CO 1371 van 15 januari 2008 - Jaarlijkse evaluatie van de behoeften aan informatie met elektronische en papieren dragers: actualisering van de richtlijnen in verband met controle door formulieren

1. Informatiegaring met formulieren en elektronische dragers

Sedert enkele jaren houdt de Rijksdienst op een permanente wijze een inventaris bij van alle noodzakelijke gegevens om de kinderbijslag te betalen. Elk jaar worden ingevolge de bestuursovereenkomst, de voorschriften in verband met methoden en de werkwijzen om die gegevens te verkrijgen opnieuw geëvalueerd en geactualiseerd.

Om die reden vinden de kinderbijslagfondsen en de andere betaalinstellingen voor kinderbijslag hierna de nieuwe regels die van toepassing zijn vanaf 1 januari 2008.

2. Algemeen uitgangspunt

De algemene doelstelling van de gegevensinwinning bestaat erin in overeenstemming met het Handvest van de sociaal verzekerde de kinderbijslag snel en correct te betalen door zo weinig mogelijk vragen te stellen aan de sociaal verzekerde via een aanpassing en een vervanging van formulieren door elektronische gegevens en de consultatie van de databanken1 . De kinderbijslagfondsen moeten alles in het werk stellen om de betalingen " in real-time "af te stemmen op de ontvangen elektronische gegevensstromen in verband met de wettelijke en professionele persoonsgegegevens.

2.1 Gegevensvergaring: de grondregels

De unieke gegevensvergaring: alleen gegevens nodig voor de toekenning van de kinderbijslag

• enkel de gegevens die onontbeerlijk zijn voor de correcte en tijdige behandeling van het dossier mogen opgevraagd worden.

De gegevensinwinning via elektronische weg of door consultatie van databanken moet verantwoord zijn. De opvraging van gegevens moet evenredig zijn met de doelstelling waarvoor ze worden ingezameld. Enkel de gegevens dienstig voor de vaststelling van het recht en de betaling van de kinderbijslag (bijv. de gezinssamenstelling) mogen worden geconsulteerd. Er mogen niet teveel en te vaak gegevens worden opgevraagd2 .

• de opvraging van de gegevens gebeurt indien mogelijk direct bij de " authentieke bron ";
• bij de gezinnen worden enkel feiten opgevraagd die nadien door het kinderbijslagfonds juridisch gekwalificeerd worden;
• de opvraging van de gegevens bij de sociaal verzekerde via een formulier is enkel toegelaten voor zover deze niet verkregen kunnen worden via elektronische kanalen;
• de nog noodzakelijke formulieren worden door een werkgroep binnen de Rijksdienst afgestemd op de nieuwe gegevensstromen. Bovendien moeten zij voldoen aan strikte criteria qua begrijpbaarheid, invulgemak en klantvriendelijkheid.

Het hergebruiken van gegevens: beheer en uitwisseling van gekwalificeerde informatie

• (sociale persoons)gegevens worden slechts eenmaal opgevraagd; eens ze in het bezit zijn van een kinderbijslaginstelling worden ze deskundig beheerd en geactualiseerd en binnen de sector worden ze via het TRIVIA-systeem of met het brevet van rechthebbende ter beschikking gesteld van de andere gebruikers van het secundaire netwerk. Ze hoeven ook niet langer te worden bewaard dan noodzakelijk voor de toepassing van de kinderbijslagwetgeving, gelet op de geldende verjaringstermijnen.
• De Rijksdienst stelt een informatiemodel en instructies op voor de inzameling van gegevens (cfr. de bijlagen).

2.2. Gevolgen

• Ambtshalve onderzoeken of een vraag afwachten?

