997/27 van 6 februari 1996 - Technische richtlijnen met betrekking tot de nieuwe procedure voor de verzending van de werkloosheidsgegevens

Vanaf 1 april 1996 worden de werkloosheidsgegevens overgezonden volgens een geautomatiseerde en eenvormige procedure, via de Rijksdienst.

De besprekingen ter voorbereiding van dit project voor de eenvormige en gestandaardiseerde overzending van de werkloosheidsgegevens, die zijn gehouden in overleg met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA), de uitbetalingsinstellingen (UI) en de kinderbijslagfondsen (KBF), hebben namelijk geleid tot het opzetten van een geheel nieuwe procedure.

Tot nu toe worden de werkloosheidsgegevens nodig voor de vestiging van het recht op kinderbijslag in allerlei vormen en op verschillende data door de UI's naar de KBF gezonden. Met het nieuwe systeem kunnen de magneetbanden met de werkloosheidsgegevens elke maand op een vaste datum verzonden worden. De gegevens gaan via de RVA en de KSZ, worden verwerkt door het Centrum voor Informatieverwerking (CIV) van de Rijksdienst en bereiken alle Fondsen op dezelfde dag.

Dit project ligt in de lijn van de doelstellingen van de Rijksdienst: de procedures eenvormig maken en het werk vergemakkelijken. Het beantwoordt ook aan de wettelijke verplichting om sociale gegevens van persoonlijke aard uit te wisselen via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.

I. GRONDREGELS

Hoofdzaak in het nieuwe systeem is de vereenvoudiging van de vereiste gegevens. Er wordt dus niet langer gebruik gemaakt van een maandelijkse 'kalender'.

De nieuwe procedure gaat namelijk uit van de belangrijke stelregel dat onderbrekingen van de periode van 6 maanden werkloosheid die niet langer duren dan 14 opeenvolgende (kalender)dagen in het geheel geen weerslag hebben op het verlenen van de toeslag, ongeacht de aard ervan, en evenmin op de bevoegdheid.

Uitgaande van die stelling heeft men geconstateerd dat maar 5 gegevens over de werkloosheid dienstig zijn:

• Aard van de werkloosheid: aangegeven in de vorm van een code

• Uitsluiting van het recht op werkloosheidsuitkeringen:
  aangegeven in de vorm van een code

• Aantal vakantiedagen

• Datum van elke nieuwe uitkeringsaanvraag (= inschrijving)

• Laatste uitkeringsdag vóór die datum

Door aldus de codes voor de uitkering, de data van de aanvraag om werkloosheidsuitkeringen en van de laatste uitkeringsdag naast elkaar te gebruiken, kan men de wetgeving correct toepassen, in het licht van wijzigingen aangebracht door de twee koninklijke besluiten die het begrip onderbreking van de werkloosheidsperiode van 6 maanden definiëren, namelijk het besluit tot uitvoering van art. 42bis G.W. en het besluit van 12 maart 1990 tot uitvoering van art 71, §1bis G.W.

In een latere omzendbrief zal de draagwijdte van die wijzigingen toegelicht worden en zullen de toepassingsmodaliteiten gepreciseerd worden.

II. TECHNISCHE REGELS

U vindt hierbij een technische fiche met een uitvoerige beschrijving van de mogelijke formaten van de records.

Opgemerkt wordt dat de records op dezelfde wijze gestructureerd zijn als de mailboxes. Elke record bestaat dus uit twee delen:

• Een zone prefix van 200 posities met de gegevens van het NRK
• Een zone attest van 100 posities

Hierna volgt de nodige toelichting met betrekking tot de verschillende gegevens van de zone attest van de record.

• INSZvan de betrokkene
  Er wordt nog eens herhaald dat de fictieve nummers vervangen moeten worden omdat het rijksnummer en het nummer van de KSZ de enige identificatiesleutels zijn van het systeem dat operationeel zal zijn in april 1996. Alleen werkloos- heidsgegevens over een bekende rechthebbende die geïntegreerd is in het verwijzingsrepertorium van de KSZ en actief is in het NRK kunnen doorgegeven worden.
• Aard van de werkloosheid

Hierna volgt de lijst van de codes (= prefixen RVA) die gebruikt worden:

Als in de record voor een bepaalde maand een van die codes verschijnt betekent dat dat de betrokken werkloze minstens een halve werkloosheidsuitkering heeft ontvangen in die maand.

In de praktijk kan men als voor een maand in de zone 'datum van de aanvraag om werkloosheidsuitkeringen' niets staat, vermoeden dat de betrokkene geen onderbreking van de werkloosheidsperiode heeft gehad van meer dan 14 dagen.

