997/60 van 22 december 2004 - Bijwerking van de KSZ-Registers (Bis-Register en Register van de geschrapten)

Via het Kadaster van de kinderbijslag en de toepassing van de "fonetische opzoeking" hebt u de mogelijkheid om een KSZ-nummer (bisnummer) te laten toekennen voor personen die geen rijksnummer hebben.

Tot op heden was het, eenmaal dat de gegevens definitief gecodeerd waren (via de functietoets "creëren" van de toepassing "Een nieuw KSZ-nummer toekennen" van Trivia), niet meer mogelijk die bij te werken of een fout te verbeteren.

In overleg met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid ontwikkelde de Rijksdienst een nieuwe structuur voor de bijwerking, on-line of asynchroon, van de gegevens van het KSZ-Register, via het gestandaardiseerd bericht P021. De beschrijving van dit bericht is beschikbaar via de toepassing Trivia op het site "Docs" (klikken op "Hulp", dan op "Documentatie en handleiding voor de gebruiker ", dan op "Beschrijving bericht Kadaster" en tenslotte op "P021").

Naar aanleiding van een vergadering ter voorbereiding van het project, gehouden bij de KSZ, en op uitdrukkelijke aanvraag van deze instelling die de KSZ-repertoria beheert, vindt u hierna een reeks basisregels waaraan men zich moet houden. Deze regels zijn van groot belang, aangezien iedere invoeging of wijziging van een gegeven van de KSZ-registers (bijvoorbeeld een adres, geboortedatum, overlijdensdatum, enz.) automatisch een directe weerslag heeft op het beheer van de dossiers van de sociaal verzekerden door de andere instellingen van de sociale zekerheid (sectoren ziekte- en invaliditeitsverzekering, pensioenen, werkloosheid, enz.).

Algemene regels

• Iedere bijwerking van de gegevens van de KSZ-registers impliceert verplicht het bestaan van een kinderbijslagdossier voor het fonds dat een wijziging wenst in te voeren, en meer in het bijzonder voor de persoon of personen die het onderwerp vormen van een on-line of asynchrone P021;
• Iedere kinderbijslaginstelling die deel neemt aan het "Kadaster"-netwerk is bij het ontvangen van een nieuw gegeven betreffende een van de gegevens van de KSZ-registers verplicht de gegevens van de KSZ-registers bij te werken waar dit aangewezen is. Enkel een "authentieke bron" mag een bijwerking voorstellen, zoals bijvoorbeeld: een aanvraag om gezinsbijslag, de formulieren E401, B.M.24, B. Tun., B. Alg.21, een aanvraag om onderzoek van het recht in het raam van de Europese verordeningen of bilaterale overeenkomsten, of in het raam van het samenwerkingsakkoord met het "Bureau voor Belgische zaken", enz. Het spreekt vanzelf dat enkel correcte gegevens mogen ingevoerd worden ter vervanging van eerder bij de KSZ-registers bekende gegevens, en dat de dossier- of systeembeheerder verantwoordelijk is voor de absolute conformiteit van de gegevens die hij ter bijwerking doorstuurt voor het afsluiten van de verrichting;
• Een bijwerking mag niet als gevolg hebben dat er minder informatie is, bijvoorbeeld door zones blanco te maken die vroeger ingevuld waren en waarvoor geen nieuwe informatie is meegedeeld (zie in dit verband het hoofdstuk " Aandachtspunten voor de verschillende zones", de opmerking betreffende de zone "voornamen");
• Wanneer een bepaalde zone of gegeven een datum van inwerkingtreding vereist, dan mag men er in geen geval automatisch een systeemdatum invoeren, maar moet men de werkelijke datum van inwerkingtreding van het nieuwe gegeven invoeren.

Hiërarchie van de gegevens

Het Nationaal Intermutualistisch College (NIC) speelt een essentiële rol op het vlak van de hiërarchie van de controle van de gegevens van de KSZ-registers.

Het NIC komt op hiërarchisch vlak verplicht tussen wanneer de bij te werken gegevens het onderwerp vormden van een afgeleverde SIS-kaart. De volgende regels moeten op dit punt gevolgd worden:

• Indien de bijwerking een van de gegevens opgenomen op de SIS-kaart betreft, wordt deze bijwerking voorgelegd ter uiteindelijke goedkeuring van het NIC. In een dergelijk geval kan het antwoord verschillende weken in beslag nemen en wordt het via een normale mutatie doorgestuurd (de KSZ en het NIC sloten een overeenkomst die een termijn van dertig kalenderdagen voorziet). Na deze termijn voert de KSZ de gegevens "manueel" in op basis van wat oorspronkelijk werd voorgelegd door de betrokken instelling. De instelling kan eveneens aan de KSZ de authentieke documenten doorsturen op basis waarvan het kinderbijslagfonds zich baseert om de bijwerking voor te leggen (adres KSZ: Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, ter attentie van de ploeg Bis-Register, Sint-Pieterssteenweg 375, 1040 Brussel, betreft: bijwerking van het KSZ-Register);
• Indien het een gegeven betreft dat niet voorkomt op de SIS-kaart, dan bepaalt de KSZ binnen een termijn die niet langer dan een paar dagen mag zijn het antwoord op de voorgelegde bijwerking, doorgestuurd via een normale mutatie.