Als algemeen principe stelt de Rijksdienst dat rechten op kinderbijslag maximaal op eigen initiatief van het kinderbijslagfonds worden onderzocht en vastgesteld in het kader van het automatisch onderzoek van het recht (bijv. het automatisch recht op het hoogste bedrag- MO 599). Bij vaststelling van rechten waarvoor nog een beroep wordt gedaan op de sociaal verzekerde moet de beschikbare elektronische informatie niettemin maximaal worden benut (bijv. in verband met de toekenning van de sociale toeslagen).

Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd stap voor stap het nodige te doen om automatisch informatie te bekomen over potentiële rechten die niet automatisch kunnen worden uitgeoefend (bijv. het recht op een toeslag). Om dit te bereiken zullen de juiste actoren in het kinderbijslagkadaster moeten worden geïntegreerd met de passende rolcode en de daaruit voortkomende informatiestromen effectief en efficiënt worden verwerkt.

Conform de bepalingen van het Handvest kunnen de kinderbijslagfondsen wanneer de sociaal verzekerde binnen de maand geen gevolg geeft aan de herinnering van een vraag om inlichtingen (bijv. door het niet-terugzenden van het formulier) ambtshalve inlichtingen inwinnen en op basis daarvan beslissingen treffen, die rechtsgeldig zijn tot bewijs van het tegendee3 l (zie topic 6: De ontbrekende formulieren - de ambtshalve beslissing).

• Algemene bewijskracht van de elektronische informatie en de voorrang op de formulieren

Gegevens waarop de betaling van de kinderbijslag is gesteund, worden bewezen met elektronische middelen (gegevensfluxen of de consultatie van databanken via TRIVIA).

Uit een op die manier verkregen bewijs vloeien alle gekende rechtsgevolgen voort, nl. de toekenning en betaling van de basisbijslag of gebeurlijk een toeslag, de validatie van een uitgevoerde provisionele betaling, de weigering van het recht of de gebeurlijke recuperatie ervan. Dit geldt zowel in het kader van de aanvraag als bij voortzetting van de betaling.

Blijkt het dat alle gegevens uit de authentieke bron kunnen worden verkregen dan mogen bij de gezinnen geen gegevens met formulieren meer worden opgevraagd.

Uitzonderingen

Bepaalde informaties waarop de betaling van de kinderbijslag is gesteund en waarvan nog geen elektronische gegevensbron beschikbaar is, zijn nog te bewijzen via een formulier, een attest of een verklaring.

Een overzicht

	Aard van de informatie	Bewijsmiddel4
1	De pensionering van de rechthebbende/het overlevingspensioen	Attest/verklaring van de pensioendienst
2	De detinering	Attest/ verklaring
3	De plaatsing in een instelling/gezin	Attest/formulier P3/P3b
4	Een"feitelijk gezin" - "geen feitelijk gezin5 " vormen	Verklaring op eer/Het formulier J (cfr. richtlijnen in verband met het sociaal onderzoek)
5	De verlating van het weeskind door de overlevende ouder	Formulier P16com
6	De verdwijning, de ontvoering van het kind; de rechthebbende heeft zijn gezin "verlaten"	Verklaring van gerechtelijke of politionele diensten
7	De regeling in verband met het ouderlijk gezag (beurtouderschap, co-ouderschapsregeling)	Het vonnis/arrest/beschikking
8	De gedeelde huisvesting voor meerderjarigen	Verklaring van beide ouders
8	OCMW-steun (leefloon + andere steun)	Niet op de Kruispuntbank aangesloten OCMW's: attest/verklaring
9	Vraag om op een rekening te storten	Formulier Mod.W
10	In de Vlaamse Gemeenschap: Het volwassenenonderwijs, het avondonderwijs, het onderwijs voor sociale promotie, het privaat onderwijs, de leerovereenkomst, de stages (opleiding tot ondernemingshoofd of om in een ambt te worden benoemd) In de Franse/Duitse Gemeenschap : Het gevolgde onderwijs, de leerovereenkomst, de stages (opleiding tot ondernemingshoofd of om in een ambt te worden benoemd)	Attest/formulier
11	Bewijs van een handicap of van een aandoening	Attest/formulier6
12	Rechtsfeiten in het buitenland (geboorte, overlijden, adoptie,.......)	Attesten/verklaringen
13	De wettelijke samenwoning	Verklaring
14	Het inkomen	Verklaring op het formulier
15	De gesanctioneerde werkloze	Beslissing van sanctie (RVA) /Verklaring
17	Het kraamgeld	Kraamgeldattest/inschrijving in de bevolkingsregisters

