CO 1367 van 7 juni 2007 - Gegevensvergaring voor studerenden - de aanpassing van het formulier P7 (kinderbijslag voor studenten) aan de elektronische gegevensinzameling voor studenten in de onderwijsinstellingen van de Vlaamse Gemeenschap (Flux D062)

1. Informatievergaring met het formulier

1.1 Inleiding

Met ingang van september 2007 (school- en academiejaar 2007-2008) worden de studiegegevens (inschrijvingen, uitschrijvingen, studiepunten, etc.) enkel voor de studenten in de onderwijsinstellingen van de Vlaamse Gemeenschap (instellingen gesubsidieerd en erkend door de Vlaamse Overheid) met een elektronische flux via de databank DTO1 van de Vlaamse Gemeenschap aan de kinderbijslagfondsen overgemaakt. Dit geldt zowel voor de studenten in het hoger onderwijs (BAMA-structuur) als voor de studerenden in het secundair onderwijs.

In de contacten met de onderwijsinstellingen is door de Rijksdienst benadrukt dat het voor de goede werking van de kinderbijslagsector onontbeerlijk is het doorsturen van de gegevens te spreiden vanaf 15 september 2007, nadien 15 oktober 2007 en in november 2007 zo frequent mogelijk tot uiterlijk op 15 november 2007.

Deze innovatie heeft belangrijke repercussies voor het formulier P7 dat jaarlijks op 5 september wordt verzonden en waarmee de onderwijsgegevens totnogtoe voor alle onderwijsinstellingen in België per papieren drager werden ingewonnen.

1.2 Vertaling naar het formulier van de dubbele procedure

Op de eerste plaats blijft éénzelfde formulier P7 voor de drie gemeenschappen bestaan. Er worden geen afwijkingen voorzien die ingegeven zouden zijn door regionale kenmerken naargelang van de homogeniteit of heterogeniteit van de studentenpopulaties.

Op het formulier P7 wordt daarom een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de werkwijze (a) voor de onderwijsinstellingen van de Vlaamse Gemeenschap en (b) voor de onderwijsinstellingen van de andere gemeenschappen (Franse en Duitse).

1.3 Textuele aanpassingen aan het formulier

Het aangepast formulier P7 bevindt zich in de bijlage (bijlage I, niet opgenomen).

De gebruikelijke indeling van het formulier wordt behouden:

1) de voorpagina met algemene instructies;
2) het info-blad;
3) het luik P7-A, gedeelte in te vullen door de betrokkene;
4) het luik P7-B, gedeelte desgevallend in te vullen door de onderwijsinstelling

1.3.1 De voorpagina

Om elk misverstand te voorkomen wordt al op de eerste bladzijde melding gemaakt van de dubbele procedure en wordt er voor de onderwijsinstellingen van de Vlaamse gemeenschap duidelijk op gewezen dat meestal (zie pag. 3) geen papieren attest van de school, hogeschool of universiteit aan het kinderbijslagfonds moet worden bezorgd.

Er wordt aan de kinderbijslagfondsen een lijst bezorgd met een exhaustieve opsomming van de onderwijsinstellingen behorend tot de Vlaamse Gemeenschap.

1.3.2 Het info-blad

Aan het info-blad wordt inhoudelijk2 niets gewijzigd, gezien er zich recent geen wijziging van de reglementering heeft voorgedaan.

1.3.3 Het luik P7-A (blz. 3 en 4 van het formulier P7)

De gekende structuur die erin bestaat een vraag te stellen en dan onmiddellijk aan te sluiten met een instructie blijft behouden.

Er wordt voorzien in een duidelijke " routering " tussen enerzijds de vragen met betrekking tot het onderwijs gevolgd in de instellingen van de Vlaamse Gemeenschap en het onderwijs gevolgd in de andere gemeenschappen. Er wordt een vraag voorzien voor het geval het onderwijs wordt gevolgd in instellingen behorend tot verschillende gemeenschappen.
Elke vraag wordt telkens aangevuld met de passende instructie voor de bijslagtrekkende.
Elk formulier bevat dezelfde informatie, maar de tekst en de vragen die van toepassing zijn voor de Vlaamse Gemeenschap komen in de Nederlandstalige formul ieren eerst aan bod. Daarentegen wat van toepassing is voor de Franse en Duitse Gemeenschap wordt voor de formulieren in het Frans of het Duits eerst vermeld.

