CO 1345 van 10 juli 2003 - Jaarlijkse evaluatie van de behoeften aan informatie met elektronische en papieren dragers: controle met formulieren en aanpassingen aan CO 1340 van 24 juli 2002

 

1. Informatiegaring met formulieren en elektronische dragers

Sedert enkele jaren houdt de Rijksdienst permanent een inventaris bij van alle noodzakelijke gegevens om de kinderbijslag snel en correct te betalen. Uiterlijk op 30 juni worden jaarlijks de voorschriften in verband met de methoden en werkwijzen om die gegevens te verkrijgen geactualiseerd.

Om die reden vinden de kinderbijslagfondsen en de andere betaalinstellingen voor kinderbijslag hierna de regels die van toepassing zijn vanaf 1 juli 2003 tot 30 juni 2004.

Gezien er sedert de laatste aanpassing met de circulaire CO 1340 van 24 juli 2002 aanzienlijke veranderingen in de gegevenstransmissie in uitvoering zijn en de progressieve totstandkoming van het kadaster van de kinderbijslagen, de DMFA- en Dimonaberichten, zijn voorschriften die hierop betrekking hebben van toepassing zodra deze producten van e-governement operationeel zullen zijn in het raam van het telematisch netwerk van de sociale zekerheid.

2. De gegevensinwinning

2.1.Principes

Herinnering van de principes die aan de basis liggen van de methode van gegevensgaring binnen de kinderbijslagsector:

- enkel de gegevens die onontbeerlijk zijn voor de correcte behandeling van het dossier moeten opgevraagd worden;
- gegevens dienen slechts eenmaal te worden opgevraagd; eens ze in het bezit zijn van een kinderbijslaginstelling worden ze met het brevet van rechthebbende ter beschikking gesteld van de andere deelnemers in het uitbetalingscircuit;
- de opvraging van de gegevens gebeurt direct bij de " authentieke bron ";
- de opvraging van de gegevens bij de sociaal verzekerde via een formulier is enkel toegelaten voor zover die data niet direct bij de gegevensbron kunnen worden bekomen;
- de nog noodzakelijke formulieren worden door een werkgroep binnen de Rijksdienst in overeenstemming gebracht met strikte criteria qua taal, invulgemak en klantvriendelijkheid, in samenspraak met een extern expert (Bureau voor de Leesbaarheid van het OFO).

2.2.Definitie van een "rechtsgeldige aanvraag"

Gezien het feit dat enerzijds het Handvest voor de Sociaal Verzekerde bepaalt dat de sociale prestaties ambtshalve worden toegekend telkens dit materieel mogelijk is en dat anderzijds volgens een recente opvatting het formulier enkel als een hulpmiddel dient (zie verder) om inlichtingen in te winnen, geven ook andere documenten of berichten, dan (aanvraag)formulieren aanleiding tot het automatisch onderzoek naar een recht, de vaststelling van het recht of de betaling van de gezinsbijslag.

Als voorwaarde geldt dat het document of het gegeven afkomstig moeten zijn uit een betrouwbare bron of gebaseerd moeten zijn op een verklaring van een bijzonder gemandateerd persoon, wat betekent dat de identiteit van de aanvrager en de begunstigden vaststaat en dat er geen enkele verwarring mogelijk is omtrent de aard van het toe te kennen voordeel.

Zo werd in de CO 1340 als voorbeeld gegeven dat het bericht van wedertewerkstelling (of een gelijkgestelde situatie) na een beperkte periode van inactiviteit of zelfstandige activiteit geldt als een aanvraag tot het verkrijgen van de kinderbijslag of van een kraamgeld, zonder dat van de sociaal verzekerde nog opnieuw een initiatief wordt verwacht.

Door een gestage uitbreiding van het telematisch netwerk van de sociale zekerheid met nieuwe toepassingen en gegevensstromen en de versoepeling van de technische mogelijkheden om bronnen te raadplegen, is de situatie zo dat de meeste processen in het kinderbijslagdossier automatisch zullen kunnen worden voltrokken. Dit betekent dat de tussenkomst van de sociaal verzekerde of van derde organismen nog slechts in uitzonderlijke gevallen vereist is.