Als de code 00 verschijnt wordt voor de betrokken werkloze maar een record verzonden als de zone 'code beletsel' ingevuld is (zie bijlage). Voor gevallen van uitsluiting met een absoluut beletsel voor het recht op kinderbijslag wordt geen record verzonden.

Uiteraard wordt maar een record bezorgd per prefix. Voor werklozen met verschillende situaties in de loop van een maand worden zoveel records bezorgd als hun prefixen zijn toegekend.

Code UI's

U vindt hierbij de lijst van de UI's per uitbetalingsinstelling en per bureau in de vorm van 4 identificatiecijfers.

Jaar en maand

Geeft het jaar en de maand aan waarvoor de werkloosheidsuitkeringen betaald zijn.

Aantal vakantiedagen

Het gebruik van deze zone is facultatief. Aangezien vakantiedagen niet meetellen voor de berekening van de 14 opeenvolgende dagen die een onderbreking vormen van de werkloosheidsperiode van 6 maanden is het belangrijk het juiste aantal dagen te kennen die als vakantiedagen worden beschouwd om correct de toekenningsmodaliteiten voor de toeslag 42bis te kunnen toepassen.

Deze zone is niet ingevuld als de rechthebbende in de situatie is die beantwoordt aan het prefix 07.

Code beletsel

De volgende codes worden gebruikt:

1. voor een niet uitkeringsgerechtigd werkloze die onder- worpen is aan controle; hij kan recht verkrijgen op kinderbijslag {= geen beletsel) tenzij er een recht is uit zijnen hoofde op een andere grondslag dan zijn werkloosheid.
2. voor een niet uitkeringsgerechtigd werkloze die onder- worpen is aan controle; hij kan recht verkrijgen op kinderbijslag {= geen beletsel) tenzij er een recht is uit hoofde van iemand anders die tot het gezin van de werkloze behoort.

Deze zone moet ingevuld zijn (en is alleen dan ingevuld) als de code 00 verschijnt in de zone 'aard van de werkloosheid'. De code beletsel moet dan 1 of 2 zijn.

Er wordt op gewezen dat als de reden voor de uitsluiting een absoluut beletsel vormt voor het recht op kinderbijslag geen record wordt verzonden.

Datum van de uitkeringsaanvraag (= inschrijving)

Die datum is van cruciaal belang voor de toekenning van de toeslag en voor de bevoegdheid. Als deze zone ingevuld is moet het dossier opnieuw onderzocht worden om na te gaan of al dan niet nog steeds voldaan is aan de voorwaarden voor de toeslag van art. 42bis en of de bevoegdheid niet verandert.

Het gebruik van deze zone is facultatief. Als ze ingevuld is kan ze verband houden met een van de codes voor het type werkloosheid. Opgemerkt wordt dat een werkloze vermeld met code 00 + code beletsel 1 of 2 een aanvraag om werkloosheidsuitkeringen kan indienen om zijn rechten te vrijwaren, bijvoorbeeld als hij de beslissing tot uitsluiting betwist voor de arbeidsrechtbank.

Als een werkloze in een en dezelfde maand twee verschillende aanvragen indient wordt een tweede record verzonden.

Ook kan een aanvraag ingediend worden na een ziekteperiode. Voor een correcte toepassing van de wetgeving moet u in dat geval rekening houden met die periodes die u normalerwijze moeten meegedeeld worden door de ziekenfondsen.

Recentste uitkerings-/gecontroleerde dag

Deze zone voor facultatief gebruik moet wel ingevuld worden als de zone 'datum van de aanvraag om werkloosheidsuitkeringen' ingevuld is tenzij:

• het om een allereerste aanvraag gaat
• bij verandering van UI

Voor de werklozen met code 05, 07 en 18 is de recentste uitkeringsdag de laatste dag van de laatste maand waarvoor minstens een halve werkloosheidsuitkering is verleend. Voor de overige codes gaat het om de effectief laatste uitkeringsdag (of controledag voor de gevallen met code 00).

Is die dag langer dan 6 maanden geleden dan vindt men dat gegeven niet hier maar wel in de volgende zone.

Code laatste uitkerings-/gecontroleerde dag

Als die code verschijnt dateert de laatste uitkerings- of gecontroleerde dag van meer dan 6 maanden voor de datum van aanvraag van werkloosheidsuitkeringen.

Hier kan alleen een 6 staan.

Als deze zone ingevuld is vervangt ze de zone 'recentste uitkerings-/ gecontroleerde dag', die in geen geval ingevuld kan zijn.

