T/1 van 18 april 2019 - Richtlijnen voor de huisbezoeken

T/1 - Mededeling van het VUTG

18 april 2019

Betreft: Richtlijnen voor de huisbezoeken

 

Inhoudstafel

1. Inleiding

De sociale inspectie- en begeleidingsdienst is opgericht bij art. 22 van het decreet van juli 2017 tot oprichting van een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid. Zijn begeleidings- en controleopdracht is beschreven in art. 23 en omvat in elk geval:

• Controleren of de officiële situatie overeenstemt met de werkelijke situatie;
• Gezinnen informeren over hun recht op gezinstoelagen;
• Solvabiliteit controleren in geval van een debet;
• Controleren of de regelgeving wordt nageleefd.

Met deze richtlijnen willen we die opdracht samen als sector te vervullen.

De richtlijnen bevatten de noodzakelijke toelichting en voorbeelden voor de controles aan huis vanaf 1 januari 2019.

Ook wordt uitgelegd hoe de aanvragen van voor 31 december 2018 worden afgewerkt.

Vragen over deze richtlijnen kunnen gericht worden aan de sociale inspectie- en begeleidingsdienst via een mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be.

2. Oude controleaanvragen (voor 31/12/2018)

De controleaanvragen voor 31 december 2018 kunnen tot 31 december 2019 afgewerkt worden in de oude FAMICONTROL-applicatie volgens de oude procedures.Indien de vaststellingen van de controleur leiden tot een verschillende impact volgens de oude en de nieuwe regelgeving worden de uitbetalingsactoren gevraagd dat te vermelden in de feedback (zie verder).

3. Soorten controles

3.1. Dringende controles op initiatief van de uitbetalingsactor 

(art. 4, §1, 1°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot regeling van sommige aspecten van de organisatie en werking van het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid)

De dossierbeheerder vraagt een dringende controle aan in de volgende situaties:

3.1.1. De uitbetalingsactor vermoedt dat de werkelijke situatie van de begunstigden niet of niet meer overeenstemt met de officiële situatie of heeft twijfel over de gezinssituatie

Voorbeelden

• Een kind studeert in het buitenland en woonde in het jaar vóór zijn buitenlandse studies niet in België of een land van de EER.
• Er is twijfel of een kind dat wees werd vóór 1 januari 2019 al dan niet verlaten is door de overlevende ouder. Deze bepaling is niet van toepassing voor kinderen die wees werden vanaf 1 januari 2019, aangezien zij altijd recht hebben op de nieuwe bedragen uit het Groeipakketdecreet, ongeacht de eventuele samenwoonst van de overlevende ouder.
• Een alleenstaande moeder komt naar de balie van de uitbetalingsactor met haar partner en de contacten met de uitbetalingsactor verlopen met de partner.

Opmerking: gehuwde ouders (in België of in het buitenland) die nooit samengewoond hebben, kunnen voortaan als alleenstaand beschouwd worden. Dat geldt ook rechtsperiodes vóór 1 januari 2019.

3.1.2. De uitbetalingsactor heeft ernstige en eensluidende aanwijzingen van fraude

Onder fraude wordt verstaan: de inbreuken van niveau 1 en niveau 2, respectievelijk vermeld in artikel 137 en artikel 138 van het decreet 27 april 2018 tot regeling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid. 

• Inbreuken van niveau 1:
  • Niet-naleven van een regularisatiemaatregel;
  • Wetens en willens nalaten te verklaren dat hij geen recht meer heeft op de toelage.
• Inbreuken van niveau 2:
  • Onjuiste of onvolledige verklaringen om toelagen te verkrijgen;
  • Weigeren verklaringen af te leggen of inlichtingen te verschaffen;
  • Behouden van toelagen door onjuiste verklaringen of door na te laten om noodzakelijke verklaringen af te leggen;
  • Opmaken of gebruiken van valse documenten;
  • Wijzigen van informatie via ict en gebruik maken van vervalste gegevens;
  • Valse namen, adressen, hoedanigheden: doen geloven in een fictief persoon, gezin, gebeurtenis.

Voorbeeld

Het Groeipakket wordt betaald op een rekening buiten de SEPA-zone terwijl de begunstigden in België gedomicilieerd zijn. De uitbetalingsactor ontvangt enkel telefoonoproepen vanuit het buitenland en brieven worden teruggestuurd met de vermelding “verblijft niet meer op het adres”.

3.1.3. De uitbetalingsactor heeft, na uitputting van alle administratieve mogelijkheden, onvoldoende of tegenstrijdige gegevens gekregen via de gegevensstromen binnen het gegevensnetwerk of van de betrokken begunstigden, waardoor hij geen beslissing kan nemen

De uitbetalingsactor moet geen controle aanvragen in de volgende situaties:

• Een moeder verblijft met haar kind in een vluchthuis of opvangcentrum en de uitbetalingsactor heeft attesten ter bevestiging ontvangen.
• Een verwachte geboorte in een gezin dat volgens het Rijksregister als alleenstaand wordt beschouwd: de uitbetalingsactor kan enkel een huisbezoek aanvragen na ontvangst van het elektronische bericht over de geboorte van het kind, aangezien hij tot dan wijzigingen in de gezinssamenstelling (bijvoorbeeld gaan samenwonen met de vader van het kind) kan ontvangen die de controle overbodig maken.

3.1.4. De uitbetalingsactor wil de situatie controleren van het kind dat niet kan bewijzen dat het toegelaten of gemachtigd is om in het Rijk te verblijven of er zich te vestigen

(art. 8, §1, eerste lid, 1°, van het decreet van 27 april 2018 tot regeling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid, met toepassing van art. 2 van het ministerieel besluit van 13 maart 2019 houdende de diverse hoedanigheden van het rechtgevend kind en betreffende de vrijstellingen van de toekenningsvoorwaarden voor de gezinsbijslagen, de startbedragen geboorte en adoptie en de universele participatietoeslagen)

Voorbeeld

Er is twijfel of het kind werkelijk in België verblijft.