3. De gegevensinwinning per thema

Topic 1 - De geboorte en het bewijs van leven

De geboorte van het kind wordt bewezen door het " speciaal geboortebewijs " of door een mail-box afkomstig van het Rijksregister. Zodra de geboorte van het kind op één van deze twee manieren vaststaat, is er een voldoende basis om het kraamgeld en de kinderbijslag te betalen.

Voorbeeld : Een aanvraag om kraamgeld wordt ingediend in de achtste maand van de zwangerschap. Het kraamgeld wordt voorafbetaald en het betreft een eerste kind van de ouders. Bij de kennisgeving van de voorafbetaling van het kraamgeld wordt om "het speciaal geboorteattest" gevraagd. Na de geboorte wordt als eerste gegeven een mail-box van het Rijksregister ontvangen. Het feit van de geboorte is voldoende bewezen om de kinderbijslag te betalen.

Om de cumulatie van betalingen van het kraamgeld te voorkomen wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd, dadelijk vanaf de voorafbetaling van het kraamgeld de gegevens over de bijslagtrekkende, de rechthebbende en andere potentiële rechthebbenden in het kadaster van de kinderbijslag te integreren (cfr. de bijlagen).

Topic 2 - De toekenning van een toeslag aan werklozen, zieken, gepensioneerden - verhoging van de kinderbijslag voor eenoudergezinnen - automatische toekenning of ambtshalve verzending van aanvraagformulieren

De toekenning op basis van een aanvraagformulier

Timing van verzending van de formulieren

In talrijke gevallen stelt het Departement Controle van de Rijksdienst vertragingen vast in het onderzoek naar het recht op de sociale toeslagen. De kinderbijslagfondsen worden van die bevindingen via de jaarlijkse rapportering ingelicht.

De vraag stelt zich wanneer het formulier moet gestuurd worden om de toeslag tijdig te betalen of de betaling van een toeslag niet te onderbreken.

Principe: De controleformulieren worden verzonden op vaste voorafgaandelijk bepaalde tijdstippen.

De vaste verzendingsdatum wordt als volgt bepaald:

1. De eerste verzending

Het formulier P18

Inzake de eerste verzending wordt verwezen naar de voorschriften van de circulaire CO 1365 van 14 mei 2007.

De formulieren P19

Om vertragingen in de toekenning van de toeslag te vermijden moeten de werkprocessen zo afgesteld zijn dat de formulieren P19/P19bis verzonden worden vanaf het normaal ontvangen van de flux van "maand zes" (dag 20 van de maand) en vóór het einde van die maand. Een latere verzending garandeert geen tijdige betaling van de toeslag meer (zie: CO 1355 van 16 januari 2006).

Het formulier P19quater wordt verzonden aan het einde van het kwartaal, waarin de gegevens over de onderbrekende activiteit die tot gelijkstelling leidt, zijn ontvangen (CO 1362 van 16 02.2007).

De formulieren P19quinquies en sexies vragen naar de inkomens vanaf de eerste maand van activiteit, en worden verstuurd binnen de dertig dagen na de ontvangst van het brevet van de dienst " gewaarborgde gezinsbijslag" (CO 1362 van 16.02.2007).

