997/73bis van 26 oktober 2011 - Beheer van de aangiften van de werkgevers van onderwijs - Mechanismen voor het automatisch onderzoek naar het recht, de integratie en de regularisatie van de betalingen

Sinds 1 oktober 2008 worden de onmiddellijke aangiften van tewerkstelling (DIMONAPPO) en de kwartaalaangiften (DMFAPPO) van de werkgevers die onder de sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten (RSZPPO) vallen op dezelfde wijze beheerd als die van de werkgevers die onder de sociale zekerheid vallen (DIMONA en DMFA).

Op diezelfde datum hebben de werkgevers van de overheidssector die zelf de kinderbijslag aan hun personeel betalen hun kinderbijslagdossiers geïntegreerd in het Kadaster van de kinderbijslag of zijn zij overgenomen door de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers (artikel 33 van de programmawet van 20 juli 2006 en artikel 28 van de programmawet van 27 april 2007). Sinds 1 oktober 2008 is het systeem van automatisch onderzoek naar het recht ook van toepassing voor die instellingen.

Sinds 1 oktober 2011 werken ook de diensten Onderwijs en Enseignement van de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers mee aan het systeem van automatisch onderzoek naar het recht, met regularisatie aangezien de toegekende gezinsbijslag ten laste is van de betrokken Gemeenschap.

Deze dienstbrief wijzigt dus dienstbrief II/A/997/73/agy van 26 september 2008.

Het systeem van automatisch onderzoek naar het recht wordt hier in herinnering gebracht en er wordt meegedeeld welke instellingen eraan meewerken.

Ook worden de mechanismen voor de integratie van de betaaldatums in het Kadaster en de regularisatie van de rekeningen tussen kinderbijslagstelsels uitgelegd.

1. SYSTEEM VAN AUTOMATISCH ONDERZOEK NAAR HET RECHT

In omzendbrief 1348 van de Rijksdienst van 11 februari 2004 is dit systeem beschreven, dat van toepassing is sinds 1 juli 2004, begindatum van het beheer van de elektronische DIMONA/RIP- en DMFA-berichten (zie ook dienstbrief 996/50 van 6 juli 2004).

Vooraf: de procedure van automatisch onderzoek naar het recht is enkel van toepassing wanneer de twee betrokken kinderbijslaginstellingen aan de procedure deelnemen (zie hierna punt 1.2. Participanten). Zoniet is de procedure van onderzoek door de bevoegde instelling van toepassing.

1.1. Mechanisme

Het automatisch onderzoek naar het recht bestaat erin het recht te doen onderzoeken door de actieve kinderbijslaginstelling (d.w.z. de instelling die de kinderbijslag aan het betalen is, 'KBF A' genoemd) voor rekening van de instelling die bevoegd wordt ('KBF B' genoemd).

Wanneer KBF A bijvoorbeeld (via de DIMONA/RIP- en DMFA-fluxen) verneemt dat de rechthebbende werkt bij een werkgever die van een andere instelling afhangt, moet het:
1. het recht onderzoeken op basis van de nieuwe situatie;
2. voor de continuïteit van de betalingen zorgen door een provisionele betaling, zelfs wanneer, bij verandering van rechthebbende, de vroegere rechthebbende de hoedanigheid van potentiële rechthebbende in het werknemersstelsel niet meer heeft, en op voorwaarde dat de nieuwe rechthebbende die hoedanigheid heeft;
3. het begin van de betalingen door KBF B bepalen;
4. aan dit laatste een brevet van rechthebbende sturen met vermelding van zowel de samenvatting van de elementen van het dossier als de parameters voor de wijziging van de bevoegdheid, van zodra het over alle elementen beschikt om het recht vast te stellen (eventueel uit hoofde van de nieuwe rechthebbende) - zie dienstbrief 997/61 van 16 december 2004.

De modaliteiten voor het doorsturen van het brevet zijn vastgelegd in een 'Gids van de gebruiker' waarvan de laatste versie in de dienstbrief 996/67 van 7 november 2006 opgenomen is, terwijl de laatste versie van het brevet in de dienstbrief 996/77 van 26 juni 2007 te vinden is.