De controles zijn 3 maanden geldig.

3.1.5. De uitbetalingsactor vraagt een onderzoek van de solvabiliteit van de begunstigde in geval van terugvordering van ten onrechte verrichte betalingen van toelagen in het kader van het gezinsbeleid.

(art. 23 van het decreet van 7 juli 2017 tot oprichting van een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid, art. 13 van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 juli 2018 tot vaststelling van de nadere regels over de rechten en plichten van begunstigden in hun contacten met uitbetalingsactoren en tot vaststelling van de regels voor de ambtshalve en gedwongen herziening van een beslissing tot toekenning van toelagen in het kader van het gezinsbeleid en art. 14 van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 juni 2018 betreffende de oprichting van een commissie van beroep tegen de beslissing van de uitbetalingsactor over de toelagen in het kader van het gezinsbeleid of tegen het uitblijven ervan)

Er kan een solvabiliteitsonderzoek worden gevraagd in de volgende gevallen:

• in het kader van het opstellen van een afbetalingsplan;
• in het kader van een vraag om af te zien van de terugvordering;
• op verzoek van de geschillencommissie.

Een solvabiliteitscontrole in het kader van een vraag om af te zien van terugvordering kan enkel indien de begunstigden te goeder trouw zijn en zich in een onzekere financiële situatie bevinden. De begunstigde is niet te goeder trouw als hij wist of had moeten weten dat hij geen recht had op de onverschuldigde betaling.

De begunstigde is niet te goeder trouw als:

• hij onverschuldigde bijslag ontving wegens frauduleuze handelingen of valse of bewust onjuiste verklaringen aflegde;
• hij vóór de onverschuldigde betaling informatie had waarvan hij had moeten weten dat die een invloed kon hebben op de gezinsbijslagen (bv. informatie op een controleformulier);
• hij wegens de aard van de betaling zelf had moeten weten dat de betaling onverschuldigd was (bv. dubbele betaling van een zelfde bedrag aan gezinsbijslag voor eenzelfde periode, ...).

3.1.6. De uitbetalingsactor wil nagaan of de jongste begunstigde in de onmogelijkheid is om te reageren op de keuze van de uitbetalingsactor of van de bankrekening. Het bewijs dat de oudste begunstigde moet aanleveren, ontbreekt of biedt onvoldoende zekerheid.

(art. 6, laatste lid, van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 juni 2018 betreffende de aanwijzing van de begunstigden)

De oudste begunstigde kan de uitbetalingsactor of bankrekening kiezen als de jongste begunstigde niet in de mogelijkheid is om te reageren op de intrekking van de oudste begunstigde en als de oudste begunstigde het bewijs van die onmogelijkheid kan leveren aan de uitbetalingsactor. De oudste begunstigde kan bv. een bewijs leveren dat geen geldige toestemming kan gegeven worden omwille van een medische reden (de jongste begunstigde ligt in coma of is opgenomen in de psychiatrie).

3.1.7. De uitbetalingsactor wil bij de terugkeer van de vermoedelijk afwezige ouder de datum van terugkeer vastleggen, als die datum niet op een andere wijze vastgesteld kan worden.

(art. 5 van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018 betreffende de nadere regels voor het verkrijgen van een zorgtoeslag)

De uitbetalingsactor moet enkel een controle aanvragen als de datum van terugkeer niet duidelijk is.

3.2. Dringende systematische controles

(art. 4, §1, eerste lid, 2°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot regeling van sommige aspecten van de organisatie en werking van het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid)

De dossierbeheerder vraagt systematisch een dringende controle aan in de volgende situaties:

3.2.1. Een gezin is niet in het Rijksregister ingeschreven, maar er is een referentieadres of verblijfadres in België gekend.

De controles m.b.t. referentieadressen zijn 6 maanden geldig.

Opmerking: Ook als de betrokkenen een attest van het OCMW kunnen voorleggen waarop hun werkelijke verblijfplaats staat, wordt een controle aan huis gevraagd. Op basis van het attest, dat 6 maanden geldig is, wordt de betaling van de gezinstoelagen aangevat of hernomen. Op basis van het controleverslag wordt de betaling voortgezet of geschorst.

De uitbetalingsactor moet geen controle aanvragen in de volgende situaties:

• Het gezin is ambtshalve geschrapt, er is geen verblijfsadres gekend en post naar het laatste bekende adres wordt teruggestuurd. In dat geval schorst de uitbetalingsactor de betalingen zonder een huisbezoek aan te vragen.
• Indien het referentieadres een adres van het OCMW is en het werkelijke adres van de begunstigde niet gekend is. In dat geval schorst de uitbetalingsactor de betalingen.

3.2.2. In het kader van de toekenning van een sociale toeslag verklaart de begunstigde feitelijk samen te wonen, maar het samenwonen blijkt niet uit de gegevens van het Rijksregister noch uit een van de bewijstukken, vermeld in artikel 3, §2, 1° tot en met 4° en §3, 2° en 3°, van het besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van de nadere regels voor het toekennen van een sociale toeslag. 

(art. 3, § 3, 1°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot vaststelling van de nadere regels voor het toekennen van een sociale toeslag)

De uitbetalingsactor moet geen controle aanvragen als het samenwonen blijkt uit officiële documenten:

• een ontvangstbewijs van de aangifte, vermeld in artikel 7, §1, eerste lid, van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister;
• een attest van de politie dat vaststelt dat de toestand, vermeld in het Rijksregister, niet overeenstemt met de reële situatie;
• een beschikking, vonnis of arrest van een rechtbank of hof;
• een attest van een OCMW dat vaststelt dat de toestand, vermeld in het Rijksregister niet overeenstemt met de reële situatie.
• een vaststelling die gemaakt is door een andere overheidsdienst, waaruit de feitelijke gezinssamenstelling blijkt;
• een beschikking, vonnis of arrest van een rechtbank of hof.

