CO 1366 van 16 februari 2007 - Jaarlijkse evaluatie van de behoeften aan informatie met elektronische en papieren dragers: actualisering van de richtlijnen in verband met controle door formulieren

1. Informatiegaring met formulieren en elektronische dragers

Sedert enkele jaren houdt de Rijksdienst op een permanente wijze een inventaris bij van alle noodzakelijke gegevens om de kinderbijslag te betalen. Elk jaar worden ingevolge de bestuursovereenkomst, de voorschriften in verband met methoden en de werkwijzen om die gegevens te verkrijgen opnieuw geëvalueerd en geactualiseerd.

Om die reden vinden de kinderbijslagfondsen en de andere betaalinstellingen voor kinderbijslag hierna de nieuwe regels die van toepassing zijn voor het jaar 2007.

2. Algemeen uitgangspunt

De contacten met de sociaal verzekerde staan in het teken van gegevensinwinning en het geven van juiste en volledige informatie. De algemene doelstelling van de gegevensinwinning bestaat erin om in overeenstemming met het Handvest de kinderbijslag snel en correct te betalen door zo weinig mogelijk vragen te stellen aan de sociaal verzekerde via een vereenvoudiging en een vervanging van formulieren door elektronische gegevens en de consultatie van de databanken1 . De kinderbijslagfondsen moeten alles in het werk stellen om de betalingen "in real-time"af te stemmen op de ontvangen elektronische gegevensstromen in verband met de wettelijke en professionele persoonsgegegevens.

2.1 Gegevensvergaring: de grondregels

De unieke gegevensvergaring

• de opvraging van de gegevens gebeurt zo veel mogelijk direct bij de " authentieke bron ";
• de opvraging van de gegevens bij de sociaal verzekerde via een formulier is enkel toegelaten voor zover deze niet verkregen kunnen worden via elektronische kanalen;
• enkel de gegevens die onontbeerlijk zijn voor de correcte en tijdige behandeling van het dossier mogen opgevraagd worden;
• de nog noodzakelijke formulieren worden door een werkgroep binnen de Rijksdienst afgestemd op de nieuwe gegevensstromen. Bovendien moeten zij voldoen aan strikte criteria qua begrijpbaarheid, invulgemak en klantvriendelijkheid.

Het hergebruiken van gegevens

• gegevens worden slechts eenmaal opgevraagd; eens ze in het bezit zijn van een instelling binnen de sector worden ze via het Kadaster of met het brevet van rechthebbende ter beschikking gesteld van de andere gebruikers.

2.2 Gevolgen

Algemene bewijskracht van de elektronische informatie en de voorrang op de formulieren

Gegevens waarop de betaling van de kinderbijslag is gesteund, worden bewezen met elektronische middelen (gegevensfluxen of de consultatie van databanken via TRIVIA). Uit een op die manier verkregen bewijs vloeien alle gekende rechtsgevolgen voort: de betaling van de basisbijslag of gebeurlijk een toeslag, de provisionele betaling of de weigering van het recht of de gebeurlijke recuperatie. Dit geldt zowel in het kader van de aanvraag of bij voortzetting van de betaling.

Blijkt het dat alle gegevens uit de authentieke bron kunnen worden verkregen dan mogen geen gegevens met formulieren meer worden opgevraagd.

Uitzonderingen

Bepaalde informaties waarop de betaling van de kinderbijslag is gesteund en waarvan nog geen elektronische bron beschikbaar is, zijn nog te bewijzen via een formulier, een attest of een verklaring.

