CO 1330 van 21 mei 2001 - Informatieverwerking met elektronische en papieren dragers (formulieren)

1. Technieken van informatievergaring

1.1 Algemene beschouwingen

De Rijksdienst maakt elk jaar een inventaris op van alle sociale (persoons)gegevens die noodzakelijk zijn om het recht op gezinsbijslag snel en correct te vestigen en de uitbetalingen zonder onderbreking te verzekeren. Daardoor wordt het mogelijk dat de administratieve procedures de snelle ontwikkelingen van de regelgeving op de voet volgen.

Voortdurend wordt ernaar gestreefd om het dossierbeheer te vereenvoudigen door de gekwalificeerde gegevens van sociale aard aan de authentieke bron op te halen en ze direct via elektronische weg - mailbox of flux - ter beschikking te stellen van de diensten belast met de uitvoering van de betalingen.

Onderhavige circulaire geeft voor het tweede semester van het jaar 2001 en het eerste semester van het jaar 2002 onderrichtingen over de in te winnen informatie teneinde het dossierbeheer zo vlot mogelijk te laten verlopen.

1.2. Indeling van de informatie in groepen

De informatie die onontbeerlijk is om het recht op de kinderbijslag snel te kunnen vestigen en correct uit te betalen wordt opgedeeld in drie groepen:

• gegevens over de fysieke persoon : de identiteit van de persoon, de gezinssamenstelling, het verblijf op het grondgebied,...
• gegevens over de socio-professionele situatie : arbeid en met arbeid gelijkgestelde situaties (werkloosheid, ziekte,...)
• gegevens over bijzondere statuten : gehandicapte, student,...

De verschillende technieken via dewelke deze informatie wordt verkregen, zijn de volgende:

• via een elektronisch bericht (flux);
• door individuele raadpleging van een databank (interactief/on-line);
• via periodieke formulieren ;
• via een verklaring of attest van een bevoegde instantie.

Terwijl het mogelijk is in bepaalde individuele gevallen reeds on-line bij een databank informatie op te vragen en/of te verifiëren, blijft het inwinnen van gekwalificeerde gegevens toch nog via papieren dragers noodzakelijk, indien ze gelet op de stand van de technologie nog niet op vastgestelde tijdstippen op een gesystematiseerde wijze via flux vanuit een authentieke bron kunnen worden bekomen.

Hierna volgen de verschillende gegevens welke noodzakelijk zijn voor het dossierbeheer en de wijze waarop over het gegeven informatie wordt ingewonnen.

(FIGUUR NIET OPGENOMEN)

2. Overzicht van de formulieren

Door het opvragen van overbodige gegevens of van gegevens waarover een uitbetalingsinstelling reeds beschikt wordt de termijn om te beslissen over een aanvraag nodeloos verlengd. Bijgevolg is het nodig in het licht van de recente evoluties een overzicht te geven van al de formulieren die gebruikt worden om informatie in te winnen bij de sociaal verzekerden en de werkgever (de aanvraag- en controleformulieren), aanwijzingen voor het gebruik te verstrekken en de betekenis, de gevolgen van het formulier en de periodiciteit te verduidelijken.
Hierna vinden de kinderbijslagfondsen de inventaris van deze formulieren. Tussen haakjes staat het kenmerk van het formulier.

1. De aanvraagformulieren:

(FIGUREN NIET OPGENOMEN)

2. De formulieren om een voorrangsrecht of het recht op een toeslag te vestigen en/of op te volgen:

(FIGUREN NIET OPGENOMEN)

3. De formulieren voor het opvragen van arbeidsprestaties:

(FIGUREN NIET OPGENOMEN)

3. Praktische schikkingen

3.1 Verzenddata van de controleformulieren (periodieken)

3.1.1. De seriële verzending

Om de werklast van het verzenden, verwerken, nazien en opvolgen van formulieren, te spreiden over een geheel kalenderjaar gelden volgende data voor de kwartaal- of de jaarlijkse seriële verzending :