De verklaring een feitelijk gezin te vormen, kan vanuit het standpunt van de gezinstoelagen voordelig zijn in de volgende situaties. Het is dan ook aangewezen in die situaties een controle aan te vragen:

• als de persoon met wie een feitelijk gezin gevormd wordt, langdurig ziek is.
• als de persoon met wie een feitelijk gezin gevormd wordt, geen of weinig inkomsten heeft, waardoor er recht is op een sociale toeslag en dat recht niet zou bestaan door de te hoge inkomsten van de persoon die volgens het rijkregister wel op hetzelfde adres is gedomicilieerd (en met wie de begunstigde verklaart geen feitelijk gezin te vormen, zie verder).

Voorbeeld

Mevrouw X en mevrouw Y zijn op hetzelfde adres gedomicilieerd volgens het rijksregister en worden vermoed een feitelijk gezin te vormen. Hun gezinsinkomsten zijn te hoog om recht te hebben op een sociale toeslag. Mevrouw X verklaart geen feitelijk gezin te vormen met mevrouw Y, maar wel met meneer Z, die volgens het rijksregister niet op hetzelfde adres is gedomicilieerd. Meneer Z heeft geen inkomsten. Er kan dus recht zijn op een sociale toeslag.

3.2.3. In het kader van de toekenning van een sociale toeslag wordt de vorming van een feitelijk gezin weerlegd door verklaringen als vermeld in artikel 3, §4, eerste lid, 6° tot en met 8°, van het besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van de nadere regels voor het toekennen van een sociale toeslag.

(artikel 3, §4, °6, °7 en °8, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot vaststelling van de nadere regels voor het toekennen van een sociale toeslag)

Het betreft de volgende verklaringen: 

• een verklaring van feitelijke gezinsvorming van de niet-verwante persoon met een rechtgevend kind in het gezin;
• een verklaring van feitelijke gezinsvorming van de niet-verwante persoon met een andere persoon dan de begunstigde met dezelfde woonplaats;
• een verklaring van geen feitelijke gezinsvorming van de begunstigde en de niet-verwante persoon in zijn gezin;

Voorbeelden

• De vriend van de dochter woont samen met de dochter en haar moeder.
• Opa woont in het gezin met zijn vriendin.
• Twee zussen wonen samen met de twee kinderen van de oudste zus. De vriend van de jongste, kinderloze, zus komt bij hen wonen.
• Een kennis van de moeder (geen familie) komt in het gezin wonen.

Opmerking: in afwachting van het resultaat van de controle aan huis, wordt de sociale toeslag niet betaald of geschorst.

3.2.4. De begunstigde verklaart dat een kind dat volgens het Rijksregister niet is ingeschreven op hetzelfde adres als de begunstigde, deel uitmaakt van zijn gezin.

(art. 6 van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot vaststelling van de nadere regels voor het toekennen van een sociale toeslag)

Voorbeeld

Grootouders voeden een kleinkind feitelijk op, maar het kind staat gedomicilieerd bij de ouders.

3.2.5. Volgens het Rijksregister wonen de begunstigden die op basis van hun inkomen recht hebben op een sociale toeslag, op hetzelfde adres, maar zijn er twee aparte gezinskernen.

3.2.6. Een kind wordt geboren en staat ingeschreven in het Rijksregister en beide ouders studeren of verblijven in het buitenland.

3.2.7. Een kind wordt geboren in een gezin dat op basis van het Rijksregister als alleenstaand wordt beschouwd en dat op basis van het inkomen een sociale toeslag ontvangt of kan ontvangen.

De uitbetalingsactor vraagt een controle aan ongeacht of het om een eerste of een volgend kind gaat.

De uitbetalingsactor moet geen controle aanvragen:

• als het kind de naam van de moeder draagt;
• als de controle enkel over een periode in het verleden gaat;
• de ouders van het kind elk nog bij hun ouders wonen.

TENZIJ er specifieke vermoedens van fraude zijn of de aanvraag volgt op een klacht.

3.2.8. Twee maanden na elkaar blijven de uitgegeven cheques ongeïnd.

(art. 14, §2, van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 juni 2018 houdende nadere regels betreffende de aanwijzing van de begunstigden van de gezinsbijslagen en de uitbetaling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid)

Opmerking: indien de uitbetalingsactor intussen na contact met de begunstigde(n) voldoende nieuwe gegevens heeft gekregen, kan de controleaanvraag geannuleerd worden.

3.3 Controles vanuit de sociale inspectie- en begeleidingsdienst

(art. 5 van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot regeling van sommige aspecten van de organisatie en werking van het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid en art. 5, § 1, van het ministerieel besluit tot regeling van sommige aspecten van het toezicht en handhaving ten aanzien van de burgers wat betreft de toelagen in het kader van het gezinsbeleid)

Indien het agentschap rechtstreeks informatie krijgt die wijst op fraude, kan het agentschap aan de betrokken uitbetalingsactor vragen een controleaanvraag in te dienen.

De meldingen van fraude zijn: 

• afkomstig van andere inspectiediensten, andere overheidsdiensten of gerechtelijke instanties;
• afkomstig van een burger. 

3.4. Steekproefcontroles

(art. 4, § 1, 3° en § 2, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot regeling van sommige aspecten van de organisatie en werking van het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid)

De dringende controles op initiatief van de dossierbeheerder, de dringende systematische controles en de controles op initiatief van de sociale inspectie- en begeleidingsdienst hebben voorrang.