De algemene regel is het 'ambtshalve brevet', d.w.z. het brevet dat 'zonder aanvraag' van KBF A naar KBF B gestuurd wordt van zodra KBF A het recht onderzoc ht heeft, de bevoegdheid van het volgende fonds heeft vastgesteld en de provisionele betalingen stopt. Op dat moment is het volgende fonds in staat de betalingen verder te zetten, vermits het over alle nodige elementen beschikt1 .

De termijn is 1 maand + 7 dagen na de datum van de verwerking van de elektronische flux (met de gebeurtenis die aan de basis ligt van de wijziging van de bevoegdheid) door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.

De volgende instelling beschikt over 20 kalenderdagen om de ontvangst per e-mail te bevestigen2 .

De verantwoordelijkheid van de instellingen voor de gegevens op het brevet is in de bovengemelde gids beschreven.

De regels voor de provisionele betaling zijn vastgelegd in CO 1348 en gebaseerd op het koninklijk besluit van 12 juni 1989.

1.2. Participanten

Instellingen die het mechanisme van het automatisch onderzoek naar het recht toepassen
vanaf 1 oktober 2011

o de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers (behalve de diensten Gewaarborgde Gezinsbijslag, Prestations familiales garanties en residuaire rechten als de Rijksdienst KBF B is), met inbegrip van:
*de werkgevers van de overheidssector voor rekening waarvan de Rijksdienst de dossiers beheert en de kinderbijslag betaalt, ook de Gemeenschappen voor het onderwijspersoneel (artikel 101, 3e lid, 7° en 8° KBW),
*de bureaus die de zogenaamde residuaire rechten3 betalen als de Rijksdienst fonds A is,
* de diensten Onderwijs en Enseignement
o de kinderbijslagfondsen van de werknemerssector,
o de NMBS,
o de RSZPPO voor de werkgevers die onder de sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten ressorteren,
o de werkgevers van de overheidssector die zelf de kinderbijslag betalen en die in het Kadaster geïntegreerd zijn.

Instellingen die het mechanisme van het automatisch onderzoek naar het recht niet toepassen vanaf 1 oktober 2011:

o de diensten Gewaarborgde Gezinsbijslag en Prestations familiales garanties4 ,
o de bureaus die de zogenaamde residuaire rechten betalen als de Rijksdienst fonds Bis5 ,
o de sector van de zelfstandigen.

2. MECHANISMEN VOOR DE INTEGRATIE VAN DE BETAALDATUMS IN HET KADASTER EN VOOR DE REGULARISATIE VAN DE REKENINGEN TUSSEN KINDERBIJSLAGSTELSELS

Als kanaal voor elektronische informatieoverdracht dankzij de integratie van de identificatiegegevens van de actoren die in het Personenrepertorium van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid opgenomen zijn, is het Kadaster van de kinderbijslag een instrument ter voorkoming van dubbele betalingen in het kader van de strijd tegen sociale fraude.

Daarom moeten de werkingsmechanismen ervan strikt toegepast worden, meer bepaald t.o.v. de betalingsdata. Die mechanismen zijn beschreven in de dienstbrief 997/52bis van 13 mei 2011 en moeten door deze dienstbrief aangevuld worden, aangezien elke dossieroverdracht tussen instellingen die onder verschillende stelsels ressorteren (algemeen stelsel, PPO en Staat) sinds 1 oktober 2008 aanleiding geeft tot een regularisatie van de rekeningen.

2.1. Geldige betaling

Een geldige betaling is een betaling die uitgevoerd is in functie van de regels betreffende de bevoegdheid. Het betreft de betaling van kinderbijslag (met inbegrip van de gewaarborgde gezinsbijslag), met dien verstande dat de instelling die het basisbedrag betaalt er ook toe gehouden is de toeslagen te betalen die zouden verschuldigd zijn tijdens de ganse periode van haar tussenkomst, ongeacht of het gaat om provisionele betalingen, definitieve betalingen of betalingen die ten laste van andere sectoren moeten worden teruggestort.

