997/39 van 17 januari 2000 - Optimalisering van Flux A011

Sedert 15 september 1999 bent u in de mogelijkheid om elk elektronisch attest dat het CIV van de Rijksdienst ontvangt in het kader van de electronische fluxen A011, A200, A014, A015 en A020 (optie 4 voor de fondsen, 23 voor de Rijksdienst) op het scherm te raadplegen.

Deze omzendbrief heeft de bedoeling een aantal aanvullende regels uit te werken om de beschikbaarheid van de elektronische boodschappen te maximaliseren in een ruimere context dan die van de attesten uitgaande van de werkloosheidssector.

1. GEVALLEN VAN OVERGEDRAGEN DOSSIERS

Uiteenzetting van het probleem

De omloop van dossiergegevens tussen de verschillende kinderbijslaginstellingen of binnen eenzelfde instelling is zeer groot. Bepaalde kinderbijslagfondsen sturen automatisch een bericht naar het NRK om het recht bij elke verandering van professionele categorie af te sluiten, bv. bij de overgang van een dossier ''werknemer'' naar een dossier van ''werkloze", "zieke ", "gepensioneerde", enz.
Zo kan het gebeuren dat door de maandelijkse bijwerkingen van de gegevens in het NRK met betrekking tot de afsluiting en heropening van het recht op kinderbijslag gedurende één, twee of zelfs drie maanden geen gegevens van de betrokken "actors" in het personenrepertorium van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid gekend zijn.

Het feit dat het CIV de integratie in het personenrepertorium van de KSZ pas uitvoert na het weekend volgend op de 17e van elke maand en dat deze integratie via een magnetische drager gebeurt, draagt eveneens bij tot het ontstaan van intervallen tussen de daadwerkelijke opening van het recht op kinderbijslag en de opname van het gegeven in het personenrepertorium van de KSZ.

Voorbeeld:

Opening van het recht op 1 augustus 1999, verzending van de gegevens aan het NRK, via de bijwerking 09 op 13 september 1999, verzending naar de KSZ op 24 september 1999.
Het geval wordt behandeld door de KSZ op 1 oktober 1999. In dit klassiek voorbeeld kon dus geen enkel elektronisch gegeven verzonden worden tussen 1 augustus 1999 en 1 oktober 1999.

Oplossing

Om dit probleem onmiddellijk op te lossen hebben de uitbetalingsinstellingen (U.I.'s) de periode voorkomend op de prefix van het attest -dat enkel wordt gebruikt voor de filtering door de Kruispuntbank- verruimd door een periode van drie maanden voor en na de data op het eigenlijke attest in te lassen.

Voorbeeld:

Het attest A011 met betrekking tot de maand oktober 1999 heeft als prefixgedeelte: 1/7/1999 tot 31/1/2000.

Deze verruiming van de periode die in aanmerking genomen wordt voor de filtering zal in eerste instantie tot gevolg hebben dat de attesten die thans door de KSZ worden ingehouden omdat de integratie op leemten stuit, toch via het scherm zullen kunnen geconsulteerd worden.

Aan de kinderbijslaginstellingen wordt gevraagd om alvorens enige actie te ondernemen, het bestand van de "ontvangen attesten" te raadplegen, want zelfs wanneer het attest A011 hen niet is toegezonden ten gevolge van een wijziging van het sociaal-professioneel statuut van een werknemer of als gevolg van een wijziging van dossiercategorie, zal het bericht mogelijk toch beschikbaar zijn door raadpleging via het scherm.

2. DOSSIERS IN ONDERZOEK

Uiteenzetting van het probleem

De rechthebbenden van wie de dossiers in onderzoek zijn, worden in geen enkel repertorium opgenomen. Ze zijn dus niet geïntegreerd in het personenrepertorium van de KSZ en de sociale gegevens die op hen betrekking hebben kunnen niet automatisch doorgezonden worden. Inderdaad, de persoonsgegevens en de periodes van het NRK, "geïntegreerd" in het personenrepertorium van de KSZ, fungeren als filter en dienen als coördinaten voorde verzending en "de routering" van de attesten.

Oplossing

De Rijksdienst heeft een Repertorium van de Dossiers in Onderzoek(RIO) geïmplementeerd. Deze toepassing is beschikbaar onder optie 3 voor de kinderbijslagfondsen en onder optie 22 voor de diensten van de Rijksdienst.