In een tweede fase zal de sociale inspectie- en begeleidingsdienst aan de uitbetalingsactor kunnen vragen het volgende percentage steekproefcontroles te bezorgen via een mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be:

1. 3 % van de gezinnen die volgens het rijkregister als alleenstaand worden beschouwd, een sociale toeslag ontvangen en waar geen nieuwe geboorte was sinds 1 januari 2019.
2. 10 % van de dossiers waarin verhoogde wezenbijslag uitbetaald wordt en de ouder overleden is vóór 1 januari 2019.

Het bestand met het percentage steekproefcontroles heeft het Excel-formaat en bevat de volgende gegevens:

• Kolom A: "Category" = 1 of 2 (zie lijst hierboven)
• Kolom B: "Service" = nummer uitbetalingsactor bestaande uit 3 cijfers: 901, 902, 903, 904 of 905
• Kolom C: "FileNr" = dossiernummer
• Kolom D: "Title" = mevrouw/mijnheer
• Kolom E: "Name" = familienaam begunstigde
• Kolom F: "FirstName" = voornaam begundtigde
• Kolom G: "INSS" = INSZ begunstigde (11 karakters)
• Kolom H: "Street" = straat
• Kolom I: "Number" = huisnummer
• Kolom J: "Postal code" = postcode
• Kolom K: "Town" = gemeente
• Kolom L: "Urgency Code" = altijd B10
• Kolom M: "File manager name" = dossierbeheerder
• Kolom N: "File manager tel" = telefoonnummer dossierbeheerder
• Kolom O: "Order date" = datum steekproef in formaat dd/mm/jjjj

Indien van toepassing, zal de sociale inspectie- en begeleidingsdienst aan de uitbetalingsactoren vragen om die controles aan te vragen via de groeipakketapplicatie.

4. Indienen, wijzigen of annuleren van een controleaanvraag

4.1. Welke uitbetalingsactor vraagt de controle aan?

Als meerdere uitbetalingsactoren bevoegd zijn voor één gezin, vraagt enkel de uitbetalingsactor die bevoegd is voor de persoon bij wie er een vermoeden van fraude is, een huisbezoek aan.

Bij een nieuwe geboorte moet de uitbetalingsactor die bevoegd is voor het pasgeboren kind het huisbezoek aanvragen, zelfs als andere uitbetalingsactoren in het dossier betrokken zijn.

4.2. Indienen van een controleaanvraag en verplichte vermeldingen

De uitbetalingsactor dient een controleaanvraag in via zijn groeipakketapplicatie:

1. In het dossier op tabblad "Sociale Controle" klikken.
2. Rechts bovenaan het scherm op "Sociale controle aanvragen" klikken.
3. "Persoon", "Type" en "Commentaar" invullen (zie verder).

De aanvraag moet alle relevante elementen van het dossier bevatten.

Elementen die automatisch uit de groeipakketapplicatie komen en dus niet op de aanvraag vermeld moeten worden

• INSZ te controleren persoon (= de persoon bij wie logischerwijze het eerste huisbezoek uitgevoerd moet worden);
• geboortedatum te controleren persoon;
• geslacht te controleren persoon;
• naam en voornaam te controleren persoon;
• nationaliteit te controleren persoon;
• burgerlijke staat te controleren persoon;
• naam partner te controleren persoon;
• INSZ partner te controleren persoon;
• officieel en functioneel adres;
• telefoonnummer te controleren persoon;
• e-mail te controleren persoon;
• naam uitbetalingsactor;
• dossiernummer uitbetalingsactor;
• naam dossierbeheerder;
• e-mail dossierbeheerder
• type controle.

Elementen die op de controleaanvraag vermeld moeten worden in het veld "Commentaar"

• rechtstreekse telefoonnummer dossierbeheerder;
• taal te controleren persoon (bv. als die in faciliteitengemeente woont);
• INSZ van andere relevante personen (bv. de vader) + band van verwantschap;
• socioprofessionele situatie van de begunstigden (voltijds/deeltijds werknemer, zelfstandige, werkloze, invalide, OCMW etc.);
• betaalde gezinstoelagen (basisbedrag en toelagen gesplitst) aan welke begunstigde en voor welke kinderen + periode;
• rekeningnummer;
• is er in het verleden al een controle geweest bij betrokkene (+ dossiernummer);
• korte historiek van het dossier (hebben ze al samengewoond? Zo ja, wanneer en op welk adres? Sinds wanneer zijn de personen gescheiden? Zijn de personen momenteel ingeschreven bij een familielid (bijvoorbeeld de ouders van de persoon)?;
• bij vermoeden van fraude: alle elementen die de fraude doen vermoeden en alle elementen die dat vermoeden weerleggen.

Indien de aanvraag niet volledig is, stuurt de sociale inspectie- en begeleidingsdienst de aanvraag terug naar de uitbetalingsactor.

Eventuele bijlagen (bv. schoolattesten) worden, via mail verstuurd naar inspectie-begeleiding@vutg.be met vermelding van het dossiernummer.

Er mag geen nieuwe dringende aanvraag om een huisbezoek voor hetzelfde dossier ingediend worden als er nog een controle voor dat dossier lopende is. In het geval de uitbetalingsactor bijkomende vragen of informatie heeft, moet hij de sociale inspectie- en begeleidingsdienst inlichten via een e-mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be met vermelding van het dossiernummer.

Als verschillende personen in hetzelfde dossier of hetzelfde gezin gecontroleerd moeten worden, mag slechts één aanvraag ingediend worden. Als te controleren persoon kiest de uitbetalingsactor de persoon bij wie logischerwijze het eerste huisbezoek uitgevoerd moet worden. Daarna duidt de uitbetalingsactor duidelijk op de aanvraag aan welke andere personen eveneens gecontroleerd moeten worden (volledige gegevens: INSZ, adres, …).

