CO 1340 van 24 juli 2002 - Jaarlijkse evaluatie van de behoeften aan informatiegaring van gegevens met elektronische en papieren dragers - Actualisering van CO 1330 van 21 mei 2001

 

1. De voorschriften inzake informatiegaring met formulieren en electronische dragers

Gelet op de maatschappelijke veranderingen en de daarop geënte evolutie van de reglementering, de uitbouw van nieuwe electronische gegevensstromen (fluxen) en de verruimde toegang tot electronische databanken, actualiseert de Rijksdienst elk jaar de inventaris van alle sociale (persoons)gegevens die noodzakelijk zijn om het recht op gezinsbijslag snel en correct te vestigen en de betalingen zonder onderbreking te verzekeren.

In het kader van de jaarlijkse aanpassing van de voorschriften in verband met de informatiegaring heb ik de eer u de geactualiseerde werkprocedures terzake mede te delen.

De onderstaande voorschriften gelden vanaf 1 juli 2002.

2. De aanvraagformulieren

2.1. Algemeen

Het project tot rationalisering van het gebruik van formulieren legt de klemtoon op twee aspecten :

1. de toekenning van sociale voordelen met zo weinig mogelijk administratieve formaliteiten, bijv. de beperking tot het absoluut noodzakelijke van het aantal formulieren die de sociaal verzekerde moet indienen om een sociaal voordeel te bekomen ;

2. de uitwisseling van gegevens tussen de instellingen van sociale zekerheid en met het Rijksregister, zodat het opvragen van informatie bij de sociaal verzekerde zich beperkt tot gegevens die onontbeerlijk zijn, omdat ze nog niet bij een andere (authentieke) bron kunnen worden bekomen.

2.2. Definitie van een " rechtsgeldige aanvraag "

Principe :

Volgens de gangbare administratieve praktijk dient elk sociaal voordeel formeel met een specifiek " formulier " (1) aangevraagd te worden. Deze formaliteit werd tot nog toe als essentieel beschouwd om een recht te kunnen vestigen en om een betaling te valideren.

Enerzijds zet het Handvest van de Sociaal Verzekerde de instellingen van sociale zekerheid aan tot de ambtshalve toekenning van sociale voordelen en anderzijds zijn de rechtbanken van oordeel dat het formulier enkel een hulpmiddel betekent voor het verkrijgen van inlichtingen.

Op basis daarvan moeten voortaan andere documenten of (electronische) berichten als grondslag fungeren voor het automatisch onderzoek van een recht, zonder dat van de sociaal verzekerde nog expliciet de aanvraag van het voordeel met een formulier verwacht wordt. Andere documenten en (electronische) signalen nemen steeds meer de plaats in van het formulier en moeten eveneens als een rechtsgeldige
" aanvraag " beschouwd worden.

Enkel als gegevens die onontbeerlijk zijn voor het verkrijgen van een sociaal voordeel in de kinderbijslagregeling alleen bij de sociaal verzekerde kunnen worden bekomen, vragen de kinderbijslaginstellingen die nog per formulier of per brief op. Dit heeft tot gevolg dat wanneer volgens alle beschikbare gegevens in het dossier geen twijfel bestaat over wie de actoren (rechthebbende, bijslagtrekkende en kinderen) zijn en waaruit het gevraagde voordeel bestaat, een formulier overbodig is om het sociaal voordeel toe te kennen.

Een paar voorbeelden illustreren dit principe :

- het bericht van overlijden zet automatisch het onderzoek naar een recht op de wezenbijslag in gang ;
- de verklaring van een geneeskundige genereert automatisch het onderzoek naar het recht op het kraamgeld ;
- de ontvangst van het door het gemeentebestuur naar aanleiding van de aangifte van een geboorte uitgereikte "speciaal geboorteattest om het kraamgeld te verkrijgen" doet automatisch het onderzoek naar het recht op het kraamgeld en de kinderbijslag starten ;
- een (electronisch) signaal van een professionele toestand brengt automatisch het onderzoek naar een recht op de kinderbijslag of van een kraamgeld als rechthebbende in de werknemersregeling op gang.

2.3. Analyse van de bedoelde dossiersituaties

2.3.1. Het bericht van overlijden zet automatisch het onderzoek naar een recht op de wezenbijslag in gang (2).

De kinderbijslaginstelling ontvangt een electronisch bericht of een attest dat een ouder (of de adoptant, die met de ouder gelijkgesteld wordt) overleden is.

Volgende dossiersituaties doen zich voor :

(a) een ouder, actuele rechthebbende is overleden ;
(b) een ouder, actuele bijslagtrekkende is overleden ;
(c) een ouder actueel noch rechthebbende, noch bijslagtrekkende is overleden.

