CO 1381 van 8 februari 2010 - Jaarlijkse evaluatie van de behoeften aan informatie met elektronische en papieren dragers: actualisering van de richtlijnen in verband met controle door formulieren

1. Informatiegaring met formulieren en elektronische dragers

Sedert enkele jaren houdt de Rijksdienst op een permanente wijze een inventaris bij van alle onontbeerlijke gegevens om de kinderbijslag te betalen. Elk jaar worden overeenkomstig de bepalingen van de bestuursovereenkomst, de voorschriften in verband met de methoden en de werkwijzen om die gegevens te verkrijgen opnieuw geëvalueerd en geactualiseerd.

Daarom vinden de kinderbijslagfondsen en de andere betaalinstellingen voor kinderbijslag hierna de nieuwe regels die van toepassing zijn vanaf 1 januari 2010.

2. Algemene uitgangspunten voor de gegevensinwinning

De contacten met de sociaal verzekerde staan in het teken van gegevensinwinning en het geven van juiste en volledige informatie. De algemene doelstelling van de gegevensinwinning bestaat erin in overeenstemming met het Handvest de kinderbijslag snel en correct te betalen:

(a) door elektronische fluxgegevens te verwerken en zo weinig mogelijk vragen te stellen aan de sociaal verzekerde via een aanpassing en een vervanging van formulieren;
(b) door de consultatie van de databanken1 .

De kinderbijslagfondsen moeten alles in het werk stellen om de betalingen " in real-time" af te stemmen op de ontvangen elektronische gegevensstromen in verband met de wettelijke en professionele persoonsgegegevens.

2.1. De unieke gegevensvergaring: de onontbeerlijke gegevens maar één keer opvragen

2.1.1. Algemene principes

1. Enkel de persoonsgegevens die onontbeerlijk zijn voor de correcte en tijdige behandeling van het dossier mogen opgevraagd worden. De gegevensinwinning via elektronische weg of door consultatie van databanken moet verantwoord zijn en stroken met de verwachtingen van de burger. Enkel de persoonsgegevens dienstig voor de vaststelling van het recht en de betaling van de kinderbijslag (bijv. de gezinssamenstelling) mogen worden geconsulteerd.
2. De gegevensinzameling mag niet overmatig zijn: er mogen niet teveel en te vaak gegevens worden opgevraagd.
3. De opvraging van de gegevens (de unieke inzameling), bij voorkeur via elektronische kanalen, gebeurt zo veel mogelijk direct bij de "authentieke bron "; de opvraging bij de sociaal verzekerde via een formulier is enkel toegelaten voor zover deze gegevens niet elektronisch verkregen kunnen worden. Een authentieke bron is een database die door een wet of reglementering ertoe verplicht is om betrouwbare gegevens in te zamelen, te beheren en ter beschikking te stellen van derden die deze gegevens verplicht moeten gebruiken.

Voorbeeld

Gegevenstype	Authentieke bron
Identificatiegegevens van de ondernemingen	Kruispuntbank v/d Ondernemingen (Werkgeversrepertorium)
Identificatiegegevens van de burgers	Nationaal Register v/d Natuurlijke Personen Register van de Kruispuntbank v/d Sociale Zekerheid
Sociale persoonsgegevens	Databases beheerd door de instellingen van de sociale zekerheid (waaronder RSZ)

Uitzonderingen

Bepaalde informaties waarop de betaling van de kinderbijslag is gesteund en waarvan nog geen elektronische "authentieke" gegevensbron beschikbaar is, zijn nog te bewijzen aan de hand van een formulier, een attest of een verklaring.

Een overzicht

Aard van de informatie		Bewijsmiddel
1	De pensionering van de rechthebbende/het overlevingspensioen	Attest van de pensioendienst
2	De detinering	Attest van de FOD Justitie (adres in de tabellen in bijlage)
3	De plaatsing in een instelling/gezin	Attest/formulierP3a/P3b/beschikking van de rechter (zie: topic 8)
4	Positieve gevolgen Een "feitelijk gezin" - "geen feitelijk gezin" vormen (weerlegging van het vermoeden) Negatieve gevolgen Een "feitelijk gezin" - "geen feitelijk gezin" vormen (weerlegging van het ver moeden)	Rijksregister of officieel document2 + Verklaring op het formulier J van de partners Rijksregister of officieel document + Verklaring op het formulier J van de partners/sociaal onderzoek (controle aan huis)
5	De verlating van het weeskind door de overlevende ouder	Formulier P16com (zie: de tabellen in bijlage)
6	De verdwijning of de ontvoering van het kind; de rechthebbende heeft zijn gezin "verlaten"	Verklaring van gerechtelijke of administratieve of politionele diensten
7	De regeling in verband met het ouderlijk gezag (beurtouderschap co-ouderschapsregeling)	Het vonnis/arrest/een beschikking (zie: topic 9)
8	De gedeelde huisvesting voor meerderjarigen	Verklaring van de beide ouders
9	OCMW-steun (leefloon + andere steun)	Niet bij de Kruispuntbank aangesloten OCMW's: attest/verklaring
10	Vraag om op een rekening te storten	Formulier Mod.W
11	In de Vlaamse Gemeenschap: Het volwassenenonderwijs, het avondonderwijs, het onderwijs voor sociale promotie, het privaat onderwijs, de leerovereenkomst, de stages (opleiding tot ondernemingshoofd of om in een ambt te worden benoemd), datum indiening van de eindverhandeling, de stage om in een ambt benoemd te worden (notaris, gerechtsdeurwaarder........) In de Franse/Duitse Gemeenschap: Het gevolgde onderwijs, de leerovereenkomst, de stages (opleiding tot ondernemingshoofd of om in een ambt te worden benoemd), datum indiening van de eindverhandeling, stage om in een ambt benoemd te worden (notaris, gerechtsdeurwaarder........)	Attest/formulier
12	Bewijs van een handicap of van een aandoening	Attest/ Handichild3
13	Rechtsfeiten in het buitenland (geboorte, overlijden, adoptie,.......)	Attesten/verklaringen
14	De wettelijke samenwoning	Verklaring
15	Het inkomen van de rechthebbende, de partner, van de student- stagiair, alternerend leren,de leerjongen, de ondernemingsopleiding	Verklaring op het formulier (o.a. als zelfstandige, zie: topic 4)
16	De gesanctioneerde werkloze	Beslissing van sanctie (RVA)/ Verklaring
17	Het kraamgeld	Kraamgeldattest/inschrijving in de bevolkingsregisters
18	De illegale bijslagtrekkende	Verklaring4 5 6 7 8 9 10
19	IBO-contracten11 (activering van de werklozen)	Gewestelijke arbeidsdiensten

2.1.2. Debiteuren in het buitenland

Aan de kinderbijslagfondsen werd gevraagd om de integratie in het Kadaster niet stop te zetten voor de debiteuren van onverschuldigd betaalde kinderbijslag waarvan de identificatiegegevens niet meer worden geactualiseerd door het Rijksregister, bijvoorbeeld omdat ze intussen geschrapt zijn.

2.1.3. De eenmalige inzameling en hergebruik van informatie

Het hergebruiken van gegevens: beheer en uitwisseling van beveiligde informatie

De (sociale persoons-)gegevens worden slechts eenmaal12 opgevraagd; eens ze in het bezit zijn van een kinderbijslaginstelling worden ze opgeslagen, beheerd en geactualiseerd en binnen de sector worden ze via het Kadaster of met het brevet van rechthebbende ter beschikking gesteld van de andere gebruikers.

Ze hoeven ook niet langer actief beschikbaar te zijn dan noodzakelijk voor de toepassing van de kinderbijslagwetgeving, rekening houdende met de wettelijke verjaringstermijn.

2.1.4. De bewaring van gegevens die niet langer actueel zijn

Gegevens die niet meer worden gebruikt voor de toekenning van de k inderbijslag, moeten worden gearchiveerd. Ze dienen niet beschikbaar te blijven voor directe consultatie, maar worden opgeslagen in het archief of gestockeerd op e lektronische dragers (cfr. omzendbrief van de Rijksdienst, CO1380 van 23 december 2009).