4.3. Actoren invoeren

• In bepaalde gevallen moet de controleur een (bijkomend) huisbezoek afleggen bij een persoon die niet in het Vlaams Kadaster ingevoerd is. Om het adres van die persoon in Kring te vinden is het noodzakelijk de persoon in het Vlaams Kadaster in te voeren. In dergelijke situaties vraagt de controleur via een e-mail aan de uitbetalingsactor die de controleaanvraag heeft ingediend, om de persoon in kwestie als vierde actor in het dossier in te voeren. De uitbetalingsactor moet die vierde actor uiterlijk binnen 10 werkdagen na ontvangst van de e-mail invoeren.
   
• De uitbetalingsactor die de controle aanvraagt, mag het invoeren van de relevante actoren in het Vlaams Kadaster niet afsluiten zolang hij het controleverslag niet ontvangen heeft, zodat hij alle relevante informatie onmiddellijk ontvangt via de elektronische fluxen.

4.4. Annuleren of wijzigen van een controleaanvraag

In een eerste fase kan de uitbetalingsactor de controleaanvraag niet annuleren of wijzigen in de groeipakketapplicatie.

In het geval de uitbetalingsactor de controle wil annuleren of bijkomende vragen of informatie heeft, moet hij de sociale inspectie- en begeleidingsdienst inlichten via een e-mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be met vermelding van het dossiernummer.

5. Het resultaat van een controleaanvraag meedelen aan de uitbetalingsactoren

Na het uitvoeren van de controle ter plaatse maakt de gezinsinspecteur zijn/haar conclusie op. Deze conclusies worden via de Groeipakketapplicatie bezorgd aan de dossierbeheerder. De consulent/dossierbeheerder ontvangt na het afsluiten van de controle een taak ‘Sociale controle feedback gevraagd’ in het betrokken dossier.

Wanneer de dossierbeheerder deze taak opent, opent er een scherm met 3 tabbladen: de oorspronkelijke aanvraag (Aanvraag), het resultaat van de controle (Resultaat) én de vraag om feedback in te vullen, namelijk bij een positieve of negatieve regularisatie (Feedback).

Momenteel is het niet mogelijk om via GPA ook bijlagen mee te sturen (zoals bijvoorbeeld het controleverslag, huurcontract, facturen water, gas, elektriciteit, enz.). Deze documenten kunnen,  indien nodig voor het dossier, wel opgevraagd worden  (via inspectie-begeleiding@vutg.be).

De inspecteurs zullen er echter  voor zorgen dat hun conclusie alle nodige elementen bevat die nodig zijn om het juiste gevolg te geven aan de controle ter plaatse.

6. Opvolging van de vaststellingen van de gezinsinspecteurs en feedback

6.1. Opvolging van de vaststellingen van de gezinsinspecteurs

De uitbetalingsactor houdt bij de besluitvorming over de toekenning van de gezinstoelagen van het betrokken gezin of van een ander gezin van dezelfde uitbetalingsactor, rekening met alle vaststellingen van de controleur ter plaatse.

Indien de vaststellingen van de gezinsinspecteur betrekking hebben op het recht op gezinstoelagen van een ander gezin van een andere uitbetalingsactor, brengt de uitbetalingsactor de andere uitbetalingsactor op de hoogte en informeert hij de sociale inspectie- en begeleidingsdienst via mail: inspectie-begeleiding@vutg.be. 

Indien de vaststellingen van de gezinsinspecteur betrekking hebben op het recht op gezinstoelagen in een andere deelentiteit, brengt de uitbetalingsactor de sociale inspectie- en begeleidingsdienst op de hoogte via mail: inspectie-begeleiding@vutg.be. De sociale inspectie- en begeleidingsdienst bezorgt de informatie aan de inspectiedienst van de andere deelentiteit.

Indien de uitbetalingsactor vragen heeft over de vaststellingen van de gezinsinspecteur of niet akkoord gaat met zijn conclusie (bv. omdat hij over nieuwe elementen beschikt), licht de SPOC (zie verder) binnen de 10 werkdagen de sociale inspectie- en begeleidingsdienst in via mail: inspectie-begeleiding@vutg.be. Die gaat na of de argumenten van de uitbetalingsactor gegrond zijn. Na dat onderzoek zullen de inspecteurs het controleverslag valideren, de conclusie van het verslag wijzigen of een nieuwe controle plannen. De sociale inspectie- en begeleidingsdienst engageert zich om binnen de 10 werkdagen een (voorlopig) antwoord te geven. In afwachting van de beslissing of het nieuwe verslag, wordt de kinderbijslag niet geregulariseerd noch teruggevorderd.

Als een begunstigde de conclusies van het verslag betwist, kunnen de eventuele bezwaren of de betwisting van de beslissing door de begunstigde geen aanleiding geven tot een nieuwe controleaanvraag.

6.2. Financiële impact (feedback)

Indien de vaststellingen van de gezinsinspecteur leiden tot een financiële impact in het dossier, geeft de uitbetalingsactor die impact binnen de 10 werkdagen in in de groeipakketapplicatie. Als de uitbetalingsactor de financiële impact niet binnen de termijn kan bezorgen, moet de uitbetalingsactor via een mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be de reden geven waarom hij de feedback niet kan invullen.

Indien de vaststellingen van de gezinsinspecteur gevolgen hebben voor een andere uitbetalingsactor, die daarvan werd ingelicht door de uitbetalingsactor die de controle aanvroeg, geeft ook die uitbetalingsactor binnen de 10 werkdagen na ontvangst van de informatie zijn financiële impact door aan de sociale inspectie- en begeleidingsdienst via mail (inspectie-begeleiding@vutg.be).