- het einde van elke referentiemaand (februari, mei, augustus, november) voor de formulieren waarmee gegevens over arbeidsprestaties bij de werkgever (Mod. G) worden opgevraagd;
- 15 januari voor de formulieren die de voorrang (Mod. P4, P12) en het recht op een toeslag (Mod. P16, P16com, P19, P19bis) nagaan. De zieke, invalide, werkloze, gepensioneerde of gehandicapte die in het verleden niet aanmerking kwam voor het recht op een toeslag wordt er jaarlijks aan herinnerd dat de toeslag opnieuw kan aangevraagd worden indien een wijziging van de gezins- of inkomenssituatie (Mod. P19ter) is opgetreden;- 5 september voor de formulieren die de hoedanigheid van student (Mod. P7), kind verbonden met een leerovereenkomst (Mod. P9), geplaatst kind (Mod. P3) of gehandicapt kind (Mod. P2, P5) nagaan.

3.1.2 Een nieuw feit dat een einde stelt aan een recht

Wanneer een recht vervalt als gevolg van een bepaald feit dat zich voordoet in de loop van het jaar, wordt het passende formulier onmiddellijk verstuurd van zodra het kinderbijslagfonds op de hoogte is van de gebeurtenis die een einde stelt aan het recht, zoals het recht op een toeslag dat vervalt wegens een tewerkstelling of het rechtgevend kind dat de studies stopzet.

Voorbeeld : een langdurig werkloze rechthebbende begint te werken op 15 mei 2001.
Ingevolge het kwartaalrecht voor de toeslagen is de bijslag 42bis verschuldigd tot 30 september 2001. Het formulier P19 wordt onmiddellijk verzonden na de kennisgeving van de gebeurtenis, i.c. de tewerkstelling en vermeldt als referteperiode 1.1.2001 tot de laatste werkloosheidsdag. Behoudens relevante wijziging in de gezins- of inkomenssituatie geldt hetzelfde formulier P19 om het recht op een toeslag te evalueren, indien de werkloze binnen de zes maanden opnieuw werkloos wordt (cfr. circulaire van de Rijksdienst, CO 1324).

3.2 Welke instelling verzendt het controleformulier?

Het formulier wordt in alle gevallen verstuurd, opgevolgd, behandeld en verwerkt door de kinderbijslaginstelling die bevoegd is de kinderbijslag te betalen voor de maand van de verplichte verzending (cfr. 3.1.1 en 2), ook in geval dit kinderbijslagfonds voor die maand provisioneel de kinderbijslag uitbetaalt.

Stelt het kinderbijslagfonds vast dat het behandelde controleformulier informatie bevat die van belang is voor het kinderbijslagfonds waaraan het zijn bevoegdheid heeft afgestaan of waarvan het de bevoegdheid heeft overgenomen, dan stelt het zich in verbinding met dit kinderbijslagfonds (cfr. de voorschriften in verband met het brevet van rechthebbende).

3.3 Termijnen

3.3.1 Termijnen voor de behandeling van de door de sociaal verzekerde teruggestuurde controleformulieren

Teneinde aan de gerechtvaardigde eis te voldoen van de sociaal verzekerde om de kinderbijslag zonder uitstel of onderbreking (en correct) te ontvangen, geldt als algemeen principe dat alle briefwisseling, inclusief de controleformulieren, binnen 30 kalenderdagen te rekenen van de datum van ontvangst (zie stempel) moeten afgehandeld zijn.

De aanvragen om kraamgeld, adoptiepremie of kinderbijslag en de door andere instellingen gevraagde brevetten worden evenwel bij voorrang in behandeling genomen.

3.3.2 Termijnen voor de herinnering van de verzonden controleformulieren aan de sociaal verzekerde

Alle controleformulieren moeten uiterlijk binnen 30 kalenderdagen volgend op het voorgeschreven tijdstip van verzending worden teruggestuurd. Worden zij niet teruggestuurd dan moeten ze elke maand worden gerappeleerd.

