997/81 van 22 januari 2016 - Nieuwe procedure gegevensverkeer in geval van verscheidene rechthebbenden voor kinderen opgevoed in het gezin van de bijslagtrekkende (Yter)

Om het gegevensverkeer tussen de kinderbijslaginstellingen te verzekeren wanneer verscheidene rechthebbenden voor kinderen die in dezelfde gezinssamenstelling als de bijslagtrekkende(n)1  voorkomen of die beschouwd worden als deel van het gezin van de bijslagtrekkende(n)  werden via dienstbrief 999/C65 van 27/10/1986 richtlijnen aan de kinderbijslaginstellingen gegeven. Het papieren Yter-document werd al verschillende jaren elk kwartaal massaal tussen de verschillende kinderbijslagfondsen uitgewisseld. Door die uitwisseling konden de fondsen elkaar op de hoogte brengen van de respectievelijke groeperingsituaties van de kinderen. Via de kwartaalverzending konden ze elkaar op de hoogte brengen van de betaalsituatie van het vorige kwartaal. De fondsen konden ook spontaan een Yter versturen om elkaar sneller van een gewijzigde situatie op de hoogte te brengen en zo het aantal regularisaties te verminderen. In praktijk werd die laatste optie te weinig gebruikt.

Ingevolge het in productie gaan van de flux Yter worden in deze omzendbrief nieuwe richtlijnen voor dat gegevensverkeer gegeven. In de bijlage vindt u toepassingsvoorbeelden.

1. Inleiding

Als de kinderbijslag verschuldigd is voor verschillende rechthebbenden, aan een of meerdere bijslagtrekkenden voor verschillende kinderen die deel uitmaken van dezelfde gezinssamenstelling als een of meerdere bijslagtrekkende(n), of beschouwd worden als lid van het gezin van die bijslagtrekkende(n), moet men om de rang van het kind te bepalen rekening houden met alle andere rechtgevende kinderen die zijn opgenomen in die gezinssamenstelling of die beschouwd worden als lid van het gezin, zelfs als ze effectief worden opgevoed door verschillende bijslagtrekkenden. Alle betrokken kinderbijslaginstellingen betalen dan een bedrag op basis van de rang van het kind volgens zijn leeftijd in vergelijking met de andere kinderen.

Van dit principe wordt echter afgeweken voor wezen die recht hebben op kinderbijslag met verhoogde schaal en waarmee geen rekening moet worden gehouden (zie Art. 42 AKBW) en ook voor de geplaatste kinderen in de gewaarborgde gezinsbijslagregeling. Zij worden evenmin in rekening  gebracht aangezien de gezinsbijslag niet verschuldigd is, met uitzondering van een bijzondere forfaitaire uitkering (zie Art. 10 van de wet gewaarborgde gezinsbijslag).

Om het juiste bedrag te betalen, rekening houdend met alle betrokken rechtgevende kinderen, moeten de betrokken kinderbijslaginstellingen elkaar informeren. Via een flux kan het aantal regularisaties verminderd worden door systematisch een flux te verzenden als een situatie in een dossier wijzigt. Dit rechtstreekse informatieverkeer steunt op de responsabilisering van de kinderbijslagfondsen. Zij moeten immers beslissen om rechtstreeks een Yter-bericht te versturen.

2. Procedure

2.1. Algemeen

De Yter-flux verloopt volgens de volgende grote lijnen:

1. Als een fonds betaalt voor een kind van wie de situatie wijzigt, moet het rechtstreeks de andere betrokken fondsen op de hoogte brengen door een Yter te verzenden.

2. Elk fonds brengt de andere betrokken fondsen op de hoogte van de situatie van de kinderen in zijn dossier.

3. Het Yter-bericht moet enkel beantwoord worden als een kind aan de groepering moet worden toegevoegd of als het om een nieuwe groepering gaat.

4. Er wordt per dossier en per bijslagtrekkende een Yter-bericht opgesteld.

5. De kwartaalverzending verdwijnt en de fondsen stellen dus hun betalingen vast op basis van de ontvangen inlichtingen zolang er geen wijziging van een van de in de Yter vermelde zones optreedt.

2.2. Verzendingsschema

Als een fonds betaalt voor een kind van wie de situatie wijzigt, verstuurt het rechtstreeks een Yter-bericht naar de betrokken fondsen. Het kan indien nodig om een antwoord vragen (een kind aan een bestaande groepering toevoegen of een nieuwe groepering).

Die verzending wordt dus de enige informatiebron.

De Yter-flux verloopt volgens onderstaand schema dat in twee mogelijke verzendscenario's voorziet:

1. De goepering bestaat al.
   Dit scenario wordt gebruikt als het verzendende fonds (fonds A) geen antwoord van het ontvangende fonds (fonds B) verwacht. Hier gaat het om een bestaande groepering van kinderen.  Het ontvangende fonds kan indien nodig altijd een nieuw Yter-bericht versturen.
    
