996/115 van 28 oktober 2015 - Uitwisseling van gegevens tussen de Belgische betaalinstellingen en de Poolse Regionale Bureaus

In het eerste artikel van Verordening (EG) nr. 987/2009 van 16 september 2009 tot vaststelling van de wijze van toepassing van Verordening (EG) nr. 883/2004 betreffende de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels wordt de opdracht bepaald van de entiteiten die door de bevoegde autoriteit van een staat zijn aangeduid als verbindingsorgaan. De missie van de verbindingsorganen van de lidstaten voor één of meer sectoren van de sociale zekerheid is de vragen om inlichtingen of bijstand voor de toepassing van de basisverordening en de toepassingsverordening te beantwoorden.

FAMIFED, het Belgische verbindingsorgaan voor de sector gezinsbijslag:

• beantwoordt de algemene vragen om informatie die worden gesteld door de betaalinstellingen, de Belgische instanties, de verbindingsorganen van andere Europese lidstaten en de sociaal verzekerden zelf;

• beantwoordt vragen van Belgische betaalinstellingen over individuele dossiers (gegevensbanken raadplegen en informatie vragen aan buitenlandse verbindingsorganen);

• beantwoordt vragen van buitenlandse kinderbijslagfondsen of verbindingsorganen van andere Europese lidstaten over individuele dossiers (gegevensbanken controleren en informatie vragen aan Belgische betaalinstellingen);

• beschikt over gegevensbanken waarmee het interne of externe statistische vragen kan beantwoorden.

In zijn rol als verbindingsorgaan ontving FAMIFED van verschillende betaalinstellingen een aantal vragen in verband met de gegevensuitwisseling tussen België en Polen. Deze vragen worden met deze dienstbrief beantwoord.

1. Structuur in Polen

Op beleidsniveau is het Ministry of Labour and Social Policy bevoegd, dit is vergelijkbaar met de FOD Sociale Zaken. De 16 regionale bureaus (ROPS = Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej) situeren zich op het beslissingsniveau van de gezinsbijslag en komen overeen met het verbindingsorgaan en de Belgische betaalinstellingen. De gemeenten in Polen staan in voor de betaling van de gezinsbijslag. Dit behelst louter het uitvoeren van de beslissing van de ROPS.  

1. Uitwisseling van gegevens tussen de Belgische betaalinstellingen en de ROPS

Exxx-formulieren en brieven voor onderzoek naar het recht in Polen of brieven in verband met terugbetalingen dienen te worden verstuurd naar het bevoegde ROPS en niet naar de betrokkene. In bijlage vindt u de geactualiseerde adressenlijst terug.

De Poolse ROPS vragen gegevens steeds op met SED-formulieren. Zoals meegedeeld in dienstbrief 997/78 dienen deze vragen aan de hand van een SED-formulier te worden beantwoord.1

De Belgische betaalinstellingen kunnen de Exxx-formulieren verder gebruiken indien zij gegevens in Polen wensen op te vragen. Om een grondig onderzoek mogelijk te maken, vragen wij u de

Exxx-formulieren zo volledig mogelijk in te vullen. De Poolse ROPS vragen dat de sociaal verzekerde steeds het PESEL-nummer (=equivalent van ons rijksregisternummer) op de formulieren vermeldt. Dit laat hen toe de nodige opzoekingen te verrichten. Indien dit niet mogelijk is, vragen zij dat de sociaal verzekerde een kopie van zijn Poolse identiteitskaart aan de aanvraag toevoegt.

We benadrukken dat enkel de ROPS bevoegd zijn om beslissingen in individuele dossiers te nemen. Zij zijn gemachtigd om de SED- en Exxx-formulieren in te vullen, de gemeenten niet. Enkel het E402-formulier kan naar de betrokkene worden verstuurd, maar dient te worden ingevuld door de school. Zonder stempel van een ROPS is de inhoud van het formulier niet gevalideerd.

Het bevoegde ROPS vindt u terug door:

• bij de sociaal verzekerde na te vragen in welke provincie de aanvrager woont en dan het adres van het regionale bureau op te zoeken op de geactualiseerde adressenlijst;

• bij de sociaal verzekerde het laatst gekende adres in Polen na te vragen indien er niemand meer in Polen woont en u een attest einde betaling nodig hebt. Op basis van de postcode van de laatst gekende woonplaats kan u het bevoegde ROPS opzoeken via de link http://kody.poczta-polska.pl 2 .