2. Jaarlijkse/semestriële verzending van de formulieren om een toeslag opnieuw aan te vragen.

De kalender voor de periodieke herziening van het toekende barema's op vaste tijdstippen

Rekening houdend met de risico's op de tussentijdse veranderingen van de leef- en inkomenssituatie van de bijslagtrekkenden worden de betaalde barema's op een vast tijdstip herzien:

• het recht op een toeslag/verhoging moet herzien worden met het formulier P19/P19bis/P19sexies op 15 januari 2008 ;
• het recht op een toeslag tijdens de gelijkstelling moet herzien worden met het formulier P19 quater/P19quinquies op 15 januari 2008 en 15 juli 2008 ;
• het recht op een éénoudertoeslag moet herzien worden met het formulier P18 op 15 januari 2008 en 15 juli 2008.

De gezinnen met een werkloze, gepensioneerde, zieke, invalide, of gehandicapte rechthebbende die geen recht hebben op een toeslag ontvangen ook in de periode van gelijkstelling, in de loop van het jaar 2008 of ten laatste naar aanleiding van het afleveren van het brevet, het formulier P19ter, waarmee ze een herziening kunnen aanvragen van de beslissing om geen toeslag te betalen.

Het formulier P19ter wordt verstuurd op 15 januari 2008 samen met de folder.

Het formulier P19quater/quinquies : de periodieke opvolging van het voortbestaan van het recht op een sociale toeslag tijdens de activiteit gebeurt semestrieel wanneer het kind in het gezin van de rechthebbende woont: op 15 januari en 15 juli (CO 1362 van 16.02.2007).

Voor de gevallen waarin tijdens de maand juni (P19quater/P19quinquies/P18) en december (P19quater + andere formulieren) al een formulier om de toeslag of verhoging aan te vragen is gezonden, is het aangewezen maatregelen te nemen om te vermijden dat één maand later een tweede maal hetzelfde formulier nogmaals wordt verstuurd n.a.v. de seriële zending in januari of juli. Wanneer toch een formulier is gezonden en ontvangen, heeft dat enkel effect op de betalingen als blijkt dat daardoor nieuwe gegevens aan het licht komen die op het vroegere formulier niet zijn gemeld.

3. Een nieuwe verzending van het formulier bij wijziging van de leef- en beroepssituatie

De (tussentijdse) verzending

Wijzigingen in de gezinssituatie of de beroepsituatie die zich voordoen, kunnen een impact hebben op de toekenning van de toeslag.

Om de betaling van de toeslag maximaal en zonder verwijl af te stemmen op de gewijzigde situatie, wordt aan de kinderbijslagfondsen herinnerd dadelijk een formulier P18/P19/P19bis te sturen, wanneer de gezinssituatie is veranderd (bijv. mail-box dat een alleenstaande rechthebbende gaat samenwonen).

In de andere gevallen moet er geen nieuw formulier worden verstuurd vóór de eerstkomende globale verzending van 15 januari van het volgend jaar of 15 juli in het kader van de achtkwartalenregeling of de éénoudertoeslag.

Een overzicht :

Algemene regel : geen tussentijdse7 verzendingen, behalve

• bij wijziging van de gezinssituatie;
• bij het begin/einde van de periode van gelijkstelling (achtkw artalenregeling);
• bij ziekte en werkloosheid tijdens de periode van gelijkstelling. (Niet wanneer het supplement wordt betaald);
• begin/einde van de eenoudertoeslag, behalve wanneer de éénoudertoeslag overgaat in de toekenning van het supplement 42bis of 50ter;
• bij elektronisch bericht van arbeidsongeval, beroepsziekte of attest van pensionering.

Topic 3 - De toekenning van kinderbijslag of van een toeslag - Bewijs van het inkomen

Er zijn op dit ogenblik nog geen gegevens bij de authentieke bron beschikbaar voor het bewijs van de inkomsten uit arbeid als werknemer of zelfstandige. Er wordt herhaald dat " verklaringen op eer " van de inkomens op de formulieren P19/P19bis moeten worden aangenomen en gelden als basis van de vaststelling van het recht op een toeslag tot bewijs van het tegendeel.

