De toelagen in het kader van het gezinsbeleid worden toegekend, hetzij ambtshalve telkens als dat materieel mogelijk is, hetzij op schriftelijk verzoek.
De Vlaamse Regering kan de nadere uitvoering van het eerste lid bepalen.
Afdeling 1. Verzoeken tot toekenning van toelagen in het kader van het gezinsbeleid
Het schriftelijke verzoek wordt ondertekend door een begunstigde en ingediend bij een uitbetalingsactor die als taak heeft het verzoek te onderzoeken. Een authenticatie met een elektronische identiteitskaart wordt beschouwd als een ondertekend schriftelijk verzoek.
De uitbetalingsactor die het schriftelijke verzoek ontvangt, stuurt al dan niet elektronisch een ontvangstbewijs naar de verzoeker of overhandigt hem dat. Elk ontvangstbewijs geeft de onderzoekstermijn van het verzoek aan. Een betaling door de uitbetalingsactor of een verzoek om aanvullende inlichtingen van de uitbetalingsactor geldt als ontvangstbewijs.
De niet-bevoegde uitbetalingsactor waarbij het schriftelijke verzoek wordt ingediend, levert alle redelijke inspanningen om dat onverwijld door te sturen naar de bevoegde instelling of dienst. De verzoeker wordt daarvan onmiddellijk op de hoogte gebracht.
De uitbetalingsactor stelt een intern beleid voor de behandeling van verzoeken op. De Vlaamse Regering bepaalt de minimale kwaliteitsvereisten waaraan dat beleid moet voldoen.
Afdeling 2. Beslissingen en onmiddellijke uitvoering
De uitbetalingsactor beslist binnen vier maanden na de ontvangst van het schriftelijke verzoek of na het feit dat aanleiding geeft tot het ambtshalve onderzoek, vermeld in artikel 84. De Vlaamse Regering kan in bijzonder gemotiveerde omstandigheden de termijn tijdelijk tot ten hoogste acht maanden verlengen.
De uitbetalingsactor die een schriftelijk verzoek moet behandelen, verzamelt zo veel mogelijk uit eigen beweging alle ontbrekende inlichtingen om de rechten van de begunstigde te kunnen beoordelen. Met behoud van de toepassing van de bepalingen in het vorige lid kan de uitbetalingsactor inlichtingen die noodzakelijk zijn om een beslissing te nemen, opvragen bij een binnenlandse of buitenlandse dienst of instelling, alsook bij de betrokkene zelf.
Als de uitbetalingsactor uiterlijk binnen een termijn van drie maanden geen antwoord ontvangt, verstuurt de uitbetalingsactor een rappel waarin aan de binnenlandse dienst of instelling of de betrokkene een laatste termijn van één maand toegekend wordt om te antwoorden. Als de uitbetalingsactor geen antwoord ontvangt binnen die termijn, neemt hij een beslissing op basis van de gegevens waarover hij beschikt. In afwijking van hetgeen in de voorgaande zin bepaald is, wacht de uitbetalingsactor het antwoord van de betrokkene of de binnenlandse dienst of instelling zelf af als de betrokkene of binnenlandse dienst of instelling binnen de termijn om te antwoorden, vermeld in dit lid, een reden opgegeven heeft die een langere antwoordtermijn rechtvaardigt.
Als de uitbetalingsactor inlichtingen opvraagt bij een buitenlandse dienst of instelling die noodzakelijk zijn om een beslissing te nemen, wordt de termijn, vermeld in het eerste lid, geschorst vanaf het moment dat de uitbetalingsactor de vraag gesteld heeft totdat hij een antwoord ontvangen heeft.
Een uitbetalingsactor die een verzoek om inlichtingen ontvangt, in het kader van een onderzoek naar een mogelijke rechtentoekenning, van een andere uitbetalingsactor, instelling of dienst, bezorgt de inlichtingen binnen een termijn van acht dagen. Als de uitbetalingsactor niet over de nodige gegevens beschikt, brengt hij de vraagsteller daarvan op de hoogte binnen dezelfde termijn.
De toelagen in het kader van het gezinsbeleid worden uiterlijk binnen twee maanden na de kennisgeving van de beslissing tot toekenning betaald, op zijn vroegst op de dag waarop de uitbetalingsvoorwaarden vervuld zijn.
In afwijking van het vorige lid wordt voor de selectieve participatietoeslagen de betaling geacht verricht te zijn in overeenstemming met het voorgaande lid als ze is verricht in de loop van het school- of academiejaar waarop ze betrekking heeft, of uiterlijk eind februari van het daaropvolgende school- of academiejaar.
