997/69ter van 24 september 2009 - Distributiebericht inzake de in- en uitschrijvingsgegevens van studenten (D062 in de terminologie van het Kadaster) voor het academiejaar 2009-2010

Sinds 7 september 2007 stuurt de Rijksdienst naar zijn secundair netwerk het distributiebericht inzake de inschrijvingsgegevens van de niet meer leerplichtige jongeren in een Nederlandstalige onderwijsinstelling in Vlaanderen of Brussel van het secundair of hoger onderwijs (D062 in de terminologie van het Kadaster).

In samenwerking met het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) verbetert de Rijksdienst elk jaar de kwaliteit van dit distributiebericht.

Deze dienstbrief geeft een volledig overzicht van de gegevens inzake studenten die verstuurd worden naar de kinderbijslagsector voor het school-/academiejaar 2009-2010.

1. Algemeen

In uitvoering van art. 62 van de gecoördineerde wetten kunnen de jongeren die na de leerplicht verder studeren of een opleiding volgen hun recht op kinderbijslag behouden tot hun 25ste. Of de jongeren daadwerkelijk studeren of een opleiding volgen wordt elk jaar gecontroleerd door middel van het papieren P7-formulier.

Een gedeelte van dit formulier (P7A) dient te worden ingevuld door betrokkene zelf, een andere deel (P7B) dient te worden ingevuld door de onderwijsinstelling(en) waar de jongere studeert of een opleiding volgt.

De gegevens van de Nederlandstalige instellingen voor secundair of hoger onderwijs in Vlaanderen of in Brussel worden elektronisch meegedeeld aan de kinderbijslaginstellingen door de Vlaamse Gemeenschap dankzij de flux D062.

2. Uitwisseling met de Vlaamse Gemeenschap

Via deze elektronische attesten ontvangen de kinderbijslaginstellingen voor het school-/academiejaar 2009-2010 alleen gegevens inzake de in- en uitschrijving van de niet meer leerplichtige rechtgevende kinderen in het Nederlandstalig onderwijs in Vlaanderen en Brussel.

Er worden dus enkel elektronische attesten verstuurd voor rechtgevende kinderen na de leerplicht ingeschreven in scholen en universiteiten die gesubsidieerd, gefinancierd of erkend zijn door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming.

Voor studenten die zijn inschreven in één van de hierna volgende types onderwijs of onderwijsinstellingen worden evenwel geen elektronische attesten verstuurd:

• Centra voor Middenstandsopleidingen (Syntra's)
• Internationale scholen
• Private scholen
• Voorzieningen van Bijzondere Jeugdzorg
• Centra voor Levensvorming
• Erkende maar niet gesubsidieerde scholen
• Europese Scholen
• Instellingen voor Bijzondere Jeugdzorg
• Erkende Vormingscentra
• Instellingen voor niet-schoolgaanden
• Huisonderwijs
• Tijdelijke en definitief vrijgestelden
• Studenten in het buitenland ingeschreven
• Onderwijs voor sociale promotie (zowel secundair als hoger onderwijs).

Via deze elektronische gegevensuitwisseling worden voorlopig nog geen gegevens uitgewisseld van rechtgevende kinderen ingeschreven in onderwijsinstellingen gesubsidieerd, gefinancierd of erkend zijn door de Franse of Duitstalige Gemeenschap.

3. Frequentie van het elektronisch bericht D062

De twee voorbije academiejaren 2007-2008 en 2008-2009 ontvingen de kinderbijslagfondsen dagelijks de elektronische berichten D062.

Tijdens het voorbije academiejaar 2008-2009 ontving de kinderbijslagsector in vergelijking met het academiejaar 2007-2008 per student beduidend meer elektronische attesten. Deze attesten gaven steeds aanleiding tot taken voor de dossierbeheerder. Na controle bleken deze attesten echter zelden een terugvordering of bijpassing kinderbijslag voor gevolg te hebben.

Om hier aan tegemoet te komen veranderde de Vlaamse Gemeenschap, op aandringen van de Rijksdienst, de frequentie van het elektronisch bericht D062.

