997/61 van 16 december 2004 - Multifunctionele aangifte (DMFA) - Onregelmatigheden in de kwaliteit van de gegevens: overgangsoplossingen - Bijkomende richtlijnen
Tekst
De omzendbrief van de Rijksdienst 1348 van 11 februari 2004 en de omzendbrieven 997/56 van 15 maart 2004 en 996/50 van 6 juli 2004 verstrekten aan de kinderbijslagfondsen de richtlijnen betreffende de systematische en gestructureerde verwerking van de RIP- en DMFA-berichten met het oog op het vaststellen van het recht en de bevoegdheid.
Nu de exploitatie van de berichten met betrekking tot de gegevens van het derde kwartaal 2004 een feit is, werd een analyse aangevat van de kwaliteit van de gegevens van de DMFA-berichten bij alle kinderbijslagfondsen.
Naast de losse onregelmatigheden waarvoor een oplossing is gevonden, zijn er drie categorieën van vaak voorkomende en aanzienlijke problemen.
Ondanks de strikte richtlijnen die de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid verspreidt aan de werkgevers (zie het portaal van de sociale zekerheid, website https:///www.socialsecurity.be/), delen die werkgevers (en hun sociale mandatarissen) onsamenhangende en onjuiste gegevens mee, wat leidt tot een risico van onderbrekingen van de provisionele betaling van de kinderbijslag of, omgekeerd, van onverschuldigde betalingen. Deze onregelmatigheden kunnen ook leiden tot een financiële overbelasting van de kinderbijslagregeling ten opzichte van de regeling van de zelfstandigen.
2. Overgangsoplossingen
3. Bijkomende richtlijnen
1. Drie categorieën van steeds terugkerende problemen
1.1. Deeltijdse tewerkstelling
De gegevens betreffende de arbeidstijd zijn vaak op onsamenhangende wijze ingevuld. Zo worden de gegevens, meegedeeld in de zones van het bericht met betrekking tot het uitoefenen van een voltijdse of deeltijdse betrekking, vaak in twijfel getrokken door tegenstrijdige of zelfs omgekeerde tewerks tellingsgraden (zone 50-type van overeenkomst voltijds of halftijds en zones 48 en 49-tewerkstellingsgraad van de werknemer ten opzichte van de referentiepersoon).
Deze gegevens zijn echter van essentieel belang voor de vaststelling van het recht op kinderbijslag in de regeling van de werknemers wanneer dit recht samenloopt met de regeling van de zelfstandigen. Het recht van de werknemer heeft namelijk voorrang op dat van de zelfstandige, met als strikte voorwaarde dat de activiteit van de referentiepersoon tenminste halftijds wordt uitgeoefend (artikelen 59 en 60, KBW).
1.2. Het vrijwel systematisch meedelen van een einddatum van tewerkstelling die samenvalt met het einde van het kwartaal, terwijl de werknemer zich nog altijd onder een arbeidsovereenkomst bevindt.
Deze situatie kan nadelige gevolgen hebben voor de voortzetting van de trimestriële provisionele betaling, die immers afhangt van de ontvangst van de arbeidsprestaties van een tewerkstelling die niet is beëindigd.
De respectieve gegevens over indiensttreding (begin van de arbeidsovereenkomst) en uitdiensttreding (einde van de arbeidsovereenkomst), worden in principe meegedeeld door de DIMONA-berichten (RIP-berichten voor de sector van de kinderbijslag), maar de DIMONA-out-berichten ontbreken in grote mate.
1.3. Het ontbreken van tewerkstellingslijnen
Een groot gedeelte van de DMFA-berichten omvat geen informatie over het eventueel uitoefenen van een activiteit, wat de deur openlaat voor alle mogelijke besluiten, tot en met gewone "vergeten" gegevens.
2. Overgangsoplossingen
De eerder vermelde onderrichtingen (CO 1348 van 11 februari 2004 en de omzendbrieven 997/56 van 15 maart 2004 en 996/50 van 6 juli 2004) beschrijven het correcte beheer van de DMFA-berichten.