Afhankelijk van de situatie waarin men zich bevindt, heeft men met het bericht van overlijden in het ene geval reeds alle noodzakelijke elementen gecentraliseerd in het dossier en kan het recht op wezenbijslag vastgesteld worden (situatie a), terwijl in andere gevallen er meestal nog heel wat informaties ontbreken die moeten ingewonnen worden bij diverse instanties om het dossier volledig samen te stellen (situaties b en c).

Het indienen van een aanvraag om wezenbijslag met een formulier (Mod. B) is niet meer als een basisvereiste te aanzien om het recht op wezenbijslag voor wezen verblijvend in België vast te stellen.

(FIGUUR NIET OPGENOMEN)

Al de bijkomende ontbrekende gegevens noodzakelijk om tot betaling over te gaan, worden door het kinderbijslagfonds zelf vergaard:

(FIGUUR NIET OPGENOMEN)

De kinderbijslagfondsen verplichten zich ertoe om de ontbrekende gegevens ambtshalve bij de bevoegde bron in te winnen.

Behalve wanneer de ouders op het ogenblik van het overlijden een gezin vormden, in welk geval eerbiedigheidshalve gewacht wordt tot de eerstvolgende algemene verzending op 15 januari van elk jaar, moet het formulier P16 (recht op wezenbijslag)(3) onmiddellijk aan de overlevende bijslagtrekkende worden gestuurd, wanneer die volgens gegevens verkregen via het Rijksregister alleenstaande is. In geval van vermoeden van verlating wordt het formulier P16com dadelijk aan de opvoeder (persoon of instelling) van het kind verstuurd.

Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd de timing voor de controle met een bezoek aan de gezinnen die recht hebben op de verhoogde wezenbijslag strikt na te leven (zie: CO 1238 van 20 december 1990).

2.3.2. De verklaring van een geneeskundige genereert automatisch het onderzoek naar het recht op het kraamgeld

In talrijke gevallen ontvangen de kinderbijslagfondsen attesten(bijv. de voorgedrukte attesten van 'Kind en Gezin') die door een geneeskundige zijn ingevuld met de bedoeling om de voorafbetaling (4) van kraamgeld aan te vragen, zonder dat zij begeleid zijn van een formele aanvraag in de vorm van het formulier E (aanvraag om kraamgeld).

Deze attesten die door de geneeskundige worden ingevuld houden gekwalificeerde gegevens in en vormen aldus een voldoende basis om recht op het kraamgeld automatisch te onderzoeken en te vestigen.

Al de bijkomende ontbrekende gegevens noodzakelijk om tot betaling van het kraamgeld (5) over te gaan, worden door het kinderbijslagfonds zelf vergaard:

(FIGUUR NIET OPGENOMEN)

De kinderbijslagfonsen engageren zich ertoe om voortaan naar aanleiding van de ontvangst van een dergelijk attest, de noodzakelijke gegevens ambtshalve in te winnen teneinde het kraamgeld tijdig uit betalen. Het aanvraagformulier (formulier Mod. E) is overbodig.

Alvorens tot de betaling van het kraamgeld over te gaan, worden de rechthebbende en de bijslagtrekkende in het NRK of het RIO geïntegreerd, zodanig dat elke latere betaling van een kraamgeld voor dezelfde zwangerschap uitgesloten wordt.

In dit verband wordt erop gewezen dat overeenkomstig de circulaire van de Rijksdienst, CO 1326 van 19 januari 2001 de kinderbijslaginstelling die nagelaten heeft het RIO te consulteren en aan te vullen, instaat voor de terugvordering van het kraamgeld in geval van een dubbele betaling. Voor controledoeleinden wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd een afdruk van de schermgegevens in het dossier te bewaren.

2.3.3. De ontvangst van het door het gemeentebestuur naar aanleiding van de aangifte van een geboorte uitgereikte ?speciaal geboorteattest om het kraamgeld te verkrijgen? doet automatisch het onderzoek naar het recht op het kraamgeld en de kinderbijslag starten

Met het oog op het verkrijgen van het kraamgeld en kinderbijslag sturen sommige sociaal verzekerden aan de kinderbijslaginstellingen officiële bewijzen van geboorte van een kind zonder dat die begeleid zijn van een formele aanvraag in de vorm van een formulier.

Dit attest om het kraamgeld te verkrijgen wordt eenmalig uitgereikt door de administratie van de gemeente waar de geboorte van een kind wordt aangegeven.