1.3.4 Het luik P7-B (blz. 5 van het formulier P7)

De inhoud van het luik blijft ongewijzigd. Het is nog overwegend van belang voor de instellingen van het Franstalig en Duitstalig onderwijs.

Opgelet!
Evenwel blijft ook voor de onderwijsinstellingen van de Vlaamse Gemeenschap, bij ontstentenis van de flux D062 het papieren attest zijn bewijswaarde behouden. Het recht op kinderbijslag wordt desgevallend volledig correct vastgesteld op basis van een authentieke verklaring op papieren drager afkomstig van de onderwijsinstelling.

2. De gegevensinwinning met het formulier P7 volgens het type van onderwijs

2.1. Algemeen

Voor het hoger en secundair (algemeen, beroeps-, technisch) of het buitengewoon onderwijs bevat de flux D062 van de Vlaamse Gemeenschap alle nodige informatie om op een correcte wijze het recht op kinderbijslag vast te stellen overeenkomstig het koninklijk besluit van 10 augustus 2005 (tot vaststelling van de voorwaarden waaronder kinderbijslag wordt verleend ten behoeve van het kind dat onderwijs volgt of een vorming doorloopt).
Voor het hoger onderwijs wordt het exacte aantal studiepunten meegedeeld. Voor het middelbaar onderwijs voldoen alle via flux meegedeelde gevallen aan de norm van de 17 lesuren.

2.2 Onderwijs gevolgd in meer dan één instelling, eventueel instellingen van verschillende gemeenschappen

Als de student in twee of meer instellingen voor onderwijs van dezelfde of verschillende gemeenschappen ingeschreven is of de lessen volgt, moeten de eventueel ontvangen signalen per flux, of met een papieren drager in combinatie met de flux worden samengevoegd om vast te stellen of de norm van 17 uren (secundair onderwijs) of de 27 studiepunten (hoger onderwijs) is bereikt3 .

2.3 Bijzondere onderwijs- of opleidingscategorieën

Er wordt wel op gewezen dat de flux D062 (nog) geen signaal bevat voor:

• het avondonderwijs/het onderwijs voor de sociale promotie/het volwassenenonderwijs,
• het privaat onderwijs;
• de ondernemingsopleiding (de middenstandsopleidingen);
• de erkende vormingen;
• de leerovereenkomsten.

Voor die categorieën is het noodzakelijk om verder de gegevens via een papieren attest te ontvangen. Voor de leerovereenkomsten blijft het bestaande formulier P9 van toepassing. De gegevens over de ondernemingsopleiding (met of zonder stages) worden voortaan allemaal met het formulier P9bis ingewonnen. Het aangepast formulier P9bis zal u kortelings worden bezorgd.

Voor de andere gevallen bevat het formulier P7 een aparte rubriek op pagina 3 van het formulier.

2.4 Het deeltijds onderwijs (beroeps/technisch en gewoon/buitengewoon)

Het deeltijds onderwijs wordt aangeduid in de flux D062 met de code 312. De gevallen zijn onderworpen aan de inkomensnorm. De gegevens ontvangen via DMFA-berichten zijn enkel indicatief. Er is een desbetreffende inkomensvraag voorzien op het formulier P7 pagina 4.

2.5 De stages in het kader van het onderwijs

De stages zijn in de flux vervat in de lesuren of in de studiepunten. De flux bevat geen informatie over het inkomen verkregen voor die stages. Er is een vraag omtrent het inkomen voorzien op het formulier pagina 4.

2.6 Het bijzonder thesisjaar

Voor studenten die zich inschrijven voor een bijzonder thesisjaar (eindwerk/afstudeerwerk/thesis) aan het einde van de bachelor- of masteropleiding of voor de vroegere (uitdovende) opleidingsstructuren (licentia at, graduaat, regentaat,?) van het hoger onderwijs zijn de gegevens van de flux D062 niet voldoende om uit te maken of het gaat om een speciaal thesisjaar. De flux bevat enkel de verwijzing naar een jaar waarin een diploma kan behaald worden ('het diplomajaar').

