997/23 van 2 februari 1994 - Nationaal Repertorium van de Kinderbijslag - Onderrichtingen voor de batchbijwerking

Met onze omzendbrief 997/22 van 27 december 1993 kondigden wij U gedetailleerde onderrichtingen aan voor de batchbijwerking van het Nationaal Repertorium van de Kinderbijslag. U vindt deze onderrichtingen als bijlage.

De uitvoeringsmodaliteiten

De magnetische dragers met de eerste bijwerking van de toestand van uw fonds in het N.R.K. na de aktualisering ervan door de herlading in februari, moeten ten laatste op 15 maart aanstaande het secretariaat van de Controle bereiken. Ze dienen de gegevens te bevatten ontstaan op basis van de toestand van uw bestand na de betalingstrein van 10 maart. Bij de ontvangst ervan zal de syntaxis geverifieerd worden.

Iedere drager met meer dan 5 % aan anomalieën zal geweigerd worden en teruggestuurd naar het fonds zonder behandeling in het N.R.K. Voor 31 maart moet hij volledig en met de gewenste verbeteringen teruggestuurd worden.

Eike drager met hoogstens 5 % fouten zal aanvaard worden en de correcte gegevens zullen verwerkt worden. Wat syntactisch fout is of niet overeenstemt met de gegevens in het N.R.K. zal voor analyse naar het fonds gestuurd worden. De verbeterde gegevens moeten ons vervolgens meegedeeld worden met de bijwerking van april 1994.

Dezelfde procedure zal iedere maand uitgevoerd worden.
Men zal geen bijzondere kalender meer moeten raadplegen : zo dient de bijwerking nummer 03 voor 15 maart te worden doorgestuurd, bijwerking nummer 04 ten laatste op 15 april, enzovoort.

De lijsten met anomalieën zullen aanvankelijk enkel op papier verspreid worden, met dezelfde presentatie als bij de aanvankelijke lading van het N.R.K. Later zal het op aanvraag mogelijk zijn ze op magnetische dragers te verkrijgen. Beide werkwijzen zullen een tijdlang naast elkaar bestaan zodat U uw toepassing kunt bijwerken. In dit verband werkt men momenteel aan de omzendbrief 997/24.

Het registreren van gegevens

In de technische bijlage vindt U een gedetailleerde beschrijving van de syntactische voorschriften van de bijwerkingen, evenals een aangepast begeleidingsborderel. Toch wensen wij U hierbij nadere uitleg te verschaffen.

U zult opmerken dat de technische onderrichtingen voor de bijwerking enkel verschillen van die voor een herlading door de aanduiding van het type van uit te voeren beweging. Zo zullen de gegevens bij iedere registratie in het repertorium opgenomen worden, wat de behandeling van anomalieën ten zeerste zou moeten vergemakkelijken.

ZONE 1 CODE BEWEGING

Hier duidt men het type beweging aan dat in het N.R.K. moet verricht worden.

Waarde 1 : Qpening yan een recht

Wanneer U begint te betalen voor een betrokkene in een dossier, dan dient U bij het N.R.K. de waarde 1 te geven voor alle aanwijzingen betreffende dit recht.

Waarde 2 : Uitwissen van een recht

Zo U in het N.R.K. een persoon of een recht geregistreerd hebt die er niet hoorde te zijn, dan dient U deze fout te verwijderen via de code voor de beweging van waarde 2. Van deze registratie blijft dan geen enkel spoor in het repertorium.

Waarde 3 : Archivering van een recht

Vlak voordat een dossier of een gedeelte ervan niet langer on-line toegankelijk is in uw fonds, moet U het N.R.K. hiervan inlichten via de code voorde beweging van waarde 3.