Twee instellingen kunnen niet in het Kadaster voorkomen voor dezelfde betaalperiode en voor hetzelfde kind, waarbij de ene het basisbedrag en de andere enkel de toeslag betaald zou hebben.

2.2. Voorkomen van cumulatie

Onder cumulatie wordt verstaan twee of meer betaalperiodes die elkaar overlappen voor eenzelfde rechtgevend kind in verschillende dossiers.

Om cumulaties te voorkomen is het Kadaster zo georganiseerd dat twee betaalperiodes elkaar niet kunnen overlappen.

Een fonds dat vaststelt dat het de laatste maanden van zijn bevoegdheidsperiode ten onrechte heeft betaald, moet dus de einddatum van de geldige betalingen in het Kadaster wijzigen, zodat die zone de werkelijke geldige betalingen weergeeft. Concreet betekent dit dat met uitzondering van de kinderbijslagfondsen voor werknemers die hun rekeningen niet onderling regulariseren (zie art. 71, § 1 bis, KBW), wanneer een kinderbijslaginstelling in plaats van een andere instelling betaald heeft, de datums van begin en/of einde van geldige betaling moeten worden gewijzigd om de terugbetaling van de betaling in de plaats van de andere instelling mogelijk te maken. De wijzigingen moeten zowel in de interne databanken als in het Kadaster gebeuren, om de werkelijke geldige betalingen weer te geven.

2.3. Procedure

Elke volgende instelling (KBF B) die vanaf een overeengekomen datum (volgens het brevet van rechthebbende) moet betalen, kan maar een begindatum van geldige betaling voor haar eigen bevoegdheid - op het niveau van het kind - invoeren als de oorspronkelijke instelling (KBF A) een einddatum van geldige betaling voor het betrokken kind heeft ingevoerd. Elke einddatum van geldige betaling die door de oorspronkelijke instelling opengelaten wordt, resulteert in een weigering van de integratie van de begindatum van geldige betaling door de volgende instelling.

Daarom is een standaardprocedure uitgewerkt voor de regularisatie van rekeningen.

o KBF A stuurt het brevet naar KBF B en betaalt de kinderbijslag nog voor de maand van de verzending
=> bij de verzending van het brevet voert het de einddatum van geldige betaling in = datum einde van de maand van verzending van het brevet.
o KBF B ontvangt het brevet en stuurt een bericht van ontvangst (e-mail)
=> bij de verzending van het ontvangstbericht voert het de begindatum van geldige betaling in = eerste dag van de maand na het einde van de betalingen door KBF A.
o Na de laatste betaling verstuurt KBF A de vraag om terugbetaling van de kinderbijslag die het in de plaats van de andere instelling betaald heeft (per brief)
=> bij de verzending van de vraag om terugbetaling voert het de einddatum van geldige betaling in = datum einde van de maand met bevoegdheid (geldige betaling).
o KBF B ontvangt de vraag om terugbetaling
=> het voert het de begindatum van geldige betaling in = eerste dag van de maand met bevoegdheid (geldige betaling) en gaat over tot de terugbetaling aan KBF A.

VOORBEELDEN:
Verandering van werkgever

De rechthebbende werkt voor werkgever A die bij de RSZPPO is aangesloten. Deze laatste (KBF A) betaalt hem de kinderbijslag.

Hij treedt uit dienst op 07.11.2011 en begint op 12.11.2011 een activiteit in het onderwijs voor werkgever B die aangesloten is bij kinderbijslagfonds RKW (KBF B).

De verandering van de bevoegdheid vindt plaats op 01.04.2012 aangezien de eerste dag van de referentiemaand voor het voortgezette recht op grond van de nieuwe activiteit 1 februari 2012 is (zie koninklijk besluit inzake de bevoegdheid van 25 april 1997).

