CO 1370 van 21 november 2007. Controle op het schoolbezoek - Elektronische berichten van de Vlaamse Gemeenschap - Bijkomende instructies als gevolg van de flexibilisering in het hoger onderwijs

    1. Inleiding

    Met de circulaire CO 1367 van 7 juni 2007 werd meegedeeld dat vanaf september 2007 (school- en academiejaar 2007-2008) de studiegegeven s (inschrijvingen, uitschrijvingen, studiepunten, etc.) voor de studenten in de onderwijsinstellingen van de Vlaamse Gemeenschap (instellingen gesubsidieerd en erkend door de Vlaamse Overheid) met een elektronisch bericht van de Vlaamse Gemeenschap aan de kinderbijslagfondsen worden overgemaakt. Dit geldt zowel voor de studenten in het hoger onderwijs (BAMA-structuur) als voor de studerenden in het secundair onderwijs.

    De elektronische flux inzake de studiegegevens is niet van toepassing voor de sociale promotie, de ondernemersopleidingen, het avondonderwijs, de leercontracten, het buitenlands onderwijs en het volwassenenonderwijs.

    Voor de studenten van het Franse en Duitse onderwijs blijft het klassieke formulier P7 in zijn geheel bestaan.

    De technische aspecten van de flux D062 werden u toegelicht met de dienstbrief II/C/997/69/JOB-VIM van 22 augustus 2007.

    Het is vooral de bedoeling een oplossing uit te werken, wanneer studenten in het kader van het geflexibiliseerd onderwijs een individueel studieprogramma hebben aangevraagd en dientengevolge het definitieve aantal studiepunten niet onmiddellijk gekend is.

    In het tijdschema in bijlage wordt een overzicht gegeven van de verschillende stappen die desgevallend moeten worden ondernomen en welke gevolgen hieraan moeten worden gegeven.

    Aansluitend vindt u ook 6 briefmodules die aansluiten bij de flux D062 om in de verschillende situaties genomen beslissingen te motiveren.

    2. Het theoretisch kader

    2.1. De geïndividualiseerde studieprogramma's in het kader van de flexibilisering

    Voor de gevallen waarin aan de kinderbijslaginstellingen een onvoldoende aantal studiepunten (minder dan 27) is gemeld worden de betalingen dadelijk stopgezet. Aan de gezinnen wordt een brief gestuurd met de mogelijkheid aanvullende informatie te bezorgen, die het tegendeel aantoont. De reeds uitgevoerde betalingen worden gerecupereerd.

    Echter, een toenemend aantal studenten volgt geïndividualiseerde studie-trajecten. De goedkeuring van die individuele programma's door de verschillende faculteiten kan aanslepen, zodat in een aantal gevallen het juiste aantal studiepunten niet tijdig gekend is om de continuïteit van de betalingen te verzekeren.

    Vijftien november is de spildatum waarop de studiegegevens moeten worden ontvangen om de stipte doorbetaling van de kinderbijslag niet in gevaar te brengen. Als er dan geen nieuwe gegevens over het school-of academiejaar zijn ontvangen bestaat het risico dat de betalingen worden geschorst.

    Daarom is met de universiteiten en hogescholen overeengekomen om een voorlopige code door te zenden.

    Uiterlijk 15 november 2007 zullen de onderwijsinstellingen al de inschrijvingen doorsturen ofwel met het exacte aantal studiepunten, ofwel met een aanduiding van het vermoedelijk aantal studiepunten:

    • code 1 : het verwachte aantal studiepunten is minder dan 27 studiepunten;
    • code 2 : het verwachte aantal studiepunten is 27 of meer.

    Door de Vlaamse Gemeenschap wordt de rekening van de aantallen studenten en studiepunten opgemaakt volgens de toestand op 1 februari (2008). Ten laatste moeten tegen die datum voor alle studenten het definitief aantal studiepunten gekend zijn.

    2.2. Welke gevolgen voor de betalingen moeten worden verbonden aan die codes ?

    Hypothese 1:

    Voor code 2 (vermoedelijk minstens 27 studiepunten) stelt de Rijksdienst voor de betalingen voorlopig voort te zetten, totdat een bericht met het definitief aantal studiepunten is ontvangen. Onder code 2 zijn de betalingen beperkt tot maximum 4 maanden1 (oktober, november, december 2007 en januari 2008). Het gaat om voorlopige gegevens waarvan uiterlijk 31 januari 2008 de definitieve gegevens aan de kinderbijslagfondsen moeten worden bezorgd. Daarom wordt de betaling geschorst vanaf de maand februari 2008, wanneer de code 2 niet wordt bevestigd door een definitief aantal studiepunten.

    In geval code 2 samengaat met andere berichten (fluxen/attesten) prevaleert het gunstigste attest (zie verder punt 4).

