996/50 van 6 juli 2004 - Administratieve implementatie RIP, DMFA, automatisch onderzoek van het recht en gebruik nieuw brevet

Met zijn dienstbrief II/B/997/58/BI van 7 juni 2004 heeft de Rijksdienst de kinderbijslaginstellingen gevraagd de RIP-berichten vanaf 1 juli 2004 systematisch te verwerken (gegevens over het derde kwartaal 2004). Wat betreft de DMFA-berichten dient de systematische verwerking te starten op 1 oktober 2004 (gegevens voor het derde kwartaal 2004). Deze systematische verwerking heeft in eerste instantie enkel betrekking op de vaststelling van het recht (voor de rechthebbenden met rolcode 101 of in geval van verandering van voorrang voor de bijslagtrekkenden met rolcode 103 of de vierde actoren met rolcode 106) of de bepaling van de bevoegdheid.

Samen met deze systematische exploitatie van de RIP- en DMFA-berichten treedt de nieuwe procedure voor het automatisch onderzoek van het recht, de provisionele betalingen en het gebruik van het nieuw brevet, toegelicht in de CO 1348 van 11 februari 2004 in werking.

De Rijksdienst heeft dit nieuwe werkproces op 8 en 9 juni jongstleden aan de kinderbijslaginstellingen voorgesteld tijdens twee infosessies.

Als bijlage 1 gaat een exemplaar van deze presentatie.

De infovergaderingen waren interactief en constructief.

Hierna vindt u de antwoorden op de gestelde vragen en enkele bijkomende preciseringen.

Ongetwijfeld zullen er in volgende maanden nog bijkomende toepassingsproblemen aan het licht komen. De Rijksdienst zal de implementatie op de voet volgen en telkens wanneer dat nodig is verdere richtlijnen verstrekken.

Na enkele maanden volgt eveneens een evaluatie van de hierna toegelichte oplossingen.

Daarbij zal in het bijzonder worden nagegaan of de werkwijzen vooropgesteld in de rubrieken 2.1.2 en 2.1.3 tot misbruiken leiden.

1. Waarde van de RIP- en DMFA- gegevens

1.1. Wet D'Hondt

• Gegevens over ziekte van de rechthebbende tijdens de periode van het gewaarborgd loon, verkregen via DMFA dienen in aanmerking te worden genomen voor de toepassing van de wet D'Hondt. In de gegeven omstandigheden wordt er immers geen flux A020 verstuurd. Dit standpunt bevestigt de bestaande administratieve praktijk (verklaring van de werkgever).

1.2. Onderzoek naar de halftijdse norm (artikelen 59 en 60 KBW)

• Vanaf 1 januari 2003 is de halftijdse norm contractueel en wekelijks bepaald. De MO 508 van 26 februari 1992, die toelichting geeft bij de inmiddels opgeheven maandnorm is bijgevolg op dat vlak voorbijgestreefd.
  Ook prestaties geleverd in het kader van een arbeidsovereenkomst van beperkte duur waarin contractueel aan de halftijdse norm is voldaan (cfr. zones 48, 49 en 50 in de DMFA-berichten), volstaan om een getrimestrialiseerd recht in de werknemersregeling te doen ontstaan. De begin- en einddatum van dat recht worden vastgesteld volgens artikel
  54 KBW.
  Voorbeeld: een gezin is samengesteld uit de vader, zelfstandige; de moeder, zonder beroep, en de kinderen. Op 14 juli werkt de moeder één dag voltijds. Er is een voorrangsrecht in de werknemersregeling van 1 juli tot 31 december.

1.3. RIP-berichten m.b.t het tweede kwartaal 2004

• De RIP-berichten ontvangen in juli 2004 m.b.t. tot het tweede kwartaal 2004 dienen volgens de dienstbrief II/B/997/58 van 7 juni 2004 niet systematisch verwerkt te worden. Dit neemt niet weg dat deze RIP-gegevens in individuele gevallen kunnen worden aangewend voor de vaststelling van het recht, bijvoorbeeld om de kinderbijslag provisioneel te betalen.