Wegens het voorkomen van onregelmatigheden die hun oorsprong vinden in de gebrekkige kwaliteit van de doorgestuurde gegevens, dient men overgangsoplossingen te nemen, in afwachting van de vaststel ling van een kwaliteit die de Rijksdienst al eiste bij de RSZ, door het dringend nemen van maatregelen voor een kwalitatief hoogstaand beheer van de aangiften en door een sensibilisering van de werkgevers en hun sociale mandatarissen.
Deze onregelmatigheden kunnen het elementair recht van de gezinnen op een regelmatige en rechtvaardige betaling aantasten, omdat ze aanleiding geven tot risico's van onderbroken maandelijkse betalingen, of, omgekeerd, onverschuldigde betalingen.
De werkgroep Kadaster/DMFA, samengesteld uit vertegenwoordigers van de Rijksdienst en de kinderbijslagfondsen, maakte een analyse van de onregelmatigheden en de aan te brengen oplossingen.
Met deze onderrichtingen hoopt men de gevallen waarvoor een bijkomend onderzoek vereist is zoveel mogelijk te beperken, waarbij tegelijk ook het risico op onverschuldigde betalingen zoveel mogelijk beperkt wordt.
De overgangsoplossingen hebben betrekking op een bepaalde periode, namelijk de aangiften van het derde en het vierde kwartaal 2004. Op het einde van het eerste kwartaal 2005 zal een evaluatie van de kwaliteit van de DMFA's gemaakt worden, die zo nodig zal aanleiding geven tot een verlenging van de overgangsperiode.
2.1. Deeltijdse tewerkstelling
2.1.1. Bepaling van de onregelmatigheden die problemen opleveren
Sommige berichten, die onregelmatigheden bij de gegevens van de zones 50, 48 en 49 inhouden, dienen aanvaard te worden.
(zie tabel in bijlage)
- voltijds en enkel vermelding van de uren van de referentiepersoon
- voltijds en tewerkstellingsgraad ≥ 1/2
- voltijds en tewerkstellingsgraad < 1/2
- voltijds en uren van de werknemer ≥ 1900*1
- deeltijds en tewerkstellingsgraad = 1
- deeltijds en uren van de werknemer ≥ 1900
De volgende situaties leveren dus problemen op: - voltijds en tewerkstellingsgraad > 1
- voltijds en uren van de werknemer < 1900
- deeltijds en tewerkstellingsgraad > 1
- deeltijds en tewerkstellingsgraad blanco
- deeltijds en uren van de werknemer < 1900
- deeltijds en uren van de werknemer blanco
2.1.2. Mogelijke oplossingen
Voor de onregelmatigheden die problemen opleveren zijn er verschillende middelen tot uw beschikking, en het staat u vrij daarop een beroep te doen. De kinderbijslagfondsen zullen namelijk beroep doen op de ene of de andere mogelijkheid op basis van hun graad van informatisering en het profiel van hun werkgevers:
- een interne confrontatie (in de DMFA zelf) van de zones 50, 48 en 49 met de zones betreffende de effectieve arbeidsprestaties (zones 44, 45, 62, 63 en 64);
Het resultaat zal enkel aanvaard worden in gevallen waar blijkt dat tenminste een halftijdse activiteit wordt uitgeoefend. - een raadpleging van het gegevensbestand "Opvolgingsrepertorium van de RSVZ-attesten", "Personeelsbestand" en "Db DMFA":
indien de raadpleging leidt tot het bepalen van een recht van een andere potentiële rechthebbende, die tenminste halftijds werkt, mag de betaling in de regeling van de werknemers niet onderbroken worden (bijvoorbeeld een moeder die bijslagtrekkende is en minstens halftijds werkt);
omgekeerd, indien de raadpleging niet leidt tot het bepalen van een recht van een andere potentiële rechthebbende, moet een bijkomend onderzoek worden uitgevoerd (bijvoorbeeld de moeder die bijslagtrekkende is en van wie geen beroepsactiviteit bekend is); - een ondervraging van het repertorium van de zelfstandigen (contact met het RSVZ);
- een ondervraging van de werkgever (of zijn sociale mandataris) - (zie omzendbrief 996/50 van 6 juli 2004, punt 3);
- een ondervraging van de sociaal verzekerde (zie omzendbrief 996/50 van 6 ju li 2004, punt 3).