Als de uitbetalingsactor naar aanleiding van de controle de niet-toegekende bedragen uitbetaalt, moet het bedrag van die regularisatie als een positief getal (+ EUR) doorgegeven worden. Als de uitbetalingsactor een debet aangemaakt heeft, moet het bedrag als een negatief getal (- EUR) opgegeven worden. Het bedrag in de financiële feedback mag enkel rekening houden met de positieve of negatieve regularisaties als gevolg van het controleverslag.

Naast het positieve of negatieve bedrag vermeldt de uitbetalingsactor in detail waaruit het bedrag bestaat: bv. onverschuldigde sociale toeslag voor de periode van mm/jjjj tot mm/jjjj voor de kinderen X en Y.

Als de vaststellingen van de controleur een verschillende impact hebben voor 31 december 2018 of na 1 januari 2019 worden de uitbetalingsactoren gevraagd dat duidelijk te vermelden in het commentaarveld bij de feedback.

Voorbeeld

Een alleenstaande moeder krijgt in maart 2018 een derde kind van dezelfde vader. Zij ontving de toeslag voor eenoudergezinnen voor het derde kind tot 31 december 2018. De moeder is langdurig werkloos en de vader ontvangt een leefloon. Uit de controle blijkt samenwoonst

sinds november 2016:
→ Er is een negatieve impact van 1 april 2018 tot 31 december 2018: de eenoudertoeslag voor het 3de kind werd onterecht betaald.
→ Vanaf 1 januari 2019 is er geen impact van de samenwoonst want de inkomsten van de ouders liggen onder het grensbedrag om een sociale toeslag te krijgen.

Als de financiële impact nihil is, moet de uitbetalingsactor via mail een duidelijke verantwoording doorgeven.

Als de uitbetalingsactor per vergissing een foutieve feedback doorgaf, stuurt hij de correcte feedback via e-mail (inspectie-begeleiding@vutg.be), met vermelding van het dossiernummer.

Als de feedback verschilt van de verwachte impact (bv. een regularisatie terwijl de gezinsinspecteur een onverschuldigde betaling verwachtte), moet die afwijking duidelijk verantwoord worden.

7. Schorsing van de betalingen naar aanleiding van een controleaanvraag

(art. 77, § 1 en art. 127, eerste lid, van het decreet van 27 april 2018 tot regeling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid, art. 3 van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 juli 2018 houdende de nadere regels over het toezicht, de nalevingsondersteuning en de handhaving ten aanzien van de burgers en de private uitbetalingsactoren, wat betreft de toelagen in het kader van het gezinsbeleid en art. 14, § 2, van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 juni 2018 houdende nadere regels betreffende de aanwijzing van de begunstigden van de gezinsbijslagen en de uitbetaling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid)

De uitbetalingsactor schort de betalingen van de gezinstoelagen geheel of gedeeltelijk op:

• bij ernstige en eensluidende aanwijzingen dat niet meer voldaan is aan een van de toekenningsvoorwaarden van de toelagen;
• bij ernstige en eensluidende aanwijzingen van fraude (zie hoger), die niet zijn vastgesteld door een gezinsinspecteur;

Enkel het deel van de gezinstoelagen waarover ernstige vermoedens van fraude bestaan, wordt opgeschort en dat zolang de situatie die aanleiding gaf tot de opschorting voortduurt.

De betalingen worden opgeschort voor maximaal 6 maanden. De termijn is één keer hernieuwbaar met hoogstens 6 maanden.

De gedeeltelijke of de volledige opschorting van de betaling van de gezinsbijslagen of andere toelagen gaat in 3 maanden na de aanvraagdatum van de controle door de uitbetalingsactor of de sociale inspectie- en begeleidingsdienst.

De termijn van 3 maanden kan ingekort of verlengd worden op verzoek van de uitbetalingsactor of de sociale inspectie- en begeleidingsdienst, bijvoorbeeld als er nieuwe elementen zijn in het dossier of bij niet-medewerking van de begunstigden.

De uitbetalingsactor die beslist om (een deel van de) gezinsbijslagen op te schorten of de opschorting te verlengen, bezorgt de (verlenging van de) opschortingsbeslissing aan de begunstigde met een kennisgeving. De beslissing tot (verlenging van de) opschorting bevat de volgende gegevens: 

• de gezinsbijslagen of andere toelagen in het kader van het gezinsbeleid waarop de (verlenging van de) opschorting betrekking heeft;
• de begindatum, de reden en de duur van de (verlenging van de) opschorting;
• de wijze waarop de opschorting kan worden beëindigd.

Voorbeelden

• De gezinstoelagen worden betaald op een rekening buiten de SEPA-zone terwijl de begunstigden in België gedomicilieerd zijn. De betalingsactor ontvangt enkel telefoonoproepen vanuit het buitenland en brieven worden teruggestuurd met de vermelding “verblijft niet meer op het adres”.
• Twee na elkaar uitgegeven cheques blijven ongeïnd en de gegevens van de begunstigden zijn ongewijzigd.

Opmerking:  een fraudemelding van een burger is op zich niet voldoende om de uitbetalingen te schorsen.

De vraag rijst of de uitbetalingsactor de gezinstoelagen en/of de sociale toeslagen moet beginnen te betalen als nog geen gezinstoelagen en/of toeslagen betaald werden. Bij ernstige vermoedens van fraude moet de uitbetalingsactor, in afwachting van het controleresultaat, het deel van de gezinstoelagen waarop de fraude betrekking heeft niet beginnen te betalen. Het is op basis van de situatie van de begunstigden, en niet op basis van de situatie van het kind, dat bepaald moet worden of de gezinstoelagen al betaald zijn.

