CO 1273 van 12 januari 1994 - Bescherming van de medische gegevens van persoonlijke aard: toe te passen regeling vanaf 1 september 1993

In het raam van hun wettelijke opdracht van het betalen van kinderbijslag, hebben de kinderbijslagfondsen kennis van elementen die direkte of indirekte aanwijzingen vormen over de gezondheidstoestand van de sociaal verzekerden of hun gezinsleden.

De onderhavige omzendbrief onderzoekt alleereerst wat het begrip "medische gegevens" inhoudt in de zin van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid en de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Vervolgens wordt de in te stellen beschermingsregeling omschreven ten opzichte van de reeds vermelde wetteksten, met betrekking tot de toegang tot en de verwerking, de bewaring en het meedelen van medische gegevens bijgehouden over een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon.

1. Medische gegevens

1.1. De kinderbijslagfondsen hanteren gegevens zoals:

• de arbeidsongeschiktheid van de rechthebbende (art. 53 en 56, S.W.K.L.);
• het ongeschiktheidspercentage van het kind, zelfs zijn totale ongeschiktheid om een beroep uit te oefenen (het oude en nieuwe artikel 63, S.W.K.L.);
• de graad van zelfredzaamheid van het kind (het nieuwe artikel 47, S.W.K.L.) ;
• de totale onmogelijkheid om huishoudelijke arbeid te verrichten (artikel 62, §3, S.W.K.L.);
• de onmogelijkheid om regelmatig de lessen te volgen (art. 62, §4, S.W.K.L.).

De R.K.W. beheert bovendien de rechten op kinderbijslag van bijzondere categorieën van rechthebbenden (artikelen 56quinquies en septies, S.W.K.L.) van wie door de wet rekening gehouden wordt met de lichamelijke of geestelijke toestand als hoofdvoorwaarde voor het verkrijgen van een recht op uitkeringen.

Deze gegevens vormen echter geen door de wet beschermde medische gegevens. Deze elementen, waarvan de fondsen ingelicht worden na afloop van onderzoeken uitgevoerd door andere instellingen, kunnen op zich niet beschouwd worden als gegevens die aanwijzingen geven over aandoeningen vertoond door de betrokken personen. Ze gelden enkel in het bijzondere en beperkte raam van de toepassing van de kinderbijslagwetgeving en moeten in dit opzicht dan ook beschouwd worden als administratieve gegevens.

1.2. Resultaten van medische onderzoeken die de fondsen bereiken in gesloten omslag en onder medisch geheim, moeten echter wel als medische gegevens beschouwd worden, en moeten tegen het meedelen beschermd zijn (zie punt 2.2.).

1.3. Bijzondere aandacht moet verleend worden aan die gevallen waar een gerechtelijke procedure werd ingespannen door de sociaal verzekerden bij betwisting van de medische beslissingen getroffen door het R.I.Z.I.V. of de geneesheren aangeduid door het Ministerie van Sociale Voorzorg.

In de loop van de procedure worden de voorlopige verslagen van de bij de zaak betrokken deskundigen bij de fondsen bezorgd via hun raadsman. Na de beslissing en het terugsturen van de stukken naar de fondsen, zal het dossier hoe dan ook uitgebreid worden met de beslissingen van deze deskundigen over de diverse medische aspecten waarover de gerechtelijke debatten handelen.

Dat zijn gegevens die effectief tot een medisch dossier behoren en dus uiteraard onder de bescherming van voormelde wetten vallen.

2. Beschermingsregeling van de medische gegevens

2.1. Verwerking en bewaring: artikel 26 van de kruispuntbankwet van 15 januari 1990

De wet voorziet in de verplichting een geneesheer aan te wijzen onder wiens toezicht en verantwoordelijkheid de dossiers die medische gegevens bevatten, behandeld en bijgehouden worden.