Voor de s tudenten onderworpen aan de inkomensnorm en de werkzoekende schoolverlaters tijdens de wachttijd gelden dezelfde principes. De verklaringen (op het formulier P7 en P20) moeten worden aangenomen tot bewijs van het tegendeel.

Verwisselbaarheid van de formulieren - maximaal hergebruik van reeds ontvangen informatie - het aantal tussentijdse zendingen beperken - geen herhaling van form

Om het verzenden van het aantal formulieren maximaal te beperken en de gezinnen niet te belasten
met overbodige vragen (overbevraging van de sociaal verzekerde) moet de nadruk liggen op de gemeenschappelijke kenmerken van de verschillende formulieren: in de mate dat een formulier de inkomenssituatie weergeeft, kan het dus in principe hergebruikt worden in een andere context, waarin dezelfde inkomensnorm een rol speelt.

De regel voor het hergebruik van het formulier is dat er geen verzending op een vast tijdstip mag zijn overgeslagen (zie kalender hierboven).

Voorbeeld : de moeder is een alleenstaande rechthebbende na de scheiding. Het formulier P18 bewijst het recht op de verhoging van 20 Euro. Ze bereikt op later ogenblik de zevende maand van de werkloosheid: de gegevens volstaan voor de automatische toekenning van de toeslag 42bis. Twee maand later vormt ze een feitelijk gezin: ze ontvangt een formulier P19 dat haar inkomenssituatie (haar inkomen + dat van haar partner) bewijst. Wanneer haar socio-professionele situatie (nog steeds werkloos) niet is gewijzigd kan dit formulier P19 worden gebruikt om de verhoging voor alleenstaanden opnieuw toe te kennen zodra ze gescheiden leeft (einde van het feitelijk gezin).

Topic 4 - De controle op de toekenning van het recht op wezenbijslag

1. Controle met een formulier

Met de circulaires van de Rijksdienst, CO's nr.1340 van 24 juli 2002 (pag. 4 en 5) en 1355 van 16 januari 2006, werd aan de kinderbijslagfondsen de gewijzigde procedure meegedeeld voor de vaststelling van het recht op wezenbijslag. De verzending van het formulier P16 werd afgeschaft en vervangen door een opvolging via het Rijksregister van de samenwoonst (het feitelijk gezin) of de hertrouw van de overlevende echtgenoot voor gezinnen in België.

In uitvoering van de programmawet van 27 december 2004 wordt het recht op de verhoogde wezenbijslag hersteld (50bis) op het ogenblik van de scheiding na een huwelijk of de vorming van een feitelijk gezin. Deze feiten worden bewezen aan de hand van een officieel document8 . Het Model J (verklaring over het niet -vormen van een feitelijk gezin) of getuigenverklaring is voor deze situatie niet dienstig.

Voor de vaststelling van de verlating van het weeskind (formulier P16com), die aanleiding geeft tot de toekenning van de verhoogde wezenbijslag, blijven de instructies ongewijzigd (cfr. Bijlagen). Dit geldt eveneens voor de vaststelling van het recht op wezenbijslag voor kinderen in het buitenland (aanvraag met mod. B en periodieke controle met formulier P16).

Er wordt aan herinnerd dat alle ouders (adoptanten) van de rechtgevende kinderen in het Kadaster moeten geïntegreerd zijn in functie van het automatisch onderzoek van het recht op wezenbijslag in België.

Om de afstamming vast te stellen tussen de overledene en het weeskind wordt totnogtoe de akte van geboorte opgevraagd bij de gemeente waar het kind is geboren. Er wordt op gewezen dat de gegevens inzake de afstamming opgenomen in de "samenstelling van het gezin" verkregen via het Rijksregister of het bewijs dat het kind geboren is tijdens het huwelijk van zijn ouders daartoe dienstig zijn.