    Hypothese 2:

    Voor code 1 (vermoedelijk lager dan 27 studiepunten) stelt de Rijksdienst voor om bij de ontvangst van dergelijk bericht de betalingen dadelijk te schorsen, totdat eventueel aanvullende gegevens in het bezit zijn van het kinderbijslagfonds. De gevallen worden opgevolgd tot het bewijs van het definitief aantal studiepunten is ontvangen. De provisioneel uitgevoerde betalingen worden teruggevorderd op het ogenblik dat het aantal studiepunten lager dan 27 blijkt te zijn.

    In de bijlage II bevinden zich de brieven om de stopzetting en de recuperatie mede te delen (zie verder).

    Hypothese 3:

    Flux met code 1 samen met bijkomende elementen (aangeduid als de gevallen code 1+)

    De mogelijkheid kan zich voordoen dat het kinderbijslagfonds naast één bericht met code 1 nog op de hoogte is gesteld van bijkomende inschrijvingen in het hoger of het niet-hoger onderwijs. In volgende situaties is er sprake van code 1+:

    • meerdere codes 1;
    • code 1 en een tweede fluxbericht met een aantal studiepunten minder dan 27 studiepunten;
    • code 1 gecombineerd met attesten over studies in het avondonderwijs, in het onderwijs voor de sociale promotie, in een ander taalgebied.

    Wat zijn de gevolgen?

    In geval van combinatie van "studie-uren + studie-punten" is het wettelijk voorzien om het aantal studiepunten te converteren naar uren2 om de norm van de 17 lestijden te kunnen behalen.

    In geval van opeenvolgende berichten met studiepunten en/of code 1-berichten moeten al de studiepunten worden samengeteld.

    Deze bewerkingen zijn onmogelijk zolang het bericht niet is ontvangen waarin de code 1 is getransformeerd naar een exact aantal studiepunten.

    De procedure

    De Rijksdienst stelt voor om de betalingen in de gevallen van " code 1+ " voort te zetten, totdat de attesten/fluxbericht(en) met de volledige definitieve waarden worden ontvangen en dit voor maximaal 4 maanden, nl. oktober, november, december 2007 en januari 2008 (identieke oplossing als code 2).

    Door een flux met het definitieve aantal studiepunten worden gegevens gemeld die de voorlopige codes 1 en 2 niet bevestigen.

    Wat zijn de gevolgen?

    Code 1 : Er blijkt uiteindelijk dat er een elektronisch bericht met een voldoende aantal studiepunten/lestijden werd ontvangen. De geschorste betalingen worden met terugwerkende kracht hervat.

    Code 2 : Er blijkt uiteindelijk dat het aantal studiepunten lager ligt dan 27. De betalingen worden dadelijk geschorst. De provisioneel uitgevoerde betalingen moeten worden teruggevorderd.

    Code 1+ : Er blijkt uiteindelijk dat het aantal studiepunten/lestijden lager zijn dan de wettelijke norm. De oplossing is dezelfde als voor de provisionele betalingen onder code 2. In dat geval worden de betalingen onmiddellijk geschorst. De provisioneel uitgevoerde betalingen moeten worden teruggevorderd.

    In de bijlage II bevinden zich de brieven om de stopzetting van de betalingen en de recuperatie van de reeds betaalde kinderbijslag mede te delen (zie verder).

    3. Vanuit een tijdsperspectief

    Hierna volgt een overzicht van de in de tijd te nemen acties. De geschetste werkwijze is specifiek voor de Flux D062 van de studenten aan de Vlaamse onderwijsinstellingen. De procedure die geldt wanneer het formulier P7 niet wordt teruggestuurd, is reeds beschreven in de omzendbrief CO 1367 van 7 juni 2007, pag. 8 (zelfde werkwijze voor de drie gemeenschappen).

    Een meer gedetailleerd schema in tabelvorm bevindt zich in de bijlagen (bijlage I).

    3.1. Vanaf september 2007

    Voor alle studenten werd (cfr. CO1367, pag. 10) aan de bijslagtrekkenden een verklaring gevraagd over het voortzetten of het eventueel stopzetten van de studies (verplichte invulling van het formulier P7-A). Daarnaast worden elektronische berichten afkomstig van de Vlaamse Gemeenschap aan de kinderbijslagfondsen doorgestuurd.

    Reglementair is voorzien dat de maand oktober, de maand na verzending van het formulier P7 nog provisioneel wordt betaald (betaling op 10 november 2007).

    De term " provisionele betaling " heeft betrekking op :

    • de maanden september3 en oktober wanneer de student overgaat van het middelbaar onderwijs naar hoger (secundair& #61664;hoger);
    • de maand oktober voor de student die al in het hoger onderwijs studeert (hogerhoger).