De invoering van gegevens in de verplichte zones van het RIO -en de uiteindelijke bevestiging van de integratie door de dossierbeheerder die ze heeft ingevoerd- genereert een boodschap van het type I605 dat bestemd is voor de Kruispuntbank. De "actor'' wordt dus onmiddellijk in het personenrepertorium van de KSZ geïntegreerd, waardoor de electronische attesten onverwijld via automatische weg kunnen doorgestuurd worden.

Voorbeeld:

Het fonds Z ontvangt op 27 oktober 1999 een aanvraag om betaling van het kraamgeld voor een eerste kind geboren op 2 oktober 1999. De vader van het kind is werkloos en prioritair rechthebbende. Het fonds voert op 3 november 1999 de gegevens in het RIO in. Het werkloosheidsattest voorde maand oktober 1999 wordt door de oorspronkelijke instelling verzonden op 16 november en omwille van de integratie in het RIO komt het bij het kinderbijslagfonds op 24 november 1999 toe.

Het repertorium "RIO" biedt het voordeel dat het volledig geharmoniseerd is met de wettelijke gegevens, hetzij met het Rijksregister van de Natuurlijke Personen (nationaal nummer), hetzij met het register van de Kruispuntbank (bis-nummer). Van zodra een dossierbeheerder het INSZ op het scherm invoert, kan hij onmiddellijk de persoonsgegevens van het dossier waarover hij beschikt vergelijken met de wettelijke gegevens die op het scherm verschijnen. (cft. Scherm BSC026, punt 1.1.1.1. van het "Vademecum van de gebruiker'').

In afwachting dat aan de kinderbijslagfondsen een meer geavanceerde technologie ter beschikking wordt gesteld (file transfer), wordt u gevraagd in het algemene menu enkel de gegevens met betrekking tot de rechthebbende in het repertorium van de dossiers in onderzoek (RIO) te coderen onder optie 3 voor de kinderbijslagfondsen en optie 22 voor de diensten van de Rijksdienst.

Dit geldt voor de volgende categorieën van dossiers:

• de eerste aanvragen met inbegrip van de aanvragen om vervroegde uitbetaling van het kraamgeld.

• de aanvragen ontvangen na een onderbreking van het recht tijdens welke geen enkele instelling bevoegd was.

• de gevallen van voortzetting van het recht (model AB) enkel op het ogenblik waarop het fonds zekerheid heeft over zijn bevoegdheid (uitwisseling van het brevet van rechthebbende).

• de dossiers opgenomen in het NRK, maar niet geïntegreerd in het personenrepertorium van de KSZ en waarvoor electronische attesten nodig zijn (om na te gaan of een rechthebbende geïntegreerd is; cft. Punt 1.1.1.2., p. 5 van het deel "Gebruik van het Repertorium van de integraties online" van het Vademecum voor het gebruik).

Enkel de volgende zones moeten verplicht worden ingevuld:

• DOSSIERNUMMER (2de deel van de zone STAMNUMMER)
• BUREAU
• DATUM AANVRAAG
• AANVANGSDATUM
• ROL

Zone "datum aanvraag"

Naar de geest van het Handvest van de sociaal verzekerde moet deze datum overeenstemmen met de datum van ontvangst van de aanvraag door de instelling. Voor de codering in het RIO neemt een "systeemdatum" de plaats in als de daarvoor bedoelde zone niet wordt ingevuld. De instellingen die de gegevens in het RIO met vertraging codeerden ten opzichte van de datum van ontvangst van de aanvraag, kunnen dus de werkelijke datum van de ontvangst aangeven. Het systeem zal daarentegen elke latere datum dan die van de codering weigeren.

Zone "aanvangsdatum"

In deze zone moet de datum vermeld worden vanaf wanneer een recht op gezinsbijslag kan worden uitgeoefend.

Voorbeeld:

Een geboorte is voorzien voor oktober 1999 (de kinderbijslag is verschuldigd vanaf november 1999); het fonds vermeldt als aanvangsdatum 1 november 1999.

Het systeem aanvaardt in deze zone data gelegen na de coderingsdatum (voorbeeld: codering op 27 oktober 1999 voor een geboorte voorzien voor 15 december 1999; de aanvangsdatum is 1 januari 2000).

