997/69bis van 28 november 2008 - Distributiebericht inzake de in- en uitschrijvingsgegevens van studenten (D062 in de terminologie van het Kadaster) voor het academiejaar 2008-2009

    Sinds 7 september 2007 stuurt de Rijksdienst naar zijn secundair netwerk het distributiebericht inzake de inschrijvingsgegevens van de niet meer leerplichtige jongeren in een Nederlandstalige onderwijsinstelling in Vlaanderen of Brussel van het secundair of hoger onderwijs (D062 in de terminologie van het Kadaster).

    In samenwerking met het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) verbeterde de Rijksdienst de kwaliteit van dit distributiebericht.

    Deze dienstbrief geeft een volledig overzicht van de gegevens die verstuurd worden voor het school-/academiejaar 2008-2009.

    1. Algemeen

    In uitvoering van art. 62 van de gecoördineerde wetten kunnen de jongeren die na de leerplicht verder studeren of een opleiding volgen hun recht op kinderbijslag behouden tot hun 25ste. Of de jongeren daadwerkelijk studeren of een opleiding volgen wordt elk jaar gecontroleerd door middel van het papieren P7-formulier.

    Een gedeelte van dit formulier (P7A) dient te worden ingevuld door betrokkene zelf, een andere deel (P7B) dient te worden ingevuld door de onderwijsinstelling(en) waar de jongere studeert of een opleiding volgt.

    De gegevens van de Nederlandstalige instellingen voor secundair of hoger onderwijs in Vlaanderen of in Brussel worden elektronisch meegedeeld aan de kinderbijslaginstellingen dankzij de flux D062.

    2. Uitwisseling met de Vlaamse Gemeenschap

    Via deze elektronische attesten ontvangen de kinderbijslaginstellingen voor het school-/academiejaar 2008-2009 alleen gegevens inzake de in- en uitschrijving van de niet meer leerplichtige rechtgevende kinderen in het Nederlandstalig onderwijs in Vlaanderen en Brussel. Er worden dus enkel elektronische attesten verstuurd voor rechtgevende kinderen na de leerplicht ingeschreven in scholen en universiteiten die gesubsidieerd, gefinancierd of erkend zijn door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming.

    Voor studenten die zijn inschreven in één van de hierna volgende types onderwijs of onderwijsinstellingen worden evenwel geen elektronische attesten verstuurd:

    • Centra voor Middenstandsopleidingen (Syntra's)
    • Internationale scholen
    • Private scholen
    • Voorzieningen van Bijzondere Jeugdzorg
    • Centra voor Levensvorming
    • Erkende maar niet gesubsidieerde scholen
    • Europese Scholen
    • Instellingen voor Bijzondere Jeugdzorg
    • Erkende Vormingscentra
    • Instellingen voor niet-schoolgaanden
    • Huisonderwijs
    • Tijdelijke en definitief vrijgestelden
    • Studenten in het buitenland ingeschreven
    • Onderwijs voor sociale promotie (zowel secundair als hoger onderwijs).

    Via deze elektronische gegevensuitwisseling worden voorlopig nog geen gegevens uitgewisseld van rechtgevende kinderen ingeschreven in onderwijsinstellingen gesubsidieerd, gefinancierd of erkend zijn door de Franse of Duitstalige Gemeenschap.

    3. Gegevensgedeelte

    a. Overzicht

    Via het distributiebericht D062 worden de volgende gegevens beschikbaar voor de dossierbeheerders van de kinderbijslaginstellingen:

    A) CertificateIdentification: het betreft de gegevens die betrekking hebben op de identificatie van het attest:

    • CertificateNr: unieke identificatienummer van het attest.
    • CertificateStatus: geeft de status van het attest aan, er zijn twee mogelijke waarden:
      • 1: origineel
      • 3: annulering.
    • CertificateType: geeft het type van het attest aan, er zijn 3 mogelijke waarden:
      • 1: inschrijving
      • 2: wijziging
      • 3: uitschrijving.
    • CertificateSituationNbr: geeft aan om het hoeveelste attest het betreft voor deze persoon binnen éénzelfde schooljaar.
    • CertificateCreationDate: de datum waarop attest werd gemaakt (datum waarop het attest werd doorgestuurd naar KSZ).
    • SchoolYear: deze zone bevat een aanduiding van het schooljaar, bvb. 2008-2009.
    • PersonINSS: Het Identificatienummer van de Sociale Zekerheid (INSZ) van de persoon waarop dit attest betrekking heeft.

