997/5 van 31 mei 1990 - Massale overname van het nationaal identificatienummer van de natuurlijke personen - Toegang tot het Rijksregister van de Natuurlijke Personen + bijlagen + erratum
Tekst
Eerste deel: massale overname van het nationaal identificatienummer van de natuurlijke personen
De omzendbrief 997/4 geeft een overzicht van de fasen die gepland zijn in de massale overname van het nationaal identificatienummer van de rechthebbenden, de bijslagtrekkenden en de rechtgevende kinderen met het oog op de oprichting van het Nationaal Repertorium van de Kinderbijslag (N.R.K.).
INLEIDING
De Rijksdienst heeft dus aan het Rijksregister van de natuurljjke personen (R.R.), via de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, magneetbanden verstuurd met de fonetische opvragingen betreffene de rechthebbenden uit het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden (N.R.R.) voor wie het nationaal nummer niet bekend was.
Deze opvragingen hebben drieërlei antwoorden gegeven:
- personen die op ondubbelzinnige wijze in het Rijksregistergeidentificeerd zijn;
- personen die niet op ondubbelzinnige wijze geidentificeerd zijn: vragen waarvoor verschillende antwooroen zijn teruggevonden betreffende personen die volgens het fonetisch systeem van het Rijksregister als synoniemen worden beschouwd ;
- gevallen die niet zijn teruggevonden in het Rijksregister.
Voor de niet teruggevonden gevallen in het Rijksregister (type c) werd een tweede opvraging verstuurd waarbij een marge var 5 jaar voor de geboortedatum werd toegestaan. De antwoorden op deze tweede opvraging waren tweeërlei:
- a-bis)en b-bis): geïdentificeerde personen (al dan niet op ondubbelzinnige wijze) ;
- c-bis): de nog steeds niet teruggevonden personen in het Rijksregister ondanks de toegestane afwijking op de geboortedatm.
Volgende werkwijze wordt toegepast opdat ieder fonds de nationale nummers van zijn rechthebbenden in zijn eigen bestanden kan invoeren :
- Het fonds ontvangt :
- een tabel die een statistiek van de verschillende soorten antwoorden bevat ;
- een lijst met alle synoniemen voor ieder antwoord van type b);
- een lijst met alle antwoorden van type a-bis) en h-bis).
- Het fonds wordt dan verzocht om de lijst met synoniemen naar de Rijksdienst terug te sturen nadat het uit de antwoorden van het Rijksregister de juise heeft aangekruist.
- De Rijksdienst stuurt dan naar het fonds, op een magnetische drager, een bestand met alle nationale nummers uit de antwoorden van type a) en de antwoorden van type b) en type a-bis) en b-bis) die op de lijsten werden aangekruist.
- De gevallen die ondanks de tweede reeks opvragingen ongeïdentificeerd zijn gebleven (antwoorden van type c-bis)), zullen achteraf behandeld worden op een specifieke manier die zal vastgesteld worden op grand van de analyse van deze bijzondere gevallen.
De ervaring toont aan dat gemiddeld ongeveer 85 à 90 % van de gevallen tot type a) behoren, d.w.z. dat zij bij de eerste opvragingen op ondubbelzinnige wijze geïdentificeerd zijn en dus zonder manuele tussenkomst kunnen behandeld worden.
VERWERKING VAN DE SYNONIEMEN (antwoorden van type b)
Voor elk fonetische opvraging waarvoor verschillende synonieme antwoorden bestaan, ontvangt het fonds een lijst met volgende inlichtingen :
- een regel met de "registratie-vraag"
- een regel per synoniem met de volgende gegevens
i nnr (i) naam (i) vn1 (i) vn2 (i) nr (i) str (i) nis (i) gem (i)
i= het volgnummer van het synoniem (1 < en gelijk aan i < en gelijk aan 100)
nnr (i) = het nationaal nummer van het bedoelde synoniem
naam (i) = de naam van het bedoelde synoniem
vn1 (i) = de eerste voornaam van het bedoelde synoniem
vn2 (i) de tweede voornaam van het bedoelde synoniem
nr (i) = het huisnummer van het bedoelde synoniem
str (i) = de woonstraat van het bedoelde synoniem
nis (i) de cocle NIS (Nationaal Instituut van de Statistiek) van de gemeente waar het bedoelde synoniem woont
gem (i) = de gemeente waar het bedoelde synoniem woont.