1.4. Behandeling van de RIP-berichten (in distributie) waarop het aansluitingsnummer van de werkgever bij zijn kinderbijslaginstelling ontbreekt

• Uit de beschikbare cijfers blijkt dat het om 8 à 9 % van de berichten gaat. Hierna worden drie mogelijkheden toegelicht.
  eerste mogelijkheid: er is een vermoeden dat het om een overheidsdienst gaat. Het immatriculatienummer van de werkgever bij de RSZ(PPO) stelt de kinderbijslaginstelling in staat het Nationaal Repertorium van de Werkgevers (NRW) te raadplegen. Daarin zijn alle werkgevers van de privé-sector en van de openbare sector die geïmmatriculeerd zijn bij de RSZ opgenomen. Op basis van deze consultatie kan men de benaming van de bevoegde kinderbijslaginstelling vaststellen.
  tweede mogelijkheid: het gaat om een werkgever met bedrijfszetels in verschillende provincies (artikel 15 KBW). In dat geval vermeldt de zone aansluitingsnummer 999999999999. In die omstandigheden wordt geval per geval naar een oplossing gezocht, wat overeenstemt met de huidige praktijk. Zo nodig kan men daartoe de dienst Monitoring van de Rijksdienst contacteren.
  derde mogelijkheid: het gaat om een "nieuwe" werkgever. In dat geval vermeldt de zone immatriculatie een nummer dat begint met het cijfer 5. Binnen 15 dagen à drie weken kent de RSZ een definitief nummer toe en volgt een nieuw RIP-bericht. De kinderbijslag-instellingen kunnen dus het tweede RIP-bericht afwachten.

2. Bevoegdheidsoverdracht via het brevet

2.1. Toepassing van de nieuwe procedure (automatisch onderzoek van het recht)

Vooraf: De regel voor het afsluiten van de periode van geldige betaling in het Kadaster vindt u terug in de dienstbrief van II/B/997/52/BI van 7 april 2003. Het oorspronkelijke fonds (fonds A) moet ten laatste op de dag van de verzending van het brevet de einddatum van geldige betaling in het Kadaster integreren. Om geschillen te vermijden is het van cruciaal belang dat alle kinderbijslaginstellingen deze richtlijn nauwgezet naleven.

2.1.1. De werkgever verandert van kinderbijslagfonds

• Wanneer de werkgever van kinderbijslagfonds verandert, wordt het dossier onmiddellijk overgemaakt aan het nieuwe fonds van de werkgever. Het DMFA-bericht wordt niet afgewacht. Op basis van de RIP-gegevens wordt bepaald welke rechthebbenden op de datum waarop de nieuwe aansluiting ingaat (nog) in dienst zijn van die werkgever en zich niet in een geneutraliseerde situatie bevinden. De Rijksdienst bevestigt het principe dat u terugvindt in de CO 1309 van 20 juni 1997. De brevetten worden afgeleverd in de loop van de eerste maand van de "nieuwe" bevoegdheid. Het oorspronkelijke fonds betaalt de kinderbijslag voor de maand van de overdracht.
  Voorbeeld: een werkgever verandert op 1 januari 2005 van kinderbijslagfonds. De betaalbevoegdheid wordt vanaf 1 januari 2005 overgedragen. Het oorspronkelijke fonds verstuurt de brevetten in januari 2005 en betaalt nog de kinderbijslag voor januari 2005. Het nieuwe fonds van de werkgever behandelt in het eerste kwartaal 2005 het DMFA-bericht voor het vierde kwartaal 2004 en stemt de begindatum van integratie in het Kadaster daarop af. De terecht uitgevoerde provisionele betalingen hoeven niet geregulariseerd te worden.

2.1.2. Stabiliteit van de bevoegdheid: geen brevet afleveren als de gewijzigde bevoegdheid niet voortduurt

• Om de betaalbevoegdheid maximaal te stabiliseren dient de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling bij afhandeling van een DMFA-bericht die een bevoegdheidsverandering bevestigt het dossier toch niet over te maken aan de volgende kinderbijslaginstelling als gelijktijdig is voldaan aan de volgende voorwaarden:
  1. uit de inmiddels ontvangen RIP-gegevens blijkt dat de rechthebbende intussen opnieuw van werkgever is veranderd;
  2. de RIP-gegevens tonen aan dat de laatst gestarte activiteit opnieuw een bevoegdheidsverandering zal meebrengen (geen geneutraliseerde situatie);
  3. de volgende kinderbijslaginstelling is rekening houdend met de regel voor de betaling van de maand van de overdracht niet meer in staat de betalingen over te nemen tijdens het kwartaal van haar bevoegdheid.