Topic 5 - De controle met formulieren op de rechtgevende kinderen

1. Aanpassing van het formulier P7 (studenten) aan de nieuwe onderwijsstructuur

Vanaf het academiejaar 2004-2005 is aan de universiteiten en hogescholen ingevolge de Bolognaverklaring krachtens de structuurdecreten van de Vlaamse en Franse Gemeenschap een nieuwe onderwijsstructuur, de zogeheten Bama-hervorming in werking getreden.
Voor de eerstejaarsstudenten wordt de titel van bachelor, na drie jaren, en deze van master, na minstens een jaar in de plaats de graad van kandidaat en de graad van licentiaat verleend. Studiepunten nemen de plaats in van lesuren.

Vanaf het academiejaar 2005-2006 is het mogelijk aan de universiteiten en hogescholen voor alle jaren op flexibele basis in een semestersysteem te studeren.

De reglementering inzake de kinderbijslag werd aan de nieuwe ontwikkelingen op het onderwijsvlak aangepast door het koninklijk besluit van 10 augustus 2005.

De Rijksdienst heeft in samenwerking met de kinderbijslagfondsen voor het academiejaar 2007-2008 het formulier P7 (recht op kinderbijslag voor studenten) voor de hogescholen en universiteiten volledig afgestemd op de elektronische gegevensuitwisseling met de flux D062 (CO 1367 van 7 juni 2007 en 1370 van 21 november 2007).

Bij de redactie van het nieuwe formulier werd aandacht besteed aan het feit dat voor bepaalde categorieën van studenten die een beroepsactiviteit uitoefenen niet de uurnorm geldt, maar de inkomensnorm (artikelen 3, 14 en 15 van KB 10 augustus 2005) of dat er geen opvolging met DMFA kan gebeuren (tewerkstelling in het buitenland).

Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd bij de codificatie van de gevallen rekening te houden met die speciale categorieën.

2. Controle met andere formulieren voor de gehandicapte kinderen - a fschaffing van de formulieren P2 en P5

Of de kinderen met een handicap verder voldoen aan de voorwaarden om recht te hebben op de bijzondere bijslag tot 21 jaar of voor de oudere gehandicapten (+ 25 jaar) werd opgevolgd met formulieren. Voor de kinderen met een aandoening wordt totnogtoe het formulier P2
(16-21 j) gebruikt en voor de oudere gehandicapten werd het formulier P5 al vorig jaar afgeschaft (zie: CO 1366).

• Het formulier P2 - kinderbijslag gehandicapte kinderen tot 21 jaar

Om het recht op een toeslag voor gehandicapten (artikel 47 Kinderbijslagwet) te behouden mogen de kinderen geen verzekeringsplichtige activiteit uitoefenen, behalve dan een tewerkstelling in een beschutte werkplaats of met een erkend leercontract als ze ten hoogste 452,76 Euro per maand verdienen.

Een sociale uitkering is alleen een beletsel wanneer ze voortvloeit uit een niet-toegelaten activiteit, d.w.z. normalerwijze is gevolgd op een tewerkstelling die een beletsel betekende en bijv. niet het gevolg is van het vervullen van een wachttijd om toegelaten te worden tot een sociale uitkering.

Het is niet meer noodzakelijk het formulier P2 te verzenden omdat de winstgevende activiteit kan worden opgevolgd met de fluxen (RIP/DMFA/uitkeringsfluxen) via de Kruispuntbank.

De afschaffing van het formulier P2 impliceert de benuttiging van volgende elektronische gegevens (codes):

• de exploitatie van de werkgeverscode van de tewerkstelling in een beschutte werkplaats op het DMFA-bericht: geen beletsel voor de toekenning van de bijzondere bijslag voor gehandicapten;
• de benuttiging van DIMONA/RIP;
• de exploitatie van de fluxen inzake de sociale uitkeringen: geen beletsel tijdens of na een tewerkstelling in een beschutte werkplaats - wel beletsel tijdens/na een andere aan de sociale zekerheid onderworpen tewerkstelling dan in een beschutte werkplaats;
• de exploitatie van de code(s) wat betreft de bijzondere leercontracten voor gehandicapten op het DMFA-bericht -> de verzending van een formulier P9;
• de exploitatie van de werkgeverscode van de tewerkstelling als student met solidariteitsbijdrage (max. 23 dagen + 23 dagen buiten de maanden juli, augustus en september) -> staan het recht op de bijkomende bijslag als gehandicapte (artikel 47 kinderbijslagwet) niet in de weg.