Op te merken valt dat, in geval van een evaluatie die niet via een informaticatoepassing verloopt, de DMFA's betreffende de effectieve rechthebbenden (code-rol 101 in het Kadaster) voorrang moeten krijgen in het kader van de continuïteit van de betalingen.
2.2. Het vrijwel systematisch meedelen van een einddatum van tewerkstelling
Dit zijn de gevallen waarin men geen RIP-out ontvangen heeft noch andere fluxen (bv. RIP-in bij een andere werkgever, flux van de werkloosheid of de ziekte...).
De reglementering voorziet dat in dit geval de provisionele betalingen - hier dus vanaf januari 2005 - moeten onderbroken worden.
Rekening houdend met de vaststelling dat sommige werkgevers systematisch de laatste dag van het kwartaal opgeven als de einddatum van de tewerkstelling, terwijl de tewerkstelling nog niet effectief is beëindigd, mogen de provisionele betalingen tijdens de overgangsperiode niet worden onderbroken, natuurlijk voor zover geen bericht binnengekomen is, zoals hiervoor al gezegd. Als een werkgever met veel rechthebbenden systematisch een einde tewerkstelling vermeld heeft, moeten de fondsen die werkgever contacteren om het contract van de werknemers na te gaan.
De kinderbijslagfondsen moeten goed letten op de continuïteit van het recht als het gezin in het buitenland verblijft.
2.3. Ontbreken van tewerkstellingslijnen
Een niet te verwaarlozen aantal DMFA-berichten vermeldt geen tewerkstellingslijn. Dit "ontbreken" kan grotendeels verklaard worden aan de hand van de aangiften van vakantiejobstudenten (jobstudenten in juli, augustus en september voor de werknemerscodes 840-arbeiders of 841-bedienden) en de aangiften van bijdragen door het Fonds voor Arbeidsongevallen (werkgeverscategorie 027) en het Fonds voor Beroepsziekten (werkgeverscategorie 028).
De tabel in bijlage geeft de gevallen weer waar het operationeel blok " tewerkstellingslijnen" is vervangen door een ander optioneel blok.
3. Bijkomende richtlijnen
Hier worden herinneringen en verduidelijkingen verstrekt.
3.1. Verschillende DMFA's
Wanneer de werknemer in de loop van eenzelfde kwartaal gelijktijdig of opeenvolgend is tewerkgesteld voor de rekening van verschillende werkgevers, dan kan de analyse van verschillende DMFA's vereist zijn voor het bepalen van de bevoegdheid en/of de bepaling van de halftijdse norm.
De eerste ontvangen DMFA kan een minder dan halftijdse tewerkstelling meedelen.
Conform de omzendbrief 996/50 van 6 juli 2004, punt 3, moet in geval van onvolledige informatie de werkgever of de werknemer ondervraagd worden naar de ontbrekende gegevens betreffende de socioprofessionele situatie (bijvoorbeeld een tweede DMFA).
In de praktijk moet die ondervraging plaatsvinden als het recht op de trimestriële provisionele betaling afloopt, dus vanaf het begin van het volgende kwartaal.
3.2. Verschillende "werknemerslijnen"
Dankzij een "werknemerslijn" (zones 36 en 37) kan men de verschillende types van activiteit (arbeidsovereenkomsten) identificeren van een natuurlijke persoon bij een werkgever gedurende een kwartaal.
Een activiteit is gedefinieerd door de combinatie van de werkgeverscategorie en de werknemerscode.
Zelfs al kunnen er in theorie meerdere werknemerslijnen per natuurlijke persoon zijn in een DMFA (cf. richtlijnen van de RSZ), in werkelijkheid leiden die werknemerslijnen tot meerdere DMFA's, elk met een werknemerslijn.