Aard van het attest

De code geeft het 'statuut' van het attest aan. De volgende waarde wordt gebruikt:

0 = origineel

Nummer van het attest

Het gaat om een uniek identificatienummer.

Nummer van het te verbeteren attest

Het gaat om het identificatienummer van het originele attest dat verbeterd moet worden. Voor een origineel attest blijft deze zone blanco.

III. TIJDSCHEMA EN ROUTING

1. TIJDSCHEMA

   De afspraak is dat de eerste verzending plaats zal vinden in mei 1996 en de werkloosheidsgegevens van april 1996 zal bevatten.

   De eerste tests met de Fondsen vinden plaats half maart 1996. Mogen wij u vragen aan het secretariaat van de Controle van de Rijksdienst uiterlijk tegen 29 februari e.k. een lege band te bezorgen met het nummer van uw instelling en de vermelding "testband werkloosheidsgegevens".

   Er is afgesproken dat als het nieuwe systeem in mei 1996 operationeel wordt de UI' s de gegevens parallel gaan doorzenden. Dat wil zeggen dat de instellingen hun registraties afsluiten op de 15e van de maand en dan de banden aanmaken en ze naar de RVA sturen die ze aan de KSZ bezorgt. Daarnaast bezorgen de uitkeringsinstellingen dezelfde gegevens afgesloten op dezelfde datum rechtstreeks aan de Fondsen op de voordien gebruikelijke wijze (banden, listings, C.3.4).

   Zodoende kunnen de Fondsen in een overgangsfase de doeltreffendheid van het nieuwe systeem nagaan door het te vergelijken met het vroegere.

   Begin juni 1996 vindt een globale evaluatie plaats door de Kruispuntbank in samenwerking met de UI's, de RVA, de Fondsen en de Rijksdienst. De duur van de overgangsfase wordt dan opnieuw bekeken in het licht van de ervaringen opgedaan met de eerste verzendingen.

   Mogen wij u vragen nauwkeurig te letten op verschillen, bijvoorbeeld werklozen van wie de gegevens voorkomen in de zending volgens het oude systeem maar ontbreken in de nieuwe toepassing. Alleen door vergelijking, en wel door dezelfde gegevens te vergelijken, kunnen de gebreken van het nieuwe systeem worden opgespoord. Uw opmerkingen dient u dadelijk mee te delen aan het Secretariaat van de Controle, die alles centraliseert en instaat voor de coördinatie tussen de UI's, de RVA, de Kruispuntbank en de Kinderbijslagfondsen.

2. ROUTING

   Het CIV van de Rijksdienst doet twee bewerkingen. Het stelt het prefix samen en bepaalt de bestemmeling van de gegevens.

   De Rijksdienst ontvangt de gegevens nadat ze vooraf gefilterd zijn door de Kruispuntbank aan de hand van het verwijzingsrepertorium. Dan worden de gegevens opgespoord volgens de referenties van het NRK en worden alleen de gegevens van actieve rechthebbenden overgezonden. Als meer dan een dossier geopend is voor eenzelfde rechthebbende voor eenzelfde periode wordt een record verzonden voor elk van de opgenomen referenties. De Rijksdienst kan namelijk niet het onderscheid maken tussen het dossier waarvoor de informatie dienstig is en de andere.

IV. TOT SLOT

1. De wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid heeft deze instelling belast met het leiden en organiseren van en het machtigen tot de uitwisseling van sociale gegevens tussen de sociale gegevensbanken.

   Dat betekent onder meer dat vanaf de invoering van het nieuwe systeem voor het overzenden van de werkloosheidsgegevens, gepland voor mei 1996, die gegevens wettelijk niet langer rechtstreeks tussen UI's en KBF's uitgewisseld mogen worden.

   Daarop bestaat een enkele uitzondering Kruispuntbank toestemming heeft verleend, nieuwe gevallen.

   Voor de dossiers in onderzoek mogen de Fondsen zich dus verder richten tot de UI's om hun zo nodig om de werkloosheidsgegevens te vragen. Bij de huidige stand van het project kan die uitwisseling nog niet elektronisch plaatsvinden.

2. Uitsluitingen van werkloosheidsuitkeringen vallen onder de bevoegdheid van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening. Omdat die instelling op dit ogenblik die gegevens en meer bepaald die met betrekking tot de duur van de uitsluiting en tot de eventuele sancties (al dan niet gepaard gaande met terugvordering van betaalde werkloosheidsuitkeringen) niet elektronisch kan meedelen, blijven dus de vorige richtlijnen van kracht (CO 1284 van 27 februari 1995). Die gegevens kunnen dus verder op de voorgeschreven wijze meegedeeld worden op een papieren drager.