CO 1293 van 16 januari 1996 - Mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard door kinderbijslagfondsen en door de RKW, aan bepaalde maatschappijen en juridische entiteiten binnen en buiten het sociale zekerheidsnetwerk

1. Inleiding

Sinds de inwerkingtreding van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid, is voor het meedelen van sociale gegevens van persoonlijke aard binnen of buiten de sociale zekerheidsregeling een principiële machtiging vereist van het Toezichtscomité bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid.

Volgens de wet van 15 januari 1990 zijn sociale gegevens van persoonlijke aard : " alle sociale gegevens met betrekking tot een persoon die is of kan worden geïdentificeerd ".

In de sector van de nationale verdeling, die onder het toezicht en de verantwoordelijkheid van de Rijksdienst valt, werden geregeld of op gerichte wijze sociale gegevens van persoonlijke aard meegedeeld aan werkgevers, sociale secretariaten, verzekeringsinstellingen en huisvestings-maatschappijen.

Die feitelijke situatie was niet in overeenstemming met de wettelijke bepalingen. Daarom heb ik u met mijn schrijven van 28 maart 1995 uitdrukkelijk verzocht niet langer sociale gegevens van persoonlijke aard mee te delen buiten het netwerk, hetzij op een papieren drager, hetzij via de computer.

Overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 15 en 46, 6° van de wet van 15 januari 1990 heeft de Rijksdienst met zijn brieven van 28 februari 1995 en 15 juni 1995 bij het Toezichtscomité bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid voor zichzelf en voor alle kinderbijslagfondsen een aanvraag ingediend om machtiging voor het meedelen van bepaalde sociale gegevens van persoonlijke aard over rechthebbenden op kinderbijslag en over bijslagtrekkenden, aan werkgevers, sociale secretariaten, verzekeringsinstellingen en huisvestingsmaatschappijen.

Die globale aanvraag had betrekking op de hierna vermelde mededelingen van sociale gegevens van persoonlijke aard:

1. Mededeling aan werkgevers van de rechthebbenden op kinderbijslag en van de bijslagtrekkenden om hen in staat te stellen dezen te informeren over hun rechten inzake kinderbijslag.
    
2. Mededeling aan werkgevers of hun gevolmachtigden (sociale secretariaten) van sociale gegevens van persoonlijke aard nodig voor het verlenen van bovenwettelijke voordelen of van geschenken gekoppeld aan de hoedanigheid van gerechtigde op kinderbijslag.
    
3. Mededeling van bepaalde sociale gegevens van persoonlijke aard aan werkgevers of sociale secretariaten op hun verzoek voor de toepassing door hen van de sociale wetten of de wetten op de directe belastingen.
    
4. Mededeling aan ziekenfondsen en huisvestingsmaatschappijen ten behoeve van rechtgevende kinderen met het oog op het verkrijgen van diverse reducties of het behouden van bepaalde sociale voordelen door de gezinnen waartoe die kinderen behoren.

Met zijn beraadslaging nr. 95/48 van 12 september 1995, waarvan een copie als bijlage gaat, heeft het Toezichtscomité bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid de Rijksdienst en de onder zijn toezicht staande kinderbijslagfondsen machtiging verleend voor de in onze aanvragen vermelde mededelingen van sociale gegevens van persoonlijke aard, volgens de hierna uiteengezette modaliteiten.

Het Toezichtscomité bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid heeft ook, met zijn beraadslaging nr. 95/58 van 24 oktober 1995, de instellingen van de sociale zekerheid gemachtigd om sociale gegevens van persoonlijke aard mee te delen aan andere personen dan de sociale zekerheidsinstellingen welke die gegevens nodig hebben om hun verplichtingen inzake sociale zekerheid na te kunnen komen, hun aangestelden of gevolmachtigden evenals personen die zij uitdrukkelijk de toestemming geven om die te ontvangen (zie C.O. nr. 1292 van 16 januari 1996). In punt II.3 hierna vindt u de beschrijving van de verleende machtiging en de toepassingsmodaliteiten.

2. Grondregels

Hierna wordt opgesomd welke mededelingen mogen gedaan worden, in welke vorm, volgens welke modaliteiten en met welk doel. Het is een uitputtende lijst. Voor elk ander type van mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard buiten het netwerk moet bij het Toezichtscomité bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid een formele aanvraag tot machtiging worden ingediend.