3.3. Verschillende "tewerkstellingslijnen"
Een tewerkstelling (zones 44, 45, 48, 49, 50, 52, 53) komt overeen met een kwalificatie en een kwantificatie van de prestaties die de werknemer levert in de onderneming.
Volgens het geval kunnen er een of meer tewerkstellingen zijn (tenzij punt 2.3. hierboven).
Voorbeeld van verschillende tewerkstellingslijnen:
de werknemer is voltijds tewerkgesteld (zone 50: code 0) tot het einde van de eerste maand, daarna deeltijds (zone 50: code 1) gedurende de twee andere maanden: er zijn twee tewerkstellingen in de werknemerslijn.
3.4. Verschillende "prestatielijnen"
Voor iedere "tewerkstellingslijn" kunnen er verschillende lijnen met prestatiecodes zijn (zone 62), die de aard van de aangegeven dagen of uren meedelen.
De prestatiecodes kunnen gewoon of indicatief zijn:
- de gewone codes delen de dagen mee die gedekt zijn door een bezoldiging of gelijkgesteld met arbeid in de zin van de Kinderbijslagwet (codes 1 tot 26 of 52, 60, 70, 71, 72);
- de indicatieve codes delen de andere dagen of uren mee, die ofwel zonder bezoldiging zijn, ofwel ten laste genomen door een andere sector van de sociale zekerheid (codes 30, 50, 51, 61*, 2
73, 74).
(zie 997/56 van 15 maart 2004 - gids van de gebruiker DMFA)
3.5. Ontbreken van de DMFA
Als de DMFA ontbreekt moet men de toepassing van punt 2.1.2. hierboven combineren met die in omzendbrief 996/50 van 6 juli 2004, punt 3, die meer in het bijzonder de ondervraging van de betrokkenen vermeldt in geval van ontbrekende informatie over de socioprofessionele situatie van de rechthebbende.
3.6. Gebruik van het brevet:
3.6.0. Kwaliteit van het brevet
Het brevet moet ervoor zorgen dat de relevante gegevens voor het recht op kinderbijslag door de kinderbijslaginstelling die erover beschikt correct worden doorgegeven aan een andere kinderbijslaginstelling die ze nodig heeft om de bevoegdheid voor de betaling van de kinderbijslag over te nemen.
Het moet ook dienen om de continuïteit van de kinderbijslagbetalingen te garanderen ondanks de wisseling van instelling of regeling.
De inhoud van het brevet is aan strikte regels onderworpen en het is van kapitaal belang dat aan alle elementen ervan buitengewone zorg wordt besteed.
Maar van de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd redelijk en tolerant te zijn tegenover kleine tekortkomingen van weinig belang.
3.6.1. Bepaling van de begindatum van de termijn van een maand:
Wanneer de gebeurtenis die tot de verzending van het brevet leidt een elektronische flux is, dan bedraagt de termijn voor het doorsturen één maand te rekenen vanaf de datum van verwerking door de KSZ (opgenomen in de prefix van ieder bericht) + zeven dagen.
(zie CO 1348 van 11 februari 2004 - gids van de gebruiker van het brevet, punt 2.2.4.)
In de overgangsperiode moeten de termijnen voor het doorsturen van de brevetten met soepelheid en loyaliteit nageleefd worden.
3.6.2. Bepalen van de bewijskrachtige informatie die tot de verzending van het brevet leidt in geval van verandering van rechthebbende:
Voor een uniforme werkwijze inzake de verzending van het brevet bij verandering van rechthebbende, moeten de kinderbijslagfondsen een overgangsprocedure toepassen die in de lijn ligt van de bestaande regels (cf. omzendbrief van de Rijksdienst 1225 van 26 maart 1990).
De vraag is op welke datum de verandering van rechthebbende moet plaatsvinden.
Concreet, als men een RIP- of DMFA-gegeven ontvangt voor een actor 103 of 106 (bijslagtrekkende of derde die voorrangsgerechtigde kan worden) die voordien zonder beroep of daarmee gelijkgesteld was, welke DMFA leidt dan tot de verzending van het brevet bij verandering van voorrangsgerechtigde rechthebbende?