3. Gevolgen voor het dossierbeheer

3.1. Het onderzoek "back-office" van het dossier

Het feit dat in het nieuwe kadaster van de gezinsbijslagen de potentiële aanvragers als ?derden? (rolcode 105 of 106) zullen worden ingevoerd, maakt het mogelijk om via elektronische berichten op de hoogte te worden gebracht van al de benodigde socio-professionele situaties en de gezinssituaties naar gelang van het geval.

Een lijst van de te gebruiken rolcodes naar gelang van de situatie vindt u hierna:

(FIGUUR NIET OPGENOMEN)

Aangezien de kinderbijslaginstellingen de informatie om de reglementering correct toe te passen zullen kunnen specificeren op maat van de behoeften, is de afhandeling van het dossier ?back-office? en de veralgemening van het ambtshalve onderzoek tot de meeste situaties de logische consequentie.

Daar de technische mogelijkheden daarvoor thans aanwezig zijn, wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd om, vertrekkend van om het even welk elektronisch signaal of van een brevet van rechthebbende, het onderzoek naar de rechten ambtshalve te voeren.

Bijgevolg is het nog enkel in uitzonderlijke gevallen nodig om met een formulier (mod AA of E) de gezinsbijslag aan te vragen (zie verder).

3.2. Feed-back over de betalingen

Door een doelgerichte integratie van verschillende actoren met de voor hun situatie aangewezen rolcode (dienstbrief II/B.997/52/BI van 7 april 2003) in het kadaster van de kinderbijslagen zullen de kinderbijslaginstellingen sneller op de hoogte worden gebracht van bepaalde gegevens en kunnen ze dus adequaat reageren op een veranderde situatie. Het betalen van niet-verschuldigde kinderbijslagen kan daardoor worden voorkomen. Door de terugkoppeling van de betalingen aan de verschillende gegevensbanken is de sector in staat om controle uit te oefenen op de continuïteit van bepaalde situaties en om de waarachtigheid van de gegevens waarop betalingen steunen permanent te toetsen, zonder telkens opnieuw een verklaring van de sociaal verzekerde te eisen (bijv. of de student is beginnen te werken).

De hierna voorgestelde procedures bevatten de vertaling naar de praktijk van deze twee principes, nl. de maximalisering van het ambtshalve onderzoek en de systematische toetsing van de betalingen. Bovendien krijgen hiermee ook de richtlijnen uitgevaardigd naar aanleiding van de implementatie van het vernieuwd "brevet van rechthebbende" (dienstbrief II/C/996/25/BH van 04.06.2002) een concretere inhoud.

4. Vertaling van de principes naar het dossierbeheer

4.1. Procedure voor de vaststelling van het recht op kinderbijslag bij verandering van de socio-professionele situatie en bij wijziging van de gezinssituatie

Uitgangssituatie

Het kinderbijslagfonds dat over een in het kadaster gerepertorieerd dossier zal beschikken, ontvangt een signaal afkomstig van DMFA, DIMONA, een andere elektronische flux of een mail-box van het Rijksregister.

Naar gelang van het geval blijkt uit het ontvangen signaal dat:

- ingevolge een verandering in de beroepssituatie, een potentiële voorrangsgerechtigde in het gezin (opnieuw) werknemer, zelfstandige, werkloze, ziek, leefloontrekker... is geworden;
- ingevolge een wijziging in de gezinssituatie een potentieel voorrangsrecht uit hoofde van een andere persoon in het gezin ontstaat;
- ingevolge een overlijden van de (adoptie-)ouder een recht op de wezenbijslag ontstaat.

Te volgen werkwijze

In dat geval stelt het kinderbijslagfonds dat het elektronisch signaal ontvangt, ambtshalve een onderzoek in naar de basis van het recht en naar de bevoegde betaalinstelling. Het raadpleegt daartoe naar gelang het geval en in functie van de nog benodigde informatie al de beschikbare databanken: het Rijksregister, het kadaster van de kinderbijslagen, het repertorium van de werkgevers?.

Het kinderbijslagfonds dat het onderzoek naar de bevoegde instelling heeft uitgevoerd, brengt desgevallend het bevoegde kinderbijslagfonds op de hoogte van het ontstaan van het voorrangsrecht via het brevet van rechthebbende.

