997/25 van 15 juni 1995 - Toepassing van het systeem met mailboxes, technische bijlagen 1 en 2, addendum 1, erratum bij addendum, addendum 2

I INLEIDING

Via de omzendbrief 522 van 27 april 1993 deelde de Minister van Sociale zak:en u mee dat in toepassing van artikel 2 van het koninklijk besluit van 17 december 1992 tot regeling van het gebruik van de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, in het raam van de wetgeving betreffende de kinderbijslag voor werknemers en de gewaarborgde gezinsbijslag, de rechthebbenden en bijslagtrekkenden ervan vrijgesteld zijn onmiddellijk de kinderbijslaginstelling op de hoogte te brengen van iedere wijziging aan een van de negen wettelijke gegevens, voor zover ze deze wijziging hebben meegedeeld aan de bevoegde gemeentelijke administratie.

Deze omzendbrief verduidelijkte verder dat iedere wijziging aan een van de negen "wettelijke" gegevens, via de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, zou meegedeeld worden aan de Rijksdienst, en, door bemiddeling van het door de R.K.W. beheerde secundair netwerk, aan de kinderbijslagfondsen, voor de rechthebbenden, bijslagtrekkenden en rechtgevende kinderen van wie de gegevens werden geïntegreerd in het verwijzingsrepertorium van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid.

Deze instelling ontvangt van het R.N.P. en van de overige instellingen van de sociale zekerheid de mededelingen betreffende de wettelijke wijzigingen, bepaalt voor welke instellingen die informatie dienstig kan zijn en bezorgt hun die via mailboxes.

Dit systeem kon niet opgestart worden zolang de basisgegevens van de personen, opgenomen in het N.R.K., niet waren geïntegreerd. Nu deze integratie gebeurd is, en u, volgens de onderrichtingen van de omzendbrief D997/24/BI/FDCIIND van 26 januari 1995, overgaat tot de systematische vervanging van de
fictieve nummers door "INSS"- nummers, kunnen wij de volgende fase aanvatten, namelijk het toepassen van het systeem met mailboxes.

II STROOMSCHEMA VAN DE MUTATIES

Zie PDF document in bijlage.

Ill DE MAILBOXES

A. Doel van de mailboxes

Met het oog op een kwaliteitsdienstverlening en klantvriendelijkheid, moeten de rechthebbenden en de bijslagtrekkenden sedert 1 juli 1993 u niet meer direct en spontaan inlichten van de wijzigingen die zich voordeden in hun wettelijke toestand.

Om dit gebrek aan gegevens op te vangen bedacht men een nieuw systeem, met ais doel het automatisch meedelen van iedere wijziging aan een van de negen wettelijke gegevens van iedere persoon opgenomen in een dossier van de sociale zekerheid aan de direct betrokken instellingen.
Dit elektronische brievenbus-systeem staat bekend als de mailboxes (zie omzendbrief D997/20bis/FDT/FDC/GM van 10 november 1993).

De Kruispuntbank van de sociale zekerheid vormt er de spil van. Hier centraliseert men de gegevensstroom en verspreidt men de gegevens onder de betrokken instellingen, in de vorm van mailboxes.

Deze mailboxes bevatten de mutaties, anders gezegd alle toevoegingen of wijzigin- gen aan een van de wettelijke gegevens betreffende de sociaal verzekerden van wie de gegevens opgenomen zijn in het verwijzingsrepertorium van de K.S.Z.

De overdracht van deze mutaties gebeurt door :

• het Rijksregister van de natuurlijke personen indien de betrokkene is ingeschreven in het bevolkings- of vreemdelingenregister. De gemeentebesturen zijn verantwoordelijk voor de geldigheid van deze gegevens ;
• andere instellingen voor de personen opgenomen in het eigen register (zie register van de K.S.Z.).

Iedere week gebeurt dus het volgende :

• het R.N.P. creëert een bestand met alle wijzigingen of toevoegingen, dat wordt overgemaakt aan de K.S.Z.
• de K.S.Z. bezorgt al deze wijzigingen samen met die van haar eigen register aan alle primaire instellingen, waaronder de R.K.W., na het uitvoeren van de bijwerkingen in het verwijzingsrepertorium en het eigen register.
• de Rijksdienst maakt op zijn beurt al deze wijzigingen over aan de kinderbijslaginstellingen.

In feite ontvangt de Rijksdienst enkel mailboxes voor de personen van wie de gegevens werden geïntegreerd in het verwijzingsrepertorium, of die zich bevinden in het register van de K.S.Z.

B. Aard van de mutatie-berichten

Een mailbox bevat de mutaties, onderverdeeld per onderwerp, en opgenomen per INFORMATIETYPE.

Naast gezinssamenstellingen, waarvoor men "historische" mutaties kan verkrijgen, vermelden de aan de Rijksdienst overgemaakte mailboxes enkel " recente" mutaties.

Recente mutaties : deze mutaties geven de huidige situatie weer van de betrokkene.

Historische mutaties : deze mutaties hebben betrekking op vorige situaties van de betrokkene.

l. Soorten informatie afkomstig van het R.N.P.