1. Mededeling aan werkgevers van de rechthebbenden om hen in staat te stellen deze laatsten te informeren over hun rechten inzake kinderbijslag

De hierna opgesomde gegevens over hun rechthebbenden die hun toestemming hebben gegeven, kunnen dus aan werkgevers meegedeeld worden, volgens bijgaand verplicht model. Er mogen alleen papieren dragers gebruikt worden.

• naam en voornaam van de rechthebbende
• uitgevoerde betaling
• dossier in onderzoe k
• betaling opgeschort

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 14, 1° van de eerder vermelde wet van 15 januari 1990 mogen die gegevens maar meegedeeld worden aan de werkgevers op voorwaarde dat de werknemers daar uitdrukkelijk mee ingestemd hebben.

2. Mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard aan werkgevers of hun gevolmachtigden (sociale secretariaten)

Sommige werkgevers verlenen aan hun personeelsleden die kinderbijslag ontvangen extra-legale voordelen. Die voordelen kunnen bepaald zijn in een overeenkomst of een collectieve arbeidsovereenkomst of kunnen louter geschenken zijn. Naargelang van het geval worden die voordelen verleend aan personeelsleden die het bewijs leveren dat ze de hoedanigheid hebben van rechthebbende, bijslagtrekkende of ouder van (een) rechtgevend(e) kind(eren). Meestal gaat het om geregeld of bij bepaalde gelegenheden betaalde voordelen, studiepremies, communiepremies, schoolpremies, sinterklaaspremies, kerstpremies, enz.

Met het oog op het verlenen van extra-legale voordelen kunnen sociale gegevens van persoonlijke aard meegedeeld worden aan werkgevers of sociale secretariaten mits de hierna gegeven regels in acht worden genomen.

A. Gegevens

Alleen de volgende gegevens mogen meegedeeld worden:

• de hoedanigheid van rechthebbende, het volgnummer, naam en voornaam en de referentieperiode
• de hoedanigheid van bijslagtrekkende, het volgnummer, naam en voornaam en de referentieperiode
• de hoedanigheid van rechtgevend kind, het volgnummer, naam en voornaam en de referentieperiode
• het bedrag van de kinderbijslag
• het aantal rechtgevende kinderen

B. Wijze van mededelen

De gegevens kunnen meegedeeld worden op een magnetische of een papieren drager.

C. Bestemmelingen

Die gegevens kunnen meegedeeld worden aan werkgevers en sociale secretariaten die ze nodig hebben om extra-legale voordelen of geschenken te kunnen verlenen. Als een sociaal secretariaat optreedt als gevolmachtigde van een werkgever moet het gaan om een erkend sociaal secretariaat.

D. Bijzondere voorwaarden

- Overeenkomstig het bepaalde in artikel 14, 1° van de eerder vermelde wet van 15 januari 1990 kunnen die gegevens rechtstreeks meegedeeld worden aan werkgevers en sociale secretariaten op voorwaarde dat de betrokken werknemers daar uitdrukkelijk mee ingestemd hebben.

- De kinderbijslagfondsen moeten alle betrokken werkgevers en sociale secretariaten om een verklaring vragen waarop staat vermeld: de aard van de gevraagde informatie, de frequentie van de vraag, het doel en de contractuele bepaling (arbeidscontract of collectieve arbeidsovereenkomst) die voorziet in de sociale voordelen voor de toekenning waarvan de informatie gevraagd wordt.

3. Mededeling van bepaalde sociale gegevens van persoonlijke aard van werkgevers of erkende sociale secretariaten voor de toepassing van de sociale wetten of de wetten op de directe belastingen

Het Toezichtscomité bij de Kruispuntbank heeft twee afzonderlijke adviezen uitgebracht over de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard met het oog op de toepassing van de sociale wetten op de directe belastingen.

Krachtens het advies vervat in de beraadslaging nr. 95/48 van 12 september 1995 mogen voor de toepassing van de wetten op de directe belastingen de volgende gegevens rechtstreeks meegedeeld worden aan werkgevers en erkende sociale secretariaten op een papieren dragen of, als daarom gevraagd wordt, op een magnetische drager, op grond van artikel 14, 2° van de eerder vermelde wet van 15 januari 1990:

• naam en voornaam van de rechthebbende
• volgnummer bij de werkgever
• aantal rechtgevende kinderen in het gezin
• mutaties:
  - nieuwe rechtgevende kinderen in het gezin
  - rechtgevende kinderen minder in het gezin

Daarnaast mogen krachtens het advies vervat in de beraadslaging nr. 95/58 van 24 oktober 1995 de vereiste sociale gegevens van persoonlijke aard meegedeeld worden aan werkgevers en hun mandatarissen omhet hun mogelijk te maken hun verplichtingen inzake sociale zekerheid na te komen. Op welke drager de gegevens meegedeeld worden is van weinig belang.