3.4 Juridische gevolgen van het feit dat een controleformulier niet wordt teruggezonden.

3.4.1 De betalingen

Het artikel 9 van het koninklijk besluit van 12 juni 1989 tot uitvoering van artikel 71, § 2 van de samengeordende wetten betreffende de kinderbijslag voor loonarbeiders bepaalt in algemene zin dat de instelling verder provisioneel de kinderbijslag uitbetaalt voor de kalendermaand na die waarin zij om periodieke formulieren heeft verzocht die de hoedanigheid van rechtgevend kind, bijslagtrekkende of rechthebbende moeten bevestigen.

De verzending van de periodieke formulieren in januari en in september

Zonder formulier kan de betaling nog geschieden voor de maand volgend op de maand van de verzending van het formulier:
- indien het formulier in de loop van de maand januari werd verstuurd en eind februari nog niet is teruggestuurd wordt de kinderbijslag voor de maand februari betaalbaar in de maand maart nog doorbetaald;
- indien het formulier in de loop van de maand september werd verstuurd en eind oktober nog niet is teruggestuurd wordt de kinderbijslag voor de maand oktober betaalbaar in de maand november nog doorbetaald.

3.4.2 De procedure inzake herinnering

Is het controleformulier niet teruggestuurd na deze limietdata dan wordt de betaling van een toeslag (in geval van de formulieren Mod. P16, P16com, P19, P19bis) of elke betaling (in geval van de andere formulieren) opgeschort.

De procedure van herinnering en kennisgeving van de sanctie als gevolg van het niet-terugzenden van een formulier wordt hierna concreet in een aantal stappen aan de hand van een voorbeeld verduidelijkt:

1. jaarlijkse verzending van een formulier P7 voor de student op 5 september ;
2. het formulier is op 15 oktober niet teruggestuurd. Dan wordt het per brief herinnerd. De brief bevat een duidelijke waarschuwing en er wordt een nieuw formulier P7 aan toegevoegd;
3. ondanks deze herinnering is het formulier uiterlijk op 15 november nog niet teruggestuurd. De betrokkene wordt per brief in duidelijke bewoordingen erover ingelicht dat voor de maand oktober de laatste betaling wordt uitgevoerd en dat de volgende uitbetaling (met betrekking tot november) zal worden geschorst;
4. Betekening van een debet over de niet door een formulier gedekte periode met inachtneming van de regels inzake het Handvest van de sociaal verzekerde.

4. De pro-actieve gegevensvergaring

4.1 De LATG-databank

Teneinde ontbrekende arbeidsgegevens te bekomen, vraagt het kinderbijslagfonds bij voorrang on-line de arbeidsprestaties bij de LATG-databank op. De afdruk in het dossier van de ingewonnen informatie afkomstig uit authentieke bron vervangt de gegevens die per formulier ingewonnen worden (Mod. AB, G, P4 of P12). Evenwel is het nog niet mogelijk al de arbeidsgegevens op gesystematiseerde wijze via flux voor alle 'actoren' door te geven. Dit zal pas zal gerealiseerd kunnen worden in het jaar 2003 na de implementatie van de multifunctionele aangifte.

4.2 Het Register van de aanvragen In Onderzoek (RIO)

Het systematisch invoeren van potentiële rechthebbenden in het RIO biedt grote voordelen inzake het dossierbeheer. Voor dossiers in onderzoek ontvangt u zonder omwegen alle mail-boxen en fluxen, inclusief de flux met gegevens over het begin en het einde van een zelfstandige activiteit. Er wordt bij het kinderbijslagfonds sterk op aangedrongen om telkens wanneer zich in het gezin een potentiële voorrangsgerechtigde bevindt of een referentiepersoon die niet in het NRK als 'actor' is gekend, de gegevens van deze persoon dadelijk te integreren in het RIO (in de bijgevoegde schema?s aangeduid als 'creatie van een actor in het RIO').