De verandering van voorrangsgerechtigd rechthebbende heeft uitwerking vanaf de eerste dag van het kwartaal na dat waarin de gebeurtenis plaatsvond, voor zover de voorrangsgerechtigde rechthebbende nog altijd de hoedanigheid van rechthebbende heeft op de eerste dag van dat volgende kwartaal.
Als men een RIP in (= gebeurtenis) ontvangt voor een bijslagtrekkende die mogelijk voorrangsgerechtigd is en voordien zonder beroep was of daarmee gelijkgesteld, moet men de bevestiging van de verandering van bevoegdheid a fwachten, anders gezegd de DMFA van het kwartaal dat de RIP in (= gebeurtenis) dekt. Als de DMFA die het betrokken kwartaal dekt geen datum van uitdiensttreding vermeldt, betekent dat namelijk dat de persoon nog altijd in dienst is, tenminste de 1e dag van het volgende kwartaal.
Het fonds moet dan het ambtshalve brevet naar het nieuw bevoegde fonds sturen binnen de gestelde termijn, dus een maand na de termijn van 7 dagen na de datum van verwerking van het attest bij de KSZ.
Voorbeeld:
Op 17 november 2004 ontvangt het fonds van de stiefvader (fonds A) een RIP in voor de moeder die tot dan zonder beroep was. Die RIP in vermeldt 10 november als datum indiensttreding. Dat is een signaal waar het fonds rekening mee moet houden omdat het mogelijk een verandering van rechthebbende betekent op 1 januari 2005.
Op 10 februari 2005 ontvangt het fonds de DMFA van het 4e kwartaal 2004.
- In de DMFA staat geen datum uitdiensttreding. Fonds A stuurt dus het brevet naar het fonds van de werkgever van de moeder (diens gegevens staan in de RIP) uiterlijk binnen een maand + 7 dagen na de verwerking KSZ. Het betaalt voor de maand februari 2005 en, als het brevet in maart verzonden wordt, ook voor maart 2005 (in april 2005).
- De DMFA vermeldt 20 december 2004 als datum uitdiensttreding. Dat betekent dat de bevoegdheid niet verandert. Fonds A blijft verder betalen uit hoofde van de stiefvader.
NB. Wat voorafgaat geldt voor het automatisch onderzoek naar het recht volgens de nieuwe procedure. Gaat de bevoegdheid over op een instelling waarmee de fondsen volgens de oude procedure werken, dan is het de RIP die leidt tot de verzending van het ambtshalve brevet (met eventueel provisionele betaling in afwachting van de kwitantie).
3.6.3. Gebruik van het nieuwe brevet:
Een addendum wordt gevoegd bij de bijlage 1 van de CO 1348.
Bij punt 2.2.3. Doorsturen van het brevet van rechthebbende (blz. 13) dient men in de rubriek "Brevet van ambtswege" het volgende punt toe te voegen:
"In geval van verandering van voorrangsgerechtigde rechthebbende wordt afgeweken van het principe van het automatisch onderzoek van het recht door instelling A, wanneer blijkt dat bij instelling B reeds een dossier geopend is op naam van deze nieuwe rechthebbende. In dit geval verstuurt het fonds A onmiddellijk een brevet van ambtswege zonder bijkomend onderzoek van het recht van deze rechthebbende (zie, in dezelfde geest, punt 2.2.3. - Brevet na een aanvraag en zie bijlage 2, punt 2.5., eerste streepje)."
(zie CO 1348 van 11 februari 2004 - gids van de gebruiker van het brevet en toepassing van de provisionele betaling)
3.6.4. Welk type brevet gebruiken?
Sinds 1 oktober is het automatisch onderzoek naar het recht de regel tussen instellingen die de nieuwe procedure toepassen. Dat betekent dat sinds die datum uitsluitend de regels van de nieuwe procedure, inbegrepen het gebruik van het nieuwe brevet en de ontvangstmelding ervan per e-mail, van toepassing zijn, ook als de datum waarop de bevoegdheid verandert voor 1 juli 2004 valt.