Vanaf 1 september 2009 worden de attesten niet meer dagelijks maar maandelijks doorgestuurd.
In plaats van dagelijks inschrijvings-, wijzigings-, uitschrijvings- en annulatieberichten door te sturen zal de Vlaamse Gemeenschap vanaf 1 september 2009 per inschrijving bij het begin van elke kalendermaand de laatste situatie doorsturen van de voorafgaande kalendermaand, voor zover de situatie verschillend is van de situatie tot dan gekend.

Concreet betekent dit dat de kinderbijslagsector bij het begin van elke kalendermaand de laatst gekende situatie van de voorafgaande kalendermaand zal ontvangen. Wanneer er geen wijzigingen plaatsvinden gedurende een kalendermaand zal er geen attest bij het begin van de volgende maand worden doorgestuurd.

4. Gegevensgedeelte

De gegevens beschikbaar voor de dossierbeheerders van de kinderbijslaginstellingen voor het academiejaar 2009-2010 zijn identiek aan de gegevens die beschikbaar waren voor het academiejaar 2008-2009.

a. Overzicht

De volgende gegevens zijn beschikbaar voor de dossierbeheerders van de kinderbijslaginstellingen:

A) CertificateIdentification: het betreft de gegevens die betrekking hebben op de identificatie van het attest:

• CertificateNr: unieke identificatienummer van het attest.
• CertificateStatus: geeft de status van het attest aan, er zijn twee mogelijke waarden:
  • 1: origineel
  • 3: annulering.
• CertificateType: geeft het type van het attest aan, er zijn 3 mogelijke waarden:
  • 1: inschrijving
  • 2: wijziging
  • 3: uitschrijving.
• CertificateSituationNbr: geeft aan om het hoeveelste attest het betreft voor deze persoon binnen éénzelfde schooljaar.
• CertificateCreationDate: de datum waarop attest werd gemaakt (datum waarop het attest werd doorgestuurd naar KSZ).
• SchoolYear: deze zone bevat een aanduiding van het schooljaar, bvb. 2009-2010.
• PersonINSS: Het Identificatienummer van de Sociale Zekerheid (INSZ) van de persoon waarop dit attest betrekking heeft.

B) InstitutionIdentification: het betreft de elementen die betrekking hebben op de identificatie van de onderwijsinstelling:

• InstitutionID: unieke identificatienummer van de onderwijsinstelling, een overzichtslijst van alle identificatienummers is beschikbaar via Instellingsnummers.
• MainStructure: deze zone definieert het type onderwijs, volgende waarden zijn mogelijk:
  • 311: secundair gewoon voltijds
  • 312: secundair deeltijds beroeps
  • 313: secundair gewoon deeltijds zeevisserij
  • 321: secundair buitengewoon voltijds
  • 411: hoger voltijds onderwijs
  • 511: universitair voltijds onderwijs.
• InstitutionBranchID: unieke identificatienummer van de afdeling van de onderwijsinstelling, een overzichtslijst van alle identificatienummers is beschikbaar via Instellingsnummers.
• AdministrativeGroupID: identificatie van de administratieve groep studenten waarvoor dit attest geldig is, een overzichtslijst van alle administratieve groepen is beschikbaar via Instellingsnumme rs of Administratieve groepen.
  Wanneer de zone ContractType waarde 02 of 05 bevat, wordt de zone AdministrativeGroupID met de waarde 0 ingevuld.

C) EducationIdentification: het betreft de gegevens die betrekking hebben op de gevolgde opleiding. De gegevens hebben ofwel betrekking op het secundair onderwijs ofwel op het hoger onderwijs.

1) Secondary: wanneer de betrokkene is ingeschreven in het secundair onderwijs:

• ReferentialDate: effectieve datum van de in- of uitschrijving van de jongere in een instelling voor secundair onderwijs.
• EducationType: duidt het soort onderwijs aan, er zijn twee mogelijkheden:
  • 1: gewoon onderwijs
  • 2: buitengewoon onderwijs.
• EducationRegime: geeft het onderwijsvorm aan, er zijn 6 mogelijkheden:
  • 1: ASO (Algemeen secundair onderwijs)
  • 2: TSO (Technisch secundair onderwijs)
  • 3: BSO (Beroeps secundair onderwijs)
  • 4: KSO (Kunst secundair onderwijs)
  • 5: GSO (Gemeenschappelijk secundair onderwijs)
  • 6: 999 (Andere).
• FullTime: geeft aan het gevolgde onderwijs erkend wordt als voltijds (meer dan 17 uren)
  • false: minder dan 17 uren
  • true: vanaf 17 uren.
• SpecialSecondaryEducationForm: geeft het type van opleidingsvorm aan wanneer de betrokken student buitengewoon onderwijs volgt (zie de zone EducationType), volgende waarden zijn mogelijk:
  • 1: Sociale aanpassing: deze opleidingsvorm geeft een sociale vorming met het oog op integratie in een beschermd leefmilieu
  • 2: Sociale aanpassing en arbeidsgeschiktmaking: deze opleidingsvorm geeft een algemene en sociale vorming en een arbeidstraining met het oog op integratie in een beschermd leef- en werkmilieu
  • 3: Beroepsonderwijs: deze opleidingsvorm geeft een sociale en beroepsvorming met het oog op integratie in een gewoon leef- en werkmilieu
  • 4: algemeen, beroeps-, kunst- en technisch onderwijs: deze opleidingsvorm geeft een voorbereiding op een studie in het hoger onderwijs en op de integratie in het actieve leven.
• Level: geeft de graad aan waarin de jongere is ingeschreven, het secundair onderwijs is opgedeeld in 3 tot 4 graden. Indien in deze zone de waarde "M" is vermeld, duidt dit aan dat de student een modulair systeem volgt. Vanaf 1 september 2009 wordt het Hoger Beroepsonderwijs georganiseerd door instellingen van het secundair onderwijs opgenomen in de zone Level met de waarde 41 .
• YearInLevel: geeft het leerjaar aan waarin de jongeren in deze graad is ingeschreven, er zijn maximum 3 leerjaren in een graad mogelijk.

2) Higher: wanneer de betrokkene is ingeschreven in het hoger of universitair onderwijs:

• AdministrativeDate: geldigheidsdatum van de gegevens.
• RegistrationDate: datum waarop de inschrijving in de administratieve groep gebeurde.
• DeregistrationDate: datum waarop de student zich uitgeschreven heeft uit de administratieve groep.
• StudyPoints: aantal studiepunten.
• CanAttainDiploma: geeft aan of het diploma in het betrokken studiejaar kan gehaald worden:
  true of false.
• RegistrationType: geeft het type van de inschrijving aan, voor het academiejaar 2009-2010 is er maar één mogelijke waarde:
  • 1: hoofdinschrijving.
• ContractType: geeft aan welk contracttype de student heeft gekozen, er zijn vier mogelijke waarden:
  • 01: diplomacontract: inschrijving als "volwaardig student" met het oog op het behalen van een diploma; alle doctoraten zijn opgenomen bij dit type van contract2
  • 02: creditcontract: inschrijving als "vrije student" met het oog op het behalen van één of meer creditbewijzen; als de waarde 02 is ingevuld, bevat de zone AdministrativeGroupID de waarde 0
  • 04: examencontract diploma: inschrijving met een examencontract met het oog op het behalen van een diploma
  • 05: examencreditcontract: inschrijving met een examencontract met het oog op het behalen van creditbewijzen; wanneer de waarde 05 is ingevuld, bevat de zone AdministrativeGroupID de waarde 0.

b. Opmerkingen

Om de gegevens die in het overzicht zijn opgenomen op een correcte manier te interpreteren dient rekening gehouden te worden met de hierna volgende opmerkingen.

1. Zone SchoolYear

In principe worden er enkel attesten doorgestuurd die betrekking hebben op het lopende schooljaar.
Het is evenwel mogelijk dat er nog attesten worden doorgestuurd na 1 september 2009 die betrekking hebben op vorige academiejaren. Deze attesten volgen de maandelijkse logica voor zover zij werden verstuurd na 1 september 2009.

2. Zone Level in het secundair onderwijs

In het secundair onderwijs is het mogelijk modulaire trajecten te volgen. B ij deze opleidingen wordt het schooljaar onderverdeeld in modules. Een leerling krijgt een deelcertificaat wanneer hij of zij een module met succes heeft afgerond. In principe sluiten deze modules naadloos aan bij mekaar zodat ze samen een volledig schooljaar vormen. Deze opleidingen worden aangeduid via de
waarde M.