Om het juiste nationaal nummer te vinden, moet deze synoniemenlijst vergeleken worden met het kinderbijslagdossier waarvan het nummer (syntaxis nummer van het N.R.R.) op het einde van de "registratie-vraag" staat (1ste regel). Aan de hand van het adres van de rechthebbende (terug te vinden in het dossier) zou men het goede antwoord moeten kunnen terugvinden. Deze vergelijking moet dus manueel gebeuren.
De nationale nummers die uitgekozen zijn, moeten daarna in het N.R.R. worden ingevoerd. Daartoe moet ieder fonds zijn lijst van synoniernen naar de Rijksdienst terugsturen na er voor elke vraag het juiste antwoord duidelijk te hebben op aangekruist. Als bijlage 1 gaat een voorbeeld van zo'n lijst en de manier waarop de juiste nationale nummers moeten worden aangekruist.
Deze lijst zal U worden toegestuurd tijdens de week van 4 tot 8 juni 1990 en moet uiterlijk tegen VRIJDAG 29 JUNI 1990 naar de directie van de Controle teruggestuurd worden.
Aan de hand van de door ieder fonds teruggezonden lijst zal de Rjjksdienst ervoor zorgen dat voor iedere rechthebbende het nationaal nummer in het N.R.R. wordt ingevoerd.
VERWERKING VAN DE TWEEDE REEKS OPVRAGINGEN (antwoorden van type a-bis) en b-bis))
Voor de tweede reeks opvragingen waarvoor een marge van 5 jaar voor de geboortedatum in acht is genomen (antwoorden type a-bis) en b-bis)), ontvangt het fonds een lijst met dezelfde inlichtingen als voor de synoniemen uit de eerste reeks opvragingen (antwoord type b).
Zelfs de gevallen waarvoor één enkel antwoord is teruggevonden, zijn in deze lijst opgenomen. Aangezien bij deze opvragingen de geboortedatum van de voorgestelde antwoorder niet dezelfde is als deze uit het N.R.R., kan men het antwoord niet automatisch als correct aanvaarden. Zelfs wanneer er dus maar één antwoord is, moet men het manueel controleren door vergelijking met het kinderbijslagdossier.
Deze lijst zal U worden toegestuurd tijdens de week van 4 tot 8 juni 1990 en moet uiterlijk tegen VRIJDAG 29 JUNI 1990 naar de directie van de Controle teruggestuurd worden.
Het fonds verwerkt deze lijst op dezelfde manier als de synoniemenlijst uit de eerste reeks van opvragingen.
VERZENDEN VAN DE ANTWOORDEN OP MAGNETISCHE DRAGER
Zodra het fonds zijn synoniemenlijsten teruggezonden heeft, zal het op een magnetische drager een bestand ontvangen van alle gevallen waarvoor in het Rijksregister één enkel nummer is teruggevonden en van de antwoorden die op de twee eynoniemenlijsten zijn aangekruist.
Alle nationale nummers die als resultaat van de twee voorgaande verrichtingen teruggevonden werden antwoorden van type a), antwoorden van type b) en a-bis) en b-bif!) na verwerking van de synoniemenlijsten zullen dus op een magnetische drager gezet worden. Die zal naar het fonds gestuurd worden zodat het de gevonden nationale nummers in zijn eigen bestanden kan invoeren.
HET FONDS MOET DUS DE OP DE LISTlNGS AANGEKRUISTE ANTWOORDEN NIET MANUEEL INVOEREN IN ZIJN BESTANDEN.