Deze geneesheer wijst bij name de personeelsleden van het fonds aan die de medische gegevens van persoonlijke aard mogen opslaan, raadplegen, wijzigen, verwerken of vernietigen, of die toegang hebben tot de gegevens als ze gearchiveerd zijn. De fondsen moeten inhoud en draagwijdte van de machtiging van de aangewezen personen in een register optekenen en dit geregeld bijwerken.

De wet heeft voor deze punten een dwingend karakter, wat uitsluit dat de sociaal verzekerde het fonds van zijn verplichtingen kan ontslaan.

2.2. Mededeling: artikelen 7 en 10, §3 van de wet van 8 december 1992

Men dient op te merken dat de medische gegevens in het bezit van de fondsen moeten meegedeeld worden:

• op verzoek van de betrokkene, aan de door hem gekozen geneesheer;
• op verzoek van een beoefenaar van de geneeskunde, aan deze laatste of aan zijn medisch team, maar met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de betrokkene behalve in dringende gevallen met het oog op de medische behandeling.

Behalve in deze gevallen mogen de medische gegevens aan niemand worden meegedeeld, tenzij met machtiging voorzien door de wet of verkregen krachtens deze wet (bv. verzending van de bijlagen van het model X naar het ministerie, mededeling aan het auditoraat).

De aangeduide geneesheer moet erop toezien dat deze verplichtingen nageleefd worden.

3. Praktische schikkingen

Wat de vereiste praktische schikkingen betreft, wordt aan de fondsen gevraagd rekening te houden met het volgende:

3.1. Elk fonds moet een verantwoordelijke geneesheer aanwijzen. Terwille van een goed beheer en aangezien de taak geen voltijdse betrekking vergt, is er niets op tegen dat verschillende fondsen een beroep doen op dezelfde geneesheer. Ter voorkoming van deontologische moeilijkheden, kiezen de fondsen best geen geneesheer die de beschermde gegevens mogelijk kan gebruiken in het kader van zijn hoofdactiviteit (bv. een geneesheer verbonden aan een verzekeringsmaatschappij).

Om de door het fonds aangewezen geneesheer in staat te stellen de omvang van zijn taak correct in te schatten en ze dan efficiënt uit te voeren, moeten de fondsen de informatiestromen bepalen via welke beschermde gegevens binnen hun organisatie circuleren. Uiteraard moet het aantal personen dat toegang heeft tot bedoelde gegevens tot een strikt minimum beperkt worden. Dossiers die beschermde gegevens bevatten moeten in een apart archief opgeborgen worden waartoe alleen de gemachtigde personen toegang hebben. Daarvoor kan worden afgeweken van het principe van één individueel dossier per rechthebbende vervat in C.O. 1157 van 23 december 1985. Het aantal van die dossiers moet geraamd worden. Elk dossier dat medische gegevens bevat, leidt derhalve tot de toepassing van de beschermingsmaatregelen.

De geneesheer moet allereerst aan diegenen die verantwoordelijk zijn voor het beheer de nodige opmerkingen en voorstellen voorleggen over het in omloop zijn en het opslaan van medische gegevens.
Ten tweede moet hij toezicht uitoefenen op het toegepaste systeem.

3.2. De Rijksdienst wacht onverwijld de voorstellen van overeenkomst tussen het fonds en de aangewezen geneesheer in. Daarin moet duidelijk de prijs bepaald zijn van de eerste analyse- en adviesfase en het bedrag dat jaarlijks aan de geneesheer betaald zal worden voor het toezicht achteraf.

Als de Rijksdienst binnen de 2 maand na de ontvangst geen opmerkingen gemaakt heeft, kan de aanwijzing als geldig worden beschouwd.
De naam van de betrokken geneesheren zal door de Rijksdienst medegedeeld worden aan het Toezichtscomité van de K.S.Z.

De geneesheren maken elk jaar tegen eind februari een verslag op voor het fonds waaraan ze verbonden zijn. In het kader van zijn controletaak zal de Rijksdienst toezien op de naleving van dit voorschrift.