    Ingeval van code 2 worden de betalingen voortgezet.

    Voor de gevallen bedoeld met code 1+ worden de betalingen voorlopig voortgezet (bijlage II - brief 1) en eventueel later gerecupereerd bij de ontvangst van het definitieve aantal studiepunten/lestijden (bijlage II - brief 2).

    Als elektronische berichten worden ontvangen die onvoldoende uren (< 17 lestijden in het secundair) of studiepunten (< 27 in het hoger onderwijs) bevatten, schorst het kinderbijslagfonds onverwijld de betalingen op.
    De stopzetting van de betalingen wordt gemotiveerd. In bijlage II bevinden zich de brieven 3 of 4 voor de motivering van de onderbrekingen van de betalingen en de gebeurlijke terugvordering.

    Voor de dossiers met provisionele betaling onder code 1 waarvoor nog geen definitief aantal studiepunten gekend is, worden eveneens de betalingen stopgezet en desgevallend later gerecupereerd. In bijlage II bevindt zich een briefmodule voor de motivering van de onderbrekingen van de betalingen (brief 5) en de gebeurlijke terugvordering van de kinderbijslag op het ogenblik dat blijkt dat het definitief aantal studiepunten lager is dan 27 (brief 2).

    3.2. November 2007

    Wanneer er op het einde van de maand november nog geen flux met een definitief aantal studiepunten ontvangen is en het gezin heeft meegedeeld dat de jongere voortstudeert (P7-A ontvangen), wordt de hiernavolgende procedure gevolgd:

    • de (provisionele) betalingen worden onverwijld stopgezet;
    • de onderbreking van de betaling wordt gemotiveerd;
    • de bijslagtrekkende wordt om (bijkomende) attesten inzake zijn schoolbezoek gevraagd binnen de veertien dagen;
    • de provisonele betaling wordt teruggevorderd, wanneer de bijkomende attesten/fluxbericht(en) niet de wettelijke minimumnorm 17 lestijden of 27 studiepunten aantonen of niet werden ontvangen.

    In bijlage II bevindt zich een een briefmodule 6 voor de motivering van de onderbrekingen van de betalingen en de gebeurlijke terugvordering.

    3.3. Eind februari 2008

    De provisionele betalingen gekoppeld aan het fluxbericht met code 1, 1+en 2 (zie voetnoot4 ), waarvoor nog geen definitief aantal studiepunten/lesuren gekend zijn, moeten worden herzien.

    Code 1

    Wanneer geen bijkomende inlichtingen werden ontvangen, worden de provisionele betalingen teruggevorderd.

    In bijlage II bevindt zich een een briefmodule 6 die u kan aanpassen voor de motivering van de gebeurlijke terugvordering.

    Code 1+

    De provisonele betalingen worden stopgezet, wanneer eind februari 2008 de attesten/fluxbericht(en) de wettelijke minimumnorm van 27 studiepunten/17 lestijden niet aantonen of niet werden ontvangen. De stopzetting van de betaling wordt gemotiveerd.
    Wanneer het gezin binnen de 14 dagen niet bewijst dat de wettelijke norm is bereikt, wordt de provisionele betaling teruggevorderd.

    In bijlage II bevindt zich een een briefmodule 6 voor de motivering van de onderbrekingen van de betalingen en de gebeurlijke terugvordering.

    Code 2

    De gevallen met provisionele betalingen onder code 2 waarvoor nog geen definitief aantal studiepunten gekend is, worden geschorst tot bewijs van het tegendeel (cfr. oplossing code 1+).

    In bijlage II bevindt zich een een briefmodule 6 voor de motivering van de onderbrekingen van de betalingen en de gebeurlijke terugvordering.

    4. De opvolging van de dossiers : praktische maatregelen

    In tegenstelling tot wat meegedeeld werd met de CO 1367 vraagt de Rijksdienst alleen de eventuele anomalieën te melden in de volgende situaties :

    1) vanaf 1 december 2007 de verklaring P7-A is teruggestuurd met de mededeling dat het kind verder studeert en eind november 2007 is nog geen aantal studiepunten of een voorlopige code doorgestuurd door de onderwijsinstelling;

    2) vanaf 1 februari 2008 de gevallen met code 1 en 2, waarvoor geen definitieve gegevens zijn gemeld;

    3) vanaf 1 februari 2008 de gevallen onder code 2 waarvoor later minder dan 27 studiepunten worden gemeld;

    4) vanaf heden de gevallen waarin er geen overeenstemming is tussen het papieren attest en de elektronische flux.