Deze hier geschetste werkwijze is algemeen van toepassing voor:
- de verandering van de bevoegde instelling wegens een wijziging in de socio-professionele situatie hoofdens dezelfde rechthebbende;
- de verandering van het voorrangsrecht hoofdens een (andere) prioritaire rechthebbende wegens een wijziging in de socio-professionele situatie;
- de verandering van het voorrangsrecht hoofdens een (andere) prioritaire rechthebbende wegens een wijziging in de gezinssituatie;
- de verandering van kinderbijslagstelsel (bijv. van werknemers naar zelfstandigen, van ambtenaar naar werknemer);
- de verandering van bevoegdheid voor de categorieën waarvoor de Rijksdienst een exclusieve bevoegdheid heeft (bijv. de gewaarborgde gezinsbijslag).

De praktische uitwerking van deze instructies brengt bijvoorbeeld mee dat het kinderbijslagfonds voorafgaandelijk het onderzoek zal instellen naar een potentieel voorrangsrecht van de gezinsleden/ouders buiten het gezin en wanneer geen ander recht kan worden aangetroffen het geval met een brevet
overmaakt aan de dienst ?Gewaarborgde Gezinsbijslag? van de Rijksdienst desgevallend met het bewijs van steungerechtigde te zijn van een OCMW (bericht A036 zie:dienstbrief II/B/997/51/BI).

4.2.Opheffing van de verplichting de kinderbijslag aan te vragen met een formulier

Onverminderd het bepaalde in de CO 1340 (pag. 5, 6, 7, 8) met betrekking tot de voorafbetaling van het kraamgeld en de vaststelling van het recht op kinderbijslag voor het eerste kind, is een aanvraag om kinderbijslag via een formulier enkel nog noodzakelijk wanneer geen enkel kinderbijslagfonds een signaal zal hebben ontvangen binnen het telematisch netwerk van de sociale zekerheid of geen brevet heeft gekregen van een ander kinderbijslagfonds (bijv. het gezin komt uit het buitenland).

Voorbeeld 1:

De moeder, werkneemster, is de rechthebbende omdat de vader een zelfstandige activiteit uitoefent. De vader wordt werknemer. Het kinderbijslagfonds van de moeder heeft de vader als prioritaire rechthebbende (rolcode 106) in het kadaster geïntegreerd, zodanig dat in geval van een tewerkstelling van de vader als werknemer het DIMONA- en DMFA-berichten ontvangt.
De afhandeling van die berichten wordt vervolgens in ?back-office? geregeld: het kinderbijslagfonds van de moeder onderzoekt het voorrangsrecht en stuurt het brevet van rechthebbende aan de instelling bevoegd voor de vader.

Voorbeeld 2:

Een ambtenaar werkt voor Ministerie X. Deze dienst heeft zijn rechthebbenden (nog) niet geïntegreerd in het kadaster van de kinderbijslag. Op 1 december wordt hij werknemer. De rechthebbende moet een aanvraag om kinderbijslag indienen bij het kinderbijslagfonds van zijn werkgever.

Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd alle bewijzen van het onderzoek en de raadplegingen bij te houden in het dossier voor de controle volgens de methode DULBEA.

4.3. Controle op de uitgevoerde betalingen en op de waarachtigheid van de afgelegde verklaringen

Via een gepaste integratie en de adaptatie van de "rolcode"van de actoren in het kadaster van de kinderbijslagen zullen de kinderbijslagfondsen in staat zijn de informatie te moduleren naargelang van de behoeften en volgens de concrete dossiersituaties.

In het bijzonder wordt de aandacht gevraagd voor twee situaties waarvoor thans de kinderbijslag betaald wordt op basis van afgelegde verklaringen, nl. de kinderbijslag ten bate van de student en de ingeschreven werkzoekende en de betaling van de toeslag voor langdurig werklozen, zieken, invaliden, gepensioneerden en gehandicapten.

4.3.1. De tewerkstelling van de studenten en de als werkzoekende ingeschreven schoolverlater

Overeenkomstig artikel 12 van het KB van 30 december 1975 is de winstgevende activiteit van het kind geen beletsel voor de toekenning van de kinderbijslag, wanneer zij uitgeoefend wordt in het kader van een tewerkstelling voor studenten of gedurende minder dan 80 uren. Voor de ingeschreven werkzoekenden geldt een loongrens. Voor de vakantieperiodes geldt een bijzonder regime.
Al de socio-professionele gegevens van het rechtgevend kind zullen worden verkregen door invoering van de ?rolcode 104?.