Een overzicht

	Aard van de informatie	Bewijsmiddel2
1	De pensionering van de rechthebbende/het overlevingspensioen	Attest/verklaring van de pensioendienst
2	De detinering	Attest/ verklaring
3	De plaatsing in een instelling/gezin	Attest/formulier P3/P3b
4	Een"feitelijk gezin" - "geen feitelijk gezin "vormen3	Ereverklaring/Het formulier J
5	De verlating van het weeskind door de overlevende ouder	Formulier P16com
6	De verdwijning, de ontvoering van het kind, de rechthebbende heeft zijn gezin "verlaten"	Verklaring van gerechtelijke of politionele diensten
7	De regeling in verband met het ouderlijk gezag (co-ouderschap)	Het vonnis/arrest/beschikking
8	OCMW-steun Niet op de Kruispuntbank aangesloten	OCMW's: attest/verklaring
9	Vraag om op een rekening te storten	Formulier Mod.W
10	Het gevolgde onderwijs, de leerovereenkomst, de stages (opleiding tot ondernemingshoofd of om in een ambt te worden benoemd)	Attest/formulier
11	Bewijs van handicap of van een aandoening	Attest/formulier
12	Rechtsfeiten in het buitenland (geboorte, overlijden, adoptie,.......)	Attesten/verklaringen
13	De wettelijke samenwoning	Verklaring
14	De beroepsziekte4	Attest
15	Het inkomen	Verklaring op het formulier
16	De gesanctioneerde werkloze5	Beslissing van sanctie (RVA) Verklaring
17	Het kraamgeld	Het "speciaal geboorteattest"

3. De gegevensinwinning per thema

Topic 1 - De geboorte en het bewijs van leven

De geboorte van het kind wordt bewezen door het " speciaal geboortebewijs " afgeleverd door de gemeente of door een mail-box afkomstig van het Rijksregister. Zodra de geboorte op één van deze twee manieren vaststaat, is het voldoende om de kinderbijslag te beginnen betalen.

Voorbeeld : Een aanvraag om kraamgeld wordt ingediend in de achtste maand van de zwangerschap. Het kraamgeld wordt voorafbetaald en het betreft een eerste kind van de ouders. Bij de kennisgeving van de voorafbetaling van het kraamgeld wordt om "het speciaal geboorteattest" gevraagd. Na de geboorte wordt als eerste gegeven een mail-box van het Rijksregister ontvangen. Het feit van de geboorte is voldoende bewezen om de kinderbijslag te betalen.

Topic 2 - De toekenning van een toeslag aan werklozen, zieken, gepensioneerden - Verzending van de formulieren

In talrijke gevallen stelt het Departement Controle van de Rijksdienst vertragingen vast in het onderzoek naar het recht op de toeslagen. De vraag stelt zich wanneer het formulier moet gestuurd worden om tijdig de toeslag te betalen of de betaling van een toeslag niet te onderbreken.

Timing van verzending

1. De eerste verzending

Om vertragingen te vermijden moeten de werkprocessen zo afgesteld zijn dat de formulieren P19/P19bis verzonden worden vanaf het normaal ontvangen van de flux van "maand zes" (dag 20 van de maand) en vóór het einde van die maand. Een latere verzending garandeert geen tijdige betaling van de toeslag meer (zie: CO 1355 van 16 januari 2006).

2. Jaarlijkse verzending van de formulieren om een toeslag opnieuw aan te vragen.

De bestaande formulieren P19/P19bis werden verzonden op 15 j anuari 2007. De gezinnen met een werkloze, gepensioneerde, zieke, invalide, of gehandicapte rechthebbende die geen recht hebben op een toeslag, ontvangen in de loop van het jaar 2007 of ten laatste naar aanleiding van het afleveren van het brevet, het formulier P19ter, waarmee ze een herziening kunnen aanvragen van de beslissing om geen toeslag te betalen.

3. Een nieuwe verzending van het formulier bij wijziging van de situatie

De (tussentijdse) verzending
Met het koninklijk besluit van 26 oktober 2004 houdende uitvoering van de artikelen 42bis en 56, §2 Kinderbijslagwet werd een nieuwe regeling voor de toekenning van de toeslag ingevoerd.

Wijzigingen die zich voordoen, kunnen een impact hebben op de toekenning van de toeslag.