Het informatietype is samengesteld uit 3 cijfers, gevolgd door een letter, R voor een recente mutatie, H voor een historische mutatie.

2. Soorten informatie afkomstig uit (het register van) de K.S.Z.

Het informatietype bestaat uit 3 cijfers, gevolgd door de Ietter M.

C. Technische onderrichtingen

U vindt hierbij twee technische bijlagen:

technische bijlage 1 met instructies voor het lezen van de magneetbanden of diskettes.

technische biilage 2 met instructies en modellen voor het afdrukken van de op magneetband bezorgde gegevens op een papieren drager.

Wij wijzen u erop dat de in C.O. 1272 dd. 12 oktober 1993 van de Rijksdienst gegeven instructies van toepassing zijn om aan de betrokken gegevens bewijskracht te verlenen. Die instructies blijven van kracht voor de identificatiesteekkaarten op papieren dragen èn op magnetische drager. Verder delen wij u mee dat het C.I.V. de N.I.S.-codes voor het land aan de instellingen die dat wensen kan bezorgen op magnetische drager. U stuurt daartoe een lege magneetband of diskette op samen met een brief waarin u vermeldt wat u wenst te ontvangen.

Uiteraard dient u de wijzigingen die uw dossiers betreffen te verwerken, zo nodig de nieuwe gegevens in uw bestand op te slaan en voor wijzigingen met een weerslag op de in het N.R.K. opgeslagen gegevens de gebru ikelijke bijwerking te doen.

D.Inwerkingtreding

De procedure voor het doorgeven van wijzigingen via mailboxes wordt uiterlijk 1 september 1995 operationeel. Vanaf die datum ontvangt u elke week een magnetische drager (band of diskette) met de voor uw instelling bestemde wijzigingen.

Met het oog op de inwerkingtreding op 1 september 1995 vragen wij u het Secretariaat van de Controle uiterlijk tegen 11 augustus 1995 een lege magneetband of diskette te bezorgen voor een testbestand samen met een nota waarin het voorwerp van de zending gespecificeerd wordt.

Instellingen die dat wensen kunnen de wekelijkse mutaties reeds v66r 1 september 1995 ontvangen op voorwaarde dat de test geslaagd is.
Daartoe verwittigen ze het Secretariaat van de Controle.

Als er anderzijds Fondsen zijn die de opgegeven datum moeilijk kunnen halen, dienen zij dat eveneens zo spoedig mogelijk te melden aan het Secretariaat van de Controle.

Aangezien met deze nieuwe toepassing heel wat magneetbanden of diskettes heen en weer gezonden zullen moeten worden, vragen wij u daarvan 3 stuks te bezorgen aan het C.I.V. (sturen naar : R.K.W., C.I.V., Trierstraat 70 te 1040 BRUSSEL) uiterlijk tegen 21 augustus 1995.

Mogen wij u bovendien vragen om vanaf 1 september 1995 telkens als u twee banden of diskettes teruggekregen hebt er opnieuw twee naar het C.I.V. te sturen zodat de voorraad niet op raakt.

D. Slotbemerkingen

Wij vestigen verder uw aandacht op de volgende drie punten:

• de gegevens die u per mailbox worden meegedeeld zijn betrouwbaar, en hoeven dan ook niet opnieuw op het scherm te worden gecontroleerd, aangezien het scherm geen enkel nieuw, verschillend of bijkomend element zal aanbrengen ;
• de invoering van dit nieuwe systeem van automatische gegevensoverdracht aan de instellingen zou op zich niet mogen leiden tot een toename van het werk voor de dossierbeheerders. De taak van de beheerder zal afhangen van het type van wettelijk gegeven dat een wijziging onderging. Het spreekt vanzelf dat de aankomst (of het vertrek) in het gezin van een voorrangsgerechtigde rechthebbende of een rechtgevend kind meer werk zal vereisen dan een eenvoudige verandering van verblijfplaats zonder enige wijziging van de gezins- situatie. De taken van de beheerders zullen dezelfde blijven. Het nieuwe systeem biedt het voordeel automatisch en direct te zijn. De informatie wordt overgebracht van de bron naar de beheerder in drie automatische en betrouwbare stappen ;
• de mailboxes zullen opgemaakt worden voor alle personen opgenomen in het verwijzingsrepertorium of in het register van de K.S.Z. Het is de Rijksdienst niet mogelijk om een onderscheid te maken tussen "nuttige" en "overbodige" informatie. U zult dus ook de mutaties ontvangen in verband met de gezins- samenstelling voor de personen wier aanwezigheid in het gezin op geen enkele manier het recht op kinderbijslag beïnvloedt ; zo zal u bijvoorbeeld per mailbox het vertrek uit het gezin meegedeeld worden van een oudere broer, werknemer sedert vijf jaar, in een gezin dat verder is samengesteld uit de rechthebbende vader, de moeder en twee rechtgevende kinderen.

Addendum van 15 december 1995.

Erratum van 5 januari 1996 bij addendum 1 van 15 december 1995.

Addendum van 23 januari 1996.