2.2. Gevolgen van de unieke gegevensinwinning

2.2.1. Ambtshalve het recht onderzoeken of op een aanvraag wachten?

Als algemeen principe stelt de Rijksdienst dat rechten op kinderbijslag maximaal op eigen initiatief van het kinderbijslagfonds worden onderzocht en vastgesteld in het kader van het automatisch onderzoek van het recht. Bij de vaststelling van rechten waarvoor nog een beroep wordt gedaan op de sociaal verzekerde moet de beschikbare elektronische informatie niettemin maximaal worden benut.

Het kinderbijslagfonds moet het nodige doen om automatisch informatie te bekomen over potentiële rechten die nog niet automatisch kunnen worden uitgeoefend. Om dit te bereiken moeten de juiste actoren in het kinderbijslagkadaster worden gëintegreerd met de passende rolcode en moeten de daaruit voortkomende informatiestromen effectief en efficiënt worden verwerkt.
Wat betreft de integratie van de huwelijkspartners met het oog op de toekenning van de sociale toeslagen wordt verwezen naar de omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1377 van 8 december 2008.

Statuut "vierde actor": overzicht van de integraties
Altijd met code 106 integreren (bijslagtrekkende = code 103)	Alle potentiële rechthebbenden ("vierde" actoren cfr. de schema's in bijlage)
	De voorrangsgerechtigde die het recht heeft afgestaan
	De partner, als de rechthebbende de niet-ouder is
	De partner bij algemene afwijking op grond van de MO 599
Altijd met code 105 integreren	De andere ouder van het kind, die nog niet met een andere code is geïntegreerd
	Gezinshoofden die nog niet met een andere code zijn geïntegreerd

Conform de bepalingen van het Handvest van de Sociaal Verzekerde kunnen de kinderbijslagfondsen - wanneer de sociaal verzekerde binnen de maand geen gevolg geeft aan de vraag om inlichtingen (bijv. door het niet-terugzenden van het formulier) - ambtshalve inlichtingen inwinnen en op basis daarvan beslissingen treffen, die rechtsgeldig zijn tot bewijs van het tegendeel (zie topic 9: De ontbrekende of onvolledige formulieren - de ambtshalve beslissing).

2.2.2. Algemene bewijskracht van de elektronische informatie en de voorrang op de formulieren

De gegevens waarop de betaling van de kinderbijslag is gesteund, worden bij voorrang bewezen met elektronische bewijsmiddelen (gegevensfluxen of de consultatie van databanken via TRIVIA).

Uit een bewijs dat op die manier verkregen werd vloeien alle gekende rechtsgevolgen voort: de betaling van de basisbijslag of gebeurlijk van een toeslag (zie topic 9: De onvolledige of ontbrekende formulieren - de ambtshalve beslissing), de provisionele betaling of de weigering van het recht of de gebeurlijke terugvordering. Dit geldt zowel in het kader van de aanvraag als bij de voortzetting van de betaling.

2.2.3. De unieke gegevensinzameling op basis van het uniek nummer (bijv. ondernemingsnummer of INSZ-nummer)

Als blijkt dat alle gegevens uit de authentieke bron kunnen worden verkregen, dan mogen dezelfde gegevens geen tweede keer meer met formulieren worden o pgevraagd.

Elke instelling moet maximaal gebruik maken van de gegevens die al bij andere diensten beschikbaar zijn (art. 12 van het Charter van de klantvriendelijke overheid13 )

2.3. De bewijskracht van elektronische informatiegegevens

De elektronische informatiegegevens (bijv. van het Rijksregister) gelden tot bewijs van het tegendeel en kunnen geldig gebruikt worden ter vervanging van de gegevens uit de bevolkings- en vreemdelingenregisters.

Verschillen tussen de gegevens in het Rijksregister en andere officiële documenten?

Bij koninklijk besluit 14 is bepaald dat wie verschillen vaststelt tussen de gegevens in het Rijksregister en andere officiële gegevens, verplicht is dit onmiddellijk te melden aan het Rij ksregister. Aan de kinderbijslagfondsen wordt daarom gevraagd het geval te signaleren aan de Helpdesk van het Rijksregister (tel. 02/518 21 31 - e-mail: callcenter.rrn@rrn.fgov.be).

2.4. Afschaffing van de eensluidende verklaring 15

Een goed leesbare kopie van het document/formulier volstaat

Er wordt aan herinnerd dat sinds 31 maart 2004 (art. 508 van de Programmawet van 22 december 2003) de federale overheidsdiensten geen eensluidend verklaarde documenten meer mogen opvragen.

Aan alle wettelijke of reglementaire verplichtingen is voldaan door het overhandigen van een kopie van het originele document.

Wat te doen bij twijfel over de authenticiteit?

Indien er twijfel bestaat over de authenticiteit16 van een document, moet contact worden gezocht met de overheid die de informatie kan bezorgen. Wanneer dat niet volstaat, kan de dienst zich tot de burger of onderneming richten. Er moet een ter post aangetekende brief met bericht van ontvangst gestuurd worden naar de persoon die de duidelijke kopie heeft bezorgd. In die brief vraagt u om het ori ginele document voor te leggen en vermeldt u ook de reden hiervoor.

De afschaffing van het eensluidend verklaard afschrift geldt enkel voor kopieën die burgers of ondernemingen moeten voorleggen. Deze maatregel is niet van toepassing op documenten die instellingen in geval van noodzaak onder elkaar uitwisselen (cfr. de dienstbrieven inzake het brevet van rechthebbende).

2.5. De overige (elektronische) communicatie met de burger

Overeenkomstig het charter van een klantvriendelijke overheid, goedgekeurd door de Ministerraad van 23 juni 2006, laat elke overheidsdienst communicatie toe met de burgers of de ondernemingen via verschillende kanalen waaronder e-mail, brief, telefoon en fax (art. 6).

De gegevens verkregen via andere kanalen dan brieven of formulieren (e-mail, telefoon of fax) moeten worden aanvaard voor de vaststelling van het recht indien voldoende identificatie van de afzender of de nodige technische maatregelen inzake de authenticiteit van de handtekening (elektronische handtekening op de e-ID) van toepassing zijn. Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd om overeenkomstig de regeringsdoelstellingen inzake administratieve vereenvoudiging, de technische mogelijkheid te onderzoeken om formulieren geauthentificeerd met de elektronische handtekening17 ter beschikking te stellen.

Meer informatie hierover en over elektronische formulieren vindt u in de vereenvoudigingsgids op de website van de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging (DAV): www.vereenvoudiging.be

Elke dienst beantwoordt brieven met brieven en e-mail met e-mail, tenzij de gegevens van die aard zijn dat een elektronische communicatie niet wenselijk is (bijv. motivering van beslissing in het kader van het Handvest of de betekening van een debet). Aangetekende zend ingen worden enkel gebruikt indien dit echt noodzakelijk is of wanneer dit wettelijk zo is bepaald (artikel 9 van het Charter). Voor de kinderbijslagsector betekent dit in concreto dat aangetekende zendingen enkel gebruikt worden:

• voor het stuiten van de verjaringstermijn 18 van 1,3 of 5 jaar voor onverschuldigde betalingen;
• voor de vraag om intersectoriële inhoudingen.

3. De gegevensinwinning met formulieren per thema

Topic 1 - De overschrijving op een zichtrekening in het binnen- en buitenland

3.1.1. De wettelijke bescherming van de tegoeden op de rekening

Overeenkomstig artikel 1410, §2, 1° van het Gerechtelijk wetboek worden de gezinsbijslagen beschermd tegen overdracht en beslag. De uitkeringen verliezen evenwel deze bescherming na creditering op een zichtrekening, doordat ze niet langer als zodanig identificeerbaar zijn.

De wet van 27 december 2005 houdende diverse bepalingen heeft het Gerechtelijk wetboek op dit punt aangevuld en voorziet in de toekenning van een bijzondere code aan bepaalde uitkeringen bij storting op een rekening. Het koninklijk besluit van 4 juli 2006 geeft met ingang van 1 januari 2007 uitvoering aan de voormelde bepalingen (cfr. de omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1361 van 6 november 2006).