Teneinde de betaling van de toeslag maximaal en zonder verwijl af te stemmen op de gewijzigde situatie, wordt aan de kinderbijslagfondsen herinnerd dadelijk een formulier P19/P19bis te sturen, wanneer de gezinssituatie is veranderd (bijv. mail-box dat een alleenstaande rechthebbende gaat samenwonen).

De verzending van een specifiek formulier van zodra het voortduren van de langdurige werkloosheid van meer dan zes maand wordt onderbroken door een winstgevende activiteit van meer dan 27 opeenvolgende kalenderdagen, wordt met de CO 1362 van 16.02.2007 geregeld in het kader van de nieuwe reglementering tot toekenning van een toeslag na het beginnen van een activiteit (8-kwartalenregeling vanaf 1 januari 2007).

In de andere gevallen moet er geen nieuw formulier worden verstuurd vóór de eerstkomende globale verzending van 15 januari van het volgend jaar.

Topic 3 - De toekenning van kinderbijslag of van een toeslag - Bewijs van het inkomen

Er zijn op dit ogenblik nog geen gegevens uit authentieke bronnen beschikbaar voor het bewijs van de inkomsten uit arbeid als werknemer of zelfstandige. " Verklaringen op eer " van de inkomens op de formulieren P19/P19bis gelden als basis van de vaststelling van het recht op een toeslag tot bewijs van het tegendeel.

Voor sommige categorieën van studenten en van werkzoekende schoolverlaters die een zelfstandige activiteit uitoefenen, blijft de procedure van kracht voorzien in de informatienota 1996/3 van 13/05/1996.

Topic 4 - De controle op de toekenning van het recht op wezenbijslag

1. Controle met een formulier

Met de circulaires van de Rijksdienst, CO's nr.1340 van 24 juli 2002 (pag. 4 en 5) en 1355 van 16 januari 2006 werd aan de kinderbijslagfondsen de gewijzigde procedure meegedeeld voor de vaststelling van het recht op wezenbijslag. De verzending van het formulier P16 werd afgeschaft en vervangen door een opvolging via het Rijksregister van de samenwoonst (het feitelijk gezin) of de hertrouw van de overlevende echtgenoot.

In uitvoering van de programmawet van 27 december 2004 wordt het recht op de verhoogde wezenbijslag hersteld (50bis) op het ogenblik van de scheiding na een huwelijk of de vorming van een feitelijk gezin. Deze feiten worden bewezen aan de hand van een officieel document6 . Het Model J (verklaring over het niet -vormen van een feitelijk gezin) of getuigenverklaring is voor deze situatie niet dienstig.

Voor de vaststelling van de verlating van het weeskind (formulier P16com), die aanleiding geeft tot de toekenning van de verhoogde wezenbijslag, blijven de instructies ongewijzigd (cfr. Bijlagen). Dit geldt eveneens voor de vaststelling van het recht op wezenbijslag voor kinderen in het buitenland (aanvraag met mod. B en periodieke controle met formulier P16).

Er wordt aan herinnerd dat alle ouders (adoptanten) van de rechtgevende kinderen in het Kadaster moeten geïntegreerd zijn in functie van het automatisch onderzoek van het recht op wezenbijslag in België.

Om de afstamming vast te stellen tussen de overledene en het weeskind wordt totnogtoe de akte van geboorte opgevraagd bij de gemeente waar het kind is geboren. Er wordt op gewezen dat de gegevens inzake de afstamming voorkomend op de samenstelling van het gezin verkregen via het Rijksregister of het bewijs dat het kind geboren is tijdens het huwelijk van zijn ouders daartoe dienstig zijn.

Topic 5 - De controle met formulieren op de rechtgevende kinderen

1. Aanpassing van het formulier P7 (studenten) aan de nieuwe onderwijsstructuur

Vanaf het academiejaar 2004-2005 is aan de universiteiten en hogescholen ingevolge de Bolognaverklaring krachtens de structuurdecreten van de Vlaamse en Franse Gemeenschap een nieuwe onderwijsstructuur, de zogeheten Bama-hervorming in werking getreden. Voor de eerstejaarsstudenten wordt de titel van bachelor, na drie jaren, en deze van master, na minstens een jaar in de plaats van deze van kandidaat en licentiaat verleend. Studiepunten vervangen lesuren.