  Dit principe kan bij een wisselende loopbaan van de rechthebbende zo nodig verschillende keren na elkaar worden toegepast.
  Voorbeeld: KBFA betaalt, de rechthebbende werkt voor B van 1 augustus 2004 tot 31 augustus 2004 en bij C vanaf 1 september 2004. Bij ontvangst van het DMFA-bericht voor het derde kwartaal 2004 van werkgever B op 1 december 2004 stelt kinderbijslagfonds A vast dat de bevoegdheid gewijzigd is. Uit de inmiddels ontvangen RIP-gegevens blijkt dat het fonds waarbij werkgever C is aangesloten bevoegd wordt op 1 januari 2005. Rekeninghoudend met de ontvangstdatum van het DMFA-bericht dient fonds A hoe dan ook tot december 2004 te betalen. Het fonds van werkgever B zou de betalingen ten vroegste kunnen overnemen vanaf 1 januari 2005, maar vanaf die datum is het fonds van werkgever C normaliter al bevoegd. In de gegeven omstandigheden betaalt KBF A provisioneel door en wacht het DMFA-bericht voor het vierde kwartaal 2004 af. Pas bij ontvangst daarvan wordt het dossier met een brevet overgedragen aan het fonds waarbij werkgever C is aangesloten.

2.1.3. Het brevet is ontoereikend

• Wanneer de volgende kinderbijslaginstelling (fonds B) een ambtshalve brevet ontvangt, dient zij onmiddellijk het dossier over te nemen. Enkel als het ambtshalve brevet ontoereikend is om de betalingen over te nemen, licht de volgende kinderbijslaginstelling (fonds B) de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling (fonds A) daar onmiddellijk van in, zodat die het dossier kan vervolledigen en zo nodig de (provisionele) betaling kan aanvatten of voortzetten. Voor een detailkwestie wordt het brevet niet teruggestuurd.

2.1.4. APE- contracten

• Wanneer de rechthebbende met een APE-contract werkt (aides à la promotion de l'emploi) stellen de gegevens in de zone 37 (de werknemerskengetallen) van het DMFA-bericht de kinderbijslaginstellingen in staat de bevoegde kinderbijslaginstelling vast te stellen. Het gaat om gesubsidieerde contractuelen voor wie de Rijksdienst bevoegd is (cfr. dienstbrief 996/48 van 19 februari 2004).

2.1.5. Verantwoordelijkheid van de kinderbijslaginstellingen voor de verstrekte gegevens

• De Rijksdienst bevestigt zijn standpunt wat betreft de verantwoordelijkheid van de betrokken kinderbijslaginstellingen wanneer de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling door een "foute" gegevensoverdracht aan de basis ligt van onverschuldigde betalingen uitgevoerd door de volgende kinderbijslaginstelling (cfr. bijlage 1 bij de CO 1348 van 11 februari 2004 - punt 3 op bladzijde 17). Alle kosten voor de terugvordering, inbegrepen de gerechtskosten en de kosten voor de verdediging voor de rechtbank vallen ten laste van de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling. De volgende kinderbijslaginstelling blijft echter het aanspreekpunt van de gerechtigde. Wanneer de volgende kinderbijslaginstelling bijvoorbeeld een (gedeeltelijke) terugstorting van het debet ontvangt, dient zij dat bedrag onmiddellijk door te storten aan de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling.

2.1.6. De nieuwe procedure geldt eveneens voor en tegenover de NMBS

• De nieuwe procedure voor het automatisch onderzoek van het recht dient eveneens te worden toegepast door en tegenover de NMBS.