Voorbeelden

• Geboorte in een gezin dat volgens het Rijksregister als alleenstaand wordt beschouwd en volgens het inkomen een sociale toeslag kan ontvangen. Er zijn geen aanwijzingen dat het gezin niet alleenstaand zou zijn. 
  → De uitbetalingsactor betaalt de sociale toeslag in afwachting van het controleresultaat.
• Geboorte in een gezin dat volgens het Rijksregister als alleenstaand wordt beschouwd en volgens het inkomen een sociale toeslag kan ontvangen. Er zijn ernstige aanwijzingen dat het gezin niet alleenstaand zou zijn 
  → De uitbetalingsactor betaalt enkel het basisbedrag in afwachting van het controleresultaat.
• Derde geboorte in een gezin dat volgens het rijksregister als alleenstaand wordt beschouwd en dat al een sociale toeslag ontvangt voor de twee oudere kinderen. 
  → De uitbetalingsactor betaalt de sociale toeslag ook voor het derde pasgeboren kind in afwachting van het controleresultaat.
• Bij een nieuw recht voor een gezin uit het buitenland waarvoor nog niet betaald is en waarover een sterk vermoeden bestaat dat de kinderen niet in België worden opgevoed. 
  → De uitbetalingsactor betaalt niet in afwachting van het controleresultaat.

8. Communicatie met de sociale inspectie- en begeleidingsdienst

Zowel de inhoudelijke als de administratieve en technische vragen en informatie over dossiers waarvoor een huisbezoek aangevraagd/uitgevoerd werd, worden naar het centrale e-mailadres van de sociale inspectie- en begeleidingsdienst gestuurd: inspectie-begeleiding@vutg.be.

9. Communicatie met de andere uitbetalingsactoren

Als andere uitbetalingsactoren bevoegd zijn voor hetzelfde gezin, moet de uitbetalingsactor het controleverslag naar de andere betrokken uitbetalingsactoren doorsturen.

De uitbetalingsactor die een huisbezoek heeft aangevraagd, moet alle betrokken (volgende en vorige) uitbetalingsactoren rechtstreeks informeren als de controle een impact kan hebben op de gezinstoelagen betaald door die uitbetalingsactoren. 

Voorbeeld

De gezinsinspecteur stelt vast dat de begunstigden niet op het officiële adres wonen, maar op een adres waar ook een ander gezin woont dat gezinstoelagen ontvangt bij een andere uitbetalingsactor. De informatie die de gezinsinspecteur ter plaatse inwint, moet ook door de uitbetalingsactor van dat gezin behandeld worden. De uitbetalingsactor die de controle aangevraagd heeft, zal dus aan uitbetalingsactor B de relevante elementen over het andere gezin moeten meedelen.

Bij een bevoegdheidsoverdracht moet de uitbetalingsactor de nieuwe uitbetalingsactor informeren dat een huisbezoek aangevraagd of uitgevoerd is (ongeacht of het al dan niet nog relevant is), en moet het de impact van de controle (fraude, onverschuldigde betalingen, niets te melden etc.) en het dossiernummer vermelden. Als de controle uitgevoerd wordt na een bevoegdheidsoverdracht, stuurt de uitbetalingsactor die de controle aangevraagd heeft, het resultaat van de controle door naar de nieuwe uitbetalingsactor.

10. Communicatie met de andere deelentiteiten

(Samenwerkingsakkoord van 14 december 2018 tussen de federale staat, de Vlaamse gemeenschap, het Waalse gewest, de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie en de Duitstalige gemeenschap betreffende de samenwerking tussen inspectiediensten in het kader van de bevoegdheden inzake gezinsbijslagen)

Een samenwerkingsakkoord dat afgesloten werd tussen de verschillende deelentiteiten voorziet dat:

• wanneer een inspectiedienst een vaststelling moet uitvoeren op het grondgebied van een andere deelentiteit, die inspectiedienst een verzoek richt tot de inspectiedienst van de andere deelentiteit. Die laatste inspectiedienst zal dan kosteloos de informatie bezorgen aan de verzoekende inspectiedienst. Zij zal daartoe een controle uitvoeren indien nodig: als de gevraagde informatie reeds beschikbaar is, hoeft de inspectiedienst van de andere deelentiteit geen nieuwe controle uit te voeren.
   
• dat de vaststellingen gedaan door een inspectiedienst van een andere deelentiteit juridisch tegenstelbaar zijn ten aanzien van de burger die gezinsbijslagen geniet onder bevoegdheid van de deelentiteit van de verzoekende inspectiedienst.
   
• dat als een inspectiedienst vaststellingen doet die een gevolg kunnen hebben op de rechten inzake gezinsbijslagen van een andere deelentiteit, zij deze vaststellingen meedeelt aan de bevoegde inspectiedienst.

→ Indien de vaststellingen van de gezinsinspecteur betrekking hebben op het recht op gezinstoelagen in een andere deelentiteit, brengt de uitbetalingsactor de sociale inspectie- en begeleidingsdienst op de hoogte via een mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be en vermeldt daarin het dossiernummer, de betrokken uitbetalingsactor, de periode en de naam en de geboortedatum van de betrokken kinderen. De sociale inspectie- en begeleidingsdienst bezorgt de informatie aan de inspectiedienst van de andere deelentiteit.

11. Communicatie met de begunstigden

De uitbetalingsactor mag de huisbezoeken niet aan de begunstigden aankondigen. Het is aan de gezinsinspecteur om na te gaan of hij zijn bezoek, al naargelang iedere afzonderlijke situatie, al dan niet aankondigt.

