997/28 van 5 juni 1996 - Technische onderrichtingen en aanvullende inlichtingen in verband met de nieuwe werkwijze voor het versturen van de werkloosheidsgegevens

Met de brief van 19 april 1996 werd u reeds ingelicht van de vertraging die het "C.3.4."-project zou oplopen en de wijzigingen die eraan zouden worden aangebracht. Het doel van deze omzendbrief is het aanbrengen van verduidelijkingen en technische onderrichtingen, bij wijze van aanvulling bij wat reeds meegedeeld werd met de omzendbrief D997/27 van 6 februari 1996.

A. INLEIDING

a. De twee koninklijke besluiten waarvan sprake op bladzijde 2 van de omzendbrief D997/27/BI/DH van 6 februari 1996 zijn verschenen, namelijk:

• koninklijk besluit van 19 maart 1996 (B.S. van 30 maart 1996) tot uitvoering van art. 42bis, S.W.K.L.

• koninklijk besluit van 22 maart 1996 (B.S. van 10 april1996) tot wijziging van het koninklijk besluit van 12 maart 1990 tot uitvoering van art. 71, §1bis, S.W.K.L.

De omzendbrief CO 1297 van 19 april 1996 en een andere omzendbrief die binnenkort verspreid wordt leggen de toepassingsmechanismen uit van deze twee nieuwe reglementaire bepalingen.

b. Bij de werkgroep "C.3.4.", opgericht bij de Kruispuntbank, werden de nodige gegevens geherdefinieerd en een nieuw gegeven - het aantal gecontroleerde dagen - ingevoerd. Rekening houdend met de moeilijkheden besloot men om het systeem op 1 september 1996 operationeel te maken (werkloosheidsgegevens van augustus 1996).

B. BESCHRIJVING VAN HET CIRCUIT

a. Circuit

• De 1ste (of ten laatste de 2de) werkdag volgende op de 10de van de maand sturen de uitbetalingsinstellingen een band naar de RVA waarop voor iedere werkloze de werkloosheidsgegevens van de vorige maand voorkomen.

• De RVA verwerkt de gegevens binnen de 48 uur (weekend inbegrepen), en verstuurt de banden naar de KSZ.

• De KSZ vergelijkt de INSS met die opgenomen in zijn Verwijzingsrepertorium, en stuurt de band, met enkel de werkloosheidsgegevens van de geïntegreerde rechthebbenden, naar de Rijksdienst.

• De Rijksdienst verwerkt de gegevens binnen de 48 uur en stuurt ze via " taxipost" naar de betrokken fondsen.

b. Periodiciteit

Er is een enkele, maandelijkse zending voorzien, met een vaste datum. Tegen 1 september 1996 ontvangt u een gedetailleerde kalender. Aanvankelijk zal de verzending onafhankelijk gebeuren van die van de "mailboxen", om geen tijd te verliezen.

c. Routing

• Men voorziet dat enkel de gevallen die bekend staan als actief in het N.R.K. en/of het R.D.O. voor de betrokken periode zullen doorgestuurd worden naar het bevoegde fonds. Voor de situatie van beëindigde dossiers zullen de fondsen geen gegevens ontvangen. Ditzelfde geldt wanneer het geval niet is opgenomen in de repertoria van het N.R.K. of het R.D.O.
• Voor de toekomst voorziet de KSZ dat de fondsen individueel en via computertoepassingen de ontvangst en de verwerking van iedere ontvangen registratie kunnen bevestigen. Maar in het huidige stadium dient iedere band of diskette te worden vergezeld van een borderel op twee exemplaren; gelieve bij ontvangst het exemplaar getiteld "borderel-2", dat het aantal doorgestuurde registraties bevat, te ondertekenen en zo snel mogelijk naar het Secretariaat van de Controle te versturen, met de vermelding "C.3.4.".
  Ten opzichte van de Kruispuntbank, en zolang de fondsen het computermatige terugsturen niet kunnen verzekeren, zal enkel de Rijksdienst verantwoordelijk zijn voor de verzendingen die hij verricht, waarbij iedere instelling de plicht heeft de gegevens die men ontvangt te verwerken, en waarbij de "records", doorgestuurd en ontvangen door de bestemmelingen, niet mogen gedupliceerd worden.

C. TECHNISCHE ONDERRICHTINGEN

Hierbij vindt u een technische bijlage die de wijzigingen bevat aangebracht aan de structuur van de records, ten opzichte van de onderrichtingen verspreid op 6 februari 1996.