Vanaf het academiejaar 2005-2006 is het mogelijk aan de universiteiten en hogescholen voor alle jaren op flexibele basis in een semestersysteem te studeren.

De reglementering inzake de kinderbijslag werd aan de nieuwe ontwikkelingen op het onderwijsvlak aangepast door de Koninklijke besluiten van 10 augustus 2005.

De Rijksdienst heeft in samenwerking met de kinderbijslagfondsen voor het academiejaar 2006-2007het formulier P7 (recht op kinderbijslag voor studenten) voor de hogescholen en universiteiten volledig afgestemd op de nieuwe regelgeving (dienstbrief II/C/999/c.136/sn van 26.06.2006).

Bij de redactie van het nieuwe formulier werd aandacht besteed aan het feit dat voor bepaalde categorieën van studenten niet de uurnorm geldt, maar de inkomensnorm7 (artikelen 3, 14 en 15 van KB 10 augustus 2005) of dat er geen opvolging met DMFA kan gebeuren (tewerkstelling in het buitenland).

Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd bij de codificatie van de gevallen rekening te houden met die speciale categorieën.

2. Controle met formulieren voor de gehandicapte kinderen - afschaffing van het formulier P5

Het recht van de kinderen met een handicap tot 21 jaar of voor de gehandicapten die geboren zijn vóór 1 juli 1966 (gehandicapten +25 jaar) wordt totnogtoe opgevolgd met formulieren. Voor de kinderen met een aandoening wordt het formulier P2 (16-21 j) gebruikt en voor de gehandicapten rechtgevenden boven de 25 jaar het formulier P5.

Het formulier P5
De gehandicapten mogen alleen tewerkgesteld worden in een beschutte werkplaats of een beperkte uitkering ontvangen (cfr. artikel 63 Kinderbijslagwet - tekst van het infoblad P5) als gevolg van een tewerkstelling in een beschutte werkplaats.

Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd vanaf 2007 de formulieren P5 niet meer te gebruiken en de noodzakelijke informatie te halen uit de verwerking van de desbetreffende socio-professionele fluxen over tewerkstelling, ziekte, werkloosheid en arbeidsongeval.

3. Controle met andere formulieren - Regeling voor 2007

Het formulier P20 (de werkzoekende schoolverlater) werd geactualiseerd als vervolg op het formulier P7 (recht als student).

Wat betreft het verzenden van de andere formulieren P3, P9, P9bis vindt u de geldende procedure in de bijlagen.

Topic 6 - De ontbrekende formulieren

1. De nieuwe doelgroepen

Voor de nieuwe doelgroepen van de werklozen, zieken en invaliden die een activiteit aanvangen en personen die de gewaarborgde gezinsbijslag ontvingen, die overgaan naar het werknemersregime, wordt de werkwijze in verband met de specifieke formulieren uiteengezet in een aparte circulaire CO 1362 van 16.02.2007.

2. De studenten

Voor het lopende school- en academiejaar blijven de regels bestaan vervat in de vorige circulaire 1355 van 16 januari 2006.

Voor het school-of academiejaar 2007-2008 zullen u de nieuwe richtlijnen worden meegedeeld in functie van de aanpassing van de werkprocessen aan de fluxen over het onderwijs afkomstig van de Vlaamse Gemeenschap.

3. De formulieren die naar inkomens vragen - P19, P19bis en P208

Voor de categorieën van werklozen, zieken invaliden en gepensioneerden niet bedoeld in de nieuwe maatregelen (achtkwartalen-regeling), en de werkzoekende schoolverlaters, worden de regels herhaald die in de CO 1355 van 16 januari 2006 werden uiteengezet.