Te noteren valt eveneens dat de Kruispuntbank vanaf 15 oktober 2004 een automatische blokkering van bepaalde gegevens voor de KSZ invoerde, en dit in het raam van de afwerking van de hiërarchie van de sectoren.

Er zijn twee fasen voorzien, die allebei als code voor de terugkeer "301020" hebben:

• fase 1, het blokkeren betreft de naam, voornaam/voornamen, geboorteplaats en -datum en het geslacht; deze regel is reeds van toepassing voor de ambtshalve geschrapte dossiers; de andere zones blijven vrij toegankelijk en bijwerkbaar;
• fase 2, het blokkeren betreft het overlijden; wanneer een overlijdensdatum wordt ingevoerd door een medewerker van de bisploeg van de KSZ, wordt het bisnummer volledig geblokkeerd voor de rekening van de KSZ en is geen enkele bijwerking nog mogelijk.

De instelling die een bijwerking voorlegt voor gegevens of een dossier geblokkeerd door de KSZ, zal dus een bericht terugkrijgen dat betekent dat de voorgestelde wijzigingen binnen de toepassing van de hiërarchie vallen. Zo nodig zal de KSZ zich in verbinding stellen met de betrokken instelling om de documenten te verkrijgen die de vraag tot bijwerking wettigen.

Deze bijkomende hiërarchie wijzigt in geen enkel opzicht de regels betreffende de hiërarchie die het NIC op dit vlak uitoefent.

Aandachtspunten betreffende de verschillende gegevens

Hieronder worden enkel de gegevens vermeld waaraan bijzondere aandacht moet besteed worden:

Naam
De namen zijn opgegeven in hoofdletters, zonder accenten of andere bijzondere tekens, met uitzondering van het 'accent circonflexe' (^) en het trema (¨) die toegelaten zijn. In dit verband worden de fondsen die een actor wensen te creëren in het Kadaster met een KSZ-nummer, van wie een van de letters van zijn naam een accent circonflexe of een trema bevat, aangeraden om de opname on-line te doen, omdat de huidige XSD-schema's deze tekens niet toelaten bij een asynchrone opname.

Voornaam/voornamen

• Een vermelding van de voornaam/voornamen is altijd verplicht. Als de sociaal verzekerde geen wettelijke voornaam heeft, moet men SPZV (= sans prénom/zonder voornaam) invoeren. Vermeldingen zoals "inconnu", "pas connu" of "niet gekend" zijn niet toegelaten;
• Men moet erop toezien dat men geen informatie kwijtraakt. Indien de zone voordien twee voornamen bevatte en er bij de bijwerking (door vergeetachtigheid of onoplettendheid) maar een enkele voornaam ingevoerd wordt, dan zal de tweede voornaam automatisch verdwijnen en verloren zijn;
• De tweede voornaam mag blanco gelaten worden.

Geboortedatum
Het geboortejaar is verplicht wanneer de geboortedag en/of -maand onbekend zijn. In dat geval moet men "0000" invoeren in de posities voorzien voor de dag en maand van geboorte. De KSZ raadt nadrukkelijk aan om geen fictieve geboortedagen of -maanden in te voeren, omdat dit nadelig is voor de kwaliteit van de gegevens opgenomen in het KSZ-Register waarvan alle instellingen van de sociale zekerheid gebruik maken.

Geboorteplaats
Voor België: de naam van de gemeente aanduiden en de NIS-code van de gemeente in 5 posities
Voor het buitenland: de naam van de plaats aanduiden en de NIS-code van het land.

Adres
Voor de sector RKW moet deze zone ingevuld zijn. Zijn eveneens verplicht:

• de NIS-code van de gemeente (band met de postcode);
• de straatnaam van de hoofdverblijfplaats;
• voor het buitenland (andere code dan 00150) dient men enkel de naam van de verblijfplaats of het land en de postcode op te geven. Een fonds dat over een volledig adres beschikt wordt uiteraard verzocht dit op te nemen in de KSZ-registers.

Voor de ambtshalve geschrapte personen dient men enkel de landcode in het buitenland op te geven (zonder diplomatieke post).

Voor de wezendossiers moet men 00999 opgeven als landcode en " wezendossier/dossier orphelin" in de zone "straat" en " kinderbijslag/allocations familiales" in de zone "code gemeente".

Voor wat betreft het gebruik van de postcodes moeten de fondsen zich richten naar de bijzondere kenmerken voor sommige landen, vermeld in de sectie "ZIPCode " van het bestaande bericht P024 (Toekenning van een KSZ-nummer) in verband met het Verenigd Koninkrijk, Portugal, Canada en de Verenigde Staten van Amerika, en ook naar wat per e-mail is meegedeeld aan de fondsen op 18 oktober 2004 (betreffende Brazilië, Japan en Australië).

Code nationaliteit en burgerlijke stand
Enkel de bestaande codes mogen gebruikt worden.

Datum van overlijden
De ingevoerde datum moet dezelfde zijn als of vallen na de geboortedatum, en mag in geen geval overeenstemmen met een systeemdatum ingevoerd op de dag van de bijwerking van dit gegeven.

De toepassing wordt op 4 januari 2005 beschikbaar, zowel online als asynchroon.

Mijn medewerkers van de dienst Monitoring of van het CIV zijn tot uw beschikking voor verdere inlichtingen of voor alle hulp die u mocht wensen.