Het infogedeelte van het formulier Mod. W werd overeenkomstig aangepast,ten einde om op die manier de sociaal verzekerde voldoende te informeren.

3.1.2. De SEPA-overschrijving

Het formulier wordt tevens aangepast aan de Europese richtlijn met betrekking tot de uitvoering van Europese overschrijvingen. Dientengevolge zal het huidig rekeningnummer van de begunstigde vervangen worden door de IBAN-code met 16 alfanumerieke karakters. Bovendien wordt de BIC-code voor de identificatie van de bank van de begunstigde op het mod. W gevraagd.

Voor de overschrijvingen naar het buitenland werd een formulier W-int ontwikkeld.

3.1.3. De basisbankdienst

Overeenkomstig artikel 3 van de Wet op de Basisbankdienst (BS 24 maart 2003) moet elke kredietinstelling voor iedere consument die zijn hoofdverblijf heeft in België voor maximaal 12 euro (geïndexeerd19 ) per jaar een zichtrekening kunnen openen en bepaalde verrichtingen kunnen uitvoeren (= basisbankdienst). Het info-blad bij het formulier W bevat een korte verwijzing naar deze wet.

Het nieuwe formulier werd u meegedeeld met de omzendbrief van de RKW: dienst brief 999/c.150 van 18 december 2008.

Topic 2 - Het bewijs van geboorte en leven

3.2.1. Procedure vóór de geboorte

Naar aanleiding van de voorafbetaling van het kraamgeld wordt het "speciaal geboorteattest" gevraagd aan de bijslagtrekkende.

Het onderzoek: zie punt 3.2.3.

3.2.2. Procedure na de geboorte

De geboorte van het kind wordt bewezen door ofwel het "speciaal geboortebewijs20 , ofwel door een mailbox afkomstig van het Rijksregister. Zodra geboorte en leven van het kind op één van deze twee manieren vaststaat, is er een voldoende basis om:

• het kraamgeld uit te betalen of de voorafbetaling van het kraamgeld te staven;
• kinderbijslag uit te betalen.

Om fraude via het nagemaakt "speciaal geboortebewijs" of via verklaringen van zwangerschap in functie van de voorafbetaling van het kraamgeld op het spoor te komen, wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd in geval van betaling van het kraamgeld altijd de mailbox van het Rijksregister op te volgen.

Wanneer drie maanden na de (vermoedelijke) geboortedatum geen mailbox is ontvangen, wordt het ontvangen gegeven getoetst aan de authentieke bron:

• het Rijksregister consulteren;
• en/of (gemeente die het speciaal geboortebewijs heeft opgemaakt), vragen de geboorte (of desgevallend het overlijden, doodgeboorte) van het kind te bevestigen.

Voorbeeld: Een aanvraag om kraamgeld wordt ingediend in de achtste maand van de zwangerschap. Het kraamgeld wordt voorafbetaald en het betreft een eerste kind van de ouders. Bij de kennisgeving van de voorafbetaling van het kraamgeld wordt om "het speciaal geboorteattest" gevraagd. Na de geboor te wordt geen mailbox van het Rijksregister ontvangen. Het feit van de geboorte is niet voldoende bewezen om de voorafbetaling van het kraamgeld te staven en om de kinderbijslag te betalen. Vanaf de derde maand na de vermoedelijke geboortedatum wordt contact opgenomen met de bevolkingsdiensten van de woonplaats van de moeder.

3.2.3. Maatregelen om te voorkomen dat het kraamgeld meer dan eenmaal wordt aangevraagd en uitbetaald

3.2.3.1. De integratie

Om de cumulatie van betalingen van het kraamgeld te voork omen wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd, dadelijk vanaf de (vooraf)betaling van het kraamgeld, de betaling en de gegevens over de bijslagtrekkende, de rechthebbende en alle potentiële r echthebbenden ("vierde" actoren cfr. de schema's in bijlage) in het Kadaster te integreren.

3.2.3.2. De consultatie

Gelet op de toegenomen mogelijkheden van de gegevensinwinning via TRIVIA voert het kinderbijslagfonds ambtshalve een onderzoek uit naar een mogelijke cumulbetaling door de consultatie van de gegevensbestanden. Blijkt hieruit dat geen cumul mogelijk is, dan wordt het kraamgeld (vooraf)betaald.
Blijkt de mogelijkheid van cumul (bijv. een ouder is tijdens de periode gekend in het ARZA of DMFA(PPO) als ambtenaar) niet uitgesloten te zijn na een consultatie van TRIVIA, dan neemt het kinderbijslagfonds contact op met de betrokken administratie of dienst. Zijn er na onderzoek niet voldoende gegevens beschikbaar, dan wordt desnoods afgerond met een controlebezoek bij de persoon die het kraamgeld heeft ontvangen.

3.2.3.3. Het "speciaal geboorteattest" ontbreekt

Indien de geboorte wordt bewezen door een mailbox van het Rijksregister is het niet meer nodig het speciaal geboorteattest op te vragen. Over de geboorterang wordt beslist op basis van indicaties in het dossier of bij gebreke daaraan op basis van een individuele vraag. Indien er twijfel zou zijn over de geboorterang wordt dit in een apart schrijven aan de ouders gevraagd. Het volstaat dat het van een van beide ouders het eerste kind is om de eerste rang toe te kennen. Omdat via het E-attest de informatie over de geboorterang of de afstamming niet kan worden bekomen, wordt het afgeschaft. De CO 1318 van 15 januari 1999 heeft verder geen reden van bestaan en werd opgeheven.

Topic 3 - De toekenning van een toeslag aan werklozen, zieken, gepensioneerden - verhoging van de kinderbijslag voor eenoudergezinnen

3.3.1. De toekenning op basis van een aanvraagformulier

Principe: De controleformulieren worden verzonden op vaste voorafgaandelijk bepaalde tijdstippen.

In talrijke gevallen stelt de Rijksdienst vertragingen vast in het onderzoek naar het recht op de sociale toeslagen. De kinderbijslagfondsen worden van die bevindingen via de jaarlijkse rapportering ingelicht. Aan de kinderbijslagfondsen wordt daarom gevraagd inspanningen te leveren om de formulieren op de vooraf bepaalde tijdstippen te verzenden.

3.3.2. De seriële verzendingen van de formulieren P19/P19ter in 2010

De vraag stelt zich wanneer het formulier moet verstuurd worden om de toeslag tijdig te betalen of de betaling van een toeslag niet te onderbreken. In de omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1377 van
8 december 2008 werden de instructies aangepast. Deze instructies blijven van toepassing wat betreft de seriële verzending van januari 2010.

Voor de seriële zending van juli 2010 zal de Rijksdienst tijdig de opportuniteit ervan onderzoeken en aan de kinderbijslagfondsen de bijgestuurde werkwijze meedelen.

3.3.3.Welke instelling verzendt het controleformulier?

Principe (cfr. CO 1330 van 21 mei 2001)

Het formulier wordt in alle gevallen verstuurd, opgevolgd, behandeld en verwerkt door de kinderbijslaginstelling die bevoegd is de kinderbijslag te betalen voor de maand van de verplichte verzending, ook in geval dit kinderbijslagfonds voor die maand provisioneel de kinderbijslag uitbetaalt.
Stelt deze kinderbijslaginstelling vast dat het behandelde controleformulier informatie bevat die van belang is voor het kinderbijslagfonds waaraan ze haar bevoegdheid heeft overgedragen of waarvan ze de bevoegdheid heeft overgenomen, d an contacteert ze die kinderbijslaginstelling (cfr. de voorschriften in verband met het brevet van rechthebbende).
Geeft de sociaal verzekerde geen gevolg aan een rappel, dan wordt de andere kinderbijslaginstelling daarvan verwittigd. Elke kinderbijslaginstelling neemt dan een ambtshalve beslissing (desgevallend na een controle aan huis) voor de periode waarover ze provisioneel betaald heeft.