    B) InstitutionIdentification: het betreft de elementen die betrekking hebben op de identificatie van de onderwijsinstelling:

    • InstitutionID: unieke identificatienummer van de onderwijsinstelling, een overzichtslijst van alle identificatienummers is beschikbaar via Instellingsnummers.
    • MainStructure: deze zone definieert het type onderwijs, volgende waarden zijn mogelijk:
      • 311: secundair gewoon voltijds
      • 312: secundair deeltijds beroeps
      • 313: secundair gewoon deeltijds zeevisserij (1 school)
      • 321: secundair buitengewoon voltijds
      • 411: hoger voltijds onderwijs
      • 511: universitair voltijds onderwijs.
    • InstitutionBranchID: unieke identificatienummer van de afdeling van de onderwijsinstelling, een overzichtslijst van alle identificatienummers is beschikbaar via Instellingsnummers.
    • AdministrativeGroupID: identificatie van de administratieve groep studenten waarvoor dit attest geldig is, een overzichtslijst van alle administratieve groepen is beschikbaar via Instell ingsnummers of Administratieve groepen.
      Wanneer de zone ContractType waarde 02 of 05 bevat, wordt de zone AdministrativeGroupID met de waarde 0 ingevuld.

    C) EducationIdentification: het betreft de gegevens die betrekking hebben op de gevolgde opleiding. De gegevens hebben ofwel betrekking op het secundair onderwijs ofwel op het hoger onderwijs.

    1) Secondary: wanneer de betrokkene is ingeschreven in het secundair onderwijs:

    • ReferentialDate: datum van de in- of uitschrijving van de jongere in een instelling voor
      secundair onderwijs. De meegedeelde inschrijvingsdatum is de datum van effectieve inschrijving, wat betekent dat de inschrijving met ReferentialDate 01/10/2008 niet mag geïnterpreteerd worden als een inschrijving op 01/09/2008.
    • EducationType: duidt het soort onderwijs aan, er zijn twee mogelijkheden:
      • 1: gewoon onderwijs
      • 2: buitengewoon onderwijs.
    • EducationRegime: geeft het onderwijsvorm aan, er zijn 6 mogelijkheden:
      • 1: ASO (Algemeen secundair onderwijs)
      • 2: TSO (Technisch secundair onderwijs)
      • 3: BSO (Beroeps secundair onderwijs)
      • 4: KSO (Kunst secundair onderwijs)
      • 5: GSO (Gemeenschappelijk secundair onderwijs)
      • 6: 999 (Andere).
    • FullTime: geeft aan het gevolgde onderwijs erkend wordt als voltijds (meer dan 17 uren)
      • false: minder dan 17 uren
      • true: vanaf 17 uren.
    • SpecialSecondaryEducationForm: geeft het type van opleidingsvorm aan wanneer de betrokken student buitengewoon onderwijs volgt (zie de zone EducationType), volgende waarden zijn mogelijk:
      • 1: Sociale aanpassing: deze opleidingsvorm geeft een sociale vorming met het oog op integratie in een beschermd leefmilieu
      • 2: Sociale aanpassing en arbeidsgeschiktmaking: deze opleidingsvorm geeft een algemene en sociale vorming en een arbeidstraining met het oog op integratie in een beschermd leef- en werkmilieu
      • 3: Beroepsonderwijs: deze opleidingsvorm geeft een sociale en beroepsvorming met het oog op integratie in een gewoon leef- en werkmilieu
      • 4: algemeen, beroeps-, kunst- en technisch onderwijs: deze opleidingsvorm geeft een voorbereiding op een studie in het hoger onderwijs en op de integratie in het actieve leven.
    • Level: geeft de graad aan waarin de jongere is ingeschreven, het secundair onderwijs is opgedeeld in 3 tot 4 graden. Indien in deze zone de waarde "M" is vermeld, duidt dit aan dat de student een modulair systeem volgt.
    • YearInLevel: geeft het leerjaar aan waarin de jongeren in deze graad is ingeschreven, er zijn maximum 3 leerjaren in een graad mogelijk.