Dankzij het RIO kunnen niet alleen de gegevens online gecodeerd en geïntegreerd worden (INSZ en periode) en het maakt daarenboven de consultatie van een dossier opgenomen in het NRK mogelijk. Een apart hoofdstuk van het " Vademecum voor het gebruik" met als titel "1.1. Gebruik van het Repertorium van de on-line Integraties (RIO)", pag. 1 tot 19- waarover de kinderbijslagfondsen reeds beschikken- behandelt de coderingsregels en de raadpleging.

De instellingen moeten voortaan drie nieuwe rollen voorzien voor het ''prefixgedeelte" van de elektronische berichten (positie 9), namelijk:

5: rechthebbende, dossier RIO.
6: bijslagtrekkende, dossier RIO.
7: rechtgevend kind, dossier RIO.

Er wordt voor het jaar 2000 in het vooruitzicht gesteld dat zowel het NRK als de RIO worden bevoorraad door gebruik te maken van de technologie van het nationaal repertorium van de werkgevers (NRW).

Dankzij het gebruik van een dergelijke technologie zal de werklast van de kinderbijslaginstellingen verminderd worden en zullen de dossiers in het NRK en die in het personenrepertorium van de Kruispuntbank onmiddellijk op elkaar afgestemd worden. Via de techniek van de "file transfer" zal ook de frequentie waarmee gegevens aan het NRK overgemaakt worden, kunnen worden herzien volgens de specifieke behoeften van de kinderbijslagfondsen enerzijds en de instellingen die de elektronische gegevens aanreiken anderzijds.

3. ONTBREKENDE ATTESTEN

• het kinderbijslagfonds kent de sociaal-professionele toestand van de rechthebbende niet en geen enkele flux heeft daarover enige aanduiding gegeven.

  In dit geval neemt het kinderbijslagfonds onmiddellijk contact op met de rechthebbende. Deze laatste moet van de uitbetalingsinstelling van de werkloosheidsuitkeringen een (papieren) attest ontvangen, waarmee het kinderbijslagfonds de bijslag kan betalen.

• het kinderbijslagfonds kent de sociaal-professionele toestand van de rechthebbende maar weet niet welk regionaal bureau de werkloosheidsuitkeringen betaalt.

  Zelfde oplossing als onder a: via de rechthebbende vraagt het kinderbijslagfonds een individueel attest op.

• het kinderbijslagfonds kent het bureau dat de werkloosheidsuitkeringen betaalt.

  In dat geval vraagt het via de dienst Monitoring van de Rijksdienst het ontbrekende attest op, waarbij het de integratie van de betrokken "actor'' bewijst (cfr. supra).

Notie "ontbrekend attest"

Voor de recurrente attesten ("actoren" met een duurzaam statuut) moet men voor beide fluxen zowel A011 als A020 onder een ontbrekend attest verstaan elk gegeven met betrekking tot een welbepaalde maand dat niet werd ontvangen door het CIV (bestand van de ontvangen attesten) en ook niet door de instelling aan het einde van de 2de maand volgend op die waarop het betrekking heeft.

Voorbeeld:

als op 31 december 1999 het attest m.b.t. oktober 1999 nog niet werd ontvangen door de bevoegde kinderbijslaginstelling en het niet is opgenomen in het bestand van de "ontvangen attesten", wordt het verondersteld te ontbreken.

4. VARIA

1. Er wordt op gewezen dat de kinderbijslaginstellingen die het NRK bevoorraden via maandelijkse bijwerkingen, deze bijwerkingen aan het CIV moeten opsturen (via de dienst Monitoring), zodra de betaling van de 10de van de maand voorbij is, dit betekent ten laatste de 15de.

2. De flux A011 is voortaan verrijkt met een nieuwe code. Het betreft de code 97 voorde "gerechtigde op een overlevingspensioen ten laste van Nederland, die in België onderworpen is aan de werkloosheidscontrole met als enige bedoeling kinderbijslag te ontvangen".

3. De kinderbijslagfondsen die zulks wensen kunnen in het RIO de persoonsgegevens coderen waarvoor elektronische attesten nodig zullen zijn; bijvoorbeeld: de rechtgevende kinderen wat betreft de fluxen A015 en A200. Dit kan uiteraard ook betrekking hebben op "de actoren" die reeds in het NRK voorkomen en die om een of andere reden niet in het personenrepertorium van de Kruispuntbank zijn opgenomen.

Drie maanden na de invoering van deze nieuwe werkwijze zal de Rijksdienst opnieuw een globale evaluatie uitvoeren die rekening houdt met uw opmerkingen en suggesties.