De syntaxis van de registraties op de magnetische drager is de volgende :
| Positie | Lengte | Omschrijving |
| 1 - 21 | 21 | Stamnummer van de rechthebbende op 8 maart 1990, de syntaxis van het nummer is deze van het N.R.R. |
| 22 - 32 | 11 | Nationaal nummer |
Elk fonds zal dit bestand zodanig verwerken dat het de gevonden nationale nummers in zijn eigen bestanden kan invoeren.
De magnetische drager zal dezelfde zijn als dieg ne die het fonds gebruikt voor cte bijwerkingen van het N.R.R.:
1° Voor een band
dichtheid: 1600 tot 6250 bpi (afhankelijk van het fonds)
label: geen
naam van het bestand: rn ccc
formaat: EBCDIC
recsize: 32 (records met vaste lengte)
bloksize: 6400
2° Voor een diskette
formaat: 3"1/2 of 5"1/4 (afhankelijk van het fonds)
naam van het bestand: rn.ccc
formaat: ASCII
recsize: 32 - ieder record eindigt met een "carriage return"-karakter.
ADMINISTRATIEVE PROCEDURES
De Rijksdienst neemt de taak op zich om de nationale nummers in het N.R.R. in te voeren en een bestand naar het fonds te stur n zodat het die nationale nummers in zijn eigen bestanden kan invoeren.
Orn het aantal bijwerkingen van het N.R.R. te beperken, wordt het fonds bij de verwerking van het bestand van de Rijksdienst gevraagd, ervoor te zorgen dat de invoering van de nationale nummers in zijn eigen bestanden gcen wijziging in het N.R.R. veroorzaakt, zonder de andere wekelijkse wijzigingen af te schaffen.
Nochtans moeten de twee verrichtingen voor het invoeren van de nationale nummers, in het N.R.R. door de Rijksdienst enerzijds en in de bestanden van het fonds anderzijds, gelijktijdig verlopen om te voorkomen dat een bijwerking van het fonds een door de Rijksdienst ingevoerd nationaal nummer van het N.R.R. zou schrappen, zoals het onderstaand voorbeeld aantoont:
dag 1: Het N.R.R. bevat de registratie van DUPONT JEAN, geboren op 10 maart 1945 ; nationaal nummer onbekend
dag 2 De Rijksdienst voert in het N.R.R. de nationale nummers in van het fonds ccc waar het dossier behandeld wordt. De registratie in het N.R.R. bevat nu volgende inlichtingen over DUPONT JEAN, geboren op 10 maart 1945, nationaal nummer 45031013934
dag 3: De Rijksdienst ontvangt van het fonds ccc de band met bijwerkingen die een verbetering van het aansluitingsnummer bevat. Deze verbetering moet in 2 registraties worden uitgevoerd :
- sluiting van het recht van DUPONT JEAN met het oude aansluitingsnummer
- vestiging van het recht van DUPONT JEAN met het nieuwe aansluitingsnummer
Aangezien het fonds ccc nog niet begonnen is met de massale overname van de nationale nummers in zijn eigen bestanden, bevat de registratie voor vestiging van recht niet het nationaal nummer terwijl dat vroeger wel het geval was.
dag 4: Het fonds ccc begint met de massale overname op basis van het bestand dat de Rijksdienst heeft doorgezonden en waarop de rechthebbende DUPONT JEAN geïdentificeerd is op basis van zijn N.R.R.-nummer van 8 maart 1990. Aangezien deze verrichting geen aanleiding geeft tot bijwerking van het N.R.R., blijft de rechthebbende DUPONT.JEAN zonder nationaal nummer in het N.R.R. (door de verrichting van dag 3)
dag 9: De Rijksdienst overloopt het N.R.R. om het Rijksregister te ondervragne over alle rechthebbenden die geen nationaal nummer hebben. DUPONT JEAN wordt dus opgenomen in de fonetische opvragingen terwijl het fonds ccc zijn nationaal nummer reeds bezit. Het fonds ccc zal dus het antwoord onnodig moeten behandelen.
Volgende werkwijze wordt gevolgd om de twee verrichtingen te synchroniseren :
- het fonds sluit zijn wekelijkse bijwerkingen van het N.R.R. af en stuurt zijn magnetische drager naar de Rijksdienst.