De genoemde attesten tonen op een authentieke wijze het feit van een geboorte aan. Bijgevolg hebben ze de waarde van een geldige aanvraag.

Al de bijkomende ontbrekende gegevens noodzakelijk om tot betaling over te gaan, worden door het kinderbijslagfonds zelf vergaard:

(FIGUUR NIET OPGENOMEN)

Teneinde vertragingen in de uitbetaling te voorkomen, verplichten de kinderbijslaginstellingen zich ertoe voortaan de ontbrekende inlichtingen ambtshalve in te winnen om tot de uitbetaling van het kraamgeld of de kinderbijslag over te gaan. De invulling van een bijkomend aanvraagformulier is overbodig.

Alvoerens tot de betaling van het kraamgeld over te gaan worden de rechthebbende en de bijslagtrekkende in het NRK of het RIO geïntegreerd, zodanig dat elke latere betaling van een kraamgeld voor dezelfde zwangerschap uitgesloten wordt.

In dit verband wordt erop gewezen dat overeenkomstig de circulaire van de Rijksdienst, CO 1326 van 19 januari 2001 de kinderbijslaginstelling die nagelaten heeft het RIO te consulteren en aan te vullen, instaat voor de terugvordering van het kraamgeld in geval van een dubbele betaling. Voor controledoeleinden wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd een afdruk van het scherm in het dossier te bewaren.

2.3.4. Een (elektronisch) signaal van een professionele toestand brengt automatisch het onderzoek naar een recht op de kinderbijslag of van een kraamgeld als rechthebbende in de werknemersregeling op gang.

Een kinderbijslaginstelling ontvangt via een verklaring van de werkgever (DIMONA of DMFA), via de consultatie van de LATG-databank, of via een Flux een signaal dat de sociaal verzekerde na een periode van inactiviteit, een zelfstandige activiteit of het verblijf in het buitenland opnieuw werknemer, werkloze, arbeidsongeschikte, etc.... is geworden.

De kinderbijslaginstellingen die een dergelijk (elektronisch) signaal ontvangen, verplichten zich ertoe om de nog ontbrekende inlichtingen ambtshalve in te winnen, teneinde tot de uitbetaling van de kinderbijslag over te gaan, zonder een nieuw aanvraagformulier te eisen.

Al de bijkomende ontbrekende gegevens noodzakelijk om tot betaling over te gaan, worden door het kinderbijslagfonds zelf vergaard:

(FIGUUR NIET OPGENOMEN)

Wanneer als gevolg van de onderbreking in de beroepsloopbaan een ander kinderbijslagfonds bevoegd is geworden, wisselen de kinderbijslaginstellingen de gegevens via het mod. Y (brevet van rechthebbende) uit.

Ter aanvulling van de CO 1330, pag. 4 van 21 mei 2001 wordt bepaald dat alleen nog een aanvraagformulier AA nodig is als de persoon die de voorrangsgerechtigde ('nieuwe rechthebbende') wordt, niet gekend is als actor 'rechthebbende' in het NRK.

3. De controleformulieren

3.1. De afschaffing van de formulieren P12 'Gezins-en beroepssituatie' en P4 'Kinderbijslag voor broers en zusters'

Het artikel 64 van de Kinderbijslagwet stelt een rangorde vast om het recht op kinderbijslag aan te vragen. Eerst komt de wettige vader als rechthebbende in aanmerking, dan de moeder, de stiefvader, de stiefmoeder en als er geen van die potentiële voorrangsgerechtigden een recht kunnen openen is de oudste werknemer de voorrangsgerechtigde, bijv. de persoon (man of vrouw) waarmee de vader of moeder eventueel een feitelijk gezin vormt, een grootouder, een (half-)broer of een (half-)zuster.

Wanneer de aanvrager van de kinderbijslag niet de hoogste plaats in de rangorde bekleedt (bijv. de moeder) maar toch de voorrangsgerechtigde is, omdat degene die in de rangorde hoger staat (de vader) geen recht kan openen in de kinderbijslagregeling voor werknemers, dan zijn de kinderbijslaginstellingen verplicht ook de beroepsloopbaan van de hogergeplaatste (in casu de vader) op te volgen.

In functie van het opsporen van een intern (binnen de werknemersregeling) of extern (in een ander kinderbijslagregime of met het buitenland) voorrangsrecht, gebruiken de kinderbijslaginstellingen twee formulieren:

1° Het formulier P4 wordt tot nog toe gestuurd om inlichtingen in te winnen over de beroepssituatie van de gezinsleden en de niet-inwonende verwanten teneinde de validiteit van het recht op te volgen dat gevestigd is hoofdens een (half)broef of (half)zuster in België. Gezien de bijzondere regels die in dit verband van toepassing zijn (6), werd een speciaal formulier ontwikkeld.

