CO 1272 van 12 oktober 1993 - Art. 173quinquies - Aanpassing van de werkwijzen die de bewijskracht garanderen van de reprodukties van gegevens verstrekt door het Rijksregister van de natuurlijke personen
Tekst
1. Inleiding
De kinderbijslaginstellingen in het stelsel van de werknemers hebben momenteel toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen (RNP) via het Nationaal repertorium van de kinderbijslag (NRK) en de Kruispuntbank van de sociale zekerheid.
Sedert 1 juli 1993 kan enkel dit kanaal gebruikt worden voor het verkrijgen van de negen basisgegevens ter identificatie van een natuurlijk persoon, met inbegrip van de gezinssamenstellingen, bedoeld in artikel 3, alinea's 1 en 2 van de wet van 8 augustus 1983 ter instelling van het Rijksregister van de natuurlijke personen.
De wet van 4 april 1991, ter uitvoering gebracht door het koninklijk besluit van 31 december 1992, verduidelijkt de gebruiksvoorwaarden van het RNP en voert in de gecoördineerde wetten het artikel 173quater in dat de fondsen verplicht zich voortaan te wenden tot het RNP voor het verkrijgen van de daar beschikbare gegevens. Deze wet voert eveneens het artikel 173quinquies in, waarvan de tekst hierna volgt:
"De informatiegegevens, bedoeld bij artikel 173quater, verkregen bij het Rijksregister van de natuurlijke personen en opgetekend op een identificatiefiche toegevoegd aan het dossier, hebben bewijskracht tot bewijs van het tegendeel.
Deze identificatiefiche mag gedateerd en ondertekend worden om de herkomst van de informatiegegevens en de datum van hun bewijskracht te waarmerken.
Wanneer ze beslissen om van deze mogelijkheid gebruik te maken, wijzen het bevoegd orgaan van iedere kinderbijslaginstelling en de bevoegde autoriteit van de ministeriële diensten die belast zijn met de uitvoering van deze wetten, de personeelsleden aan die gemachtigd zijn tot het aanbrengen van deze waarmerking.
Wanneer het bewijs van het tegendeel, bedoeld in het eerste lid, aanvaard wordt door de betrokken kinderbijslaginstelling of ministeriële dienst die belast is met de uitvoering van deze wetten, delen deze de inhoud van het aldus aanvaarde informatiegegeven, ten titel van inlichting, mee aan het Rijksregister van de natuurlijke personen en voegen er de bewijsstukken bij.
Het lijkt nuttig om dit artikel te situeren binnen de diverse teksten die de bewijskracht behandelen van gegevens beheerd in het raam van het kinderbijslagstelsel voor werknemers:
- artikel 173ter behandelt de bewijskracht op het vlak van kopieën en is meer in het bijzonder van toepassing op het vlak van de archivering;
- artikel 173quinquies behandelt de bewijskracht van gegevens afkomstig van het RNP;
- het koninklijk besluit van 22 maart 1993 tenslotte met betrekking tot de bewijskracht op het vlak van de sociale zekerheid van de gegevens vastgelegd, bewaard of gereproduceerd door de instellingen van de sociale zekerheid omschrijft de te volgen werkwijze om bewijskracht te verlenen aan verkregen inlichtingen.
2. Toepassing van art. 173quinquies
Omwille van de eenvormigheid en de veiligheid veralgemeent deze omzendbrief de werkwijzen die de fondsen moeten hanteren bij het vastleggen, bewaren of reproduceren van gegevens verkregen via een computerverbinding bij het RNP om er de bewijskracht van te garanderen. Aangezien deze gegevens bewijskracht bezitten moet de oorsprong ervan gewaarborgd blijven via een vormgeving en waarmerking op ondubbelzinnige wijze.
Een beroep doen op uittreksels van aktes van de burgerlijke stand en met name van de bevolkings- en vreemdelingenregisters waarop de gezinssamenstelling voorkomt is essentieel voor het vaststellen van het recht op kinderbijslag. Het is dus noodzakelijk dat deze documenten volledige bewijskracht bezitten.
2.1. Identificatiefiches
Het betreft de reproduktie van de gezinssamenstelling of de andere identificatiegegevens, de zogenaamde wettelijke gegevens, beschikbaar in het RNP; deze reproduktie kan gebeuren op papier, om toegevoegd te worden aan het uit documenten op papier samengestelde dossier, of via een computertoepassing, om bij een raadpleging direkt op het scherm te verschijnen. In beide gevallen moeten de identificatiefiches om bewijskracht te bezitten strikt overeenstemmen met de hierna uiteengezette criteria, ook wat betreft de vormgeving. Bijkomende technische onderrichtingen hierover volgen, in de vorm van een omzendbrief.
