CO 1294 van 16 januari 1996 - Bescherming van de medische gegevens - Circuit van de medische gegevens voor de gevallen voorgelegd ter onderzoek aan de deskundige geneesheer van de Rijksdienst

De omzendbrief van de Rijksdienst CO 319 (1) van 7 november 1947 breidde het verplichte gebruik van het formulier "model 82" uit tot gevallen van rechthebbenden die niet verzekeringsplichtig zijn in de sociale zekerheid, bij wie de graad van invaliditeit en de aanvangsdatum van deze ongeschiktheid moeten gecontroleerd worden door de Nationale Verrekenkas (momenteel: de Rijksdienst).

Een onderrichting van 18 december 1978, die onder de fondsen werd verspreid, stelde het gebruik van de volgende formulieren verplicht:

• AANVRAAG OM MEDISCH ONDERZOEK - "C.1082".
   
• AANVULLENDE VRAGENLIJST BIJ EEN AANVRAAG OM MEDISCH ONDERRZOEK - "C.1098".

voor de gevallen van rechthebbenden die ter onderzoek moeten voorgelegd worden aan de deskundige geneesheer van de Rijksdienst.

De wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid bepaalt in artikel 26, §2 dat enkel bij naam aangewezen personen de medische gegevens van persoonlijke aard mogen opslaan, raadplegen, wijzigen, verwerken of vernietigen of er toegang toe mogen hebben wanneer ze in het archief worden bewaard.

Rekening houdend met de onderrichtingen van de Omzendbrief van de Rijksdienst C.O. 1273 van 12 januari 1994, met de voorschriften van de wet van 15 januari 1990, en met het oog op het behoud van de rechten van de gebruikers van de openbare diensten, deel ik u mee dat een nieuwe werkwijze van toepassing zal zijn onmiddellijk na het verschijnen van deze omzendbrief. Dit circuit van de medische gegevens voor de gevallen voorgelegd ter onderzoek aan de deskundige geneesheer van de Rijksdienst, is opgesteld vanuit een streven naar een maximale beperking van het aantal personen dat wettelijk bevoegd is om medische gegevens van persoonlijke aard te versturen, te verwerken en te raadplegen, en om de naleving van het medisch geheim te verzekeren.

WERKWIJZE

1. De instelling die een aanvraag ontvangt of die, volgens de huidige reglementering, een geval van een rechthebbende moet voorleggen ter onderzoek van de deskundige geneesheer van de Rijksdienst, bezorgt de rechthebbende

• een formulier voor een aanvraag om medisch onderzoek, bestaande uit 2 luiken
• een vooraf geadresseerde omslag.

1.1. De aanvraag om een medisch onderzoek "model MO-EM-10" bestaat uit:

* ADMINISTRATIEF LUIK MO-EM-10/1

• Inlichtingen te verstrekken door het kinderbijslagfonds.
• Inlichtingen te verstrekken door de betrokkene.

* MEDISCH LUIK MO-EM-10/2

• Recto : een brief met onderrichtingen van de deskundige geneesheer van de Rijksdienst aan de behandelende geneesheer die het medisch gedeelte dient in te vullen.
• Verso : het medisch verslag, op te stellen door de behandelende geneesheer en bestemd voor de deskundige geneesheer van de Rijksdienst.

1.2. Omslag "Medisch Onderzoek"

Vooraf geadresseerd aan: de Deskundige Geneesheer van de R.K.W., met in de linkerhoek onderaan de verplichte vermelding "MEDISCH GEHEIM - MAG NIET GEOPEND WORDEN". Deze omslag moet gefrankeerd worden door de afzender.

1.3. De instellingen die gevallen van rechthebbenden dienen voor te leggen ter onderzoek aan de deskundige geneesheer van de Rijksdienst worden verzocht de aandacht van hun rechthebbenden te vestigen op de volgende punten:

• na deel I van het administratieve luik te hebben ingevuld, bezorgt het fonds het formulier aan zijn rechthebbende met het verzoek om deel II in te vullen en het medisch luik te laten invullen door de behandelende geneesheer.
• de behandelende geneesheer wordt verzocht het formulier in de hiertoe voorziene omslag te stoppen en deze, gesloten, aan zijn patiënt te bezorgen.
• het op deze manier ingevulde en in de omslag gestopte aanvraagformulier valt onder het medisch geheim, en moet dan ook niet aan het fonds gericht worden, maar direct aan de deskundige geneesheer.

2. De Rijksdienst ontvangt het formulier, immatriculeert het geval en behandelt het. Alle gegevens van medische aard worden behandeld door de Medische Dienst van de Rijksdienst, terwijl de Controledienst het zuiver administratieve gedeelte behandelt. Bij de Rijksdienst zullen voor ieder geval twee strikt gescheiden dossiers worden opgemaakt.

3. De aanvragen om aanvullende inlichtingen, onmisbaar voor de behandeling van het dossier door de Rijksdienst, zullen op dezelfde manier worden behandeld.

• Indien het medische gegevens betreft, dienen deze door de deskundige geneesheer onder gesloten omslag te worden verstuurd aan de rechthebbende, met een gestandaardiseerde begeleidingsbrief. De rechthebbende moet de gesloten omslag aan zijn behandelende geneesheer bezorgen en het antwoord terugsturen in de daartoe voorziene omslag, die bij de zending gevoegd is.
• Indien het zuiver administratieve inlichtingen betreft, mogen deze zoals gebruikelijk via de Controledienst en de fondsen verstuurd worden.

4. Iedere vraag om inlichtingen naar de stand van zaken van een dossier moet gericht worden aan het secretariaat van de Controle.

5. De beslissing van de deskundige geneesheer van de Rijksdienst wordt meegedeeld aan de instelling via het formulier D.5046, dat in gebruik blijft.

----------------
(1) Niet opgenomen.