In Polen is het recht op gezinsbijslag gekoppeld aan het inkomen. Een onderzoek naar het inkomen kan enkel gebeuren op vraag van betrokkene zelf. Als de betrokkene geen aanvraag doet, wordt het recht op Poolse gezinsbijslag niet onderzocht. In Polen bestaat er pas een recht vanaf de datum van de aanvraag (het principe van terugwerkende kracht wordt er niet toegepast).

Op grond van art. 2 § 3 V987/2009 EG  kan een aanvraag, die op een vroegere datum werd gedaan in België, in Polen gelden voor de toepassing van terugwerkende kracht indien het Belgische kinderbijslagfonds deze aanvraag aan het bevoegde ROPS overmaakt. Het bevoegde ROPS zou dan kunnen teruggaan tot en met de datum van aanvraag in België, en dit maximaal tot 01/05/20103 .

De sociaal verzekerde dient in Polen elk jaar een nieuwe aanvraag te doen (het aanvraagformulier wordt na een eerste aanvraag automatisch jaarlijks verzonden). Hij dient daarbij aan te vinken voor welk supplement hij in aanmerking zou kunnen komen. Als de sociaal verzekerde het supplement niet aanvinkt, wordt dit niet onderzocht.

Indien de betrokkene in Polen geen aanvraag indiende, wordt aan de Belgische betaalinstellingen gevraagd om de aanvraag door te sturen aan het bevoegde ROPS. Op die manier kan u de Poolse bedragen bekomen. De Belgische kinderbijslag dient te worden verminderd met het Poolse bedrag.

1. Gezinssamenstelling in Polen

Op de Poolse gezinssamenstelling worden enkel de ouders (of wettelijke verzorgers aangewezen door de rechtbank) en de kinderen die op hetzelfde domicilie verblijven vermeld. Ooms, tantes, grootouders,… die niet de wettelijke verzorgers van de kinderen zijn maar wel op hetzelfde domicilie verblijven, worden niet vermeld. Zij hebben geen invloed op het Poolse dossier kinderbijslag.  Indien u over hen gegevens nodig heeft, raden wij u aan contact op te nemen met het bevoegde ROPS.

1. Meedelen van persoonsgegevens aan CUF

FAMIFED werd door de CUF (Centrum Uslug Finansowych) verzocht om de mogelijkheid te onderzoeken dat de dossiergegevens van hun cliënten aan hen zouden worden meegedeeld. De CUF is een organisatie die zich bezig houdt met financiële dienstverlening. Ze wensen hun Poolse klanten die in België werken ook te begeleiden in kinderbijslagdossiers. 

Door voorlegging van een uitdrukkelijke machtiging die schriftelijk werd gegeven door de bijslagtrekkende kunnen de persoonsgegevens binnen de grenzen van de lastgeving worden meegdeeld aan derden. De machtiging die de CUF ons bezorgde, waarvan u een kopie in bijlage vindt, voldoet aan de voorwaarden om dossiergegevens op te vragen.

Daarnaast voegde de CUF ook een machtiging tot het betalen van de kinderbijslag op hun rekening toe. De betaling van de kinderbijslag is, in toepassing van art. 1410§2 Ger. W. niet voor overdracht vatbaar. Bijgevolg kan op deze vraag niet worden ingegaan. 

• 1De draagbare documenten en de SED kunt u rechtsreeks via deze link raadplegen: circab
  Ga vervolgens naar het hoofdmenu CIRCABC -> Categorieën bekijken (linkerbovenhoek) -> Employment and social affairs (onder de rubriek Europese Commissie - derde kader)  Portables Documents of Structured Electronic Documents -> ga vervolgens naar Bibliotheek (linkerbovenhoek).  Daar vindt u de lijst van de SED van alle sectoren (versie 1).
• 2U heeft bijvoorbeeld volgend adres:
  Ul.Gizyckiego Wladyslawa 12
  02-200 Warszawa
  Poland
  Op http://kody.poczta-polska.pl typt u de postcode "02-200" in bij het venster "kod pocztowy" en drukt u op "szukaj" (=zoeken). U krijgt dan het resultaat te zien, nl. de "województwo" (=provincie) MAZOWIECKIE. U dient de aanvraag naar het ROPS van MAZOWIECKIE te sturen.
• 3Dit geldt in de hypothese dat België niet bevoegd is. Indien België bevoegd is, maar niet bij voorrang, dient art. 68, punt 3, b) van V883/2004 EG te worden toegepast.