    2) Higher: wanneer de betrokkene is ingeschreven in het hoger of universitair onderwijs:

    • AdministrativeDate: geldigheidsdatum van de gegevens (bv. bij een wijziging van studiepunten1 ).
    • RegistrationDate: datum waarop de inschrijving in de administratieve groep gebeurde.
    • DeregistrationDate: datum waarop de student zich uitgeschreven heeft uit de administratieve groep.
    • StudyPoints: aantal studiepunten.
    • CanAttainDiploma: geeft aan of het diploma in het betrokken studiejaar kan gehaald worden:
      true of false.
    • RegistrationType: geeft het type van de inschrijving aan, voor het academiejaar 2008-2009 is er maar één mogelijke waarde2 :
      • 1: hoofdinschrijving.
    • ContractType: geeft aan welk contracttype de student heeft gekozen, er zijn vier mogelijke waarden 3 :
      • 01: diplomacontract: inschrijving als "volwaardig student" met het oog op het behalen van een diploma; alle doctoraten zijn opgenomen bij dit type van contract 4
      • 02: creditcontract: inschrijving als "vrije student" met het oog op het behalen van één of meer creditbewijzen; als de waarde 02 is ingevuld, bevat de zone AdministrativeGroupID de waarde 0
      • 04: examencontract diploma: inschrijving met een examencontract met het oog op het behalen van een diploma
      • 05: examencreditcontract: inschrijving met een examencontract met het oog op het behalen van creditbewijzen; wanneer de waarde 05 is ingevuld, bevat de zone AdministrativeGroupID de waarde 0.

    b. Opmerkingen

    Om de gegevens die in het overzicht zijn opgenomen op een correcte manier te interpreteren dient rekening gehouden te worden met de hierna volgende opmerkingen.

    1. Zone SchoolYear

    In principe worden er enkel attesten doorgestuurd die betrekking hebben op het lopende schooljaar.

    2. Zone ReferentialDate in het secundair onderwijs

    Voor alle studenten die zich inschrijven in een instelling van het secundair onderwijs vanaf het schooljaar 2008-2009 deelt de Vlaamse Gemeenschap de effectieve inschrijvingsdatum van de studenten mee.

    De meegedeelde inschrijvingsdatum is de datum van effectieve inschrijving, wat betekent dat de inschrijving met ReferentialDate 01/10/2008 niet mag geïnterpreteerd worden als een inschrijving op 01/09/2008.

    3. Zone Level in het secundair onderwijs

    In het secundair onderwijs is het mogelijk modulaire trajecten te volgen. Bij deze opleidingen wordt het schooljaar onderverdeeld in modules. Een leerling krijgt een deelcertificaat wanneer hij of zij een module met succes heeft afgerond. In principe sluiten deze modules naadloos aan bij mekaar zodat ze samen een volledig schooljaar vormen. Deze opleidingen worden aangeduid via de
    waarde M.

    De niet meer leerplichtige scholieren kunnen er voor kiezen niet alle modules van een schooljaar te volgen. Dit kan evenwel worden opgevolgd via hun inschrijvings- en uitschrijvingsattesten.

    4. Zone FullTime

    De zone FullTime duidt aan of de opleiding in het secundair onderwijs erkend wordt als voltijds in de zin van 17 uren of meer.

    Deze zone kan twee waarden bevatten:

    • false: minder dan 17 uren
    • true: vanaf 17 uren

    5. Zone StudyPoints

    a. Algemeen

    Zoals reeds uitgelegd in CO 1354 van 7 juli 2005 is de keuze voor studenten om studies te spreiden het grootst in de Vlaamse Gemeenschap. Studenten kunnen bij inschrijving kiezen tussen een modeltraject voor een groep studenten of een geïndividualiseerd traject met toestemming van de onderwijsinstelling.

    Deze flexibele studiespreiding heeft voor gevolg dat het exacte aantal studiepunten voor een steeds groter wordende groep studenten nog steeds niet vastligt op 15 november.

    Om die reden heeft de Vlaamse Gemeenschap in haar onderrichtingen voor de hogescholen en universiteiten gevraagd de volgende werkwijze toe te passen:

    • voor alle inschrijvingen waarvoor op 5 november het aantal studiepunten nog niet vastligt, dienen de onderwijsinstellingen ten laatste op 15 november een attest door te sturen
    • in deze attesten dienen de onderwijsinstellingen het verwachte aantal studiepunten aan te duiden en dit door gebruik te maken van de waarden 1 en 2
    • wanneer de instelling verwacht dat het aantal studiepunten minder dan 27 zal bedragen wordt de waarde 1 doorgestuurd
    • wanneer de instelling verwacht dat het aantal studiepunten ten minste 27 zal bedragen wordt de waarde 2 doorgestuurd
    • aangezien geen enkele studierichting minder dan 3 studiepunten kan bedragen, dienen de waarden 1 en 2 enkel geïnterpreteerd te worden als aanduidingen inzake het vermoedelijke aantal studiepunten, de waarden 1 en 2 mogen dus niet worden meegeteld bij het effectieve aantal studiepunten
    • van zodra de onderwijsinstellingen het exacte aantal studiepunten kennen dienen ze dit door te sturen via een wijzigingsattest (CertificateType 2, zie hierna), met andere woorden de waarden 1 en 2 zullen worden vervangen door een exact aantal studiepunten dat minstens 3 bedraagt.
    b. Berekening van het aantal studiepunten

    Voor het academiejaar 2008-2009 past de Vlaamse Gemeenschap een nieuwe procedure toe voor wat betreft de studiepunten die een student gedurende een bepaalde periode opneemt. Concreet betekent dit het volgende:

    1. Op basis van een uitschrijvingsbericht kan hoe dan ook niet verder betaald worden. Dit is een algemeen principe dat geldt voor zowel het punt 2 als 3 hierna.