Deze onderrichtingen blijven geldig zolang de uitwisseling van gegevens gebeurt via emulatie in het raam van het tussentijdse secundair netwerk. Er moeten nieuwe bepalingen genomen worden zodra men overschakelt naar de volgende stap, nl. de verbinding van toepassing naar toepassing in het raam van het definitief secundair netwerk.
2.1.1. Identificatiefiches op papier
Deze documenten zullen direkt door het fonds gedrukt worden of later door het C.I.V. van de Rijksdienst wanneer de fondsen toegang hebben tot het RNP via het secundaire netwerk, zowel voor het onderzoek als voor de bijwerking van een dossier. Dezelfde drukmethode geldt voor de gezinssamenstellingen opgevraagd in het raam van de drie jaarlijkse hernieuwingen en per "batch" ontvangen op een magnetische drager van de KSZ, via het C.I.V. van de Rijksdienst, wanneer het kinderbijslagfonds niet over de middelen beschikt om de gegevens via een computertoepassing over te nemen binnen de vereiste voorwaarden.
Het betreft de volgende documenten :
- een "hard copy" van het scherm BSC005 (gezinssamenstelling) of BSC008 (andere wettelijke gegevens) verkregen via het tussentijds secundair netwerk (zie bijlage 1 en bijlage 2)1
.
Dit draagt het kenmerk van de aanvrager en de datum waarop de gegevens verkregen zijn aangezien deze elementen op het scherm verschijnen; - een achteraf gemaakte afdruk door het C.I.V. van de Rijksdienst van gezinssamenstellingen verkregen op het scherm BSC005 (zie bijlage 3)2
.
Dit document draagt de vermelding "gezinssamenstelling afgeleverd door het Rijksregister via de KSZ" en vermeldt het kenmerk van de aanvrager en de datum van de aanvraag. - het afdrukken van per "batch" ontvangen gezinssamenstellingen (zie bijlage 4)3
.
Dit laatste type document draagt de vermelding "gezinssamenstelling afgeleverd door het Rijksregister via de KSZ, op magnetische drager ontvangen op..." waarbij de datum die is vermeld op het begeleidende borderel van de magnetische drager, verstuurd door het C.I.V. van de Rijksdienst (zie bijlage 5)4 .
Om als volledig bewijskrachtig te worden beschouwd moet iedere identificatiefiche op papier gewaarmerkt worden, volgens de verderop beschreven werkwijze (punt II.2).
2.1.2. Identificatiefiches op geïnformatiseerde drager
Deze identificatiefiches worden aanvankelijk opgesteld op een magnetische drager (band of diskette) waarop de antwoorden voorkomen op de aanvragen om gezinssamenstellingen die eveneens op magnetische drager geformuleerd werden door de fondsen, hoofdzakelijk in het raam van de driejaarlijkse hernieuwing van de gezinssamenstellingen voorzien door de C.O. 1238 van 20 december 1990. Deze werkwijze is beschreven in de omzendbrief 997/17 van 30 oktober 1992.
Deze identificatiefiches moeten bewaard worden op een geïnformatiseerde drager waarop de vastgelegde gegevens niet meer aan wijziging onderhevig kunnen zijn.
Ze zullen on-line toegankelijk zijn in hetzelfde gegevensbestand als de andere elementen van het dossier of in een ander gegevensbestand, op voorwaarde dat de data van de ontvangen modellen Z duidelijk verschijnen op het scherm " beheer van het dossier".
Dit betekent dat de opeenvolgende gezinssamenstellingen in een dossier bewaard en raadpleegbaar moeten blijven, waarbij de archiveringstermijnen moeten nageleefd worden.
De identificatiefiche die op het scherm verschijnt komt overeen met de op papier ontvangen afdruk van de magnetische drager (zie bijlage 4)5 .
De veiligheid ontwikkeld rond de geïnformatiseerde werkwijze van de overdrac ht van gegevens van de magnetische drager overgebracht door het C.I.V. van de Rijksdienst moet toelaten dat de gegevens die op het scherm verschijnen kunnen beschouwd worden als overeenstemmend met die van het R.N.P. op het ogenblik van de overdracht ervan. In dit stadium is dus geen enkele waarmerking noodzakelijk.
De afdruk op papier van de op het scherm beschikbare identificatiefiche moet echter wel gewaarmerkt worden (zie punt II.2) om te kunnen beschouwd worden als bewijskrachtig, net zoals iedere identificatiefiche moet echter wel beschouwd worden als bewijskrachtig, net zoals iedere identificatiefiche op papier.
