997/67 van 16 maart 2007 - Oriëntering van aanvragen en brevetten - Bijzondere situatie van de dienst Prestations familiales garanties - Rationaliseren en uniformiseren van de werkprocessen

0. Huidige situatie

In het kader van zijn streven naar optimale dienstverlening aan de gezinnen doet de RKW gestaag inspanningen om hun zo snel mogelijk het passende antwoord te geven: correcte en stipte betaling van de kinderbijslag.

Daarom is de laatste jaren een hele reeks instrumenten ingevoerd om het onderzoek van de kinder¬bijslagdossiers door de fondsen te vereenvoudigen en te versnellen:

• toegang tot de socioprofessionele databanken (Rijksregister, DMFA, Personeelsbestand, ARZA,...),
• automatisch onderzoek van het recht
• het nieuwe brevet...

Die instrumenten worden gebruikt om te voldoen aan de plicht tot informeren, zelf het initiatief nemen en raad geven, die het Handvest van de sociaal verzekerde oplegt aan de instellingen van de sociale zekerheid (in de ruime zin van het woord1 ).

Heel wat poststukken (aanvragen om kinderbijslag, brevetten,...) worden ofwel ten onrechte naar de Rijksdienst gestuurd (want niet voor hem bestemd), ofwel met onduidelijke adressering (zonder vermelding van de dienst waarvoor het stuk bestemd is).

Dit heeft geleid tot een toevloed van post die ten onrechte bij de diensten Bemiddeling/Oriëntering en Gewaarborgde Gezinsbijslag / Prestations familiales garanties van de Rijksdienst terecht komt. Dat heeft een negatieve weerslag op de snelheid en dus de efficiëntie van het onderzoek van de aanvragen.

Daarom wil ik met deze dienstbrief herinneren aan de richtlijnen in dit verband2 .

Deze dienstbrief voorziet bovendien ook in specifieke procedures voor de uitwisseling van aan¬vragen en brevetten met de dienst Gewaarborgd Gezinsbijslag / Prestations familiales Garanties.

De regels verschillen naargelang het kinderbijslagfonds al dan niet een dossier heeft voor het betrokken kind.

1. Oriëntering van de aanvragen/stukken als er geen dossier is

Als een kinderbijslagfonds een aanvraag om kinderbijslag ontvangt (of gelijk welke informatie die als een aanvraag beschouwd kan worden, ook een aanvraag om Gewaarborgde Gezinsbijslag) moet het nagaan of die aanvraag voor hemzelf bestemd is. Als dat niet het geval is moet het nagaan voor welke instelling de aanvraag bestemd is en ze zo snel mogelijk doorsturen.

Algemene regel: volledig onderzoek door het kinderbijslagfonds

Een fonds dat een 'aanvraag' ontvangt waarvoor zijn bevoegdheid niet vaststaat, moet de volgende procedure volgen:

(a) het document aandachtig lezen want soms blijkt uit de vermelde gegevens duidelijk dat een andere instelling bevoegd is;

(b) als het document op onduidelijke manier verwijst naar feiten kan het fonds natuurlijk tele¬fonisch contact opnemen met de sociaal verzekerde(n) voor meer informatie aan de hand waarvan eventueel vastgesteld kan worden wie de werkgever is, wat de socio-professionele situatie is, en dus welke instelling bevoegd is;

(c) in het Kadaster nagaan of er eventueel bij een andere instelling een recent dossier bestaat op naam van de sociaal verzekerde. Het NRW raadplegen op basis van een verwijzing naar een huidige of recente werkgever (bijvoorbeeld voor werkloosheid of ziekte): als zo'n dossier gevonden wordt en dus geconcludeerd kan worden dat een andere instelling bevoegd is voor de kinderbijslag, stuurt het fonds het document naar die instelling in overeenstemm ing met de regels van het Handvest van de sociaal verzekerde en die in verband met de provisionele betalingen.