In overleg met de vertegenwoordigers van de kinderbijslagfondsen en het Departement Gezinnen werd afgesproken dat in alle gevallen van co-ouderschap waar de moeder de rechthebbende is omdat de vader, zonder beroep is, zelfstandige is of in het buitenland werkt een jaarlijkse consultatie van de LATG-databank op naam van de (in het RIO geïntegreerde) vader dient te gebeuren. Deze werkwijze vervangt de procedure met een formulier (Mod. P12).

5. Aanpassing van de schema's

Als bijlage (1) vindt u de aangepaste schema's. De uitgevoerde wijzigingen ten opzichte van de vorige versie zijn heel duidelijk gemarkeerd (onderlijnd en vet).

De circulaires CO 1310 van 20 juni 1997 en 1317 van 9 november 1998 worden met deze omzendbrief opgeheven.

-----------
(1) Tussen kinderbijslaginstellingen wordt informatie doorgegeven via "het brevet van rechthebbende" gelijk tussen afdelingen van dezelfde instelling.
(2) Indien de bevoegdheid verandert van stelsel (van de zelfstandigen naar de werknemers) is de provisionele betaling in onderlinge afspraak met het sociaal verzekeringsfonds te regelen, teneinde het ontstaan van dubbele betalingen te voorkomen.
(3) Het recht op gewone wezenbijslag bestaat als de overlevende ouder/adoptant(e) hertrouwd is of een feitelijk gezin vormt.
(4) Het recht op verhoogde wezenbijslag bestaat als biede ouders (adoptanten) zijn overleden, de overlevende ouder niet hertrouwd is en geen feitelijk gezin vormt, het kind in de zin van de ministeriële omzendbrief nr. 393 door de overlevende ouder is verlaten, de hertrouwde ouder alleen woont krachtens een rechterlijke beschikking of in uitvoering van een notariële akte opgemaakt in het kader van een echtscheiding met onderlinge toestemming vanaf de eerste verschijning voor de echtscheidingsrechter.
(5) Zie circulaire van de Rijksdienst CO 1326 van 19.01.2001
(6) Artikel 51, § 3, 4° en 5° Kinderbijslagwet
(7) Zie voetnoot nr. 10
(8) Binnen de context van de verdragen werden specifieke formulieren opgesteld.
(9) Zie de vorige voetnoot
(10) De interne voorrangsregels regelen de prioriteit tussen werknemers en ambtenaren (artikelen 64 en 66 Kinderbijslagwet). De externe voorrangsregels regelen de prioriteit met buitenlandse regelingen maar vooral tussen het kinderbijslagregime der zelfstandigen en dat voor de werknemers/ambtenaren (artikelen 59 en 60 Kinderbijslagwet). In verband met de samenloopregeling tussen zelfstandigen en werknemers gelden de volgende regels: 1° Onverminderd 4°, heeft tussen ouders onderling het stelsel van de ouder-werknemer/ambtenaar voorrang wanneer die tenminste halftijds werkt. 2° Tussen een ouder en een niet-ouder (bijv. de ouder vormt een feitelijk gezin) heeft het stelsel van de ouder voorrang wanneer die tenminste halftijds werkt. 3° Onverminderd, 4°, heeft tussen niet-ouders het stelsel van de niet-ouder werknemer/ambtenaar voorrang wanneer die tenminste halftijds werkt. 4° Het stelsel dat voor een rechthebbende een toeslag (voor werklozen, invaliden of voor wezen) kan toekennen heeft voorrang.
(11) Terzake de formulieren P20 en P20com werden meer precieze instructies gegeven in de circulaire van de Rijksdienst, CO 1303.
(12) BIjv. geen hogere studies aangevat (cfr. formulier P7) of betrokkene verklaart geen zes jaar van het secundair onderwijs te hebben gevolgd (cfr. formulier P20).
(13) Periodiek te herinneren aangezien de betaling per cheque niet kosteloos of zonder Gevaren (diefstal, verlies) is.