Ten opzichte van deze onderrichtingen zijn er drie belangrijke wijzigingen:

• alle "niet ingevulde" zones, zelfs de niet-relevante, zullen in het attest verschijnen. Ze zullen of "blanco" gelaten worden, ofwel zullen er nullen ingevuld worden;
• de zone "Aantal vakantiedagen" wordt vervangen door een nieuwe zone "Aantal gecontroleerde dagen".
• twee zones veranderen enkel van benaming.

Hier volgen, per zone, de wijzigingen of bijkomende inlichtingen:

• INSS van de betrokken persoon

  Geen opmerkingen.

• Aard van de werkloosheid

  Geen opmerkingen.

• Code U.I.

  Op te merken valt dat, in geval van wijziging van U.I. of een bureau van een U.I., ieder bureau zo nodig een afzonderlijk "record" zal verstrekken.

  Bijvoorbeeld, de werkloze X wordt vergoed door bureau 1 van een U.I. tot 1 maart 1996, vervolgens door bureau 2 van dezelfde U.I. tot 29 maart 1996.

  De U.I. zal een eerste "record" verzenden voor het bureau 1 en een tweede voor het bureau 2. Dit is verbonden aan het feit dat de U.I.'s werken met gedecentraliseerde gegevensbestanden op het niveau van hun onderafdelingen (of bureaus).

  U zult eveneens een volledige lijst ontvangen met contactpersonen en hun telefoonnummers voor iedere U.I. Het is echter zo dat de directe contacten zoveel mogelijk moeten beperkt blijven tot eerste of nieuwe aanvragen, en vragen die voortvloeien uit de verzending van onleesbare, onvolledige of onsamenhangende gegevens.

  Op uitdrukkelijke aanvraag van de U.I.'s mogen de telefoonnummers die u zullen meegedeeld worden nooit worden bekendgemaakt aan de sociaal verzekerden; het zijn "vertrouwelijke" oproepingsnummers, enkel bruikbaar tussen U.I.'s en de fondsen.

• Jaar en maand

  Een "record" kan maar betrekking hebben op een enkele maand. Men bevestigt dat indien een U.I. achterstallen uitbetaalt, er voor iedere maand een afzonderlijk "record" moet gemaakt worden.

• Aantal gecontroleerde dagen

  Deze nieuwe zone vervangt de zone "Aantal vakantiedagen".

  Ieder "record" zal een aantal "gecontroleerde" dagen omvatten. Per gecontroleerde dag moet dit het volgende bevatten:

  • een vergoede dag

  • een vakantiedag gedekt door vakantiegeld

  • een dag van uitsluiting/sanctie, die al dan niet recht geeft op betaling van kinderbijslag.

Dit gegeven zal automatisch verschijnen, volgens de aard van de werkloosheid, zodra een "record" voor een bepaalde maand is gegenereerd. Indien een werkloze voor eenzelfde maand en voor eenzelfde index (bijvoorbeeld 01) vergoede dagen gehad heeft, bijvoorbeeld 10, en 16 vakantiedagen, zal als totaal in de zone 26 verschijnen, zonder onderscheid tussen de twee types van gecontroleerde dagen.

Op te merken valt nog dat voor de indexen "aard van de werkloosheid" "03", " 10" en "14" de in deze zone vermelde cijfers in feite overeenstemmen met halve dagen. Deze categorieën moeten dus ontsnappen aan de coherentie-controles die betrekking zouden hebben op dezelfde maand van de vergoedbare of gecontroleerde dagen.

• Code beletsel

  Op verzoek van de U.I.'s zal in deze zone een "0" ingevuld worden indien er geen enkele toegelaten waarde ("1" of "2") verschijnt. Te noteren valt dat een aard van de werkloosheid "00" en een "record" voor de maand in kwestie die 0 zou vermelden in de zone beletsel onverenigbaar zouden zijn.

• Datum van de aanvraag om werkloosheidsuitkeringen

  De definitie is de volgende: "datum waarop het barema ingaat vermeld op de toelating van de RVA, het document C2."

  In de onderrichting D997/27 was gesteld dat indien deze zone ingevuld was, het geval opnieuw moest onderzocht worden.

  Dit moet echter genuanceerd worden.

• in de volgende gevallen verschijnt er altijd een datum van aanvraag:

  • eerste aanvraag

  • verandering van U.I.