Het formulier is een hulpmiddel om onontbeerlijke gegevens in te winnen. Het recht kan bijgevolg niet worden afgewezen, omdat het formulier niet werd ontvangen, als alle onontbeerlijke gegevens via elektronische middelen kunnen worden verkregen (Zie: De algemene bewijskracht van het elektronisch bewijsmiddel, punt 2.2.).

In functie van het verkrijgen van een toeslag is bijv. de vraag naar het inkomen van de partner irrelevant wanneer de interne databank als gevolg van een integratie met code 106 geen socio-professionele gegevens aangeeft.

Kan het gegeven niet via een elektronisch kanaal worden verkregen, dan blijft verder een formulier noodzakelijk. Deze regel geldt vooral in situaties waar het inkomen een rol speelt en waaromtrent de gegevensfluxen geen uitsluitsel bieden.

Herinnering van niet-teruggezonden formulieren

In afwachting van een algehele verwerking van alle elektronische datafluxen, wordt voor de formulieren die betrekking hebben op het jaar 2006-2007 elk ontbrekend document minstens éénmaal herinnerd. De praktijk om in geval van niet-terugzenden, het controleformulier te herinneren en tegelijk al te waarschuwen voor een eventuele terugvordering moet worden voortgezet.

Op een tweede en eventueel volgende herinnering moet worden geanticipeerd door consultatie van TRIVIA en de exploitatie van de ontvangen RIP- en DMFA-berichten en de andere fluxen.

Indien de ontbrekende informatie ingevolge deze consultaties kan worden bekomen, moet geen verdere herinnering meer worden gezonden.

De procedure alvorens de terugvordering van onverschuldigd betaalde kinderbijslag in te zetten

Het louter ontbreken van die formulieren P19, P19bis en P20 is nooit een voldoende rechtsgrond voor een procedure tot terugvordering van de betaalde kinderbijslag. Dergelijke vorderingen riskeren vrijwel zeker door de rechtbanken ongegrond te worden verklaard.

De kinderbijslagfondsen moeten bijgevolg alle mogelijke hen ter beschikking zijnde middelen aanwenden om te voorkomen dat procedures tot terugvordering van de kinderbijslag gesteund op ontbrekende formulieren voor de arbeidsgerechten worden gebracht (door sociaal verzekerden of door henzelf).

4. Praktische richtlijnen voor het opmaken van debetten

Het is uitgesloten dat een debet (aangetekend) wordt betekend zonder consultatie van de beschikbare databanken (TRIVIA) of de ontvangen fluxberichten in het onderzoek van het onverschuldigd bedrag te betrekken. De kinderbijslagfondsen kunnen bij de evaluatie van de inkomensnorm het arbeidsvolume als parameter in aanmerking nemen. Een voltijdse tewerkstelling toont aan dat de inkomensnorm is overschreden.

Voorbeeld : op 5 september 2005 werd de inschrijving als werkzoekende ontvangen.
Het formulier P20 wordt niet teruggestuurd ook niet na één herinnering. Uit TRIVIA blijkt dat het kind een voltijdse activiteit heeft verricht. De gegevens uit TRIVIA bewijzen voldoende dat de inkomensgrens is overschreden. Bijgevolg neemt het fonds dienovereenkomstig een beslissing over de uitgevoerde betalingen van de kinderbijslag. Men houdt er rekening mee dat voor het derde kwartaal de DMFA moet worden verwerkt (max. 240 uren). De gegevens inzake de reactivering van de werklozen (bijv. IBO-contracten) kunnen aangevraagd worden bij de RVA.

Voorbeeld : In januari 2006 werd het formulier P19 verstuurd (periode 1 januari 2005 tot 31 december 2005). Een eerste herinnering leverde geen enkel resultaat op. De partner van de werkloze rechthebbende werkt sedert 1 juli 2005 voltijds (zie voetnoot 8). Er zijn voldoende bewijzen dat de inkomensgrens is overschreden, bijgevolg neemt het kinderbijslagfonds dienovereenkomstig een beslissing over de uitgevoerde betalingen van de toeslag.