Er wordt daarom op het formulier P7 nog in een aparte vraag voorzien (vraag 1.1.3 op pagina 3).

Overzicht van de gegevensinwinning voor het thesisjaar

Theoretisch zijn de situaties die recht geven op kinderbijslag als volgt te interpreteren:

Verklaring op P7
over het bijzonder
thesisjaar ingevuld Aantal Recht op
studiepunten kinderbijslag
ja ja minstens 27 ja
ja ja geen 27 studiepunten ja
ja ja niet ingevuld ja
ja niet
ingevuld niet ingevuld nee

2.7 De doctoraatsopleidingen

De opleidingen in het kader van de doctoraatsverhandeling worden aangeduid in de flux D062 met code 99. Indien het aantal van de 27 studiepunten is bereikt geven die opleidingen in principe recht op kinderbijslag voor het gehele academiejaar.

Omdat die studenten vaak werken, wordt in afwijking op de procedure voorzien in de CO 1354, veiligheidshalve d.w.z. om te vermijden dat kinderbijslag betaald wordt ten gunste van doctorandi die meer dan 240 uren per kwartaal werken, eerst het personeelsregister geconsulteerd (Trivia) of de RIP-berichten verwerkt, alvorens de kinderbijslag voor het academiejaar 2007-2008 toe te kennen. Er worden bijgevolg geen anticipatieve betalingen meer uitgevoerd voor de doctorandi.

2.8 De vakantieperiodes

In het secundair onderwijs worden de vakantieperiodes bepaald door de betrokken gemeenschap4 , in het hoger onderwijs door de instelling zelf. De flux D062 bevat daaromtrent geen gegevens. Bijgevolg wordt overeenkomstig het koninklijk besluit van 10 augustus 2005 (kinderbijslagb esluit voor de studenten) de zomervakantie verondersteld aan te vangen bij het begin van het derde kwartaal (1 juli). In het secundair onderwijs wordt de zomervakantie geacht een einde te nemen uiterlijk op 31 augustus en in het hoger onderwijs uiterlijk op 30 september.

3. Informatiegaring met het formulier P7 ? bijzondere procedures

3.1 De semesterinschrijvingen

In de huidige procedure is voorzien dat inschrijvingen vanaf 1 februari 2008 slechts zullen kunnen worden doorgestuurd tijdens het derde kwartaal 2008. In de periode van 1 februari tot einde juni 2008 zullen dus geen elektronische informaties worden overgemaakt door de onderwijsinstellingen aan de kinderbijslagfondsen. Dit impliceert dat inschrijvingen voor het tweede semester dat ingaat op 1 februari 2008 pas meegedeeld worden in de loop van het derde kwartaal 2008.

Dat brengt voor het recht op kinderbijslag volgende consequenties mee:

Eerste hypothese : de student is al ingeschreven voor minstens 27 studiepunten: de kinderbijslag wordt verder betaald.

Tweede hypothese : de betaling van de kinderbijslag is geschorst omdat de student niet voldoet aan de norm van de 27 studiepunten. Voor die gevallen is aan de universiteiten en hogescholen gevraagd door de Vlaamse Gemeenschap op vraag van de Rijksdienst een papieren studiebewijs met het bijkomend aantal studiepunten aan de student af te leveren, dit om te vermijden dat het gezin nog verschillende maanden moet wachten op de regularisatie totdat het fluxbericht wordt ontvangen.

Voorbeeld : Op 20 oktober 2007 schrijft de student zich in voor 16 studiepunten. Het kinderbijslagfonds ontvangt hiervan een elektronisch bericht op 8 november 2007. Op 1 februari neemt hij een volgende inschrijving voor 12 studiepunten. De universiteit levert in dat geval aan de student een papieren attest af voor de bijkomende inschrijving, die het overm aakt aan het kinderbijslagfonds. Het kinderbijslagfonds betaalt met terugwerkende kracht de kinderbijslag op basis van dit attest (totaal: 28 studiepunten).