  • verandering van intern bureau van een U.I. (bijvoorbeeld Mons -> La Louvière, of Gent -> Aalst)

  • een onderbreking van meer dan 14 werkdagen

• bepaalde situaties leiden tot een aanvraag, die echter niet zal verschijnen in het "record".

  • werkloze, vergoed of gecontroleerd onder prefix 01, vervolgens onder 05, en omgekeerd

  • werkloze, vergoed of gecontroleerd onder prefix 11, vervolgens onder 01, en omgekeerd.

• sommige werklozen kunnen een nieuwe aanvraag indienen, bijvoorbeeld na een ziekte of, in geval van uitsluiting of sanctie, ter vrijwaring van het recht.
  Aan de hand van het samengevoegde gebruik van de volgende zones kan men de problemen oplossen die een of meer "records" kunnen opleveren:
  1. Datum van de aanvraag om werkloosheidsuitkeringen.
  2. Datum van de laatste gecontroleerde dag.
  3. Code van de laatste gecontroleerde dag.
  4. Code U.I.
  5. Aard van de werkloosheid.
  6. Aantal gecontroleerde dagen.

• Datum van de laatste gecontroleerde dag

Deze benaming vervangt de oude "Datum van de laatste vergoeding/controle". Het betreft de laatste dag met vergoeding, van betaalde vakantie of uitsluiting/sanctie, die een onderbreking voorafgaat die aanleiding geeft tot een nieuwe aanvraag.

Aan de vorige onderrichtingen moet men toevoegen dat deze datum nooit zal verschijnen wanneer er een verandering van bevoegdheid is van een intem bureau van een U.I., zelfs indien dit feit zich voordoet na een onderbreking van meer dan 14 werkdagen.

Voorbeeld:

De werkloze X hangt af van het bureau 1000 van een U.I. Hij wordt er vergoed tot 1 maart 1996. Vervolgens is hij zonder tewerkstelling, verandert hij van adres en richt hij een aanvraag aan het bureau 1100 van dezelfde U.I. op 29 maart 1996. Het bureau "1000" stuurt een "record" met 1 dag in de zone "aantal gecontroleerde dagen". Het bureau "1100" stuurt een "record" voor maart 1996, met een datum van aanvraag op 29 maart, maar zonder datum van laatste gecontroleerde dag.

Het feit dat er twee "records" zijn voor dezelfde maand, afkomstig van twee verschillende bureaus van dezelfde U.I., met het aangeduide aantal gecontroleerde dagen voor ieder bureau, moet u in staat stellen om de meeste van deze gevallen te regelen, zonder daarbij noodzakelijkerwijs een beroep te doen op de werkloze of de U.I.

De H.V.W., die met een nieuwe computertoepassing start, kan in een eerste stadium enkel de maand vermelden in de loop waarvan de laatste gecontroleerde dag valt, en niet de dag zelf.

• Code van de laatste gecontroleerde dag

  Deze benaming vervangt de oude, "Code laatste dag van vergoeding/controle".
  Voor de aanvragen ingediend binnen een termijn van minder dan zes maanden, beginnend vanaf de datum van de laatste gecontroleerde dag, zal een "0" verschijnen, en geen blanco ruimte zoals eerder aangestipt.

• Aard van het attest

  Geen wijzigingen.

• Nummer van het attest

  Men vroeg om de chronologische volgorde te respecteren bij het toekennen van de volgnummers. Dit principe kan echter niet systematisch nageleefd worden, aangezien bepaalde nummer-reeksen aan iedere U.I. op willekeurige wijze door de RVA worden toegekend. Een coherente controle kan op dit vlak dus niet gerealiseerd worden. De instellingen moeten dus de volgende zones controleren om deze opeenvolgende situaties op te sporen:

  • nummer van het attest
  • Code U.I.
  • aard van de werkloosheid
  • datum van de aanvraag
  • zones datum en code van de laatste gecontroleerde dag
  • aantal gecontroleerde dagen

• Te wijzigen nummer van het attest

  Aangezien men enkel met originelen zal werken, zal in deze zone systematisch "0" ingevuld worden.

D. INVOERING VAN HET NIEUWE SYSTEEM

1. Tests

Aanvankelijk voorzag men dat de eerste tests zouden uitgevoerd worden midden maart 1996. Op verzoek van de U.I.'s werd deze fase lichtjes vertraagd.