2. Een nieuwe groepering maken.
   Met dit scenario wordt de rang bepaald. Fonds A vraagt aan fonds B om de Yter die het verstuurd heeft te beantwoorden. Dit scenario kan telkens worden gebruikt om een kind aan een groepering toe te voegen. Een standaardgeval waarbij dit scenario gebruikt zal worden is als de gegevens van fonds A niet volstaan om te betalen (bijvoorbeeld als er bij fonds A een nieuwgeboren kind is maar men ook met de kinderen van het dossier van fonds B rekening moet houden).

2.3. Beschrijving van de gegevens van de elektronische berichten T007 en T008

Voor het elektronische verkeer werden twee berichten ontwikkeld:

• De T007 dient om de Yter via het Kadaster te verzenden. De in de Yter vermelde gegevens worden gecontroleerd.

• De T008: De toepassing Trivia zet de T007 in een T008 om en plaatst die in de Queue van het ontvangende fonds. Het ontvangende fonds (of de ontvangende fondsen) wordt bepaald op basis van de gerouteerde gegevens die het verzendende fonds in zijn bericht heeft vermeld (fonds, dossiernummer of INSZ rechthebbende). Er zal worden uitgebreid en bepaalde gegevens zullen op basis van de gegevens van het Kadaster worden toegevoegd (naam, voornaam en geboortedatum van de verschillende actoren) uitgaande van de in de T007 vermelde INSZ.

Een T007 kan verschillende T008-berichten met zich brengen als het verzendend fonds verschillende ontvangende fondsen heeft vermeld. Dat kan het geval zijn als de informatie op verschillende andere fondsen een impact heeft.

Het T007-bericht bevat de volgende informatie:

• Creation Date: datum waarop het bericht werd gecreëerd.

Gegevens ontvangend(e) fonds(en):

• Routing: het fonds of de fondsen waar de gegevens naar gerouteerd moeten worden. Er kunnen verschillende ontvangers zijn. Het nummer van het ontvangende fonds en het dossiernummer of de INSZ van de rechthebbende zullen worden vermeld.

Gegevens verzendende fonds:

• File: dossiernummer, (optioneel) bureaunummer en nummer van het verzendende fonds.
• INSZ van de rechthebbende
• INSZ van de bijslagtrekkende
• ChildList: kan verschillende kinderen bevatten:
  • Child:

    • INSZ van het kind

    • Bevat een of meerdere periodes waarvoor de volgende betaalgegevens zijn ingevuld:

      • Regeling (mogelijk: G (= GGB), AKBW)

      • Schaal (mogelijk: 40, 42B, 50B, 50T)

      • Betalen van de eenoudertoeslag (true of false)

      • Gewestcode

      • Geplaatst kind (mogelijk: ToBeneficiary, ToBankAccount)

• ResponseExpected: Verplicht veld waarmee het fonds dat de Yter verzonden heeft een antwoord aan fonds B kan vragen.
• EventDate: datum van de gebeurtenis.
• ChangeDate: datum waarop de informatie werd ontvangen die tot een wijziging heeft geleid (≠ de datum waarop de informatie behandeld is)
• Remark: open veld voor toelichtingen

Het T008-bericht zal dezelfde gegevens als het T007-bericht bevatten, uitgezonderd het feit dat de volgende gegevens op basis van de gegevens van het Kadaster zullen worden toegevoegd:

• FileOwner: INSZ, naam, voornaam en geboortedatum van de rechthebbende
• Beneficiary: INSZ, naam, voornaam en geboortedatum van de bijslagtrekkende
  • Child: INSZ, naam, voornaam en geboortedatum van het kind

Het fonds dat een Yter-bericht verzendt zal dus enkel de INSZ van de actoren (rechthebbende, bijslagtrekkende, rechtgevend kind) moeten vermelden. De bijkomende gegevens (naam, voornaam en geboortedatum) worden toegevoegd als het T007-bericht in een T008-bericht wordt veranderd.

2.4. Algemene richtlijnen voor elke verzending van een bericht

Basisprincipe:

• Het elektronisch Yter-bericht wordt gerouteerd op basis van de gegevens van het dossier van het/de ontvangend fonds(en) die het verzendende fonds in zijn bericht vermeldt.

• Per bijslagtrekkende wordt een elektronisch Yter-bericht opgesteld. Als er verschillende betrokken bijslagtrekkenden zijn, wordt een Yter-bericht per bijslagtrekkende opgesteld.

• Het Yter-bericht zal niet langer uit twee delen bestaan. Elk fonds vult zijn eigen situatie in. Twee fondsen kunnen dus op hetzelfde moment een Yter-bericht verzenden. De attesten zullen elkaar dan kruisen.

• De vorige situatie moet altijd bij de wijzigingen worden gevoegd. Er zullen dus verscheidene betaalperiodes zijn met de vorige situatie en een datum einde betaling ingevuld en voor de nieuwe situaties een niet-ingevulde periode.

• Elke wijziging van een gegeven dat in het Yter-bericht wordt vermeld zorgt voor een verzending van een Yter-bericht.