Schema van het proces:

Verandering van rechthebbende:

De ouders leven gescheiden en voeden de kinderen in co-ouderschap op. De kinderen wonen bij de bijslagtrekkende moeder.

De RSZPPO (KBF A) betaalt de gewone kinderbijslag op basis van de prestaties van de vader.

Op 4 oktober 2011 verneemt de RSZPPO dat de moeder al sinds 20 oktober 2009 ziek is. Zij is in dienst als leerkracht bij werkgever B, aangesloten bij kinderbijslagfonds RKW (KBF B).
De RSZPPO onderzoekt het recht op de sociale toeslag 50 ter en betaalt intussen provisioneel verder. Op 16 november 2011 stelt de RSZPPO vast dat er vanaf 20 april 2009 en met uitwerking op 1 mei 2009 recht is op de sociale toeslag 50 ter.

Schema van de regularisaties:

2.4. Last van de fout en het debet betreffende de eventuele dubbele betalingen

Als ondanks de tools voor de raadpleging en ter voorkoming van cumulaties die in het Kadaster van de kinderbijslag zijn geïntegreerd, toch blijkt dat twee keer gezinsbijslag van hetzelfde type (kraamgeld, kinderbijslag, adoptiepremie) over dezelfde periode voor hetzelfde kind betaald is, wordt de fout of het debet die eruit volgt ten laste genomen door de instelling die nagelaten heeft de gegevens in het Kadaster tijdig te coderen of die de terugbetalingprocedure niet heeft nageleefd. Vanzelfsprekend moet de volgende instelling (KBF B) die aan het gezin voor de tweede keer het bedrag betaalt dat aan de oorspronkelijke instelling (KBF A) terugbetaald had moeten worden, het beheer en de last van het debet op zich nemen.

3. INWERKINGTREDING

De overschakeling van de oude naar de nieuwe procedure voor de diensten Onderwijs en Enseignement van de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers op 1 oktober 2011 betekent concreet:

3.1. Verandering van werkgever.

De nieuwe procedure van automatisch onderzoek naar het recht geldt voor RIP-in berichten met een begindatum activiteit vanaf 1 oktober 2011 en voor DMFA-berichten vanaf 1 januari 2011 over het vierde kwartaal 2011.

3.2. Andere gevallen

Vanaf 1 oktober 2011 geldt de nieuwe procedure van automatisch onderzoek naar het recht, ongeacht de periode waarop de wijziging betrekking heeft, zelfs al gaat het over een welbepaalde periode die volledig vóór 1 oktober 2011 valt.

Concreet: toepassing van de algemene regel die hiervoor beschreven is onder punt 2.1 Geldige betaling.

De overgangsperiode wordt hoe dan ook afgesloten op 31 maart 2012. Vanaf 1 april 2012 geldt in alle situaties uitsluitend de nieuwe procedure.

Ik dank u voor uw medewerking.

• 1De betalingen kunnen maar voortgezet worden als er een datum van einde betalingen voor KBF A in het Kadaster ingevoerd is. Zoniet moet KBF B contact opnemen met KBF A opdat dit laatste fonds onverwijld het nodige doet.
• 2Zie dienstbrieven 996/49 van 17.06.2004 en 996/49bis van 13.10.2004.
• 3Dat zijn de rechten gebaseerd op de artikelen 56 quinquies, 56 sexies, 56 septies, 56 undecies en 56 duodecies, en op artikel 102 KBW (kinderbijslag ten laste van het reservefonds voor huispersoneel, verdwenen kinderen, enz.)
• 4Als gewaarborgde gezinsbijslag betaald wordt, wordt bij ontvangst van een RIP die een indiensttreding meldt het onderzoek gestart naar een voorrangsrecht op basis van de Kinderbijslagwet uit hoofde van een werknemer.
• 5Dat zijn de rechten gebaseerd op de artikelen 56 quinquies, 56 sexies, 56 septies, 56 undecies en 56 duodecies, en op artikel 102 KBW (kinderbijslag ten laste van het reservefonds voor huispersoneel, verdwenen kinderen, enz.)