De eerste twee testfases hebben enkel betrekking op de Rijksdienst. De derde fase test de volledige gegevensstroom, van de U.I.'s, die de werkloosheidsgegevens leveren, tot de eindbestemmelingen, de fondsen.

ln juli 1996 zal iedere U.I. +/- 10.000 INSS van werklozen waarvoor zij werkelijk uitbetalen kiezen en een band naar de RVA sturen, volgens de nieuwe lay-out en de nieuwe gegevensstructuur. Na verwerking door de RVA en filtrering door de KSZ (= Verwijzingsrepertorium, enkel voor de gevallen van rechthebbenden geïntegreerd voor de betrokken periode), zal het CIV de globale verzending van de KSZ ontvangen en de gegevens doorsturen naar de fondsen, volgens de eerder uiteengezette routing.

Deze testfase heeft een dubbel belang:

• de gegevensstroom controleren in een reële omgeving, van de U.I.'s tot de fondsen.
• de eventuele tekortkomingen van het systeem of de programmering aan het licht brengen.

We verzoeken u dan ook om in dit stadium van de werkwijze bijzondere aandacht te besteden aan de inhoud van de gegevens die u worden meegedeeld. Deze bevinden zich in een reële, eerder dan een test-omgeving, en moeten dan ook samenhangend, leesbaar en begrijpelijk zijn.

Hoewel wij u niet vragen om deze gegevens te controleren met de gegevens die u eventueel ontvangen heeft voor dezelfde werklozen, dient u aandacht te besteden aan de volgende aspecten (dit is geen exhaustief overzicht, deze aspe cten worden enkel aangestipt bij wijze van voorbeeld):

• de gegevens moeten leesbaar en begrijpelijk zijn en een correcte toepassing van de wetgeving mogelijk maken.
• ze moeten overeenstemmen met de situatie die het attest verondersteld wordt weer te geven:

  voorbeelden:

  1. een "record" met index 01 in de zone "Aard van de werkloosheid" kan in de zone "Code beletsel" noch een 1, noch een 2 vertonen, enkel een 0.
  2. een "record" met index 00 in de zone "Aard van de werkloosheid" kan in de zone "Code beletsel" geen 0 vertonen, enkel een 1 of een 2.
  3. een datum van "laatste gecontroleerde dag" of "Code van de laatste gecontroleerde dag" kan enkel aangeduid zijn als dit ook het geval is met de zone "datum van de aanvraag om werkloosheidsuitkeringen".
  4. twee of meer "records" voor hetzelfde INSS en dezelfde maand mogen niet voorkomen met dezelfde index in de zone "Aard van de werkloosheid", behalve in geval van verandering van U.I. of van bureau van U.I. (zie "Code U.l.").
  5. in geval van verandering van index 01 naar 05, of van 11 naar 01 ("aard van de werkloosheid"), en omgekeerd, mag er geen datum van aanvraag om werkloosheidsuitkeringen verschijnen; indien dit het geval is, kan dit betekenen (1) een onderbreking van meer dan 14 dagen, (2) een verandering van U.I., (3) een verandering van bureau van U.I.
  6. behalve voor de indexen "03", "10" en "14", mag het aantal gecontroleerde dagen het aantal vergoedbare dagen van de maand niet overschrijden (bv. 24 in september 1996, 27 in oktober 1996).
• fouten kunnen toevallig zijn; maar enkel fouten van betekenis, of van hetzelfde type, of verbonden aan een enkele U.I. of een bureau van een U.I. (zie code U.I.), of die zich te vaak voordoen zonder dat er een verklaring voor kan worden gegeven, moeten gesignaleerd worden.

In dit stadium van de werkwijze gaat het niet om het testen van de toepassing van de wetgeving, maar om het controleren of de beoogde gegevensstroom - technisch - naar behoren functioneert.

Indien u kleine of grote onvolkomenheden vaststelt, gebreken of zelfs onbegrijpelijke fouten, die ook maar de minste twijfel over de efficiëntie van het systeem zouden oproepen, gelieve dan dringend het secretariaat van de controle te contacteren of een fax te sturen. Deze dienst zal, als enige, alle opmerkingen centraliseren en doorsturen naar de contactpersoon van de KSZ. Gelieve de aard van de vastgestelde fout nauwkeurig te omschrijven.

2. Parallel werk

Zoals eerder gesteld zal het werk parallel verlopen vanaf september 1996 (werkloosheidsgegevens van augustus 1996) en voor een overgangsperiode van twee maanden. Het bijzondere aspect van deze overgangsperiode is dat de afsluitingsdatum van de werkzaamheden van de U.I.'s -voor die maanden- zal vastgelegd zijn op de 15de.