Het doel van dit soort mededeling moet zijn de toepassing van de wettelijke bepalingen bedoeld in artikel 2, 1e alinea, 1°, g) van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid.

4. Mededeling van bepaalde sociale gegevens van persoonlijke aard aan instellingen, met het oog op het verkrijgen van bepaalde reducties of het behouden van bepaalde sociale rechten door gezinnen van op kinderbijslag rechtgevende kinderen

Hier gaat het om mededeling van gegevens aan ziekenfondsen en huisvestingsmaatschappijen voor het verkrijgen van bepaalde reducties.

De volgende gegevens kunnen meegedeeld worden:

• naam, voorna(a)m(en) en adres van de rechthebbende en/of de bijslagtrekkende
• registratienummer
• naam en voorna(a)m(en) van de rechtgevende kinderen
• hun geboortedatum
• eventueel het getroffen zijn door een handicap als bedoeld in artikel 63 van de gecoördineerde wetten
• eventueel dat het om een weeskind gaat.

Die collectieve mededelingen aan de betrokken instellingen moeten volgens artikel 14, 1e alinea van de wet van 15 januari 1990 plaatsvinden via de Kruispuntbank.

Aangezien de geplande globale mededeling (namelijk dat de gegevens van de kinderbijslagsector voor alle belanghebbende instellingen van het sociale zekerheidsnetwerk toegankelijk zijn via de Kruispuntbank) momenteel nog niet functioneert, kunnen de nodige gegevens verder meegedeeld worden aan ziekenfondsen en huisvestingsmaatschappijen op voorwaarde dat ze rechtstreeks gezonden worden naar de personen op wie ze betrekking hebben.

Dat geldt ook voor de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard aan de sectoren van de pensioenen, de beroepsziekten, de arbeidsongevallen, enz., waarvoor geen machtiging gevraagd is. Voor die sectoren mogen dus geen gegroepeerde verzendingen worden gedaan. Alleen individuele mededelingen zijn verder toegestaan.

Als de globale mededeling van toepassing wordt, zullen de kinderbijslaginstellingen daarvan verwittigd worden.

3.  Administratieve regels en controle

1. Opmerkingen vooraf

De belangrijkste stelregel van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid is dat de mededeling van gegevens tussen instellingen van sociale zekerheid moet plaatsvinden via de Kruispuntbank, de centrale instelling die garant staat voor het systeem van uitwisseling van sociale gegevens van persoonlijke aard.

Het toezichtscomité bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid heeft in zijn beraadslaging nr. 95/48 van 12 september 1995 machtiging verleend voor het meedelen van sociale gegevens buiten het netwerk, volgens de regels en in de vorm bepaald in punt II hiervoor. Het gaat hoofdzakelijk om mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard door de R.K.W. of de kinderbijslagfondsen aan werkgevers of erkende sociale secretariaten.

Die mededeling is maar toegestaan voor de doelstellingen bepaald in de punten II, 1, 2 en 3. Ze moet gegrond zijn en overeenstemmen met de vraag vanwege de werkgever of het sociaal secretariaat.

Ik vestig er nu reeds uw aandacht op dat de Rijksdienst controle zal uitoefenen om na te gaan of bij de gedane mededelingen de voorschriften van deze omzendbrief zijn gevolgd, en erop toe zal zien dat de grondregels qua doel, doelmatigheid en overeenstemming met de vraag strikt worden nageleefd. Want men mag niet uit het oog verliezen dat rechthebbenden, bijslagtrekkenden en rechtgevende kinderen recht hebben op respect voor hun persoonlijke levenssfeer en dat volgens de wettelijke bepalingen gegevens enkel mogen verzameld en meegedeeld worden voor de in de wet bepaalde doelstellingen.

In die zin heeft het Toezichtscomité bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid de machtiging verleend.

2. Administratieve regels en controle

Voor de mededelingen bedoeld onder de punten II.1 en II.2 is de uitdrukkelijke toestemming vereist van het personeel voor wie de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard plaatsvindt.

Elk werkgeversdossier moet dus het gedateerde en ondertekende stuk bevatten waarin de betrokkene uitdrukkelijk zijn toestemming verleent aan het kinderbijslagfonds om dat soort mededeling eenmaal of geregeld te doen.