Wanneer de gegevens die via de verschillende gegevensbanken9 ter beschikking staan, toch geen uitsluitsel bieden en er niettemin informatie (bijv. over het inkomen) ontbreekt of twijfel bestaat, wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd om, als ondanks de dreiging met terugvordering het formulier niet wordt teruggezonden, de ontbrekende gegevens op te vragen via een controle met een bezoek ten huize.

De geschetste werkwijze geldt vanzelfsprekend ook voor het aanvatten van een procedure tot terugvordering voor het arbeidsgerecht.

5. Het formulier om een toeslag aan te vragen (P19/P19Bis) wordt niet teruggestuur

Wanneer het formulier om een toeslag aan te vragen niet wordt teruggestuurd, beperkt de opvolging zich tot het jaarlijks verzenden van een informatieblad en een vraag of het onderzoek moet worden heropend (P19ter). Elk jaar wordt een willekeurige selectie van 10 % van de gevallen die geen toeslag ontvangen, omdat het recht is afgewezen of het formulier niet werd teruggezonden, thuis bezocht.
In het kader van de geleidelijke vervanging van recurrente controles door meer " gerichte " bezoeken wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd de gezinnen thuis te bezoeken en uitgebreid te informeren inzake de voorwaarden om een toeslag te ontvangen en eventueel het desbetreffende formulier P19 of P19bis te laten invullen:

• al de gezinnen met louter vervangingsinkomen(s);
• de alleenstaande (ouder of ex-echtgenoot) die werkloos, ziek of gepensioneerd is of een leefloon ontvangt.

Varia

Verklaring voor de verzekeringsinstellingen ten behoeve van het kind met een aandoening

De kinderbijslagfondsen worden eraan herinnerd dat de verklaring, die bestemd is voor de mutualiteiten, op tijd moet worden gestuurd (Zie: Omzendbrief van de Minister, omz. nr. 595 van 1 juli 2006). De kinderbijslagfondsen wordt gevraagd een duplicaat van de verzending van het document in het dossier te bewaren of elektronisch te stockeren.

Herziening van de ongeschiktheid - Nieuw element

Op vraag van de FOD Sociale Zekerheid (brief van 7.02.2006, kenmerk: II/06/55626/FOD/HH) wordt er aan herinnerd dat wanneer het kinderbijslagfonds in kennis wordt gesteld van elementen die er kunnen op wijzen dat niet langer zou voldaan zijn aan de reglementaire voorwaarden om op de bijkomende bijslag gerechtigd te zijn (art. 47/63 Kinderbijslagwet) dit automatisch aan de bevoegde geneesheer moet worden gemeld.

Een tewerkstelling, de toelating tot de werkloosheidsuitkeringen, een inschrijving als werkzoekende (bijv. in het deeltijds onderwijs).......behoren tot de elementen die er kunnen op wijzen dat er een wijziging is ingetreden in de medische of medisch-sociale toestand van de betrokkene.

Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd de instructies meegedeeld met de circulaire van de Rijksdienst, CO 1143 van 20 februari 1985 strikt toe te passen.

Als bijlage vindt u de tabellen met de aangepaste formulieren- en controleprocedures voor 2007.

• 1
• 2Van elke consultatie wordt een print in het (elektronisch) dossier bewaard als bewijsmiddel.
• 3cfr. Punt 3, van de circulaire CO 1352 van 20 december 2004 - Een "goed leesbare kopie" in de plaats van een
  authentiek document.
• 4Weerlegging van het vermoeden
• 5Flux in ontwikkeling
• 6Zie omzendbrief van de minister, M.O.588 van 17 maart 2005
• 7Onverminderd het beletsel voortvloeiend uit werkloosheid-, wacht-, of de loopbaanonderbrekingsuitkering.
• 8Altijd verklaring over de beëindiging van de studies en datum waarop vragen.
• 9Evenwel wordt erop gewezen dat voor de consultatie van bepaalde uitkeringen een voorafgaandelijke integratie in het Kadaster nodig is.