Dit betekent dat u in september 1996 banden/listings/C.3.4.-kaarten zult ontvangen, opgesteld met de gegevens van het oude systeem (= kalender), op basis waarvan u de kinderbijslag kunt betalen, zoals voorheen. Daarna zult u de gegevens krijgen op magnetische drager, gepresenteerd volgens de nieuwe "C.3.4. "-lay-out.

Het gaat hier dus om twee verschillende systemen, die gegevens bevatten voorgesteld volgens een verschillende lay-out, maar die een identieke toepassing van de wetgeving moeten mogelijk maken.

De controles die u in dat stadium van de werkwijze dient uit te voeren zijn van kapitaal belang. Het doel zal inderdaad zijn te controleren of de gegevensstroom naar behoren functioneert, en of de gegevens die u worden bezorgd via het "nieuwe" systeem volkomen gelijk zijn aan het "oude" systeem, e n of ze volmaakt leesbaar, begrijpelijk en samenhangend zijn.

Zonder dat onze raadgevingen ais exhaustief kunnen beschouwd worden, raden wij u aan om op uw hoede te zijn voor fouten of afwijkingen van de volgende types:

• indien een werkloze verschijnt in de oude gegevensstroom, maar niet in de nieuwe:
• indien een werkloze verschijnt in "overtal" in de "nieuwe" gegevensstroom;
• aan de hand van de gegevens, u meegedeeld door het oude systeem, en rekening houdend met de toepassing op dezelfde gegevens van de wetgeving, moet u tot dezelfde conclusies komen inzake de toeke nning van de basisschaal, de toeslag 42bis, of de opheffing van een van deze schalen of de toeslag, in functie van de gegevens u meegedeeld volgens het nieuwe systeem.

Bijvoorbeeld:

• Een werkloze die op de C.3.4.-kaart of de listing zou voorkomen met de vermelding "uitsluiting, geen beletsel" moet aanleiding geven tot een "record" met index 00 en 1 of 2 in de zone "Code beletsel".
• Het aantal vergoede dagen vermeld op een C.3.4.-kaart voor een bepaalde werkloze moet overeenstemmen tot op de eenheid met het aantal dagen vermeld in de zone "Aantal gecontroleerde dagen".
• Indien de C.3.4.-kaart voor een werkloze 12 vergoede dagen vermeldt en 14 niet vergoede dagen wegens jaarlijkse vakantie, moet het totaal vermeld in de zone "aantal gecontroleerde dagen" 26 zijn.

Indien u tenslotte, rekening houdend met de bijzonderheden van het nieuwe systeem, vergelijkbare gegevens vergelijkt en -tijdens de periode van parallel werk- onvolkomenheden en fouten van systematische aard vaststelt, afkomstig van eenzelfde U.I. of zelfs hetzelfde bureau van een U.I., of afwijkende gegevens (werklozen niet opgenomen in een van de twee systemen, werklozen in overtal in het nieuwe systeem, enz.), gelieve dan dringend het secretariaat van de controle te contacteren, Mevrouw I. of de heer B., per telefoon of per fax. Deze dienst zal, als enige, alle opmerkingen centraliseren en doorsturen naar de contactpersoon van de KSZ. Gelieve ook hier de aard van de vastgestelde fout nauwkeurig te omschrijven.

3. Banden/diskettes

• Het CIV zal de magnetische banden/diskettes gebruiken voorzien voor het " mailboxen"- programma, waarvan een voorraad bestaat. Om het verzenden van de werkloosheidsgegevens op vaste datum niet in gevaar te brengen, en bijgevolg ook de betaling van de kinderbijslag aan de werklozen, gelieve u ervoor te zorgen dat er altijd een voorraad "mailboxen" is voldoende voor tenminste 3 dragers.
• Ik reken op uw medewerking, zowel voor de test- en parallelle werkfases als voor wanneer het systeem volledig operationeel zal worden. Er zal een overlegprocedure worden opgesteld tussen de Kruispuntbank en de diverse deelnemers aan het project. Alle deelnemers van het project zijn zich bewust van de enorme verantwoordelijkheden die ze op zich zullen moeten nemen, en ze zijn vastbesloten om te slagen. Het is in het belang van 165.000 gezinnen van werklozen, wat niet te verwaarlozen is.