996/43 van 15 december 2003 - Controle bij de bijslagtrekkende en rechthebbende

De huidige methode om de variabele "controles ter plaatse" te meten geeft vandaag geen voldoening om de kwaliteit van de prestaties van de kinderbijslagfondsen te meten. De selectie baseert zich immers op de uitgevoerde controles en niet op de te controleren populatie. De brief van 19 maart 2003 (ref. II/C/996/33/SVB) trachtte deze lacune te verhelpen.

In het vooruitzicht van de herziening van CO 1238 betreffende de variabele " controle bij de bijslagtrekkende en rechthebbende" wenst de Rijksdienst een duidelijke toelichting te geven omtrent de invulling van de staat van de controleverrichtingen (model II) en de bijhorende lijsten van de uit te voeren en uitgevoerde controles.

1) De selectie van de uit te voeren controles

A) de jaarlijkse controles

De instructies van de CO 1238 van 20/12/1990 zullen worden aangepast aan de evolutie van de wetgeving en aan de nieuwe werkmethodes. In afwachting van deze aanpassing blijven de instructies van deze CO gelden om de te controleren gevallen te selectioneren.
Bij het eerste model II van het jaar moet een lijst worden bijgevoegd waarin de dossiernummers staan van al de dossiers die in dat jaar moeten worden gecontroleerd.

B) de wezencontroles

De uit te voeren controles zijn de nieuwe gevallen van het vorige jaar (controle één jaar na het overlijden) en de driejaarlijkse controles uit te voeren in het jaar.
Bij het eerste model II van het jaar moet een lijst worden bijgevoegd waarin de dossiernummers staan van al de dossiers die in dat jaar gaan worden gecontroleerd.
De dossiers van de schaal 47 bis moeten niet meer worden gecontroleerd bij de wezencontroles. Deze dienen dus niet meer in de te controleren populatie te worden opgenomen aangezien hier het risico is verdwenen.

2) Het model II

Momenteel zijn er 3 grote categorieën van controles namelijk de jaarlijkse controles, de wezencontroles en de dringende controles. Daar het om organisato rische redenen niet altijd mogelijk is om tegen 31 december al de voorziene controles uit te voeren, wordt een nieuwe categorie toegevoegd, namelijk de controles ter inhaling van de achterstand.

In deze nieuwe categorie, de controles ter inhaling van de achterstand, dienen de controles te worden opgenomen die voorzien waren in de vorige jaren en die niet werden uitgevoerd, indien het dossier nog actief is bij het fonds op 1 januari van het volgende jaar.

Het model II is tevens lichtjes aangepast om een einde te maken aan alle verwarring. Daarom dient telkens per rubriek het aantal van de totale populatie en het aantal uit te voeren controles te worden gegeven.

Op de eerste pagina van model II is het volgende aangepast:

1. Aantal dossiers waarvoor een controle vereist is:

Jaarlijks:

• totale populatie (het aantal moet overeenstemmen met de normen van CO 1238);
• 10 % te controleren in het jaar (moet overeenstemmen met de lijst).

Wezen:

• totale populatie (totaal aantal wezen te controleren);
• aantal te controleren in het jaar (moet overeenstemmen met de lijst).

Inhaling achterstand van dossiers die op 1/1 nog actief zijn

• Dit aantal dient overeen te stemmen met de lijst.

3) De lijsten

Van de categorie van de jaarlijkse controle, de wezencontrole en de achterstand moeten er lijsten gemaakt worden die bij de eerste aangifte van model II als bijlage dienen te worden toegevoegd, dus bij de aangifte van model II van het eerste kwartaal. Op deze lijsten dienen de dossiernummers te worden ingevuld die in dat jaar moeten worden gecontroleerd en dus niet de totale populatie.

Voor de lijst van de controles ter inhaling van de achterstand, dient een onderverdeling gemaakt te worden naargelang het jaar waarin de controle normaal gezien moest worden uitgevoerd (zie lijst achterstand).

De Rijksdienst heeft de lijsten opgemaakt in exel, die door alle fondsen gebruikt moeten worden. Voorlopig wordt nog wel toegestaan aan fondsen die technische problemen ondervinden, om de lijsten op papieren dragers over te maken.

De lijsten in exel moeten per email worden opgestuurd naar fin.ctrl@rkw-onafts.fgov.be waarna deze beveiligd worden zodat geen wijzigingen meer kunnen worden aangebracht. Deze beveiligde lijsten worden dan teruggemaild en in elk trimester dient door de fondsen te worden aangeduid welke controles er zijn uitgevoerd door de datum in te vullen achter het dossiernummer in het gepaste trimester. Elk trimester dienen de aangevulde lijsten mee te worden doorgemaild samen met het model II. Deze lijsten worden dan opnieuw beveiligd en teruggemaild naar het fonds zodat deze voor het volgend trimester opnieuw kunnen worden gebruikt.

Bij de dringende controles volstaat het om elk trimester op de lijst met dringende controles, de dossiernummers in te vullen tezamen met de datum waarop deze controle werd uitgevoerd.

Bij controles die niet meer kunnen worden uitgevoerd, moet in de lijst bij dat dossiernummer de datum worden ingevuld waarop dit werd vastgesteld, gevolgd door een sterretje *.
In het dossier moet duidelijk vermeld worden wat de reden is van de niet-uitvoering, zodat dit bij de controle ex-post van de variabele "controle ter plaatse" kan worden beoordeeld op de geldigheid.
Het gaat om de volgende gevallen:

• De rechthebbende is overleden;
• De rechthebbende is ambtshalve afgeschreven;
• De rechthebbende is verhuisd naar het buitenland.

Er dient echter geval per geval geëvalueerd te worden of het inderdaad niet meer mogelijk is of geen nut meer heeft om deze controle uit te voeren. Het gaat immers telkens om een controle van het verleden. Het is dus niet zo dat omdat een bijslagtrekkende overgaat naar een ander fonds, dat de controle niet meer dient te worden uitgevoerd.

Bij de controle ex-post van de variabele "controle ter plaatse" wordt dan beoordeeld of de niet-uitvoering een geldige reden had. Indien de niet-uitvoering terecht was, dan wordt dit niet gesanctioneerd. Er mag voor de niet uitgevoerde controles geen betoelaging worden gevraagd.

Het aangepaste model II kan u terugvinden in bijlage, tesamen met de lijsten die gebruikt dienen te worden.

Deze procedure gaat in werking vanaf 1 januari 2004.