(d) Bij gebrek aan afdoende identificatiegegevens kent het fonds de sociaal verzekerde een dossiernummer toe (neemt hem dus op) in het Kadaster en krijgt het op die manier toegang tot de socioprofessionele gegevens voor de vestiging van het recht op gezinsbijslag (samen¬stelling van het gezin, RIP,...) en/of om vast te kunnen stellen welke instelling bevoegd is (via RIP en NRW) De opzoekingen moeten alleen gedaan worden voor de sociaal verzekerden in het gezin en voor de (half)broers en (halfzusters) die men kent buiten het gezin.

In uitzonderlijke gevallen:

Na uitputting van de mogelijkheden van bovenstaande procedure doet het fonds een beroep op de dienst Bemiddeling-Oriëntering van de Rijksdienst (bureau 18 van fonds 100).

Of een aanvraag nu al dan niet de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag betreft, ze wordt altijd naar de dienst Bemiddeling-Oriëntering gestuurd.

Als Bemiddeling-Oriëntering geen aanvullende informatie kan vinden, wordt het document naar de Nationale of de Internationale Bemiddeling gestuurd (bureaus 19 en 21 van fonds 100) dat de op¬zoekingen voortzet, eventueel door zich tot de betrokkene zelf te richten.

De dienst Bemiddeling (afdelingen Oriëntering, Nationale en Internationale Bemiddeling) is niet bevoegd om te beslissen over te gegrondheid van een aanvraag of om de sociaal verzekerde te laten weten dat de aanvraag afgewezen wordt, en a fortiori niet om te betalen. Zijn rol is beperkt tot de snelle identificatie en doorzending van het document naar de instelling die bevoegd is om het te behandelen.

Aangezien die dienst buiten het betaalcircuit valt, is de procedure van het automatisch onderzoek van het recht die vereist dat het onderzoek van een dossier afgerond moet worden, niet van toe¬passing. Als hij bijvoorbeeld (via de DMFA-databank of vroeger de LATG) de laatste werkgever van een werkloze rechthebbende vindt, moet hij dadelijk de aanvraag naar het bevoegde fonds sturen dat op zijn beurt bevoegd is om die te onderzoeken.

Verder moet gezegd worden dat deze dienst geen andere of verfijndere opzoekingsmiddelen ter beschikking heeft dan die waarover alle dossierbeheerders van de kinderbijslagfondsen beschikken.

Ik vraag u de beschreven procedures strikt te willen volgen: stukken die door de Rijksdienst onmogelijk naar de juiste bestemmeling gestuurd kunnen worden, zullen systematisch teruggestuurd worden naar de afzender voor gevolg in overeenstemming met de procedures.

2. Oriëntering van de aanvragen/stukken/brevetten als er wel een dossier is

2.1. Overdracht van bevoegdheid tussen de kinderbijslagfondsen en de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag

Context

Het stelsel van de Gewaarborgde Gezinsbijslag is residuair. Het recht op Gewaarborgde Gezins¬bijslag kan met andere woorden enkel onderzocht worden indien er ofwel geen enkel recht op gezinsbijslag bestaat krachtens een Belgische, een buitenlandse of een internationale kinderbijslag¬regeling of als er in de andere kinderbijslagregeling slechts recht bestaat voor een bedrag dat lager ligt dan dat van de bijslag die in overeenstemming met de wet van 20 juli 1971 tot instelling van de Gewaar¬borgde Gezinsbijslag kan worden toegekend.
Elk recht in de werknemersregeling primeert dus op de Gewaarborgde Gezinsbijslag.

Sinds 1 juli 2004 (gegevens over het derde kwartaal 2004) verwerken de kinderbijslaginstellingen systematisch de RIP-berichten. Wat betreft de DMFA-berichten is de systematische verwerking gestart op 1 oktober 2004 (gegevens voor het derde kwartaal 2004). Deze systematische verwerking heeft betrekking op de vaststelling van het recht (voor de rechthebbenden met rolcode 101 of in geval van verandering van voorrang voor de bijslagtrekkenden met rolcode 103 of de vierde actoren met rolcode 106) of de bepaling van de bevoegdheid.