- het fonds voert de nationale nummers in zijn hest.anden in dank zij de door de Rijksdienst bezorgde band.
- men kan de wekelijkse bijwerkingen van de volgende week beginnen door de zone "NATIONAAL NUMMER" telkens in te vullen als dit nummer bekend is.
- de Rijksdienst verwerkt de in 1 } afgesloten bijwerkingen.
- de Rijksdienst voert in het N.R.R. de nationale nummers van het fonds in.
- de procedure van de wekelijkse bijwerkingen herneemt zijn normale gang.
Geen enkel nationaal nummer dat reeds in het N.R.R. is opgenomen, zal gewist worden wanneer elk fonds de in 3} gestelde regel naleeft.
Om verrichting 5} te kunnen voorbereiden, wordt elk fonds geacht de Rijksdienst - directie Controle - ten minste 1 week vooraf te verwittigen wanneer het met verrichting 2} begint.
Alle rechthebbenden die tijdens deze massale overname behandeld worden, zijn die welke geregistreerd waren ln het N.R.R. op het ogenblik van de herlading op 8 maart 1990. Sedertdien zijn door de wekelijkse bijwerkingen van het N.R.R. nieuwe rechthebbenden, mogelijk zonder nationaal nummer, bekend geworden. Dit zal ook zo zijn tijdens de komende weken.
Daarom verzendt de Rijksdienst regelmatig fonetische opvragingen naar het Rijksregister om op die manier die nationale nummers te bepalen. De verwerking gebeurt op dezelfde manier als voor de momenteel aan de gang zijnde massale overname d.w.z. zoals vroeger reeds is beschreven. Het aantal verzendingen is nog niet bepaald omdat dit zal afhangen van het aantal nieuwe rechthebbenden zonder nationaal nummer in het N.R.R.
Er dient te worden opgemerkt dat deze werkwijze van batchgewijze opvragingen in het Rijksregister genoodzaakt is stilaan te verdwijnen ten voordele van de online verbindingen tussen de fondsen en de Rijksdienst enerzijds en tussen de Rijksdienst en de Kruispuntbank van de sociale zekerheid anderzijds.
Wanneer het nationaal nummer van een rechthebbende dus niet bekend is in het N.R.R., zal het Rijksregister vroeg of laat over deze rechthebbende ondervraagd worden. Het antwoord dat volgt, moet dan door het fonds behandeld worden (eventueel manueel wanneer er verschillende synoniemen zijn). Het is dus in het belang van ieder fonds dat de bijwerking van het N.R.R. het nationaal nummer bevat wanneer dit bekend is, anders moet het fonds een antwoord van het Rijksregister behandelen dat het misschien voordien al heeft behandeld.
In het algemeen wordt er dus op aangedrongen dat, zodra een fonds de massale overname van het noLionaal nummer van zijn rechthebbenden heeft uitgevoerd, BIJ ELKE REGISTRATIE VAN EEN BEWEGING IN HET N.R.R. HET NATIONAAL NUMMER WORDT VERMELD, WANNEER HET FONDS DAT NUMMER KENT.
Tot nu toe aarzelden bepaalde fondsen namelijk om de zone voor het nationaal nummer in te vullen, omdat ze vreesden dat hun wekelijkse bijwerkingen gewejgerd zouden worden wanneer een nationaal nummer ongeldig was. Wij herinn ren eraan dat de syntaxis va een geldig nationaal nummer als volgt is :
Geval 1: het Rijksregister kent exact de geboortedatum van de persoon
Het nationaal nummer heeft de waarde JJMMDDNNNCC, waarvan
JJ het jaar is van de geboortedatum van de persoon
MM de maand van de geboortedatum van de persoon
DD de dag van de geboortedatum van de persoon
NNN een volgnummer dat de personen identificeert die op dezelfde dag geboren zijn. Het wordt toegekend in volgorde van de inschrijvingen. Vrouwen heben een paar nummer (002 tot 998) en mannen een onpaar nummer (001 tot 997).
CC een controlegetal dat gelijk is aan 97 min de rest van de deling van de eerste 9 cijfers door 97.