Voorbeelden

Formulier P19

1. KBF A betaalt tot 31 december en KBF B vanaf 1 januari. Er is recht op de eenoudertoeslag. KBF B verzendt het formulier P19 in januari en verstuurt zo nodig ook de herinnering in februari. Komt het formulier binnen en bevat het informatie die ook van belang is voor KBF A, dan verzendt KBF B een bijkomend brevet aan KBF A. Geeft de sociaal verzekerde geen gevolg aan de rappel, dan deelt KBF B dit mee aan KBF A. KBF A neemt dan een (ambtshalve) beslissing over de periode tot december en KBF B voor de periode vanaf 1 januari.

2. KBF A betaalt tot 31 januari en KBF B vanaf 1 februari. Er is recht op de eenoudertoeslag.
KBF A verzendt het formulier P19 in januari, en verstuurt zo nodig ook de herinnering in februari. Komt het formulier binnen,dan verzendt KBF A een b ijkomend brevet aan KBF B. Geeft de sociaal verzekerde geen gevolg aan de rappel, dan deelt KBF A dit mee aan KBF B. KBF A neemt een (ambtshalve) beslissing over de periode tot januari en KBF B voor februari (einddatum provisionele betalingen).

Formulier P7

3. KBF A betaalt tot 31 augustus en KBF B betaalt vanaf 1 september. Er is één rechtgevend kind: een student van 20 jaar.
KBF B verzendt het formulier P7 in september en verstuurt zo nodig ook de herinnering in november. Komt het formulier binnen en bevat het informatie die o ok van belang is voor KBF A, dan verzendt KBF B een bijkomend brevet aan KBF A. Geeft de sociaal verzekerde geen gevolg aan de rappel, dan deelt KBF B dit mee aan KBF A. KBF A neemt een (ambtshalve) beslissing over de periode tot 31 augustus en KBF B voor de periode vanaf 1 september.

4. KBF A betaalt tot 30 september en KBF B betaalt vanaf 1 oktober. Er is één rechtgevend kind: een student van 20 jaar.
KBF A verzendt het formulier P7 in september, en verstuurt zo nodig ook de herinnering in november. Wordt het formulier ontvangen, dan stuurt KBF A een bijkomend brevet aan KBF B. Geeft de sociaal verzekerde geen gevolg aan de rappe l, dan deelt KBF A dit mee aan KBF B. KBF A neemt een (ambtshalve) beslissing over de periode tot 30 september en KBF B voor de periode vanaf 1 oktober.

Formulier P20

5. KBF A betaalt tot 31 maart en KBF B vanaf 1 april. Het rechtgevend kind is werkzoekende schoolverlater. De toekenningsperiode loopt tot einde april.
KBF B verzendt het afsluitend formulier P20C en zo nodig de herinnering. Komt het formulier binnen en bevat het ook informatie die van belang is voor KBF A, dan stuurt KBF B een bijkomend brevet aan KBF A. Geeft de sociaal verzekerde geen gevolg aan de rappel, dan deelt KBF B dit mee aan KBF A. KBF A neemt een (ambtshalve) beslissing over de periode tot 31 maart en KBF B voor april.

Topic 4 - De toekenning van kinderbijslag of van een toeslag - Bewijs van het inkomen

Er zijn op dit ogenblik nog steeds geen authentieke bronnen beschikbaar voor het bewijs van de inkomsten uit arbeid als werknemer, zelfstandige of een sociale uitkering. De gegevens afkomstig van een authentieke bron zijn per definitie gevalideerd door een bevoegde instantie voor de informatie (bijv. de RSZ), verklaringen op eer op formulieren zijn dat niet. Er wordt herhaald dat niettemin "verklaringen op eer" van de inkomens op de formulieren P19 moeten worden aangenomen en gelden als basis van de vaststelling van het recht op een toeslag tot bewijs van het tegendeel. Verklaringen op eer zijn ook aan het formulier toegevoegde geschriften, nota's, loonafrekeningen... waarmee de sociaal verzekerde de bedoeling aantoont om een bepaald inkomen op te geven. Wat telt als verklaring is de intentie of de wilsuiting en niet de uitwendige vorm 21 .

Voor de studenten bedoeld in artikel 3 van het koninklijk besluit van 10 augustus 2005 onderworpen aan de inkomensnorm (deeltijds leren - deeltijds werken/alternerend leren) en de werkzoekende schoolverlaters tijdens de wachttijd gelden dezelfde principes. De verklaringen op eer (o.a. op de formulieren P7 en P20) moeten worden aangenomen tot bewijs van het tegendeel.

Topic 5 - De toekenning van het recht op wezenbijslag

3.5.1. Controle met het formulier P16

Met de omzendbrieven van de Rijksdienst, CO 1340 van 24 juli 2002 en CO 1355 van 16 januari 2006, werd aan de kinderbijslagfondsen de gewijzigde procedure meegedeeld voor de vaststelling van het recht op wezenbijslag. De verzending van het formulier P16 werd afgeschaft en vervangen door een opv olging via het Rij ksregister van de samenwoonst (het feitelijk gezin) of de hertrouw van de overlevende echtgenoot voor gezinnen in België.

In uitvoering van de programmawet van 27 december 2004 wordt het recht op de verhoogde wezenbijslag hersteld (50bis) op het ogenblik van de scheiding na een huwelijk of de vorming van een feitelijk gezin. Dit geldt eveneens wanneer de overlevende ouder hertouwd is en niet samenwoont met de nieuwe stiefouder, die bijv. in het buitenland verblijft. Deze feiten worden bewezen aan de hand van een officieel document22 . Het Model J (verklaring over het niet-vormen van een feitelijk gezin) of een getuigenverklaring is voor deze situatie niet dienstig.

Voor de vaststelling van de verlating van het weeskind (formulier P16com), die aanleiding geeft tot de toekenning van de verhoogde wezenbijslag, blijven de instructies ongewijzigd (cfr. bijlagen).

Dit geldt eveneens voor de vaststelling van het recht op wezenbijslag voor kinderen in het buitenland (aanvraag met mod. B en periodieke controle met het formulier P16).

Er wordt aan herinnerd dat alle ouders (adoptanten) van de rechtgevende kinderen in het Kadaster minimaal met code 105 moeten geïntegreerd zijn in functie van het automatisch onderzoek van het recht op wezenbijslag in België. De in het buitenland verblijvende (gekende) ouder zonder INSZ-nummer moet niet worden geïntegreerd met een bis-nummer.

Om de afstamming vast te stellen tussen de overledene en het weeskind werd in het verleden altijd de akte van geboorte opgevraagd bij de gemeente waar het kind is geboren. Er wordt op gewezen dat die procedure overbodig is en dat de verwantschapsgegevens opgenomen in de "samenstelling van het gezin" verkregen via het Rijksregister of het bewijs dat het kind is geboren tijdens het huwelijk van zijn (overleden) ouder(s), volstaan inzake het bewijs van afstamming van de overledene.

Met de omzendbrief van de minister, MO 602 van 12 maart 2008, werden de praktische richtlijnen meegedeeld voor de toepassing van de nieuwe bepalingen inzake de vaststelling van het recht op (verhoogde) wezenbijslag, wanneer de overleden ouder(s) geen recht kunnen doen ontstaan wegens het ontbreken van enige hoedanigheid als rechthebbende binnen het laatste jaar van het overlijden.
Deze nieuwe bepalingen traden in werking op 1 oktober 2007. Aan de kinderbij slaginstellingen werd gevraagd de nodige maatregelen te treffen inzake bekendmaking van deze maatregel (cfr. de omzendbrief, CO 1378 van 12 januari 2009 en de aanpassing van de formulieren P3-a en P3-b met de dienstbrief II/C/999/c.151/SN van 18/03/2009).

3.5.2. De aanvraag met het formulier Mod. B (de aanvraag om wezenbijslag)

De Rijksdienst heeft het formulier Mod. B afgestemd op de situatie dat het kinderbijslagfonds niet alle actoren kent, die potentieel in aanmerking komen als rechthebbende voor het recht op wezenbijslag in het kader van de nieuwe reglementering. Wanneer alle actoren gekend zijn en het recht kan worden vastgesteld op grond van de gegevens waarover het kinderbijslagfonds via de gegevensbanken (Trivia, Cimire, databank van de kinderbijslagfondsen,....) beschikt, dan is het aanvraagformulier overbodig.