Samen met deze systematische exploitatie van de RIP- en DMFA-berichten is de nieuwe procedure voor het automatisch onderzoek van het recht, de provisionele betalingen en het gebruik van het nieuw brevet, toegelicht in de CO 1348 van 11 februari 2004 in werking getreden.

De CO 1348 bepaalt dat een RIP-bericht volstaat om de provisionele betaling van de kinderbijslag in de werknemersregeling aan te vatten, ook in het raam van een eerste (nieuw) recht. De validatie van de provisioneel uitgevoerde betalingen gebeurt aan de hand van de DMFA-berichten.

In een aantal situaties blijft echter de oude procedure (onderzoek door de bevoegde kinderbijslag¬instelling) van toepassing. Dit is onder meer het geval voor of tegenover het stelsel van de Gewaar¬borgde Gezinsbijslag.

Het doel van deze dienstbrief bestaat erin te preciseren:

1° op welk ogenblik de kinderbijslaginstellingen het dossier dienen over te maken aan de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag als zij vaststellen dat er geen enkel ander recht op gezinsbijslag meer bestaat;

2° wanneer en hoe de bevoegdheidsoverdracht geregeld dient te worden als de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag een voorrangsrecht in de werknemersregeling vaststelt.

Op basis van de opgedane ervaring sinds 1 oktober 2004 gelden daarvoor voortaan de volgende uniforme procedures.

2.1.1. Overdracht van de bevoegdheid naar de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag - Prestations familiales garanties

2.1.1.1. Basisprincipe

De kinderbijslaginstellingen maken het dossier maar over aan de dienst Gewaarborgde Gezins¬bijslag als zij hebben onderzocht en vastgesteld dat er geen enkel ander recht op kinderbijslag bestaat. Daarbij dient rekening te worden gehouden met de trimestrialisering.

2.1.1.2. Uitvoering in de praktijk

De kinderbijslaginstellingen dienen voorafgaandelijk een onderzoek naar een potentieel voorrangs¬recht van de gezinsleden/ouders en de gekende (half)broers en zussen buiten het gezin in te stellen. Slechts als daarbij geen ander recht kan worden aangetroffen, maken zij het dossier met een brevet over aan de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag.

In dat verband wordt herinnerd aan de richtlijnen gegeven met CO 1348 van 11 februari 2004. Wanneer de betalende kinderbijslaginstelling op de einddatum van het getrimestrialiseerd recht geen gegevens over de socio-professionele situatie van de rechthebbende bezit, dient zij onmiddellijk de beschikbare databanken te raadplegen. Leveren deze consultaties geen resultaat op, dan vraagt de kinderbijslaginstelling de ontbrekende gegevens aan de betrokkenen. Om te vermijden dat bij de ontvangst van het antwoord nog bijkomende vragen moeten worden gesteld, dienen bij die gelegenheid ook de relevante gegevens over de beroepsloopbaan van de andere potentiële rechthebbenden te worden gevraagd.

Om een onderbreking in de betalingen te voorkomen, dient het antwoord prioritair te worden behandeld. Pas als bij de afronding van dat onderzoek geen ander recht wordt aangetroffen, wordt het dossier met een brevet aan de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag overgemaakt.

Voorbeeld

De rechthebbende treedt uit dienst op 31 januari 2006 (RIP-out). Op 31 maart 2006 (einddatum getrimestrialiseerd recht) heeft de kinderbijslaginstelling nog geen verdere gegevens over de socio-professionele situatie van de rechthebbende vanaf 1 februari 2006 ontvangen. Door consultatie van de databanken en eventueel via bevraging van de betrokkene gaat de kinderbijslaginstelling na of de rechthebbende, een gezinslid, een ouder of een gekende (half)broer of zus buiten het gezin recht op kinderbijslag kan openen. Pas als uit dat onderzoek blijkt dat er vanaf 1 april 2006 buiten de Gewaarborgde Gezinsbijslag geen enkel ander recht op kinderbijslag bestaat, wordt het dossier met een brevet overgemaakt aan de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag. Aangezien geen verdere (provisionele) betaling meer mogelijk is, wordt de einddatum van de betalingen op het brevet vermeld.