Geval 2: het Rijksregister kent enkel het jaar en de maand waarin de persoon geboren is
Het nationaal nummer heeft de waarde JJMMONNNNCC waarvan
JJ het jaar is van de geboortedatum van de persoon
MM de maand van de geboortedatum van de persoon
NNNN een volgnummer dat de personen identificeert van wie het Rijksregister enkel het geboortejaar JJ kent.
Het wordt toegekend in volgorde van de inschrijvingen. Vrouwen hebben een paar nummer (van 0002 tot 0998, verder van 1002 tot 1998, verder van 2002 tot 2998, enz.).
Mannen hebben een onpaar nummer (van 0001 tot 0997, verder van 1001 tot 1997, verder van 2001 tot 2997, enz.).
CC een controlegetal dat gelijk is aan 97 min de rest van de deling van de eerste 9 cijfers door 97.
Geval 3: het Rijksregister kent enkel het geboortejaar van de persoon
Hier geldt dezelfde regel als voor geval 2, maar MM wordt vervangen door 00.
VOORBEELDEN
- Een vrouw die geboren is op 30 januari 1947 heeft bijvoorbeeld het nummer 47013027909.
Een man die op dezelfde dag geboren is, zou nummer 47013075815 kunnen hebben.
Voor beide gevallen moet in de zone voor de geboortedatum in het N.R.R. 300147 ingevuld worden. - Een vrouw van wie het Rijksregister enkel het geboortejaar kent, bijvoorbeeld 1949, zou nummer 49000047371 kunnen hebben.
Een man van wie het Rijksregister enkel het geboortejaar kent, bijvoorbeeld 1949, zou nummer 49000123882 kunnen hebben.
Voor beide gevallen moet in de zone voor de geboortedatum in het N.R.R. 000049 ingevuld worden.
Tweede deel: toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen
De toepassing van een aantal bepalingen van het koninklijk besluit van 5 december 1986 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de kinderbijslagfondsen bedoeld in artikel 19 van de samengeordende wetten betreffende de kinderbijslag voor loonarbeiders, stelt de toestemming tot het verkrijgen van de vereiste informatie en/of het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen afhankelijk van een nominatieve aanwijzing bij koninklijk besluit. (zie bijlage 2).
De fondsen die aan een instelling van Belgisch recht die een opdracht van algemeen nut vervult, de uitvoering toevertrouwen van de werkzaamheden die
noodzakelijk zijn voor de toegang tot en het gebruik van het nationaal identificatienummer en van de 9 gegevens die in het Rijksregister van de natuurlijke personen geregistreerd en opgeslagen zijn (naam + voornaam ; gehoorteplaats en -datum ; geslacht ; nationaliteit; hoofdverblijfplaats ; plaats en datum van overlijden ; beroep ; burgerlijke staat en gezinssamenstelling) worden bijgevolg verzocht om de vragenlijst in bijlage 3 in te vullen dit wordt gevraagd opdat deze instelling de toestemming zou krijgen voor toegang tot en gebruik van deze gegevens gedurende de periode die nodig is voor de uitvoering van de taken die U aan de instelling opdraagt.
De fondsen kunncn de toepassing vragen van artikel 2, 1id 2, 3° en/of van artikel 2, lid 2, 5° en/of van artikel 4, lid 2, 3° en/of van artikel 5, lid 1, 1° en lid 2, 3° en/of van artikel 5, lid 1, 2° en lid 2, 3° maar voor elke bestuursrechtelijke bepaling waarvan men de toepassing wenst, is het invullen van een vragenlijst VERPLICHT. Deze vragenlijst(en) moet(en) ingevuld teruggezonden worden naar :
Ministerie van Sociale Voorzorg
Algemene Directie van de Studiën en van de Sociale Programmatie
Zwarte Lievevrouwestraat 3C
1000 BRUSSEL
Bijlagen
Erratum van 12 juni 1990
In de twee voorbeelden op pagina 9 moet het woord "vrouw" vervangen worden door het woord "man" en het woord "man" door het woord "vrouw".