Het blijkt onvermijdelijk om het begrip archivering in te voeren in het N.R.K. omdat dit repertorium een correct historisch overzicht moet bewaren van de inschrijvingen gedurende drie jaar na. de laatste betaling. Een onderzoek toonde echter aan dat de archiveringstermijn sterk verschilt per fonds. Hierdoor zal men, bv. bij een herlading, geen gevallen verliezen die het fonds zelf niet meer kan verstrekken (althans bij de gebruikelijke werkwijze). Het andere aspect dat de aanwezigheid van dit begrip bij het N.R.K. wettigt houdt verbandt met de K.S.Z. en zal uitgewerkt worden bij de volgende technische onderrichtingen betreffende de behandeling van de mailboxen verstuurd door het R.N.P. Samengevat, slechts de gegevens voorde gearchiveerde gevallen, vervat in de mailboxen, zullen rechtstreeks door het C.I.V. van de Rijksdienst opgenomen worden in het repertorium. Voor de niet-gearchiveerde gevallen, actief ofbeëindigd, Iigt het initiatiefbij de fondsen.

Waarden 4 en 5 : Wijzigingen van het recht

Om de gegevens aanwezig in het N.R.K. te doen overeenstemmen met de recentere van uw gegevensbestand, dient U de gegevens tweemaal te versturen ;

1° met de code voorde beweging van waarde 4 "ER IS" hemeemt men de bestaande gegevens van het N.R.K. die men wenst te wijzigen ;

2° met de code voor de beweging van waarde 5 "ER MOET" deelt men de nieuwe toestand overeenstemmend met die van uw gegevensbestand mee.

Deze twee gegevens moeten elkaar in deze volgorde onmiddellijk volgen op de magnetische drager.

Deze werkwijze moet met name gebruikt worden om het afsluiten van de betalingen mee te delen of het heropenen van een ten onrechte afgesloten recht (door respectievelijk de zone 12 DATUM EINDE VAN BETALING in te vullen of blanco te laten).
Belangrijk : noteer dat een enkele inschrijving met de code beweging van waarde 5, zo nodig, meerdere wijzigingen zal kunnen bevatten.

ZONE 4 NATIONAAL NOMMER

Aangezien de fictieve nummers binnenkort zullen verdwijnen, moet men zo snel mogelijk overgaan tot de vervanging ervan door K.S.Z.-nummers.
De datum tot wanneer de fictieve nummers gebruikt worden hangt af van het inwerking treden van een toepassing voor het beheer van de K.S.Z.-nummers, die op haar heurt afhangt van de integratie van het N.R.K. in de K.S.Z.

ZONE 5 NAAM EN ZONE 6 VOORNAAM

Het verdient aanbeveling geleidelijk de lengte van deze zones aan te passen aan die gehanteerd door de K.S.Z., om eventuele problemen bij de integratie te vermijden.

ZONE 10 REFERENTIE VAN HET BUREAU

Net zoals voor het nummer dat een fonds aanduidt, moet de verwijzing naar een bureau volledig overeenkomen met deze van de lijst gepubliceerd ais bijlage van de omzendbrief 997/22 (en niet 997/20 zoals per vergissing gesteId in de technische bijlage daarbij). ZONE 11 DATUM BEGIN VAN BETALING
Het betreft hier uiteraard de datum waarop het fonds begint te betalen aan de basisschaal van de kinderbijslag ; het louter toekennen van een bijbetaling of bijkomende bijslag mag niet aan het N.R.K. worden meegedeeld, waar dit ten onrechte een samenloop met het fonds dat de basisschaal betaalde zou doen ontstaan.

ZONE 12 DATUMEINDEVANBETALING

Deze datum moet vermeld worden bij het afsluiten van het dossier, maar niet in het geval van tijdelijke schorsing. Voor ieder dossier dat in de archieven moet opgenomen worden moet deze datum zeker vermeld worden.

ZONE 14 GEARCHIVEERD RECHT

Deze wordt enkel gebruikt in het geval van een herlading. In het geval van een bijwerking wordt deze zone steeds blanco gelaten. Enkel door het invoeren in de ZONE 1 CODE BEWEGING, van de van de waarde 3 (archiveren van een recht) wordt deze informatie opgenomen in het N.R.K.