Omdat uit de praktijk blijkt dat niet alle kinderbijslagfondsen in staat zijn de socio-professionele gegevens op het niveau van de rechtgevenden te verwerken, wordt hen gevraagd de nodige technische aanpassingen aan de programmatuur uit te voeren, zodat al de gegevensfluxen in verband met de winstgevende activiteit van de student en/of de ingeschreven werkzoekende doorstromen naar de dossierbeheerders. Op die manier zijn ze in staat de begin- en einddata van de betalingen af te stemmen op de ontvangen signalen inzake tewerkstelling (DIMONA-berichten voor het rechtgevend kind).

4.3.2. De betaling van de toeslag voor langdurig werklozen, zieken, invaliden, gepensioneerden en gehandicapten

Voor de betaling van de toeslag voor langdurig werklozen, zieken, invaliden, gepensioneerden en gehandicapten op basis van het koninklijk besluit van 12 april 1984 tot uitvoering van de artikelen 42bis en 56, §2 van de samengeordende wetten, wordt het bedrag van het gezinsinkomen jaarlijks op 15 januari met de formulieren P19/P19bis opgevraagd.

Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd om naar aanleiding van de ontvangst en het nazicht van de op 15 januari 2004 verzonden formulieren P19 ? de rolcode ?van de partners (1) zo aan te passen dat (socio-professionele) gegevens doorstromen, welke al naar gelang het geval de al dan niet-toekenning van een de toeslag beïnvloeden.

Op deze wijze zullen de kinderbijslagfondsen in staat zijn de betalingen van een toeslag, rekening houdende met de trimestrialisering van het recht, tijdig te corrigeren. Er wordt bijgevolg dadelijk een nieuw onderzoek gestart als het kinderbijslagfonds het signaal ontvangt dat de partner begint te werken, ook een vervangingsinkomen geniet of het gezin verlaat. Zodoende worden de betalingen van een toeslag sneller aan een veranderde situatie aangepast met minder rechtzettingen en recuperaties tot gevolg.

4.4. Procedure bij de arbeidsgerechten

Al meermaals stelden de kinderbijslaginstellingen een rechtsvordering in bij de arbeidsrechtbanken om betalingen in te vorderen omdat de sociaal verzekerde heeft verzuimd een controleformulier behoorlijk ingevuld terug te sturen.

Twee mogelijkheden kunnen zich voordoen:

- de sociaal verzekerde stelt zelf een beroep in bij de arbeidsrechtbank tegen een beslissing van het kinderbijslagfonds om de ontvangen bijslag terug te vorderen wegens het feit dat een formulier niet behoorlijk ingevuld werd teruggezonden;

- het kinderbijslagfonds poogt na bijkomend onderzoek zoals hierna aangegeven zo nodig langs gerechtelijke weg de betalingen van de kinderbijslag terug te vorderen die niet is gedekt door een verklaring op eer met een formulier (2).

- Recente rechtspraak stelt evenwel dat het niet-invullen of het niet-terugsturen van een formulier niet impliceert dat de kinderbijslagen onverschuldigd betaald zijn. In dergelijk geval moet het kinderbijslagfonds met andere middelen aantonen dat de kinderbijslagen onverschuldigd werden betaald. Als gevolg van een gepaste integratie en de aanpassing van ? de rol? van de actoren zullen de kinderbijslagfondsen in de meeste gevallen beschikken over voldoende gegevens om geval per geval te oordelen of een onverschuldigde betaling is ontstaan. Het kinderbijslagfonds oordeelt individueel geval per geval of een afstand van geding hetzij het inspannen van een procedure aangewezen zijn, naargelang de uitgevoerde betalingen al dan niet in overeenstemming zijn met de ontvangen elektronische signalen of naargelang er geen enkel gegeven dat wettelijk een beletsel vormt voor de betalingen, werd gesignaleerd.