2.1.7. Overgang naar het automatisch onderzoek van het recht op 1 oktober 2004

• Wanneer de betaalbevoegdheid voor het derde kwartaal 2004 kan worden vastgesteld op basis van de gekwalificeerde gegevens over de tewerkstelling van de rechthebbende in de referentiemaand, vermeld op het model AB (tot 30 juni 2004) of het model G (tot 31 mei 2004), blijven de bestaande procedures van toepassing. Dit betekent concreet dat het brevet onmiddellijk aan de bevoegde kinderbijslaginstelling wordt verstuurd.
  Vanaf 1 juli 2004 hoeven de werkgevers niet langer systematisch modellen AB te versturen. De start van de systematische verwerking van de RIP-berichten houdt in dat vanaf die datum de RIP-berichten primeren op de modellen AB.
  Wanneer de bevoegdheid en de provisionele betalingen (voor het derde kwartaal) gegrond zijn op de RIP-gegevens geldt onmiddellijk de nieuwe procedure voor het automatisch onderzoek van het recht. De DMFA-gegevens worden afgewacht en pas als die de bevoegdheidsverandering bevestigen, volgt de verzending van het brevet.
  Samengevat, wat betreft de bevoegdheden vastgesteld op basis van de modellen AB en G wordt tot 30 september 2004 nog de oude procedure toegepast. Op bevoegdheden vermoed op basis van de RIP-gegevens wordt vanaf 1 juli 2004 onmiddellijk de nieuwe procedure toegepast.
  De Rijksdienst vraagt de fondsen deze regels in de overgangsperiode met de nodige soepelheid toe te passen. In geval van twijfel dient steeds voorrang te worden gegeven aan het vermijden van een onderbreking in de betalingen en de stabiliteit van de bevoegdheid.
  Vanaf 1 oktober 2004 wordt de procedure voor het automatisch onderzoek van het recht in alle gevallen van kracht

2.1.8. Begindatum termijn voor verzending van het ambtshalve brevet

• Wanneer het DMFA-bericht de bevoegdheidsverandering bevestigt, dient de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling binnen de maand het dossier met een brevet over te maken aan de volgende kinderbijslaginstelling. Wanneer de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling meer dan één DMFA-bericht ontvangt, begint deze termijn van één maand te lopen vanaf de ontvangstdatum van het DMFA-bericht dat bepalend is om de bevoegdheidsverandering vast te stellen.
  Voorbeeld: een rechthebbende werkt tot 14 oktober voor werkgever A, aangesloten bij fonds A. Vanaf 15 oktober werkt hij voor werkgever B, aangesloten bij fonds B. Fonds A betaalt en ontvangt in het eerste kwartaal op 15 februari het DMFA-bericht van werkgever B en op 15 maart het DMFA-bericht van werkgever A. Aangezien het eerste DMFA-bericht het recht en bevoegdheidverandering bevestigt, start de termijn van één maand voor de aflevering van het ambtshalve brevet op 15 februari.

2.1.9. Betaling voor de maand van verzending van het ambtshalve brevet

• Om een onderbreking in de betalingen te vermijden, dient de volgende kinderbijslaginstelling de datum vermeld op het ambtshalve brevet in aanmerking te nemen om te bepalen op welke datum de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling de betalingen zal stopzetten.
  Voorbeeld: kinderbijslagfonds A stuurt op 31 maart een ambtshalve brevet naar kinderbijslagfonds B, dat het in de loop van april ontvangt. Kinderbijslagfonds A betaalt tot 31 maart en kinderbijslagfonds B vanaf 1 april.

2.1.10. Volledig onderzoek van het recht

• De procedure voor het automatisch onderzoek van het recht geldt zowel bij verandering in de socio-professionele van de rechthebbende als bij verandering van voorrangsgerechtigde. Automatisch onderzoek van het recht houdt in dat de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling het dossier in al zijn aspecten opvolgt, inbegrepen de vaststelling en de betaling van een verhoogd barema of een sociaal supplement (42bis of 50ter). Pas wanneer de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling alle gekwalificeerde gegevens bezit die de bevoegdheidsverandering bevestigen, wordt het dossier met een brevet overgedragen aan de volgende kinderbijslaginstelling.

2.1.11. Overzicht van de openbare instellingen die de betaling van de kinderbijslag aan de Rijksdienst hebben toevertrouwd

• Als bijlage 2 bij deze dienstbrief vindt u de gegevens over de openbare instellingen die de betaling van de kinderbijslag aan de Rijksdienst hebben toevertrouwd en waarvoor de nieuwe procedure voor het automatisch onderzoek van het recht van toepassing is.