Topic 6 - De controle met formulieren op de rechtgevende kinderen

3.6.1. Aanpassing van het formulier P7 (studenten) aan de nieuwe onderwijsstructuur

Vanaf het academiejaar 2004-2005 is aan de universiteiten en hogescholen ingevolge de Bolognaverklaring een nieuwe onderwijsstructuur, de zogeheten Bama-hervorming, in werking getreden. Voor de eerstejaarsstudenten wordt de titel van bachelor, na drie jaren, en deze van master, na minstens een jaar in de plaats van de graad van kandidaat en de graad van licentiaat verleend. Studiepunten nemen de plaats in van lesuren.

Vanaf het academiejaar 2005-2006 is het mogelijk aan de universiteiten en hogescholen voor alle jaren op flexibele basis in een s emestersysteem te studeren.

De reglementering inzake de kinderbijslag werd aan de nieuwe ontwikkelingen op onderwijsvlak aangepast door het koninklijk besluit van 10 augustus 2005.

De Rijksdienst heeft in samenwerking met de kinderbijslagfondsen voor het academiejaar 2009-2010 het formulier P7 (recht op kinderbijslag voor studenten) voor de hogescholen en universiteiten volledig afgestemd op de elektronische gegevensuitwisseling met de flux D062 (cfr. dienstbrief II/999/c.154 van 15 juli 2009).

Voor de student in het buitenland blijft het formulier P7a noodzakelijk (cfr. omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1374, van 25 september 2008, pag. 6).

De gefractioneerde betaling van het studiegeld

Er kunnen zich problemen voordoen met de regelmatige betaling van de kinderbijslag wanneer de onderwijsinstellingen weigeren het formulier in te vullen of een studieattest uit te reiken, zolang het totale inschrijvingsgeld niet is betaald. In de omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1340 van 24 juli 2002 werd reeds gewezen op dit probleem (pag. 13).

De Rijksdienst heeft in de loop van 2009 het initiatief genomen om aan de onderwijsinstellingen opnieuw te vragen om dadelijk na de inschrijving het studieattest voor de kinderbijslag af te leveren.

Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd problemen te signaleren aan de dienst "mediatie" van het Departement Controle van de Rijksdienst.

3.6.2. Andere aanpassingen van het formulier P7 (studenten)

3.6.2.1. De tewerkstelling van de student

Bij de redactie van het formulier P7a werden specifieke vragen voorzien voor bepaalde categorieën van studenten die een beroepsactiviteit uitoefenen en waarvoor niet de uurnorm geldt, maar de inkomensnorm (stagiairs en deeltijds studerenden bedoeld bij de artikelen 3, 14 en 15 van het KB van 10 augustus 2005), zodat er geen opvolging met DMFA kan gebeuren. Dat geldt eveneens voor de tewerkstelling in het buitenland.

Voor het buitengewoon onderwijs23 is de 240-urennorm van toepassing

In de flux D062 worden de gevallen van deeltijds onderwijs aangeduid met de code 312. Daarentegen zijn de gevallen die meegedeeld worden met de code 321 (buitengewoon onderwijs) niet onderworpen aan de inkomensnorm maar wel aan de uurnorm (cfr. CO 1374 van 25 september 2008, pag. 5). Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd bij de codificatie van de gevallen rekening te houden met die speciale categorieën.

De student-zelfstandige

Voor de student, zelfstandige in hoofdberoep24 , geldt de verklaring op eer als bewijs inzake de 240-urennorm. De bepaling hieromtrent van de CO 1354, pag. 16 van 8 juli 2007 vervalt.

3.6.2.2. De heroriëntatie in de loop van het academisch jaar en het hoger beroepsonderwijs

Het formulier P7 werd aangepast aan de innovaties in het onderwijs met betrekking tot de Flux D062 en het hoger beroepsonderwijs (zie: dienstbrieven van de Rijksdienst II/C/997/69ter van 24 september 2009).

3.6.3. De afschaffing van de controle met formulieren P2 en P5 voor de gehandicapte kinderen in België

Of de kinderen met een handicap verder voldoen aan de voorwaarden om recht te hebben op de bijzondere bijslag tot 21 jaar of voor de oudere gehandicapten (+ 25 jaar), werd in het verleden opgevolgd met formulieren. Omdat de winstgevende activiteit kan worden nagegaan met de fluxen (RIP/DMFA/uitkeringsfluxen) via de Kruispuntbank, werd voor de kinderen met een aandoening het formulier P2 afgeschaft vanaf het jaar 2008 door de omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1371 van 15 januari 2008. Voor de oudere gehandicapten werd het formulier P5 al afgeschaft vanaf het jaar 2007 (zie: CO 1366 van 16 februari 2007). De afschaf fing van het formulier P2 impliceert het gebruik van elektronische codes, waarover informatie werd gegeven in het kader van de actualisering van de gebruikersgids voor de DMFA (zie: omzendbrief van de Rijks dienst, CO 1373 van 5 augustus 2008).

Het formulier P5 - kinderbijslag voor oudere gehandicapten

Oudere gehandicapten (art. 47bis Kinderbijslagwet) mogen alleen te werkgesteld worden in een beschutte werkplaats of een beperkte uitkering ont vangen (cfr. artikel 63 Kinderbijslagwet).

Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd vanaf 2007 de formulieren P5 niet meer te gebruiken en de noodzakelijke informatie te halen uit de verwerking van de desbetreffende socio-professionele fluxen over de tewerkstelling, de ziekte, de werkloosheid, de beroepsziekte en het arbeidsongeval.

De gegevens betreffende het inkomen uit een (overlevings-)pensioen kunnen nog niet elektronisch worden meegedeeld en worden per brief opgevraagd bij de Rijksdienst voor Pensioenen (RVP) of het R ijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ):

• vanaf de leeftijd van 60 jaar, behalve wanneer zij gepensioneerd worden naar aanleiding van een tewerkstelling in een beschutte werkplaats of na ziek of werkloos te zijn geweest volgend op een periode van tewerkstelling in een beschutte werkplaats (de laatste tewerkstelling);
• de oudere gehandicapten vanaf 45 jaar die weduwe/weduwnaar zijn, tenzij ze tewerkgesteld zijn in een beschutte werkplaats of naar aanleiding van een tewerkstelling in een beschutte werkplaats (laatste tewerkstelling) ziek, werkloos of gepensioneerd zijn geworden.

Het pensioen mag niet hoger zijn dan het gewaarborgd inkomen voor bejaarden, behalve wanneer het voortvloeit uit een tewerkstelling voor gehandicapten in een beschutte werkplaats. Een eenmalig bewijs volstaat.

3.6.5. De herziening van de ongeschiktheid - Nieuw feit ?

Met de dienstbrief II/C/996/c.92/wam van 06 mei 2009 werden de in de omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1373 van 5 augustus 2008 meegedeelde voorwaarden voor de aanvraag van een medische herziening gewijzigd.
De inschrijving als werkzoekende wordt niet meer gedefinieerd als een nieuw feit en leidt dus voortaan niet meer tot een aanvraag om herziening van de medische ongeschiktheid en evenmin tot schorsing van de kinderbijslag (gewone en bijzon d ere bijslag van artikel 47 KBW). Over andere feiten moet de FOD worden geïnformeerd die beslist of een herziening noodzakelijk is.
De schorsing van de kinderbijslag is enkel noodzakelijk wanneer de tewerkstelling op zichzelf een beletsel betekent voor de toekenning van de kinderbijslag bedoeld zoals bepaald in artikel 12 van het koninklijk besluit van 3 mei 1991 tot uitvoering van de artikelen 47, 56septies en 63 KBW.

3.6.6. Het gehandicapt kind wordt 21 jaar

Er wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd om drie maanden voor de éénentwingste verjaardag van het gehandicapte kind het statuut te onderzoeken door een consultatie van Trivia (student, leerovereenkomst, ondernemersopleiding, ingeschreven werkzoekende, tewerkstelling,...).