3.2 De uitschrijvingen of de vermindering van het aantal studiepunten

In de huidige procedure is het doorsturen van de uitschrijving/vermindering van het aantal studiepunten na 1 februari zoals voor de inschrijvingen (cfr. punt 3.1.) eveneens pas voorzien voor het derde kwartaal van het daaropvolgende jaar (2008). Die gegevens zullen uit de authentieke bron verkregen worden wat zondermeer een surplus betekent ten opzichte van de huidige gegevensinwinning waarbij die pas in september van elk jaar met formulieren kunnen worden bekomen.

De Rijksdienst heeft er bij de onderwijsinstellingen van de Vlaamse Gemeenshap op aangedrongen onder de rubriek " uitschrijving " alleen het feit mede te delen dat de student aan de onderwijsinstelling heeft verklaard het studeren vrijwillig te hebben stopgezet in de loop van het school- of academiejaar. In dat geval wordt de kinderbijslag toegekend tot de dag van de verklaarde stopzetting van de studies, onverminderd de toepassing van artikel 48 Kinderbijslagwet.

Voor de vermindering van het aantal studiepunten is gevraagd alleen de vermindering mede te delen wanneer het aantal studiepunten geen 27 meer bedraagt, waardoor het recht op kinderbijslag vervalt.

3.3 De provisionele betaling

Overeenkomstig de reglementering worden de betalingen provisioneel voortgezet voor één maand, nl. de maand oktober (betaald op 10 november 2007). Voor de gevallen waarin het formulier/ de flux niet is ontvangen tegen 30 november worden vanaf de maand november (betaald op 10 december) de betalingen stopgezet (onverminderd de rappelprocedure: zie hierna).

3.4 De schorsing van de betalingen

• Voor de studenten in de onderwijsinstellingen van de Vlaamse Geme enschap is de instructie gewijzigd tegenover vorig jaar. Er wordt aan de ouders gevraagd het formulier P7-A onmiddellijk terug te zenden, wanneer ofwel de studies zijn beëindigd of stopgezet ofwel wanneer de student ingeschreven is in een onderwijsinstelling van de Vlaamse Gemeenschap. De provisionele betaling van de maand oktober wordt uiteraard niet meer uitgevoerd wanneer met het formulier P7-A een beletsel wordt gemeld.
• De ouders van studenten in de onderwijsinstellingen van de Duitse en Franse Gemeenschap moeten het formulier P7-A slechts terugsturen zodra zij in het bezit zijn van het papieren studiebewijs (P7-B). De instructie hierover bevindt zich op het formulier P7 en is niet veranderd in vergelijking met het vorig jaar.

Wanneer uiterlijk eind november 2007 geen flux is ontvangen of geen studieattest is ingediend, wordt de betaling van de kinderbijslag geschorst.

Een schematisch overzicht voor alle Gemeenschappen

(SCHEMA NIET OPGENOMEN)

4. De rappel- en recuperatieprocedure:

In de CO 1366, pagina 8 van 16 februari 2007 werd voorzien dat wegens de ontwikkeling van een flux met de Vlaamse Gemeenschap een nieuwe werkwijze zou worden uiteengezet.

4.1. De rappelprocedure

Er wordt voorzien in een dubbele timing om actie te ondernemen:

De voorgestelde procedure vereist van het dossierbeheer de passende analyse van de gegevens op het formulier P7-A en de overeenkomstige introductie van codes in het gegevensverwerkend systeem teneinde voldoende onderscheid te kunnen maken in de verschillende situaties die een opvolging met een rappelbrief vereisen. In functie van de uitvoering van deze rappelprocedure zijn de rubrieken op het formulier P7 alle genummerd.

De eerste herinnering op 5 november 2007

Hypothese 1 : het kinderbijslagfonds heeft geen enkel bericht, formulier P7 of flux ontvangen;

Hypothese5 2 : het kinderbijslagfonds heeft het luik P7-A van het formulier ontvangen waarop gemeld wordt ofwel dat het kind studeert in een onderwijsinstelling van de Franse/Duitse Gemeenschap (punt 1.2, pagina 3 van het formulier P7) ofwel dat het kind valt onder één der categorieën (cfr. punt 1.1.2, pagina 3.) waarvoor geen elektronische berichten door de Vlaamse Gemeenschap worden gestuurd.

Voor die gevallen stuurt het kinderbijslagfonds een rappelbrief aan het gezin waarin wordt gevraagd het studiebewijs tegen uiterlijk 25 november 2007 te bezorgen. Er wordt meegedeeld dat bij ontstentenis van het studiebewijs de betaling van de kinderbijslag vanaf de maand november wordt onderbroken.