5. Formulieren

5.1. Het formulier P16 (recht op wezenbijslag)

Procedure voor de controle van de verhoogde wezenbijslag: afschaffing van de jaarlijkse controle met het formulier P16

Uitgangspunt

Overeenkomstig artikel 56bis Kinderbijslagwet vervalt de verhoogde wezenbijslag en ontstaat er terug recht op de gewone bijslag, wanneer de overlevende vader of moeder een huwelijk aangaat of een feitelijk gezin vormt met een persoon die geen bloed- of aanverwant is tot en met de derde graad.

Het onderzoek en de opvolging van het recht op de wezenbijslag loopt voortaan over drie assen :

- het automatisch onderzoek van het recht op wezenbijslag naar aanleiding van de ontvangst van een bericht van overlijden. Om in alle gevallen het onderzoek naar de wezenbijslag op een automatische manier te kunnen uitvoeren doen de kinderbijslagfondsen het nodige om de ouders van rechtgevende kinderen die nog niet gekend zijn als rechthebbende of bijslagtrekkende te integreren als " derde " in het kadaster van de kinderbijslag wat meebrengt dat de behoeften aan informatie over de geïntegreerde ouder zullen gespecificeerd zijn naar gelang van het geval (3). Een formulier om de wezenbijslag aan te vragen is alleen nodig voor zover het een ouder betreft die in het buitenland verblijft en niet in België is ingeschreven.

- als gevolg van de integratie in het kadaster worden de wijzigingen in de negen wettelijke gegevens van burgerlijke aard en in de gezinssituatie via de mail-boxes rechtstreeks aan het kinderbijslagfonds meegedeeld. Op die manier zijn de kinderbijslagfondsen automatisch op de hoogte van elk overlijden van een ouder, de hertrouw of de echtscheiding van de overlevende ouder of het vormen van feitelijk gezin door de overlevende ouder of de adoptie ven het kind.

- De sociale controle via een bezoek ten huize van de overlevende ouder op het einde van het eerste jaar volgend op het overlijden en nadien om de drie jaar heeft als doelstelling ter plaatse informatie aan de overlevende ouder te geven, maar ook om na te gaan of aan alle wettelijke voorwaarden (feitelijk gezin, de hertrouw van de overlevende ouder, verval van verwantschap door de adoptie van het weeskind) nog is voldaan om de verhoogde wezenbijslag te betalen.

Gevolgen voor het dossierbeheer

Tot nog toe wordt voor het recht op wezenbijslag jaarlijks een verklaring van de overlevende ouder gevraagd bij middel van het formulier P16 (recht op wezenbijslag). Via dit formulier wordt gevraagd naar wijzigingen in de wettelijke gegevens en in de gezinssamenstelling, hoofdzakelijk met de bedoeling om over een supplementaire verklaring te beschikken die bevestigt dat de overlevende ouder geen feitelijk gezin vormt.

Overeenkomstig artikel 173 quater Kinderbijslagwet nochtans zijn de diensten belast met de uitvoering van de gecoördineerde wetten ertoe gehouden zich tot het Rijksregister van de natuurlijke personen te richten om de negen wettelijke gegevens te bekomen of om de juistheid van deze informatiegegevens na te gaan. Het beroep doen op een andere informatiebron dan het Rijksregister is in principe alleen toegestaan als de nodige informatie niet bij het Rijksregister kan worden bekomen (4).

Artikel 2 van het koninklijk besluit van 17 december 1992 tot regeling van het gebruik van de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen ontslaat de rechthebbenden en de bijslagtrekkenden van de verplichting onmiddellijk de kinderbijslaginstelling op de hoogte brengen van iedere wijziging aan een van de negen wettelijke gegevens, indien ze deze wijziging hebben meegedeeld aan de bevoegde administratie.

Aangezien het formulier P16 eensdeels naar gegevens vraagt waarover het wettelijk verboden is nog vragen aan de sociaal verzekerde te stellen en anderdeels een jarenlange praktijk uitwijst dat het formulier geen meerwaarde biedt inzake gegevensverschaffing omdat de andere gegevenskanalen (Rijksregister, controle ter plaatse) voldoende zijn, vervalt de jaarlijkse verzending van het formulier P16 op 15 januari vanaf het jaar 2004 voor gezinnen in België.

De procedure voor het onderzoek en de vaststelling van het recht op wezenbijslag en van de verlating van de wees, zoals uitgestippeld in de CO 1340, wordt bevestigd.

