997/24 van 26 januari 1995 - Integratie van de basisgegevens van het NRK in het repertorium van de KSZ - Behandeling van de weigeringen tot integratie - Vervanging van de tot nu toe gebruikte fictieve nummers

Onze omzendbrieven 997/20 van 15 april 1993 en 997/20bis van 10 november 1993 kondigden de integratie aan van de basisgegevens van de personen opgenomen in het NRK in het verwijzingsrepertorium van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Deze integratie werd verricht in een tijdspanne van drie weken, in november 1994, op basis van de toestand van het NRK zoals afgesloten eind oktober 1994.

Opdat deze belangrijke fase onder optimale technische voorwaarden zou voortgezet kunnen worden ter voorbereiding van de volgende fase, nl. het toezenden van de mailboxen, verstrekken wij U hierbij de onderrichtingen betreffende het behandelen van de bij de integratie geweigerde gevallen en de vervanging van de tot nu toe gebruikte fictieve nummers.

Te noteren valt dat de Rijksdienst een van de eerste openbare instellingen van de sociale zekerheid is die erin slaagde de basisgegevens van zijn bestand te integreren in het definitieve verwijzingsrepertorium van de KSZ, nl. met de hoedanigheidscodes (rechthebbende, bijslagtrekkende, kind) en de referentieperiodes (periodes van betaling). Het blijkt dan ook van primordiaal belang om op de ingeslagen weg verder te gaan.

Binnenkort ontvangt U de lijst met de gevallen die de KSZ weigerde en die uw instelling betreffen. De lijst zal vergezeld gaan van een verklarende nota.

Wij vestigen uw aandacht op het feit dat de integratie automatisch geweigerd werd zodra er een tegenstrijdigheid bleek, hetzij bij de "signaletische" gegevens hetzij bij het "INSZ", en tevens dat er na het ontdekken van een eerste afwijking geen verdere controle meer verricht is. Zelfs indien gegevens in verband met eenzelfde persoon verschillende fouten zouden vertonen, verwijst een weigering enkel naar de eerste fout die werd vastgesteld.

Wij verzoeken U dan ook om van ieder geval dat voorkomt op de lijst met geweigerde gevallen betreffende uw instelling, zowel de "signaletische" elementen als het "INSZ" opnieuw te controleren volgens de hierna volgende procedure, die vanzelfsprekend overbodig is zo het (de) foutieve gegeven(s) ondertussen reeds verbeterd werd(en) of de aanvraag tot verbetering gedaan werd.

• Indien de gegevens waarover U beschikt correct zijn en U in het bezit bent van inlichtingen of documenten met bewijskracht, dient U het Rijksregister van de natuurlijke personen hierover in te lichten volgens de werkwijze beschreven op blz. 6 van de omzendbrief 1272 van 12 oktober 1993, om de nodige verbetering te verkrijgen. De Rijksdienst zal geregeld de tevoren geweigerde integraties en de tussentijds niet bijgewerkte gevallen ter integratie doorsturen aan de KSZ.
• Zoniet, dan dient men de gegevens aan te passen aan die van het Rijksregister of het KSZ-register en zodoende de gegevens van het NRK, die vervolgens maandelijks ter integratie aan de KSZ zullen doorgestuurd worden.

Tot nu toe gebruikte fictieve nummers

Met de omzendbrief 997/23 van 2 februari 1994 verzocht men U reeds zo snel mogelijk de fictieve nummers te vervangen door de "INSZ". De integratie kan trouwens enkel uitgevoerd worden voor de personen met een dergelijk identificatienummer van de sociale zekerheid.

Om de goede werking te verzekeren van het systeem dat in de Kruispuntbank is opgezet, is het noodzakelijk dat alle eerder toegekende fictieve nummers op korte termijn worden vervangen door de "INSZ".

De fictieve nummers leveren namelijk een aantal problemen op:

• ze hebben enkel waarde voor de regeling, buiten de activiteitssfeer van het NRK verliezen ze alle belang;
• de kinderen met een fictief nummer ontsnappen aan de cumulatieonderzoeken, wat de efficiëntie van dit type controle schaadt ;
• nu al, in toepassing van de opgestelde regels, weigert de KSZ de gezinssamenstellingen mede te delen van de personen van wie de basisgegevens niet geïntegreerd werden in haar verwijzingsrepertorium; het blijft evenwel mogelijk om door middel van een voorlopige inschrijving online een gezinssamenstelling op te vragen;
• zodra het mailbox systeem operationeel is, worden de instellingen automatisch ingelicht van iedere wijziging van een van de negen wettelijke gegevens en dit uitsluitend voor de personen waarvan de gegevens geïntegreerd werden.

Wij verzoeken U dan ook zo snel mogelijk over te gaan tot de systematische vervanging van alle toegekende fictieve nummers. U beschikt over een hele reeks technieken om het "INSZ" te bepalen (fonetische opzoekingen of aanvragen om gezinssamenstellingen, online of per batch), en zonodig over de mogelijkheid een bis-nummer van de KSZ te laten toekennen.

De toekenning van een nieuw fictief nummer zal enkel nog toegestaan worden voor uitzonderlijke en noodzakelijkerwijs tijdelijke gevallen, bijvoorbeeld wanneer het Rijksregister van de natuurlijke personen tijdelijk niet toegankelijk is, en enkel om de betaling van kinderbijslag niet in het gedrang te brengen. De voorlopig toegekende nummers moeten dan ook zo snel mogelijk vervangen worden door de "INSZ".