De dossierbeheerder blijft de contactpersoon voor de begunstigden. De contactgegevens van de gezinsinspecteurs mogen dus nooit aan de betrokkenen worden meegedeeld. De gezinsinspecteur zal zijn eigen contactgegevens aan de gecontroleerde persoon meedelen wanneer hij de controle uitvoert. Die gegevens dienen enkel om nog ontbrekende informatie in het dossier aan de gezinsinspecteur te bezorgen en om bijvoorbeeld de inspecteur te kunnen contacteren wanneer de begunstigde bij een aangekondigd bezoek niet aanwezig zal kunnen zijn op de voorgestelde controledatum.

Voor vragen over de inhoud van het controleverslag mogen de begunstigden niet naar de sociale inspectie- en begeleidingsdienst doorverwezen worden. Vragen die de begunstigden stellen, kunnen indien nodig door de dossierbeheerder of de SPOC van de uitbetalingsactor aan de dienst sociale inspectie- en begeleidingsdienst (inspectie-begeleiding@vutg.be) gesteld worden.

In brieven aan begunstigden na wijzigingen in het dossier op basis van het controleverslag wordt verzocht de dienst sociale inspectie- en begeleidingsdienst niet te vermelden. Zinnen zoals “De gezinsinspecteur die bij u langsgekomen is, heeft fraude vastgesteld.”, worden beter als volgt geformuleerd: “Bij onderzoek van uw dossier werd fraude vastgesteld.”

Sommige begunstigden vragen een kopie van het verslag van het verhoor. De uitbetalingsactor mag enkel het verslag van het verhoor doorgeven, de bijlagen mogen niet aan hen bezorgd worden.

12. Communicatie met de politiezones, arbeidsauditoraten, de geschillencommissie en andere overheidsdiensten

12.1. SPOC

Elke uitbetalingsactor duidt een SPOC aan voor de opvolging van het antifraudebeleid en geeft zijn contactgegevens via mail door aan de sociale inspectie- en begeleidingsdienst (inspectie-begeleiding@vutg.be).

Indien de SPOC wijzigt, informeert de uitbetalingsactor de sociale inspectie- en begeleidingsdienst via mail (inspectie-begeleiding@vutg.be).

Opgelet! In de controleaanvraag zelf staan de naam en het persoonlijke telefoonnummer van de dossierbeheerder (zie hoger). De dossierbeheerder is in het concrete kader van het huisbezoek namelijk het meest bevoegd om informatie over een dossier te geven aan de gezinsinspecteur.

12.2. Informatie van de arbeidsauditoraten

Alle informatie afkomstig van de arbeidsauditoraten wordt gecentraliseerd bij en verwerkt door de sociale inspectie- en begeleidingsdienst.

Indien de uitbetalingsactor rechtstreeks informatie ontvangt, bezorgt hij die via mail aan de sociale inspectie- en begeleidingsdienst (inspectie-begeleiding@vutg.be).

12.3. Informatie of vragen van andere overheidsdiensten

Alle informatie of vragen van andere overheidsdiensten worden gecentraliseerd bij en verwerkt of beantwoord door de sociale inspectie- en begeleidingsdienst.

12.4 Vragen van de politie of de arbeidsauditoraten

Alle vragen van de politie of de arbeidsauditoraten worden gecentraliseerd bij en beantwoord door de sociale inspectie- en begeleidingsdienst.

Indien de uitbetalingsactor rechtstreeks vragen ontvangt, bezorgt hij die via mail aan de sociale inspectie- en begeleidingsdienst (inspectie-begeleiding@vutg.be).

Indien de sociale inspectie- en begeleidingsdienst informatie uit het dossier nodig heeft naar aanleiding van een vraag van de politie of een arbeidsauditoraat, bevraagt hij de SPOC van de uitbetalingsactor. De uitbetalingsactor bezorgt die informatie binnen de 5 werkdagen aan de sociale inspectie- en begeleidingsdienst via mail (inspectie-begeleiding@vutg.be).

12.5. Vragen van de geschillencommissie

Alle vragen van de geschillencommissie n.a.v. een controle aan huis worden beantwoord door de sociale inspectie- en begeleidingsdienst.

Indien de sociale inspectie- en begeleidingsdienst informatie uit het dossier nodig heeft naar aanleiding van een vraag van de geschillencommissie, bevraagt hij de SPOC van de uitbetalingsactor. De uitbetalingsactor bezorgt die informatie binnen de gevraagde termijn aan de sociale inspectie- en begeleidingsdienst via mail (inspectie-begeleiding@vutg.be).

12.6. Aangiftes bij de arbeidsauditoraten

De sociale inspectie- en begeleidingsdienst doet aangifte bij het arbeidsauditoraat als de controle een fraude uitgewezen heeft.

De sociale inspectie- en begeleidingsdienst doet de aangifte als de financiële impact op de gezinstoelagen bekend is. De uitbetalingsactoren worden dan ook gevraagd in het geval van fraude hun financiële impact binnen de 10 werkdagen via een mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be te bezorgen aan de sociale inspectie- en begeleidingsdienst (zie hoger).

Als andere elementen die de fraude bevestigen of weerleggen in het dossier opduiken, moet de uitbetalingsactor die elementen onmiddellijk doorgeven aan de sociale inspectie- en begeleidingsdienst (inspectie-begeleiding@vutg.be).

Alle informatie afkomstig van de arbeidsauditoraten wordt gecentraliseerd bij en verwerkt door de sociale inspectie- en begeleidingsdienst. De sociale inspectie- en begeleidingsdienst informeert de uitbetalingsactor via een mail naar de SPOC over het gevolg dat het arbeidsauditoraat geeft aan de aangifte. Indien de uitbetalingsactor rechtstreeks informatie ontvangt, bezorgt hij die via mail aan de sociale inspectie- en begeleidingsdienst.