2.1.2. Overdracht van de bevoegdheid van de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag

2.1.2.1. Basisprincipes

Het recht op Gewaarborgde Gezinsbijslag is residuair ten opzichte van elk ander recht op kinder¬bijslag in de werknemersregeling. Zodra er dus een (provisionele) betaling in de werknemers¬regeling mogelijk is, wordt de betaling van de Gewaarborgde Gezinsbijslag stopgezet en het dossier met een brevet overgemaakt aan de nieuw bevoegd geworden kinderbijslaginstelling.

Deze procedure geldt ongeacht of de mogelijkheid tot betaling in de werknemersregeling voorvloeit uit de ontvangst van een RIP-bericht, een DMFA-bericht, een andere socio-professionele flux (werkloosheid, ziekte,....) of een wijziging in de gezinssituatie.

Om een onderbreking in de betalingen te vermijden betaalt de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag echter nog de kinderbijslag (barema art. 40 KBW) voor de maand waarin hij het brevet aflevert als het kind verder in hetzelfde gezin blijft wonen. Samen met de verzending van het brevet wordt de regularisatie gevraagd van de ten onrechte betaalde Gewaar¬borgde Gezinsbijslag.

De kinderbijslaginstelling die het brevet ontvangt, dient op basis van de gegevens op het brevet en het bericht waaruit het recht op (provisionele) betaling in de werknemersregeling blijkt, de (provisionele) betaling van de kinderbijslag over te nemen en de ten onrechte uitbetaalde Gewaar¬borgde Gezinsbijslag te regulariseren.

Opmerking

Indien het recht in de werknemersregeling ontstaat omdat het kind het gezin van de "rechthebbende in de regeling Gewaarborgde Gezinsbijslag" verlaat, verliest het kind hoe dan ook zijn recht op Gewaarborgde Gezinsbijslag (kind niet meer ten laste van de aanvrager). In dat geval kan de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag dan ook geen provisionele betaling voor de maand van bevoegdheidsoverdracht uitvoeren.

2.1.2.2. Uitvoering in de praktijk

Overzicht van de procedure in tabelvorm.

Bericht waaruit de mogelijkheid tot (provisionele) betaling in de werknemersregeling blijkt	Tot wanneer betaalt de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag ?	Wanneer vat de volgende kinder¬bijslaginstelling de (provisionele) betalingen aan?	Wanneer gebeurt de terugstorting van de onverschuldigd betaalde gewaarborgde gezinbijslag?
RIP-bericht	Tot het einde van de maand waarin het bericht wordt behandeld en het brevet afgeleverd.	Vanaf de eerste dag van de maand volgend op die waarin het brevet wordt afgeleverd.	Bij de uitvoering van de eerste betaling in de maand na de aflevering van het brevet.
DMFA-bericht
Andere socio-professionele flux (werkloosheid, ziekte,...)
Wijziging in de gezinssamenstelling

Voorbeelden

1. De dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag betaalt. Op 14 februari begint de broer in het gezin te werken. Het RIP-bericht komt binnen einde februari en wordt in maart behandeld. De dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag betaalt tot 31 maart en levert in maart een brevet af aan de kinderbijslaginstelling van de broer. Daarbij wordt de regularisatie van de betaalde kinderbijslag voor februari en maart gevraagd. Op basis van het RIP-bericht kan de kinderbijslaginstelling van de broer de kinderbijslag provisioneel betalen tot 30 juni in afwachting van het DMFA-bericht. De kinderbijslaginstelling neemt bijgevolg de betalingen onmiddellijk over, regulariseert de betalingen voor februari en maart met de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag en betaalt vanaf 1 april aan de bijslagtrekkende. Bij ontvangst van het DMFA-bericht valideert de kinderbijslag¬instelling van de broer haar betalingen.