2.2. Procedure van waarmerking
Om ten volle als bewijskrachtig beschouwd te kunnen worden, moet elke identificatiefiche op papieren drager eensluidend verklaard, gedateerd en ondertekend zijn door een personeelslid dat gemachtigd is door het bevoegde orgaan van het Fonds. Wegens het belang van deze taak moet het beheersorgaan zelf van de instelling (Raad van bestuur of Beheerscomité) de personeelsleden aanwijzen die gemachtigd zijn om de waarmerking te doen.
Die personen verlenen bewijskracht aan de documenten die de van het R.N.P. verkregen informatie bevatten door er navolgende vermelding op aan te brengen: "gewaarmerkte gegevens overeenkomstig met deze van het rijksregister" (eventueel met een stempel of voorgedrukt), en door ze vervolgens te dateren en te ondertekenen en er een stempel op te zetten met hun naam en voornaam en de vermelding "gemachtigde" volgens onderstaand model.
Naam, Voornaam
Gemachtigde
2.3. Tegenbewijs
Als de kinderbijslaginstelling het tegenbewijs van de in het R.N.P. aanwezige gegevens aanvaardt, deelt ze de inhoud ervan dadelijk mede aan het Rijksregister, samen met de bewijsstukken die haar beslissing staven. Daartoe richt ze zich tot de dienst Externe Betrekkingen van het Rijksregister, Pachecolaan 19, bus 20 te 1000 BRUSSEL, en stuurt een copie aan de Rijksdienst (Secretariaat van de Controle).
Hoe het bewijs geleverd moet worden, hangt af van het soort gegeven dat wordt betwist, maar het is verplicht bij elke mededeling aan het R.N.P. De Fondsen moeten dus maar contact opnemen met deze instelling als ze over het bewijs beschikken, of het nu gaat om een rechtstreeks dan wel onrechtstreeks bij het kinderbijslagdossier betrokken persoon.
Gaat het om een gegeven m.b.t. de burgerlijke staat, dan kan het bewijs alleen maar een uittreksel zijn uit de akte van de burgerlijke stand (naam, voornaam, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, huwelijkssituatie, overlijden).
Betreft het een gegeven m.b.t. de hoofdverblijfplaats of de samenstelling van het gezin, dan bestaat het bewijs uit een verklaring of attest van de gemeente van verblijf (uittreksel uit het bevolkings- of vreemdelingenregister).
Voor het beroep, dat normaal aangegeven moet worden bij de gemeente, is het mogelijk dat de gemeente nalaat de informatie mede te delen aan het Rijksregister. In dat geval volstaat een verklaring op erewoord van de betrokkene, tenzij het gaat om een bij wet erkend beroep (doctor in de geneeskunde, advocaat, architect, enz.) waarvoor een schriftelijk stuk noodzakelijk is.
Het spreekt dat de informatie die aldus wordt aangenomen door de diensten die dagelijks de dossiers beheren (waardoor het tegendeel van de informatie die beschikbaar is in het Rijksregister wordt bewezen) geldt t.a.v. de sociaal verzekerde maar niet t.a.v. het Rijksregister aangezien ze enkel bij wijze van inlichting wordt verstrekt en op zich generlei absolute juridische waarde heeft t.a.v. het Rijksregister. De kinderbijslaginstelling die informatie heeft aangenomen die ingaat tegen die van het R.N.P., mag echter bij zijn standpunt blijven zelfs zo het R.N.P. ze buiten aanmerking laat.
Wij wijzen u bovendien met klem erop dat afwijkingen tussen de persoonsgegevens (naam, eerste letter van de voornaam, geboortedatum en nationaal nummer) waarover de instelling beschikt en die welke zijn opgenomen in het R.N.P. steeds nadelig uitvallen. Een rechthebbende, bijslagtrekkende of kind mag immers enkel in de K.S.Z. opgenomen worden met persoonsgegevens die identiek zijn aan die van het R.N.P. De instellingen moeten er dus op toezien dat deze gegevens geheel overeenstemmen.
3. Datum van inwerkingtreding
Deze omzendbrief treedt onmiddellijk in werking.
De kinderbijslagfondsen moeten dus vanaf het verschijnen van deze omzendbrief alles in het werk stellen om de bestaande procedures aan de gemelde vereisten aan te passen.
Identificatiefiches die niet voldoen aan de kenmerken van identificatiefiches met bewijskracht doordat ze voor het verschijnen aan deze omzendbrief zijn opgemaakt, mogen bij wijze van overgangsmaatregel gebruikt worden voor het onderzoek van het recht of het bijwerken van het dossier.
De personen gemachtigd tot de waarmerking van de stukken mogen tijdelijk worden aangewezen door het orgaan dat belast is met het dagelijks bestuur alvorens te worden voorgedragen voor deze opdracht op de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur of van het beheerscomité die na het verschijnen van deze omzendbrief wordt gehouden.