5.2 Het formulier P7 (Kinderbijslag na de leerplicht - Studenten) - P20 (Kinderbijslag voor werkzoekenden) ? (Formulieren P2 en P5- Kinderbijslag voor gehandicapte kinderen)

P7
Omdat de praktijk heeft uitgewezen dat de huidige procedure te weinig klantvriendelijkheid vertoont, dienen de kinderbijslagfondsen maatregelen te nemen om te waarborgen dat de procedure voorzien in de circulaire CO 1340 op een meer klantvriendelijke manier verloopt:

- de verzending van het formulier P7 blijft op 5 september,
- een eerste neutrale, informerende herinnering heeft plaats de tweede helft van de maand oktober;
- een tweede herinnering met aankondiging van de stopzetting van betaling wanneer geen reactie volgt voor?.. heeft plaats in de loop van de maand november.

De inhoud van de bestaande formulieren P7 (kinderbijslag voor de student) en P20 (kinderbijslag voor de werkzoekende) zal worden afgestemd op de nieuwe gegevensstromen inzake socio-professionele gegevens, zodra vaststaat dat de kinderbijslagfondsen de gegevens zullen kunnen verwerken. Ook de inhoud en het nut van de formulieren voor de gehandicapte kinderen (formulieren P2 en P5) zal in het licht van de nieuwe gegevensstromen worden onderzocht.

6. Het bewijs van de ouderschapsregeling

De CO 1340 vermeldt op pag. 14 dat voor het bewijs van de toepasselijke ouderschapsregeling gelden: een verklaring op eer, een kopie van het vonnis of arrest van de echtscheiding, een kopie van een door een vonnis bekrachtigde notariële akte (echtscheiding met onderlinge toestemming).

Het vermoeden van co-ouderschap (CO 1307) kan enkel worden bevestigd of ontkracht (exclusief ouderlijk gezag) door een vonnis of arrest of door een in het kader van een echtscheiding met onderlinge toestemming opgesteld akte voor de notaris.

De kinderbijslagfondsen zullen voortaan geen verklaringen op eer omtrent de toepasselijke ouderschapsregeling meer aanvaarden. De kinderbijslagfondsen worden dus gevraagd op het moment dat via een automatisch bericht de echtscheiding wordt

gesignaleerd, met een eerste brief aan te dringen op het overmaken van het vonnis, arrest of een definitieve akte, waarbij de echtscheiding werd geregeld (circulaire van de Minister, MO 555 van 26 februari 1998). Om privacy-redenen volstaat het dat de passages die betrekking hebben op het ouderlijk gezag in de akte, het vonnis of arrest worden opgestuurd.

Een maand na de eerste verzending wordt in een tweede brief nogmaals aangedrongen op het vonnis of de akte.

Om te vermijden dat onverschuldigde betalingen ontstaan in de sector van de werknemers wordt gevraagd aan de kinderbijslagfondsen de betalingen te schorsen op basis van een vermoeden van co-ouderschap vanaf de eerste maand volgend op de herinnering tot zolang het authentiek bewijs van de toepasselijke ouderschapsregeling niet geleverd is. Hierdoor wordt het risico vermeden dat onverschuldigde betalingen in de sector van de werknemers ontstaan, wanneer later zou blijken dat de ouder die het exclusief bestuur uitoefent zelfstandige is. Immers wanneer de zelfstandige ouder het exclusief bestuur uitoefent is niet de werknemersregeling, maar de regeling voor kinderbijslag voor de zelfstandigen bevoegd.

Hierna vindt u een herwerkte versie van de bijlage bij de CO 1340 (5).

----------
(1)bijslagtrekkenden met code 103 en derden niet-bijslagtrekkenden met code 106.
(2) De brief waarmee het debet werd betekend moet in uitvoering van het Handvest van de sociaal Verzekerde steeds de bepalingen vermelden in strijd waarmee de kinderbijslagen werden uitbetaald.
(3) Rolcode 105 (enkel burgerlijke gegevens) als de ouder geen potentieel voorrangsrecht heeft, 106 (alle berichten) als de overlevende over een potentieel voorrangsrecht beschikt
(4) Zie de omzendbrief van de Minister, MO 522 van 27 april 1993.
(5) Niet opgenomen.