    2. Indien in het uitschrijvingsbericht een exact aantal studiepunten wordt meegedeeld (geen voorlopige studieomvang 001 of 002) dan worden deze studiepunten bijgehouden, zodat ze bij een latere inschrijving in de loop van het academiejaar kunnen worden samengeteld met de studiepunten in deze latere inschrijving. Indien deze optelling resulteert in minstens 27 studiepunten, kan de betaling vanaf de datum van de latere inschrijving worden hernomen rekening houdende met artikel 48 KBW (zie tabel in bijlage).

    3. Een vermelding van 001 en 002 als studieomvang in het uitschrijvingsbericht, is dus evenmin een basis om verdere betalingen uit te voeren. Zolang het definitief aantal opgenomen studiepunten niet bekend is, kunnen deze "voorlopige studiepunten" niet aangewend worden bij een latere inschrijving, bij gebrek aan juiste gegevens over het aantal studiepunten dat na de uitschrijving opgenomen blijft. Dit aantal opgenomen studiepunten zal uit het latere wijzigingsbericht blijken. Het latere uitschrijvingsbericht met het exact aantal opgenomen studiepunten wordt dan verwerkt volgens het principe uiteengezet onder punt 2 hiervoor.

    Een tabel met verschillende voorbeelden aangaande de berekening van het aantal opgenomen studiepunten en de vaststelling van het recht op kinderbijslag bij de verwerking van de uitschrijvings-, wijzigings- en inschrijvingsberichten is opgenomen als bijlage.

    4. Praktische modaliteiten

    De gegevens van de doorgestuurde attesten hebben onmiddellijk een authentieke waarde en moeten dan ook systematisch beheerd worden.

    De inschrijvingsgegevens van de niet meer leerplichtige jongeren in een Nederlandstalige onderwijsinstelling kunnen op dit moment niet worden geraadpleegd bij de authentieke bron, de Vlaamse Gemeenschap. Om die reden ontwikkelde de Rijksdienst, ter ondersteuning van zijn secundair netwerk, een systeem om de gegevens van deze flux voor een periode van één jaar (vanaf de ontvangst van het attest door de Rijksdienst) raadpleegbaar te houden. Dit hulpmiddel is beschikbaar in de Trivia-toepassing onder "Raadpleging ontvangen attesten".

    U zult verwittigd worden wanneer de gegevens betreffende de inschrijvingen van de niet meer leerplichtige jongeren in een Nederlandstalige onderwijsinstelling kunnen geraadpleegd worden bij de authentieke bron, de Vlaam se Gemeenschap.

    Zoals gebruikelijk kunnen alle technische vragen en meldingen van onregelmatigheden of onvolkomenheden gericht worden aan de dienst Monitoring van het Departement Controle:

    Telefoon: 02-237 23 35 (Nl) - 02-237 23 55 (Fr)
    Fax: 02-237 23 09
    E-mail: monitoringnl@rkw-onafts.fgov.be (Nl)
    monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be (Fr)

    • 1Sommige onderwijsinstellingen sturen niet systematisch alle wijzigingen door in het studieprogramma van de student, maar bewaren ze en delen de meest recente situatie mee; in deze bijzondere gevallen wordt de zone AdministrativeDate ingevuld met de datum van de meest recente wijziging.
    • 2Waarde 2: de bijkomende inschrijving wordt niet langer verstuurd via het bericht D062 voor het school-/academiejaar 2008-2009.
    • 3De twee volgende waarden worden niet langer verstuurd via het bericht D062 voor het school-/academiejaar 2008-2009:
      • 03: examencontract: inschrijving enkel voor het afleggen van examens met het oog op het behalen van een diploma, vergelijkbaar met de vroegere 'middenjury'.
      • 99: doctoraat + doctoraatsopleiding (in deze gevallen is er niet echt sprake van een contract).

    • 4De doctoraten zijn herkenbaar door de waarde 01 in de zone ContractType te koppelen aan de waarden opgenomen in de zone AdministrativeGroupID
    Top