Dat stuk, voor elk personeelslid apart of in de vorm van een lijst voor werkgevers met veel personeel, moet bevatten wat volgt:

• de formulering van de uitdrukkelijke toestemming met de volledige benaming en het adres van het kinderbijslagfonds dat de gegevens mag meedelen
• het soort sociale gegevens van persoonlijke aard dat meegedeeld mag worden met uitsluiting van alle andere (zie hiervoor de punten II.1 en II.2)
• dat de persoon in kwestie steeds de mededeling van dergelijke gegevens mag verbieden
• de mogelijkheid om:
  - het gebruik dat van de uitdrukkelijke toestemming wordt gemaakt te doen controleren door de toezichthoudende instelling (de R.K.W.)
  - klacht in te dienen bij de commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer als de betrokkene meent dat de hem betreffende sociale gegevens van persoonlijke aard op ongeoorloofde of onrechtmatige wijze worden gebruikt

Als een werkgever verandert van kinderbijslagfonds moet de bevoegd geworden instelling als ze voor de betrokken werknemers hetzelfde soort mededeling wil doen, in het bezit zijn van een copie van de gegeven toestemmingen. Copieën als bedoeld in artikel 173ter GW worden aanvaard.

Voor de mededelingen bedoeld in punt II.2 moet zich bovendien in elk dossier van een werkgever een verklaring bevinden van de werkgever zelf of van het gevolmachtigd erkend sociaal secretariaat, die het volgende bevat :

• de aard van de gevraagde informatie
• de frequentie
• het doel
• de bepaling (arbeidscontract of collectieve arbeids-overeenkomst) die voorziet in de sociale voordelen waarvoor de gegevens gevraagd worden

Als het gaat om louter geschenken die niet worden gegeven op grond van een contractuele of reglementaire bepaling, moet dat in de verklaring van de werkgever of zijn gevolmachtigde vermeld worden.

3. Controle

Conform het bepaalde in artikel 144 GW en in reglement nr. 4 van de Rijksdienst zal controle uitgeoefend worden op de toepassing van deze omzendbrief.

Die controle zal plaatsvinden in het kader van de algemene controle, door afzonderlijke of systematische onderzoeken of op verzoek van betrokken personen.

Ten eerste zal worden nagegaan of voor de soorten mededelingen die plaatsgevonden hebben of waartegen een klacht ingediend is, de vereiste documenten of toestemmingen ingediend zijn (vóór de mededeling) en bewaard worden volgens de onder punt III.2 uiteengezette regels.

Ten tweede zal worden nagegaan of er overeenstemming is tussen de meegedeelde gegevens en:

• de uitdrukkelijke toestemmingen van de betrokkenen en het doel van de mededeling
• de sociale gegevens van persoonlijke aard waarvoor het Toezichtscomité per soort van mededeling machtiging heeft verleend.

De personen die overeenkomstig artikel 144 GW en reglement nr. 4 van de Rijksdienst bevoegd zijn om die controle uit te oefenen, mogen ter plaatse alle documenten inkijken en hebben toegang tot de computerbestanden, zodat ze in alle omstandigheden en in volledige vrijheid kunnen nagaan of de mededelingen door kinderbijslagfondsen aan werkgevers of hun erkende vertegenwoordigers hebben plaatsgevonden volgens de grondregels qua doel, doelmatigheid en overeenstemming met de vraag vanwege de bestemmelingen.

Desgewenst kunnen zij vragen dat hun het origineel of een afdruk van een mededeling via een magnetische drager wordt voorgelegd die een kinderbijslagfonds heeft gedaan aan een werkgever of een erkend en gevolmachtigd sociaal secretariaat.

Over die controles wordt verslag uitgebracht bij het Beheerscomité van de Rijksdienst, overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 van reglement nr. 4.

Bij het begin van elk jaar en uiterlijk tegen 28 februari (de 29e in een schrikkeljaar) brengt de Rijksdienst over de in het afgelopen jaar uitgeoefende controle verslag uit bij het Toezichtscomité bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid.

4. Beveiliging

Overeenkomstig het bepaalde in het koninklijk besluit van 12 augustus 1993 houdende de organisatie van de informatieveiligheid bij de instellingen van sociale zekerheid (zie C.O. 1274 van 12 januari 1994) moeten de diensten die instaan voor de beveiliging van de informatie onder leiding van de eigen veiligheidsconsulent van de kinderbijslaginstelling, erop toezien dat de door deze omzendbrief opgelegde regels op het stuk van beveiliging nageleefd worden.

5. Opmerkingen tot slot

Deze omzendbrief, waarover het Toezichtscomité bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid een gunstig advies uitgebracht heeft, is onmiddellijk van toepassing.