Als de betaling niet gedaan wordt binnen de termijn, vermeld in het eerste lid, of in de loop van het school- of academiejaar, zoals bepaald in het tweede lid, brengt de uitbetalingsactor de verzoeker daarvan op de hoogte, met vermelding van de redenen van de vertraging. De verzoeker behoudt echter het recht om na de uitputting van het beroep bij de geschillencommissie zijn zaak voor de bevoegde rechtbank te brengen. Zolang de betaling niet is gedaan, wordt de verzoeker om de twee maanden op de hoogte gebracht van de redenen van de vertraging.
De Vlaamse Regering kan in bijzonder gemotiveerde omstandigheden de termijn van twee maanden, vermeld in het eerste lid, tijdelijk verlengen tot ten hoogste vier maanden.
Elke individuele beslissing die in rechten raakt, moet met redenen worden omkleed. Als de beslissingen betrekking hebben op geldsommen, moeten ze de wijze vermelden waarop die berekend zijn. De mededeling van de berekeningswijze geldt als motivering en kennisgeving. De Vlaamse Regering bepaalt de vermeldingen die op de betalingsformulieren moeten worden opgenomen.
Onverminderd de eventuele verplichting de begunstigde op de hoogte te brengen van een gemotiveerde beslissing in een begrijpelijke taal, kan de Vlaamse Regering bepalen onder welke voorwaarden categorieën van beslissingen die door of met behulp van informaticaprogramma’s zijn genomen, bij het ontbreken van een akte, geacht worden gemotiveerd te zijn. De mogelijke begunstigde heeft op elk moment het recht om op de hoogte gebracht te worden van de motivering van de beslissing als hij daar uitdrukkelijk schriftelijk om verzoekt.
De individuele beslissingen die in rechten raken, moeten de volgende vermeldingen bevatten:
1° de mogelijkheid om inlichtingen te krijgen over de beslissing bij de uitbetalingsactor;
2° de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de Vlaamse Ombudsdienst, de uitbetalingsactor of bij de klachten- en bemiddelingsdienst die opgericht is binnen het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid;
3° de mogelijkheid om beroep in te stellen bij de geschillencommissie;
4° de mogelijkheid om bij de bevoegde rechtbank beroep in te stellen, na uitputting van het beroep bij de geschillencommissie;
5° het adres van de geschillencommissie en de bevoegde rechtbank;
6° de termijn om bij de geschillencommissie en bij de bevoegde rechtbank beroep in te stellen, en de wijze waarop dat moet gebeuren;
7° de inhoud van artikel 728 en 1017 van het Gerechtelijk Wetboek;
8° de refertes van het dossier, van de betrokken dienst en van de dossierbeheerder.
Als de beslissing de vermeldingen, vermeld in het eerste lid, niet bevat, gaat de termijn om beroep in te stellen bij de geschillencommissie pas in vier maanden na de kennisgeving van de beslissing.
De Vlaamse Regering kan bepalen dat het eerste lid niet van toepassing is op de toelagen in het kader van het gezinsbeleid die ze bepaalt.
De beslissingen tot terugvordering van onverschuldigd betaalde bedragen moeten, naast de vermeldingen, vermeld in artikel 89, de volgende aanduidingen bevatten:
1° de vaststelling dat er onverschuldigde bedragen zijn betaald;
2° het totale onverschuldigde bedrag dat is betaald, en de berekeningswijze ervan;
3° de inhoud en de refertes van de bepalingen in strijd waarmee de betalingen zijn gedaan;
4° de verjaringstermijn die van toepassing is;
5° in voorkomend geval, de mogelijkheid voor de uitbetalingsactor om van de terugvordering van onverschuldigd betaalde bedragen af te zien en de procedure die daarvoor moet worden gevolgd;
6° de mogelijkheid om een met redenen omkleed voorstel tot terugbetaling in schijven voor te leggen.
Als de beslissing de vermeldingen, vermeld in artikel 89, eerste lid, niet bevat, gaat de termijn om beroep in te stellen bij de geschillencommissie pas in vier maanden na de kennisgeving van de beslissing.
Met behoud van de toepassing van specifieke decretale of reglementaire bepalingen wordt de kennisgeving aan de begunstigde schriftelijk of elektronisch gedaan.
De Vlaamse Regering legt nadere regels vast met betrekking tot de kennisgeving.