2. De dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag betaalt aan de moeder. Op 28 mei verneemt de dienst dat op 14 april de grootvader in het gezin is komen wonen. De grootvader kan op basis van zijn pensioen een recht op kinderbijslag openen voor zijn klein¬kinderen. De dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag betaalt nog voor mei en levert een brevet af aan het kinderbijslagfonds van de grootvader. De betalingen voor april en mei worden geregulariseerd met de dienst Gewaarborgde Gezinsbijslag.

2.2. De brevetten in het algemeen: aansluitingsnummers en bureaunummers

Als een kinderbijslagfonds een brevet naar de Rijksdienst of naar een ander kinderbijslagfonds stuurt, moet het daarbij het nummer van het betrokken bureau en het aansluitingsnummer vermelden.

De instelling die het brevet invult (instelling A) vermeldt in de daartoe bestemde vakken de eigen identificatiegegevens en die van de andere betrokken instelling. Ook de gegevens van de nieuwe werkgever moeten vermeld worden.

Zoals hiervoor al gezegd moeten aanvragen ingediend bij fonds 100 ter identificatie en correcte oriëntatie zo nodig een dossiernummer in het Kadaster krijgen (erin opgenomen worden) maar dat zijn dan in geen geval betaaldossiers.

Dat betekent dat er geen brevetten van rechthebbende naartoe gestuurd mogen worden.

Voor alle andere diensten van de Rijksdienst en voor de bureaus van de kinderbijslagfondsen moeten het aansluitingsnummer en het bureaunummer vermeld worden. Bij dienstbrief 996/50 is een lijst gevoegd van de bureaunummers van de Rijksdienst (+ zie adressen hierbij).

Het RIP-bericht (D051) bevat het aansluitingsnummer van de werkgever zoals het voorkomt in het Nationaal Repertorium van de Werkgevers (NRW) en het bureaunummer.

Bij raadpleging van het Personeelsbestand (P051 = databank RSZ) wordt alleen het nummer van de werkgever vermeld. In dat geval moet men naar de DMFA gaan om de categorie werkgever (EmplyerClass) te weten te komen en naar het NRW voor het aansluitingsnummer kinderbijslag en het bureaunummer van het kinderbijslagfonds.

Dit is ook van toepassing voor de Europese instellingen aangesloten bij de RSZ en bij de Rijks¬dienst voor hun hulppersoneel (categorie 'werkgever' = 032 en 443, in geen geval 043):

• de Europese Commissie, RSZ 032-0275377-17, aansluiting 148/17047, bureau 11 en
• de Raad van de Europese Unie RSZ 443-1121932-06, aansluiting 148/69594, bureau 11.

Ten slotte moet nog gezegd worden dat de NMBS (B-holding) bij de Rijksdienst aangesloten is onder nummer 148/00017, bureau 11. Ze betaalt zelf de kinderbijslag aan haar personeel. De brevetten van rechthebbende moeten dus rechtstreeks naar fonds 98 gestuurd worden (zie lijst kinderbijslagfondsen).

3. Inwerkingtreding

De hiervoor uitgezette richtlijnen kaderen in de uniformisering van de werkprocessen en zijn onmiddellijk van kracht.

• 1Wet van 11.04.1995 - CO 1314 van 17.04.1998
• 2Dienstbrief 996/58 van 12.01.2006 - Brevet van rechthebbende
  Dienstbrief 997/59 van 20.07.2004 - Oriëntatiedossiers - Fonds 100
  Dienstbrief 996/50 van 06.07.2004 - Administratieve implementatie RIP, DMFA, automatisch onderzoek van het recht en gebruik van het nieuwe brevet
  Omzendbrief van de Rijksdienst CO 1348 van 11.02.2004 - DMFA - Multifunctionele aangifte van de werkgever - Aanpassing van de regels betreffende het brevet van rechthebbende en de provisionele betalingen
  Dienstbrief 997/52 du 07.04.2003 - Kadaster van de kinderbijslag - Gids van de gebruiker