Het formulier dat met de inlichtingenbrief wordt verstuurd, moet daaraan worden aangepast. Het is enkel nog aangewezen het formulier P7 mee te sturen, wanneer het statuut van het gehandicapt kind niet is gekend. De motiveringsmodule 20 meegedeeld met de dienstbrief II/C/999/146 van 15 mei 2008 zal worden aangepast.

3.6.7. De bijzondere regeling voor vrijwilligerswerk (wet van 27 december 2005 houdende diverse bepalingen)

De formulieren vermelden een algemene formule: "Voor vrijwilligerswerk geldt een speciale regeling. Uw kinderbijslagfonds kan u daarover meer informatie geven."

Er wordt aan herinnerd dat met de omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1357 van 7 juni 2006 (pag. 7) de specifieke regeling voor de opvolging van het inkomen uit vrijwilligerswerk werd meegedeeld.

Nieuw standpunt

De FOD Sociale Zekerheid heeft de Rijksdienst op volgend punt gewezen (brief van 23/4/2008: kenmerk DLDGSOC REG JV PG/421.865/426823).

Wanneer de betrokkene verzekeringsplichtig is voor de sociale zekerheid dan toont het DMFA-bericht in principe aan of deze persoon al dan niet als vrijwilliger wordt beschouwd.

Bestaat daarover twijfel omdat de vrijwilliger verklaart dat het inkomen een terugbetaling is van de kosten, dan richt het kinderbijslagfonds zich tot de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid of tot de diensten van de Sociale Inspectie die zullen beslissen of de betrokken vrijwilliger al dan niet voldoet aan de voorwaarden.

Topic 7 - De tewerkstelling van de schoolverlater tijdens de wachttijd

De gegevens betreffende het inkomen van de werkzoekende schoolverlater tijdens de wachttijd worden verder ingewonnen met het formulier P20. Daarnaast worden de DIMONA/RIP-aangiften ingeschakeld in het onderzoek naar het recht op de kinderbijslag voor de schoolverlaters in wachttijd. Dit betekent dat in geval het kinderbijslagfonds RIP-gegevens ontvangt, een nieuw onderzoek naar het recht op kinderbijslag wordt uitgevoerd (voor de procedure: zie de omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1371 van 15 januari 2008). Voor het bedrag van het inkomen blijft het formulier op het huidige ogenblik de enige informatiebron. Het is niet mogelijk op een systematische wijze de gegevens vermeld op het formulier P20 te valideren door een consulta tie van TRIVIA.

De Rijksdienst heeft voor de stageperiode 2009-2010 een dienstbrief uitgevaardigd met geactualiseerde instructies, voorbeelden en een aanpassing van het formulier P20 en de modules (dienstbrief II/C/c.153/SN van 1 juli 2009).

Begindatum van de toekenningsperiode

Algemene regel

Overeenkomstig artikel 1, § 2 van het KB van 12 augustus 1985 vangt de wachttijd aan op 1 juli of op 1 augustus na het laatste school- of acade miejaar, naargelang het kind op de dag van zijn inschrijving als werkzoekende jonger dan 18 jaar dan wel 18 jaar of ouder is

Uitzonderingen:

Aanvang van de wachttijd:	Rangorde der bewijsmiddelen
de dag na de beëindiging van alle activiteiten opgelegd door het studieprogramma indien deze beëindiging plaats heeft na 1 juli of 1 augustus of de dag na de beëindiging van de leertijd of vorming;	Authentieke bron (uitschrijvingsbericht D062); of bij gebrek daaraan de verklaring op eer op het formulier P7a (vraag 3) of P20 (vraag 2 of 3 van het formulier) of P9.
de dag na de inlevering van een eindverhandeling bij hogere studiën of de dag na de onderbreking van de voorbereiding ervan;	Authentieke bron (uitschrijvin gs bericht D062); of bij gebrek daaraan de verklaring op eer op het formulier P7a (vraag 3), P20 (vraag 2 of 3 van het formulier) of P9.
de dag na het einde van de stageperiode, vereist om in een openbaar ambt te worden benoemd, of de dag na de onderbreking van deze stage;	Authentieke bron (verklaring van de stagemeester)
de dag na de datum waarop voortijdig aan nieuwe studies, een leertijd of een vorming een einde werd gesteld, op voorwaarde dat : a) geen termijn van meer dan vijftien maanden is verlopen tussen het einde van studies, een leertijd of een vorming en het hernemen van studies, een leertijd of een vorming;	Authentieke bron (uitschrijvingsbericht D062); of bij gebrek daaraan de ver klaring op eer op het formulier P7A (vraag 3), P20 (vraag 2 of 3 van het formulier) of P9.
b) de nieuwe studies, leertijd of vorming

Topic 8 - De geplaatste kinderen

Bewijs van plaatsing in een instelling

Er wordt op gewezen dat voor de plaatsing bij een particulier en de betaling aan een particulier een attest/verklaring/beschikking van de rechter of het formulier P3 geldt als begin van bewijs en volstaat voor het aanvatten van de provisionele betaling. De ontvangst van het formulier D227 moet worden opgevolgd.

Voor wat betreft het bewijs van de betaling van de bijzondere toeslag bed oeld in artikel 70ter wordt verwezen naar de omzendbrief van de Rijksdienst, 1344 van 10 juli 2003 en de dienstbrief II/A/996/45 van 24 december 2003 die onveranderd blijven.

Voor de kinderen geplaatst in een instelling, heeft het formulier D22725 als bijzondere finaliteit de kinderen te signaleren voor wie ten aanzien van de plaatsende overheid een bijzondere (collectieve) betalingsmodaliteit26 geldt. Het formulier is daarom onontbeerlijk.

Kennisgeving van het bedrag voor een geplaatst kind

Voor de plaatsingen in een pleeggezin ten laste van het fonds 'Jongerenwelzijn" moet de Vlaamse Gemeenschap vanaf 1 januari 2009 niet meer ingelicht worden van uitbetaalde bedragen, wel nog de diensten voor pleegzorg (dienstbrief II/C/999/c.152/SN van 29/06/2009). Voor de Franse Gemeenschap geldt eveneens een nieuwe betalingsmodaliteit, u meegedeeld met de dienstbrief II/C/996/c.94/Wam.

Topic 9 - De ontbrekende of onvolledige formulieren - de ambtshalve beslissing

3.9.1. Algemene principes

Het formulier is slechts een hulpmiddel om de onontbeerlijke gegevens in te winnen. Er wordt vooral een beroep gedaan op de sociaal verzekerde om gegevens in te winnen in verband met de inkomenssituatie.

Het Handvest van de Sociaal Verzekerde bepaalt dat wanneer de sociaal verzekerde niet antwoordt op een eerste herinnering om inlichtingen, de instelling zelf na één maand een onderzoek uitvoert en ambtshalve een beslissing neemt op basis van de gekende gegevens. In functie daarvan wordt maximaal gebruik gemaakt van de gegevens inzake de socio-professionele situatie en de leefsituatie waartoe de kinderbijslagsector toegang heeft.

Ondanks het gebrek aan medewerking vanuit het gezin, neemt het kinderbijslagfonds ambtshalve een beslissing op basis van voldoende indicaties:

• Via een consultatie van alle (interne) databanken of fluxen (TRIVIA) kunnen voldoende elementen worden bekomen om in individuele gevallen te beslissen;
• Als de vraag naar het gegeven als niet-relevant te beschouwen is, gelet op de socio-professionele of familiale toestand, zoals die blijkt uit de (niet) ontvangen elektronische gegevensstromen of de consultatie van de databanken.

De ambtshalve beslissing wordt aan de bijslagtrekkende gemotiveerd.

Het recht mag niet worden afgewezen, omdat het formulier niet werd ontvangen, als alle onontbeerlijke gegevens via elektronische bewijsmiddelen kunnen worden verkregen (cfr. de algemene bewijskracht van het elektronisch bewijsmiddel, punt 2.2.).

Kan het gegeven niet via een elektronisch kanaal worden verkregen, dan b lijft verder een formulier noodzakelijk. Deze regel geldt vooral in situaties waarin het inkomen een rol speelt en waaromtrent de gegevensfluxen nog geen uitsluitsel bieden.

