeperen en eenmaal per maand een collectieve betalingsborderel te sturen. Het bedrag op de betalingsborderel moet precies in overeenstemming zijn met de werkelijk overgeschreven som.

Verder wordt gevraagd in hun contacten met de Gemeenschappen over geplaatste kinderen altijd het codenummer van de dienst en zo mogelijk het Rijksregisternummer van het geplaatste kind te vermelden.

Er wordt eveneens op aangedrongen om het formulier D228 correct in te vullen met duidelijke aanduiding van de reden waarom niet wordt betaald.

8. De schema's over de gegevensvergaring

Als bijlage vindt u de geactualiseerde schema's in verband met de informatie-inwinning met formulieren.

De Rijksdienst zal om u permanent in te lichten de gebruikersgids blijvend actualiseren.

• 1Van elke consultatie wordt een print in het (elektronisch) dossier bewaard als bewijsmiddel.
• 2Cfr. Dienstbrief II/C/999/c.129/SN van 2 juli 2004
• 3Heeft recht op kinderbijslag de student die regelmatig is ingeschreven in het hoger onderwijs en er cursussen volgt die overeenstemmen met een volledig studieprogramma en leerplan.
• 4Heeft recht op kinderbijslag de student die regelmatig is ingeschreven in het hoger onderwijs en zichzelf met toestemming van de academische overheid een studieprogramma heeft samengeteld.
• 5In functie van het verkrijgen van een toeslag is bijv. de vraag naar het inkomen van de partner irrelevant wanneer TRIVIA geen tewerkstelling aangeeft.
• 6Evenwel wordt erop gewezen dat voor bepaalde uitkeringen een voorafgaandelijke integratie in het Kadaster nodig is.
• 7Zie Circulaire van de Rijksdienst, CO 1025 van 23 juni 1976.