• Ontvangst van een brevet: het fonds dat het brevet ontvangt, verzendt een Yter-bericht naar de betrokken fondsen. Het fonds dat het brevet verzonden heeft moet niets doen. (zie bijlage: voorbeeld 5).

• Elke T007 wordt in de “ontvangen attesten” opgeslagen en kan twee jaar lang door alle fondsen geraadpleegd worden. De attesten worden op basis van de INSZ van de rechthebbende van het fonds die het Yter-bericht verzendt (fonds A) geraadpleegd.

• Voor het gegevensverkeer tussen twee of meer verschillende fondsen is de verzending van de Yter verplicht. Bij een wijziging in eenzelfde fonds of binnen eenzelfde fonds van een kantoor naar een ander: het fonds moet geen Yter verzenden, voor zoverre die informatie via een andere weg wordt meegedeeld (bijvoorbeeld via een taak).

Verduidelijkingen in verband met de verschillende velden van het bericht:

• In een bepaald veld kunnen de nodige gegevens ingevuld worden als het gaat om een geplaatst kind, meer bepaald de bestemming van het derde (zie bijlage: voorbeeld 6).Als het derde op een spaarrekening wordt gestort, kan men daaruit afleiden dat het kind voortaan bij de rechthebbende zal worden gegroepeerd (zie bijlage: voorbeeld 7).

• Als een kind geplaatst is in de regeling van de gewaarborgde gezinsbijslag informeert het ene fonds het andere door een Yter te zenden met vermelding van de schaal 10G.Vanaf dan verlaat het kind dus de groepering. Op dezelfde wijze verwittigt het fonds, zodra een kind een wezentoeslag ontvangt, het andere fonds door een Yter met de vermelding schaal 50bis te verzenden.

• De datum van de gebeurtenis (EventDate) wordt altijd ingevuld. Het gaat om de datum van de gebeurtenis die de wijziging met zich heeft gebracht.

• De datum waarop de informatie werd ontvangen (ChangeDate) moet ingevuld worden als de wijziging een debet voor fonds B met zich zal brengen. Die kan immers bepalend zijn om de goede trouw van de sociaal verzekerde te bepalen, evenals het toegepaste inhoudingspercentage in geval van terugvordering (zie bijlage: voorbeeld 4).

• Het veld ResponseExpected bevat enkel True bij een nieuwe groepering of als een kind aan een bestaande groepering wordt toegevoegd (zie bijlage: voorbeeld 3).

Behandeltermijn:

• Zoals in de CO 1402 gespecificeerd wordt, is de behandeltermijn om de goede trouw van de bijslagtrekkende na te gaan vastgelegd op dertig dagen vanaf de ontvangstdatum van de informatie.Die termijn van dertig dagen strekt zich dus uit tot alle fondsen die in een dossier ingrijpen en geldt dus niet voor elk fonds afzonderlijk. Dat betekent dat elke wijziging in een dossier die een invloed heeft op andere fondsen zo snel mogelijk via een Yter-bericht moet worden verzonden zodat het fonds dat de Yter ontvangt zijn uitbetalingen binnen een globale termijn van dertig dagen kan regulariseren.

• Wanneer een fonds een Yter-bericht zendt en een antwoord vraagt, moet het fonds dat het Yter-bericht ontvangt binnen een termijn van dertig dagen antwoorden. (zie bijlage: voorbeelden 3 en 8).

• Elke opschorting van betaling moet via een Yter-bericht rechtstreeks worden meegedeeld. Indien daarna, bij een definitieve beslissing, de uitbetalingen verschillen moet er een nieuw Yter-bericht worden verzonden.

3. Overgang

De nieuwe flux zal op 31 maart 2016 in productie gaan.

Op 30 maart 2016 (de vooravond van de procedurewijziging) zullen voor het laatst papieren Yter-formulieren volgens de huidige procedure massaal verzonden worden.

Daar die gegevens de op 30 maart 2016 gekende situatie zullen weerspiegelen, zullen ze de grondslag vormen voor de toepassing van de nieuwe procedure.

Vanaf 31 maart 2016 zullen alle wijzigingen via een flux T007 worden meegedeeld, zelfs indien het om wijzigingen betreffende een periode voor 31 maart 2016 gaat.

4. Bijzondere situaties

De papieren procedure blijft echter gehandhaafd wanneer het een gegevensverkeer met een buitenlands fonds betreft.

Wanneer het fonds vaststelt dat de via een flux Yter ontvangen informatie foutief is, moet het telefonisch contact opnemen met het fonds dat het de verkeerde informatie heeft bezorgd en het verzoeken een rectificatie-Yter te zenden dat in het veld "remark" duidelijk aangeeft welk bericht werd geannuleerd en vervangen.

Zoals gewoonlijk kunnen alle technische vragen en meldingen van onregelmatigheden of onvolkomenheden aan de dienst Monitoring van het departement Controle worden gericht:

telefoon: 02-237 27 29

Fax.:02-237 23 09

E-mail: monitoringnl@famifed.be

 

• 1Bij co-ouderschap