2.2. Toepassing van de oude procedure (onderzoek door de bevoegde kinderbijslaginstelling)

Vooraf: De Rijksdienst herinnert eraan dat wanneer kinderbijslaginstelling B van ambtswege een brevet ontvangt van kinderbijslaginstelling A waarop geen einddatum van de betalingen is vermeld, zij een kwitantie aan kinderbijslaginstelling A dient op te sturen zodra zij in staat is om de betalingen over te nemen (cfr. rubriek 2.1.3. van de bijlage 1 bij de CO 1348 van 11 februari 2004). Deze richtlijn blijft onverkort van kracht.

2.2.1. Betaling voor de maand van verzending van de kwitantie

• Om een onderbreking in de betalingen te vermijden, dient de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling de datum vermeld op de kwitantie in aanmerking te nemen om te bepalen op welke datum de volgende kinderbijslaginstelling de betaling zal overnemen.
  Voorbeeld: kinderbijslagfonds B stuurt op 31 maart een kwitantie naar kinderbijslagfonds A, die ze in de loop van april ontvangt. Kinderbijslagfonds A betaalt tot 31 maart en kinderbijslagfonds B vanaf 1 april.

3. Opvragen ontbrekende gegevens over de socio-professionele situatie van de rechthebbende in de referentiemaand

Aan wie de ontbrekende gegevens over de socio-professionele situatie van de rechthebbende vragen?

• Wanneer de ontbrekende gegevens een periode betreffen waarin de rechthebbende volgens de RIP- of DMFA gegevens in dienst was bij een werkgever, vragen de kinderbijslaginstellingen de vereiste gegevens over de referentiemaand(en) op bij de werkgever. Gaat het om een nieuwe tewerkstelling waarvoor de kinderbijslaginstelling vroeger nog geen model AB, model G of DMFA-bericht heeft ontvangen, dan vraagt zij de gegevens die tot 30 juni 2004 met het model AB werden opgevraagd. Gaat het om een tewerkstelling waarvoor de kinderbijslaginstelling vroeger al een model AB, model G of DMFA-bericht heeft ontvangen, dan vraagt zij de gegevens die tot 31 mei 2004 met het model G werden opgevraagd.
• Wanneer de ontbrekende gegevens verband houden met een periode waarin de rechthebbende uit dienst was bij zijn (laatste) werkgever, vraagt men de ontbrekende
  socio-professionele gegevens aan de rechthebbende.
• Wanneer een kinderbijslaginstelling de betalingen dient te schorsen bij gebrek aan socio-professionele gegevens, dient zij hoe dan ook op de einddatum van het getrimestrialiseerd recht of uiterlijk bij het bereiken van de uiterste datum van de provisionele doorbetaling (dus voordat de laatste betaling wordt uitgevoerd) aan de bijslagtrekkende mee te delen waarom de betalingen niet langer kunnen worden voortgezet en welke gegevens of bewijzen moeten worden bezorgd om de betalingen te kunnen hernemen.
• Om de effectieve schorsing van de betalingen te voorkomen, worden de fondsen verzocht de ontvangen antwoorden bij voorrang te behandelen.
• Het automatisch onderzoek van het recht houdt in dat de oorspronkelijke instelling alle voorrangsrechten onderzoekt en in afwachting van de afronding ervan de kinderbijslag provisioneel doorbetaalt totdat zij de gekwalificeerde gegevens ontvangt die de bevoegdheidsverandering bevestigen. Het dossier wordt bovendien enkel doorgestuurd als gewijzigde bevoegdheid doorloopt in het daaropvolgende trimester. De stabiliteit van de bevoegdheid heeft de voorrang. Om die redenen is een onderzoek naar de ontbrekende gegevens enkel nodig als de socio-professionele gegevens verkregen via de elektronische gegevensfluxen (DMFA, RIP, fluxen A011,....) of via consultatie van de beschikbare databanken het fonds niet in staat stellen een (getrimestrialiseerd) recht op kinderbijslag vast te stellen.
• Enkel voor de rechthebbenden die buiten België wonen, worden de betalingen bij ontvangst van een RIP-out stopgezet op het einde van de maand van de uitdiensttreding en wordt de rechthebbende onmiddellijk aangeschreven om zijn nieuwe socio-professionele situatie te verklaren en zo nodig te bewijzen.