2° Het formulier P12 wordt tot nog toe gestuurd om in alle andere gevallen inlichtingen in te winnen over de beroepssituatie van de gezinsleden.

Op het huidig ogenblik zijn alle elektronische informatiekanalen aanwezig om de beroepsloopbaan van al de sociaal verzekerden in België op te volgen. Daarom zullen de kinderbijslagfondsen voortaan geen formulieren P12 en P4 meer sturen.

Vanaf 1 juli 2002 verdwijnen die formulieren voor de gezinnen verblijvend in België.

Deze formulieren worden desgevalland nog gestuurd aan de bijslagtrekkenden die in het buitenland verblijven.

Overzicht van de alternatieve manier waarop de noodzakelijke informaties worden verkregen

Door de dadelijke creatie van de potentiële voorrangsgerechtigde(n) als 'actor' in het Register van de dossiers in onderzoek (RIO) en door de LATG-databank op naam van deze potentiële voorrangsgerechtigde(n) te raadplegen, beschikken de kinderbijslagfondsen voortaan over alle noodzakelijke inlichtingen qua beroepssituatie van de betrokken personen.

Opgelet : de procedure staat of valt met de invoering van alle potentiële voorrangsgerechtigden in het RIO.

(FIGUUR NIET OPGENOMEN)

Verder in de bijlagen wordt dit schema volledig uitgewerkt (punt B2 en verder, pag. 14).

3.2. Praktische schikkingen

Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd in de loop van het tweede semester 2002 de nodige integraties in het RIO door te voeren. De consultatie van LATG met betrekking tot het jaar 2002 (periode: 1 januari tot 31 december) zal doorgaan in de loop van de maand april 2003.

Op die manier is voor het gehele jaar 2002 (eerste + tweede semester) aan alle controleverplichtingen voldaan. Voor controledoeleinden wordt gevraagd een print van de desbetreffende schermgegevens na integratie in of consultatie van het RIO te bewaren.

Vanaf het jaar 2003 zal de raadpleging van LATG vervangen worden door DIMONA-berichten.

Voorbeelden

1° De moeder is minstens halftijds werkneemster en de vader is zelfstandige. Het kinderbijslagfonds van de moeder is bevoegd. Het kinderbijslagfonds van de moeder moet de beroepsloopbaan van de vader opvolgen om verder bevoegd te blijven, omdat als de vader werknemer of ambtenaar wordt, hij dan de voorrangsgerechtigde wordt. Daartoe wordt de vader als rechthebbende X geïntegreerd in het RIO. Door integratie in het RIO worden de wijzigingen in de gezins- en beroepssituatie meegedeeld via flux.

2° De ouders zijn gescheiden en voeden de kinderen in co-ouderschap op. De stiefvader is de rechthebbende omdat de vader zelfstandige is en de moeder zonder beroep is. de vader resp. de moeder hebben een voorrangsrecht ten opzichte van de stiefvader. Het kinderbijslagfonds van de stiefvader moet de beroepsloopbaan van de vader en de moeder opvolgen. Met het oog daarop wordt de vader en de moeder geïntegreerd in het RIO als rechthebbende X.

4.De timing voor de jaarlijkse verzending en herinnering van formulieren

4.1. De dubbele herinnering van ontbrekende formulieren

Met de circulaire CO 1330 van 21 mei 2001 werd een timing meegedeeld voor het verzenden van de formulieren, nl. 5 september voor de formulieren met betrekking tot de rechtgevende kinderen (P2, P3, P5, P7 en P9) en 15 januari voor de formulieren aangaande de controle op de gezins- en beroepssituaties en voor het verkrijgen van toeslagen (P4, P12, P16, P16com en P19, P19bis). Voor de formulieren met betrekking tot de ingeschreven werkzoekenden (P20) bestaan bijzondere voorschriften (zie bijlagen - niet opgenomen).

De formulieren P4enP12 worden voortaan niet meer verstuurd.

In de genaamde circulaire werd een herinneringsprocedure ingesteld die erin bestaat dat voor alle formulieren twee herinneringen worden voorzien: de eerste een maand na de eerste verzending en tweede nog een maand later. De data van verzending en van herinnering werden zo gekozen dat het ontbrekend formulier tweemaal aan de gezinnen kan worden herinnerd die nog voldoende tijd hebben om het terug te zenden, alvorens de betaling van de kinderbijslag volledig wordt stopgezet of de betaling van een toeslag wordt geblokkeerd en de ten onrechte betaalde kinderbijslag wordt gerecupereerd.