3.9.2. Herinnering van niet-teruggezonden formulieren

Werkwijze voor het jaar 2010: situaties waar nog gegevens worden ingewonnen bij de sociaal verzekerde

De bestaande richtlijnen worden bevestigd. Hierna volgt een overzicht.

In afwachting van een algehele gegevensinzameling met elektronische datafluxen, wordt voor de formulieren die betrekking hebben op het jaar 2009-2010 elk ontbrekend document éénmaal herinnerd. De praktijk om in geval van niet-terugzenden, het controleformulier te herinneren en tegelijk reeds te waarschuwen voor een eventuele terugvordering moet worden voortgezet.

Een tweede en eventueel volgende herinnering moet worden voorkomen door een interactieve consultatie van TRIVIA en de exploitatie van de ontvangen RIP- en DMFA-berichten en de andere fluxen.

Indien de ontbrekende informatie ingevolge deze consultaties/integraties kan worden bekomen, moet er overeenkomstig het Handvest27 van de Sociaal Verzekerde geen verdere automatische herinnering meer worden verzonden. Deze procedure vervangt het ontbrekende formulier en valideert de betalingen over de periode die het formulier dekt (inclusief de provisionele betalingen 28 ). Wanneer geen voldoende gegevens kunnen worden bekomen, moet een controle ter plaatse worden verricht.

3.9.3. Bijzondere toepassingsgevallen

3.9.3.1. Het formulier voor de studenten (P7a) wordt niet teruggestuurd.

In de omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1374 van 25 september 2008, punt 5. 3 werd u meegedeeld wat de gevolgen zijn van het niet-terugzenden van het formulier P7A. In de omzendbrief van de Rijksdienst, II/C/999/C.154/SN van 15 juli 2009 werden deze instructies bevestigd.

3.9.3.2. Het formulier voor de ingeschreven werkzoekende (P20) wordt niet teruggestuurd

In de omzendbrief van de Rijksdienst, II/C/999/C.153/SN van 1 juli 2009 wer den de instructies verschaft voor het geval het formulier P20 ontbreekt.

3.9.3.3. Het formulier de sociale toeslagen (P19) wordt niet teruggestuurd - De verdere betaling van de toeslag

Voor de validering van de toeslag gecontroleerd met het formulier P19 geldt het hiervoor uiteengezette principe. Voor de toekomstige betalingen van de toeslag zijn wel opnieuw de formulieren P19 en P19ter noodzakelijk. Worden deze formulieren niet ontvangen, dan worden de betalingen aan de gewone schaal voortgezet. De bijzondere maatregel in verband met het aanvraagformulier P19 (eerste zending) vindt u infra punt 4.

3.9.3.4. Onvolledige of ontbrekende gegevens in verband met het co-ouderschap

Overeenkomstig de ministeriële omzendbrief, MO 555 van 26 februari 1998, moeten de kinderbijslagfondsen nagaan welke ouderschapsregeling van toepassing is, wanneer de ouders gescheiden zijn en wanneer de fondsen weet hebben van een echtscheidingsvonnis. Bij afwezigheid van een overgeschreven echtscheidingsvonnis en bij gebrek aan tegenbewijs door de belanghebbenden, mogen de kinderbijslagfondsen veronderstellen dat de gescheiden ouders de kinderen in co-ouderschap opvoeden.

Concreet betekent dit dat naar aanleiding van een ontvangst van een mail-box met een bericht van echtscheiding dat de kinderbijslagfondsen zich tot de bijslagtrekkende richten om de ouderschapsregeling te kennen. Een maand na de eerste verzending wordt in een tweede brief nogmaals aangedrongen op het vonnis of de akte (passages in verband met de opvoedingsregeling).

Wanneer de betrokkene hierop niet reageert wordt in afwijking van de bepalingen van de omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1345, punt 6 van 10 juli 2003, de betaling niet meer geschorst, maar neemt het kinderbijslagfonds een ambtshalve beslissing op basis van de al vroeger meegedeelde gegevens inzake de ouderschapsregeling in het dossier of het veronderstelde co-ouderschap overeenkomstig de ministeriële omzendbrief, MO 555.

Topic 10 - De procedure alvorens de terugvordering van onverschuldigd betaalde kinderbijslag in te zetten

3.10.1. Algemene principes

Het louter ontbreken van een formulier is nooit een voldoende rechtsgrond voor een procedure tot terugvordering van de betaalde kinderbijslag. Dergelijke vorderingen riskeren vrijwel zeker door de rechtbanken ongegrond te worden verklaard. De kinderbijslagfondsen moeten bijgevolg alle mogelijke hen ter beschikking zijnde middelen aanwenden om te voorkomen dat procedures voor terugvordering van de kinderbijslag gesteund op ontbrekende formulieren voor de arbeidsgerechten worden gebracht (door sociaal verzekerden of door de fondsen zelf).

3.10.2. Praktische richtlijnen voor het opmaken van debetten

Het is uit den boze dat een debet wordt betekend zonder een consultatie van de beschikbare databanken (TRIVIA) of de ontvangen fluxberichten in het onderzoek van het onverschuldigd bedrag te betrekken. De kinderbijslagfondsen kunnen bij de evaluatie van de inkomensnorm het arbeidsvolume als voldoende indicatie of parameter in aanmerking nemen.

Aan de debiteur wordt kennis gegeven van de onverschuldigde betaling met een gewone brief of met een controle aan huis. Overeenkomstig het Handvest van de Sociaal Verzekerde wordt het debet aangetekend verzonden of herinnerd, telkens wanneer de verjaring dreigt (CO 1360 van 1 augustus 2006). Met de dienstbrief II/C/996/83/BH van 19 maart 2008 werden er bijkomende instructies gegeven voor het opmaken van debetten.

Een voltijdse of voldoende tewerkstelling toont tot bewijs van het tegendeel aan dat de inkomensnorm is overschreden.

Voorbeeld: Op 5 september 2008 werd de inschrijving als w erkzoekende o ntvangen.
Het formulier P20 wordt niet teruggestuurd, ook niet na één herinnering. Uit TRIVIA blijkt dat het kind een winstgevende activiteit heeft verricht. De gegevens uit TRIVIA tonen voldoende aan dat de inkomensgrens is overschreden, bijgevolg neemt het fonds dienovereenkomstig een beslissing over de uitgevoerde betalingen van de kinderbijslag. Men houdt er rekening mee dat voor het derde kwartaal de DMFA moet worden verwerkt (max. 240 uren). De gegevens inzake de reactivering van de werklozen (bijv. IBO-contracten) kunnen aangevraagd worden bij de gewestelijke diensten voor arbeidsbemiddeling.

Voorbeeld: In januari 2009 werd het formulier P19 verstuurd (periode 1 januari 2008 tot 31 december 2008). Een eerste herinnering leverde geen enkel resultaat op. De partner van de werkloze rechthebbende werkt sedert 1 juli 2007 voltijds. Er zijn voldoende bewijzen dat de inkomensgrens is overschreden, bijgevolg neemt het kinderbijslagfonds dienovereenkomstig een beslissing over de uitgevoerde betalingen van de toeslag.

Wanneer de gegevens die via de verschillende gegevensbanken29 ter beschikking staan, toch geen uitsluitsel bieden en er niettemin informatie (bijv. over het inkomen naar aanleiding van een tewerkstelling in de loop van een kalendermaand) ontbreekt of twijfel bestaat, wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd om, als ondanks de dreiging met terugvordering het formulier niet wordt teruggezonden, de ontbrekende gegevens op te vragen via een controle met een bezoek aan huis. De geschetste werkwijze geldt vanzelfsprekend ook voor het aanvatten van een procedure tot terugvordering voor het arbeidsgerecht.