De niet meer leerplichtige scholieren kunnen er voor kiezen niet alle modules van een schooljaar te volgen. Dit kan evenwel worden opgevolgd via hun inschrijvings- en uitschrijvingsattesten.

In het secundair onderwijs is het mogelijk om lessen in het kader van het Hoger Beroepsonderwijs te volgen. Vanaf 1 september 2009 wordt het Hoger Beroepsonderwijs georganiseerd door instellingen van het secundair onderwijs opgenomen in de zone Level met de waarde 4.

Het Hoger Beroepsonderwijs kan evenwel ook worden georganiseerd door onderwijsinstellingen voor sociale promotie. De gegevens van deze instellingen worden momenteel niet doorgestuurd via het elektronisch bericht D062.

3. Zone FullTime

De zone FullTime duidt aan of de opleiding in het secundair onderwijs erkend wordt als voltijds in de zin van 17 uren of meer.

Deze zone kan twee waarden bevatten:

• false: minder dan 17 uren
• true: vanaf 17 uren

4. Zone StudyPoints

a. Algemeen

Zoals reeds uitgelegd in CO 1354 van 7 juli 2005 is de keuze voor studenten om studies te spreiden het grootst in de Vlaamse Gemeenschap. Studenten kunnen bij inschrijving kiezen tussen een modeltraject voor een groep studenten of een geïndividualiseerd traject met toestemming van de onderwijsinstelling.

Deze flexibele studiespreiding heeft voor gevolg dat het exacte aantal studiepunten voor een steeds groter wordende groep studenten nog niet vastligt op 15 november.

Om die reden past de Vlaamse Gemeenschap de volgende werkwijze toe:

• voor alle inschrijvingen waarvoor op eind november het aantal studiepunten nog niet vastligt, dient de Vlaamse Gemeenschap via de zending van december een attest door te sturen
• in deze attesten dient de Vlaamse Gemeenschap het verwachte aantal studiepunten aan te duiden, volgende situaties zijn mogelijk :
  • wanneer de onderwijsinstelling de student inschrijft maar deze heeft zijn vakken nog niet vastgelegd, zal de Vlaamse Gemeenschap de waarde 1 doorsturen, vanaf 1 september 2009 wordt de waarde 1 alleen gebruikt om aan te duiden dat de student zich heeft ingeschreven zonder zijn vakken te hebben vastgelegd waardoor het aantal studiepunten op dat moment 0 bedraagt;
  • wanneer de onderwijsinstelling verwacht dat het aantal studiepunten minder dan 27 zal bedragen, stuurt de Vlaamse Gemeenschap vanaf 1 september 2009 het exact aantal studiepunten door (minder dan 27);
  • wanneer de onderwijsinstelling verwacht dat het aantal studiepunten gelijk zal zijn aan of meer dan 27 zal bedragen, stuurt de Vlaamse Gemeenschap de waarde23 door;
• gezien dat geen enkele studieoriëntering minder dan 3 punten kan omvatten, mogen de waarden 1 en 2 enkel worden geïnterpreteerd als voorlopige aanduidingen van studiepunten, de waarden 1 en 2 mogen dan ook niet worden samengevoegd bij het effectieve aantal studiepunten;
• van zodra het exact aantal studiepunten is gekend, dient de Vlaamse Gemeenschap deze kenbaar te maken via een wijzigingsattest (CertificateType 2, zie hierboven), de waarden 1 en 2 worden aldus vervangen door het exact aantal studiepunten.

b. Berekening van het aantal studiepunten

Voor het academiejaar 2009-2010 verstuurt de Vlaamse Gemeenschap maandelijkse attesten die voor wat betreft de door de student opgenomen studiepunten dezelfde procedure volgen van het academiejaar 2008-2009. Concreet betekent dit het volgende:

1. Op basis van een uitschrijvingsbericht kan hoe dan ook niet verder betaald worden. Dit is een algemeen principe dat geldt voor het punt 2 hierna.
2. Indien in het uitschrijvingsbericht een exact aantal studiepunten wordt meegedeeld (geen voorlopige studieomvang 001 of 002) dan worden deze studiepunten bijgehouden, ze dienen bij een latere inschrijving in de loop van het academiejaar te worden samengeteld met de studiepunten in deze latere inschr ijving. Indien deze optelling resulteert in minstens 27 studiepunten, dient de betaling vanaf de datum van de latere inschrijving worden hernomen rekening houdende met artikel 48 KBW.