In concreto betekent dit dat voor die gevallen de actuele werkwijze gehandhaafd blijft.

Werd alleen het luik P7-B van het formulier, een studieattest of een elektronisch bericht ontvangen dan start op die datum eveneens de rappelprocedure voor het luik P7-A van het formulier.

De eerste herinnering op 15 november 2007

Hypohese 3 : het kinderbijslagfonds heeft het luik P7-A van het formulier P7 ontvangen waarop gemeld wordt dat het kind studeert in een onderwijsinstelling van de Vlaamse Gemeenschap (punten 1.1.1 en 1.1.3., pagina 3 van het formulier P76 ).

Voor die gevallen stuurt het kinderbijslagfonds een brief met een aangepaste tekst. Er wordt gemeld dat bij ontstentenis van het elektronisch bericht de betaling van de kinderbijslag vanaf de maand november wordt onderbroken. Tevens wordt aan het gezin meegedeeld dat gelet op de overeenkomst met de Vlaamse Gemeenschap de inschrijving elektronisch dient aangegeven te worden door de onderwijsinstelling van het kind. De Rijksdienst engageert zich om voor deze gevallen contact op te nemen met de help-desk van de Vlaamse G emeenschap. Te dien einde wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd om aan het Departement Controle de lijsten over te maken met de gevallen van hypothese 3 (dus de gevallen waar een verklaring op P7-A van het formulier werd afgelegd over het onderwijs in één instelling van de Vlaamse Gemeenschap en waar de flux D062 niet ontvangen is op 15 november) om de Vlaamse Gemeenschap daarover passend te kunnen contacteren.

De Rijksdienst engageert zich ook om ten gepaste tijde in een bijkomende dienstbrief meer gedetailleerde richtlijnen over te maken aan de kinderbijslagfondsen en de briefmodules op te maken.

4.2.De recuperatieprocedure

Vanaf 5 december 2007 wordt de recuperatieprocedure ingezet, zoals dit nu het geval is.

De procedure heeft zowel betrekking op de recuperatie van de niet door de passende verklaringen gedekte kinderbijslag van het voorbije school- of academiejaar, als op de provisionele betaling voor de maand oktober 2007, waarvoor geen P7-B/ schoolattest/elektronisch bericht werd ontvangen.

Opgelet!

In tegenstelling met wat u werd meegedeeld voor het voorbije school- of academiejaar is het vanaf het school- of academiejaar 2007-2008 in alle gevallen noodzakelijk na te gaan of de studies niet zijn onderbroken, stopgezet of beëindigd (cfr. vraag 2 op het formulier P7). Dit betekent dat voortaan het luik A van het formulier P7 of een overeenstemmende verklaring (bijv. van de onderwijsinstelling) onontbeerlijk zijn. Desnoods zal een controle met een bezoek ten huize noodzakelijk zijn, zoals voorzien in de procedure uiteengezet in de circulaire, CO 1366, pag. 9.

5. Contacten met de onderwijsinstellingen van de Vlaamse Gemeenschap

Om zoveel mogelijk de schorsingen en rappelbrieven te vermijden, wordt met klem geïnsisteerd bij de onderwijsinstellingen om de timing van de verzending strikt te respecteren, zodanig dat alle gevallen (ook studenten met uitgestelde zittijd of met individuele studietrajecten) worden overgemaakt in de laatste zending van 15 november 2007.

• 1Databank tertiair onderwijs.
• 2Behoudens verwijzing naar de nieuwe procedure en naar de bedragen die werden aangepast aan de index vanaf 1 oktober 2006.
• 3Wanneer een combinatie van hoger en secundair onderwijs zich voordoet, is de norm de 17 lesuren en wordt het aantal studiepunten omgezet naar uren. Elk studiepunt is gelijk aan 30 minuten.
• 4Cfr. de onderwijssite van de gemeenschap.
• 5De verwijzingen naar de rubrieken van de formulieren betreffende de Nederlandse versie van het formulier.
• 6De verwijzingen naar de rubrieken van de formulieren betreffende de Nederlandse versie van het formulier.