3.10.3. Schematische voorstelling van de procedure bij ontbrekende formulieren - werkwijze alvorens een debet op te maken - Valideren/Betalen/Terugvorderen

Stap	Actie	Tijdstip/termijn	Inhoud van de beslissing
1	Verzending van het formulier P19,P20,......	Volgens de richtlijnen
2	Formulier wordt niet ontvangen	Herinnering na één maand; Stopzetting van de provisionele betalingen De maand volgend op de verzending van het formulier.
3	Zo mogelijk, de (eind)beslissing op basis van consultatie van de databanken	Binnen de maand na de herinnering o regularisatie	recuperatie geen actie andere actie motivering
4	Controle ter plaatse + eindbeslissing	Binnen de 4 maand	regularisatie recuperatie geen actie motivering

4. Varia

4.1. Het formulier om een toeslag aan te vragen (aanvraagformulier P19) wordt niet teruggestuurd

Om te vermijden dat bepaalde gezinnen noch de verhoging voor eenouderge zinnen, noch de toeslag aanvragen, blijven de huidige maatregelen inzake de controle ter plaatse gehandhaafd in afwachting dat deze vervangen worden door de nieuwe richtlijnen ter concretisering van de heroriëntering van het sociaal toezicht (Doc. BC 11033 van 4 december 2007).

Wanneer het formulier om een toeslag aan te vragen niet wordt teruggestuurd, beperkt de opvolging zich voorlopig nog tot het jaarlijks verzenden van een informatieblad en een vraag of het onderzoek moet worden heropend (P19ter).

In het kader van de geleidelijke vervanging van recurrente controles door meer "gerichte" bezoeken wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd de gezinnen thuis te bezoeken en uitgebreid te informeren inzake de voorwaarden om een toeslag te ontvangen en eventueel het desbetreffende formulier P19 te laten invullen. De gevallen waarin een gerichte controle aan huis moet plaatsvinden, worden opgesomd in de omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1366 van 16 februari 2007, pag. 10.
Deze instructie blijft voor 2010 van kracht.

4.2. Standpunt van de arbeidsrechtbanken in verband met de informatieplicht

Gelet op artikel 3 (informatieplicht) en artikel 6 (het hanteren van een begrijpelijke taal) van het Handvest van de Sociaal Verzekerde 30 , worden de la atste tijd meer en meer vonnissen en arresten gewezen waarin de informatie v erstrekt op het formulier P7 onvoldoende werd bevonden voor het behoud van de rechten. Rekening houdende met hetgeen voorafgaat werd het formulier P7 aangepast aan het standpunt van de arbeidsrechtbanken. De Rijksdienst heeft deze informatie herwerkt. De uitgebreide versie van het formulier P7 werd aan de betalingsdiensten meegedeeld met de circulaire II/C/999/c.154/SN van 15 juli 2009.

4.3.Bewijswaarde van de gescande documenten

De bewijskracht van de op die manier opgeslagen informatie wordt geregeld door artikel 8 van het KB van 22 maart 1993. Het kinderbijslagfonds dat alle juridische procedures heeft doorlopen voor de erkenning van de elektronische archivering der binnengekomen stukken voldoet aan alle wettelijke voorwaarden terzake.
De op basis van die erkende procedures opgeslagen, bewaarde en weergegeven informatie evenals de kopieën hebben bewijskracht inzake sociale zekerheid, tot bewijs van het tegendeel.

Op basis hiervan moet worden besloten dat bijv. een kopie van het geboorteattest dat door het kinderbijslagfonds wordt gearchiveerd, wettelijke bewijswaarde heeft en dus kan dienen als basis voor de regularisatie van de betalingen.

4.4. Verklaring voor de verzekeringsinstellingen ten behoeve van de volle wezen

De kinderbijslagfondsen worden eraan herinnerd dat de verklaring die bestemd is voor de mutualiteiten, op tijd moet worden gestuurd (zie: omzendbrief van de Minister, MO 605 van 9 oktober 2008). De kinderbijslagfondsen wordt gevraagd een duplicaat van de verzending van het document in het dossier te bewaren of elektronisch op te slaan.

Als bijlage vindt u de tabellen met de aangepaste formulieren- en controleprocedures voor 2010.

• 1
• 2
• 3
• 4Omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1376 van 8 september 2008.
• 5Vanaf 1 oktober 2008.
• 6Overeenkomstig de omzendbrief van de minister, MO 588 van 17 maart 2005 wordt het recht op de verhoogde schaal van wezenbijslag (50bis) hersteld op het ogenblik van de scheiding na een huwelijk of de vorming van een feitelijk gezin aan de hand van een officieel document. Het Model J (verklaring van de betrokkene) is als bewijs van de scheiding niet dienstig.
• 7Van elke consultatie wordt een print in het (elektronisch) dossier bewaard als bewijsmiddel
• 8
• 9
• 10
• 11Niet beschikbaar via DMFA, wel via RIP.
• 12Inzake gegevens overgemaakt met het brevet van rechthebbende: zie tabellen pag. 16.
• 13Goedgekeurd in de Ministerraad van 23 juni 2006. Dit Charter is een aanvulling op het Handvest van 4 december 1992 van de gebruiker van de openbare diensten. De bedoeling van dit Charter is om een aantal nieuwe principes van een goede openbare dienstverlening toe te voegen aan de principes die reeds in het genoemde Handvest vervat zijn.
• 14KB van 19 maart 2008; B.S. 15 april 2008.
• 15Dit onderwerp was al het voorwerp van een onderrichting: cfr. punt 3, van de omzendbrief van de Rijksdienst,
  CO 1352 van 20 december 2004 - Een "goed leesbare kopie" in de plaats van een authentiek document volstaat
• 16Cfr. bijv. het speciaal geboorteattest punt 3.2.2. na de geboorte.
• 17Op de website MyBelgium.be zijn al talrijke toepassingen beschikbaar
• 18Omzendbrief van de Rijksdienst, CO 1360 van 1 augustus 2006.
• 19De bank mag een som vragen van hoogstens 13,60 euro per jaar (bedrag geldig vanaf de 1ste januari 2009). De maximale prijs voor de basisbankdienst wordt jaarlijks aangepast rekening houdend met het indexcijfer van de consumptieprijzen. De informatie over de aanpassing van het bedrag vindt u op de website van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie
• 20De kinderbijslag en het kraamgeld worden provisioneel betaald, het ontvangen van de mailbox inzake de geboorte moet opgevolgd worden.
• 21Bijv. de betrokkene verwijst op het (ondertekende) formulier P19 naar een bijgevoegde nota, een aanslagbiljet,.... wat impliciet gelijkstaat met een voldoende verklaring, waarmee het inkomen wordt aangetoond en de toeslag betaalbaar is.
• 22Zie omzendbrief van de Minister van Sociale Zaken, MO 588 van 17 maart 2005: verklaring van een officiële instantie, bijv. van de bevolkingsdiensten......
• 23Het betreft studies bedoeld in artikel 1 van het KB van 12 augustus 2005.
• 24Cfr. code H op het Arza-bericht: de student onderworpen aan artikel 37 van het KB van 8 april 1976 (vrijstelling van sociale bijdragen).
• 25Zie: de bijlagen bij de CO 1025 van 23 juni 1976.
• 26Zie: dienstbrief van de Rijksdienst, II/C/996/c.94/wam van 18/11/2009.
• 27Het Handvest voorziet in een termijn van 4 maanden om te beslissen.
• 28Het artikel 9 van het koninklijk besluit van 12 juni 1989 tot uitvoering van artikel 71, § 2 van de samengeordende wetten betreffende de kinderbijslag voor loonarbeiders bepaalt in algemene zin dat de instelling verder provisioneel de kinderbijslag uitbetaalt voor de kalendermaand na die waarin zij om periodieke formulieren heeft verzocht die de hoedanigheid van rechtgevend kind, bijslagtrekkende of rechthebbende moeten bevestigen.
• 29Evenwel wordt erop gewezen dat voor bepaalde uitkeringen een voorafgaandelijke integratie in het Kadaster nodig is.
• 30De instellingen van sociale zekerheid verplicht zijn aan de sociale verzekerde die daar schriftelijk om verzoekt, alle dienstige inlichtingen betreffende zijn rechten en verplichtingen te verstrekken en uit eigen beweging de sociaal verzekerde alle bijkomende informatie te verschaffen die nodig is voor de behandeling van zijn verzoek of het behoud van zijn rechten. Conform artikel 6 moeten de instellingen van sociale zekerheid zich in hun betrekkingen met de sociale verzekerde, in welke vorm deze ook plaatsvinden, in een voor het publiek begrijpelijke taal uitdrukken.