    De lijsten met de anomalieën of ontbrekende elektronische berichten moeten worden bezorgd aan:

    E-mail: monitoringnl@rkw-onafts.fgov.be (Nl)
    monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be (Fr)
    Telefoon: 02-237 23 35 (Nl) - 02-237 23 55 (Fr)
    Fax: 02-237 23 09

    Belangrijke opmerking:

    De Rijksdienst herinnert eraan dat geen verdere actie, geen regularisatie, geen voorlegging aan de dienst Monitoring moet gebeuren, wanneer de kinderbijslagfondsen op de hoogte zijn van lestijden/studiepunten met het papieren attest en er geen elektronisch bericht of een bericht met een onvoldoende of voorlopig aantal studiepunten werd ontvangen. In dat geval zijn de betalingen zonder meer gerechtvaardigd door de noodzakelijke papieren bewijsstukken.

    Wanneer het kinderbijslagfonds beschikt over tegenstrijdige gegevens geldt in alle gevallen de oplossing van het gunstigste (elektronisch of papieren) attest.

    Hoelang moet het dossier worden geïntegreerd in het Kadaster?

    Wanneer de betalingen zijn stopgezet kunnen nog de gegevens over de studies doorstromen uit verschillende bronnen o.a. via elektronische flux gedurende een gehele periode. De mogelijkheid om verder berichten te ontvangen via elektronische flux wordt opgevangen via de routering van de flux.

    5. Contacten met de onderwijsinstellingen van de Vlaamse Gemeenschap

    In tegenstelling tot wat eerder is gemeld zullen de nieuwe of gewijzigde gegevens over inschrijvingen en uitschrijvingen vanaf 1 februari 2008 niet in het derde kwartaal 2008 worden verzonden, maar reeds vroeger d.w.z. reeds vanaf de maand maart 2008 aan de kinderbijslaginstellingen worden overgemaakt. De bewijsvoering met papieren attesten, voor wat betreft de inschrijvingen in het tweede semester waarop in de vorige circulaire CO 1367 de nadruk werd gelegd, is aanvullend.

    6. Vermeldingen op het brevet

    Om het volgende kinderbijslagfonds dat de bevoegdheid overneemt op de hoogte te brengen van de reeds ontvangen gegevens dienen volgende vermeldingen te worden opgenomen.

    • De formulieren P7-A en P7-B moeten apart worden vermeld;
    • Naast het formulier P7-B dient bij ontvangst van de provisionele code één der volgende preciseringen te worden aangegeven:

    of - code 1;
    of - code 1+...studiepunten +...lestijden;
    of - code 2.

    Bij de ontvangst van de berichten met het definitief aantal studiepunten dient elke betalingsinstelling de nodige acties of regularisaties te ondernemen aangaande haar (potentiële) betalingsperiode.

    In afwachting van de aanpassing van het brevet worden deze gegevens in de rubriek "diversen" vermeld.

    7. De briefmodules

    In de bijlage II bevinden zich 6 briefmodules.

    Hierna volgt een overzicht:

    Brief Te motiveren situatie
    1 (Hervatting) voorlopige betaling onder de situatie van code 1+.
    2 Terugvordering provisionele betalingen na ontvangst van het exact aantal onvoldoende studiepunten na code1+ of code 2.
    3 Terugvordering provisionele betalingen na ontvangst van het exact aantal onvoldoende studiepunten met specificatie van punten en onderwijsinstelling.
    4 Terugvordering provisionele betalingen na de ontvangst het exact aantal onvoldoende studiepunten zonder specificatie van punten en onderwijsinstelling.
    5 Schorsing van de betalingen na ontvangst van een code 1.
    6 Stopzetting van de betalingen en aankondiging van een mogelijk debet wanneer geen (eind november) of geen definitief aantal studiepunten (op einde februari voor codes 1+ en 2) werd ontvangen.

    Bij de brieven 2 tot 6 moet de verklaring over het gevolgde onderwijs worden gevoegd.

    8. Het beslissingsschema

    In bijlage III vindt u ook een beslissingsschema (niet opgenomen).

    De Rijksdienst engageert zich om wanneer noodzakelijk in een bijkomende dienstbrief gedetailleerde richtlijnen over te maken.

    BIJLAGEN: niet opgenomen.

    • 1Voor het hoger onderwijs wordt de maand september deel uitmakend van het derde kwartaal als een vakantiemaand beschouwd.
    • 2Voor de conversie van studiepunten naar uren wordt aangenomen dat 1 studiepunt gelijk is aan 30 minuten (CO 1367).
    • 3In het secundair onderwijs wordt de zomervakantie geacht een einde te nemen uiterlijk op 31 augustus en in het hoger onderwijs uiterlijk op 30 september (cfr. CO 1367, pag.6)
    • 4Oktober en eventueel september ingeval van code 1; oktober, november, december, januari, eventueel september in geval van 1+en 2.
    Top