Een tabel met verschillende voorbeelden aangaande de berekening van het aantal opgenomen studiepunten en de vaststelling van het recht op kinderbijslag bij de verwerking van de uitschrijvings-, wijzigings- en inschrijvingsberichten is opgenomen als bijlage.

5. Wijzigings- en uitschrijvingsattesten

Gedurende het voorbije academiejaar werden naar aanleiding van een uitschrijving 2 attesten opgemaakt. De kinderbijslagsector ontving ten eerste een wijzigingsattest, met ondermeer de mededeling van het aantal opgenomen studiepunten. Ten tweede werd er een uitschrijvingsattest verstuurd, met opnieuw een mededeling van het aantal opgenomen studiepunten.

Vanaf 1 september 2009 zal de kinderbijslagsector in het kader van een uitschrijving maar 1 attest meer ontvangen, meer bepaald een uitschrijvingsattest met vermelding van het aantal studiepunten.

Eén uitzondering: wanneer een onderwijsinstelling verwacht dat het aantal studiepunten gelijk zal zijn of meer dan 27 punten zal bedragen, verstuurt de Vlaamse Gemeenschap de waarde 2 in de zone StudyPoints. Wanneer deze student zich uitschrijft, zal de Vlaamse Gemeenschap eerst een wijzigingsattest doorsturen met vermelding van het aantal punten waarvoor de student was ingeschreven en ten tweede een uitschrijvingsattest met vermelding van het aantal opgenomen studiepunten.

6. Praktische modaliteiten

De gegevens van de doorgestuurde attesten hebben onmiddellijk een authentieke waarde en moeten dan ook systematisch beheerd worden.

De inschrijvingsgegevens van de niet meer leerplichtige jongeren in een Nederlandstalige onderwijsinstelling kunnen op dit moment niet worden geraadpleegd bij de authentieke bron, de Vlaamse Gemeenschap. Om die reden ontwikkelde de Rijksdienst, ter ondersteuning van zijn secundair netwerk, een systeem om de gegevens van deze flux voor een periode van één jaar (vanaf de ontvangst van het attest door de Rijksdienst) raadpleegbaar te houden. Dit hulpmiddel is beschikbaar in de Trivia-toepassing onder "Raadpleging ontvangen attesten".

U zult verwittigd worden wanneer de gegevens betreffende de inschrijvingen van de niet meer leerplichtige jongeren in een Nederlandstalige onderwijsinstelling kunnen geraadpleegd worden bij de authentieke bron, de Vlaamse Gemeenschap.

Zoals gebruikelijk kunnen alle technische vragen en meldingen van onregelmatigheden of onvolkomenheden gericht worden aan de dienst Monitoring van het Departement Controle:

Telefoon: 02-237 23 35 (Nl) - 02-237 23 55 (Fr)
Fax: 02-237 23 09
E-mail: monitoringnl@rkw-onafts.fgov.be (Nl)
monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be (Fr)

• 1Zie verder omzendbrief van de Rijksdienst II/C/999/c154/SN van 15.07.2009 betreffende "Formulier P7 en P7int - Jaarlijkse herziening van het formulier voor de opvolging van de kinderbijslag voor de studenten ingevolge recente juridische ontwikkelingen".
• 2Zoals dit reeds het geval was tijdens het academiejaar 2008-2009, zijn de doctoraten ook tijdens het academiejaar 2009-2010 herkenbaar door de waarde 01 in de zone ContractType te koppelen aan de waarden opgenomen in de zone AdministrativeGroupID.
• 3De waarde 2 blijft gelijk aan de beschrijving opgenomen in CO 1370 van 21 november 2007 betreffende "Controle op het schoolbezoek - Elektronische berichten van de Vlaamse Gemeenschap - Bijkomende instructies als gevolg van de flexibilisering in het hoger onderwijs".