4.2. Afwijking op het principe van de dubbele herinnering: formulier P7 (het recht op kinderbijslag na de leerplicht)

Het formulier P7 voor de studenten ouder dan 18 jaar wordt aan de gezinnen gezonden op 5 september.

Overeenkomstig artikel 9 van het koninklijk besluit van 12 juni 1989 tot uitvoering van artikel 71, § 2 van de samengeordende wetten betaalt de instelling verder provisioneel de kinderbijslag uit voor de kalendermaand na die waarin zij om periodieke formulieren heeft verzocht die de hoedanigheid van rechtgevend kind, bijslagtrekkende of rechthebbende moeten bevestigen.

Bijgevolg wordt de kinderbijslag ten gunste van de studenten verschuldigd voor oktober, uiterlijk betaalbaar op 10 november nog uitgevoerd zonder formulier. Daarentegen de kinderbijslag verschuldigd voor november uiterlijk betaalbaar op 10 december kan niet meer worden uitgevoerd zonder het bewijs van inschrijving als student uitgereikt door de schooloverheid of de academische instantie.

Volgens het huidig voorschrift volgt voor het ontbrekende formulier P7 een eerste herinnering op 15 oktober en een tweede op 15 november.

Er werd op gewezen dat om een aantal redenen het niet mogelijk is voor al de studenten in het universitair onderwijs om het formulier P7 terug te zenden vóór 15 oktober, omdat ze het attest van inschrijving als student nog niet of hebben of het nog maar te kortelings hebben ontvangen om het op tijd terug te zenden.

Als redenen worden aangehaald dat:

- het begin van academisch jaar in het hoger onderwijs eind september - begin oktober;
- de inschrijving na de tweede zittijd van de student in het hoger onderwijs;
- de vertraging bij de administratieve diensten aan de universiteiten;
- de toezending van het inschrijvingsattest na de betaling of de verwerking van het inschrijvingsgeld.

Om geciteerde redenen is het noch efficiënt, noch economisch verantwoord om de eerste herinnering van het formulier P7 op 15 oktober langer te handhaven.

Voortaan worden de ontbrekende formulieren P7 slechts eenmaal herinnerd, nl. op 5 november.

De sociaal verzekerde wordt op die datum met een brief erover ingelicht dat:
- als het formulier niet vóór............. (datum) wordt teruggezonden, de uitbetaling wordt gestaakt vanaf de maand november uiterlijk betaalbaar op 10 december;
- de reeds uitbetaalde kinderbijslag zal worden teruggevorderd;
- er slechts één herinnering wordt gezonden.

4.3. De gefractioneerde betaling van het inschrijvingsgeld

Sommige universiteiten laten toe dat het inschrijvingsgeld in schijven wordt betaald. Er kunnen zich problemen voordoen met de regelmatige uitbetaling van de kinderbijslag, wanneer zoals gebleken is bepaalde weigeren het inschrijvingsattest af te leveren, alvorens de laatste schijf betaald was. De Rijksdienst heeft zich tot de betrokken universiteiten gericht met de vraag om ook voor de gevallen van gefractioneerde betaling van het inschrijvingsgeld dadelijk een inschrijvingsattest af te leveren. Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd indien zich nog problemen zouden voordoen dit onmiddellijk aan de Rijksdienst te signaleren.

 

Hierna vindt u tevens een overzicht van de wijzigingen aan de circulaire CO 1330 en een volledig geactualiseerde versie die de overeenkomstige bijlagen gevoegd bij de CO 1330 vervangen.  De aangebrachte wijzigingen ten opzichte van de vorige versie staan heel duidelijk gemarkeerd (onderlijnd en in het vet).  Voor het gedeelte betreffende de bijslagtrekkende (deel B, pag. 14 tot 18) werd geen aparte markering voorzien omdat het geheel vernieuwd is.
----------

(1) Bijv. de aanvraag om kinderbijslag, wezenbijslag...
(2) Om het bericht van overlijden altijd via electronische weg te verkrijgen en het wezenrecht automatisch te kunnen onderzoeken, worden de niet als actor in het NRK gekende ouders geïntegreerd in het RIO.
(3) Te vermelden periode: vanaf het overlijden van.........
(4) Overeenkomstig artikel 73bis van de Kinderbijslagwet kan de aanvraag om voorafbetaling gebeuren vanaf de zesde maand van de zwangerschap (honderdvijftigste dag).
(5) Het kraamgeld wordt behoudens het geval van onbekwaamverklaring altijd aan de moeder betaald.
(6) Artikel 51, § 3, 4° en 5° Kinderbijslagwet