4. Bijhouden van bewijzen van uitgevoerde consultaties of van ontvangen gegevens

• Voor controledoeleinden en om bij latere betwistingen de historiek van het onderzoek opnieuw te kunnen samenstellen, worden de kinderbijslaginstellingen verzocht in een eerste fase een bewijs (print, scanning, database,...) bij te houden van alle uitgevoerde consultaties (dus ook van degene die geen resultaat opleverden) en ontvangen gegevens. Een werkgroep samengesteld uit vertegenwoordigers van de Rijksdienst en van de kinderbijslagfondsen zal de problematiek van de archivering in het licht van de gewijzigde gegevensvergaring onderzoeken en zo nodig nieuwe richtlijnen ter zake opstellen.

5. Uitvoering van de tijdelijke vervangingsoplossing

• In de dienstbrief II/C/997/54/BH van 15 december 2003 wordt uitgelegd hoe de kinderbijslagfondsen in afwachting van de overschakeling naar het Kadaster en de implementatie van de RIP- en DMFA-fluxen de interne en externe voorrangsrechten moeten opzoeken. Een tijdelijke vervangingsoplossing werd uitgewerkt. Op 18 mei 2004 heeft de Rijksdienst per e-mail aan de kinderbijslagfondsen de kalender meegedeeld voor de uitvoering van deze opzoekingen via de procedure "ComTool". Daarbij werd gepreciseerd dat de consultaties dienden te gebeuren voor de periode van 1 januari 2003 tot de dag voorzien in de planning voor het betrokken fonds. Op dat ogenblik ging de Rijksdienst ervan uit dat de fase van parallelle werking zou eindigen op 31 mei 2004. Intussen is die periode verlengd tot 30 juni 2004. Pas op 1 juli 2004 gebeurt de omschakeling naar het Kadaster. Daarbij rijst de vraag hoe de kinderbijslagfondsen de voorrangsrechten ontstaan in de maand juni 2004 dienen op te sporen.
  Een voorrangsrecht in de werknemersregeling, ontstaan in juni 2004 heeft pas uitwerking op 1 juli 2004. Bijgevolg kunnen de DMFA-berichten voor het derde kwartaal 2004 worden afgewacht.
  Wat betreft het ontstaan van een voorrangsrecht in de zelfstandigenregeling liggen de zaken anders. Via de flux A301 wordt enkel een bericht doorgestuurd, wanneer de zelfstandige activiteit wordt aangevat of beëindigd of wanneer de bijdragereeks wordt gewijzigd. Voor de kinderbijslagfondsen die alle potentiële voorrangsgerechtigden op tijd in het RIO geïntegreerd hebben (cfr. CO 1340 van 24 juli 2002) is er geen lacune in de gegevensvergaring. Tot eind juni 2004 zullen zij de wijzigingsberichten ontvangen via de fluxen gerouteerd via het NRK en/of het RIO. De integratie van de alle potentiële voorrangsgerechtigden met de juiste rolcode in het Kadaster zal ervoor zorgen dat de berichten vanaf 1 juli 2004 doorstromen via de fluxen gerouteerd via het Kadaster.
  Voor de potentiële voorrangsgerechtigden die enkel in het Kadaster geïntegreerd werden maar niet in het RIO, dienen de kinderbijslaginstellingen een bijkomende consultatie te doen van het opvolgingsrepertorium L301, tenzij de systematisch verwerking van de berichten gerouteerd via het Kadaster naadloos aansluit op de consultatie via de procedure "ComTool". Samengevat komt het er neer op dat de kinderbijslaginstellingen er moeten voor zorgen dat ze de periode tot 30 juni 2004 controleren.

6. Bijlagen

De Rijksdienst zal u eerstdaags de elektronische versie van de bijlagen bij deze dienstbrief (de presentatie en een overzicht van de "derden" betaald door de Rijksdienst) per e-mail bezorgen.