De gebruikersgids voor de DMFA zal worden aangepast. Het formulier P2 zal op 5 september 2008 niet meer worden verstuurd.

• Het formulier P5 - kinderbijslag voor oudere gehandicapten

Oudere gehandicapten (art. 47bis Kinderbijslagwet) mogen alleen tewerkgesteld worden in een beschutte werkplaats of een beperkte uitkering ontvangen (cfr. artikel 63 Kinderbijslagwet - tekst van het infoblad P5).

Aan de kinderbijslagfondsen wordt gevraagd vanaf 2007 de formulieren P5 niet meer te gebruiken en de noodzakelijke informatie te halen uit de verwerking van de desbetreffende socio-professionele fluxen over de tewerkstelling, de ziekte, de werkloosheid, de beroepsziekte en het arbeidsongeval.

De gegevens betreffende het inkomen uit een (overlevings-)pensioen kunnen nog niet elektronisch worden meegedeeld en worden per brief opgevraagd bij de Rijksdienst voor Pensioenen (RVP) of de RSVZ :

• vanaf de leeftijd van 60 jaar, behalve wanneer zij gepensioneerd worden naar aanleiding van een tewerkstelling in een beschutte werkplaats of na ziek of werkloos te zijn geweest volgend op een periode van tewerkstelling in een beschutte werkplaats (de laatste tewerkstelling);
• de oudere gehandicapten vanaf 45 jaar die weduwe/weduwnaar zijn, tenzij ze tewerkgesteld zijn in een beschutte werkplaats of naar aanleiding van een tewerkstelling in een beschutte werkplaats (laatste tewerkstelling) ziek, werkloos of gepensioneerd zijn geworden.

Het pensioen mag niet hoger zijn dan het gewaarborgd inkomen voor bejaarden, behalve wanneer het voortvloeit uit een tewerkstelling voor gehandicapten in een beschutte werkplaats.

De bijzondere regeling voor vrijwilligerswerk (wet van 27 december 2005 houdende diverse bepalingen)

De formulieren vermelden een algemene formule: " voor vrijwilligerswerk geldt een speciale regeling". Er wordt aan herinnerd dat met de CO 1357 van 7 juni 2006, pag. 7 de specifieke regeling voor de opvolging van het inkomen uit vrijwilligerswerk werd meegedeeld.

Topic 6 - De tewerkstelling van de schoolverlater tijdens de wachttijd

Tot op heden werden gegevens betreffende het inkomen van de werkzoekende schoolverlater tijdens de wachttijd ingewonnen met het formulier P20.

Daarnaast worden voortaan de DIMONA/RIP-aangiften ontvangen tijdens het eerste, tweede, vierde kwartaal ingeschakeld in het onderzoek naar het recht op de kinderbijslag voor de schoolverlaters in wachttijd. Dit betekent dat in geval het kinderbijslagfonds RIP- en DMFA-gegevens ontvangt een nieuw onderzoek naar het recht op kinderbijslag tijdens de wachttijd wordt uitgevoerd.

Bij ontvangst van het RIP/in- bericht wordt volgende procedure gevolgd:

• de schorsing van de betaling in geval aan het einde van de maand geen RIP-out is ontvangen en minstens 5 arbeidsdagen of daarmee gelijkgestelde dagen (bijv. wettelijke feestdag) worden gemeld;
• het motiveren van de stopzetting van de betaling9 + de verzending van het formulier P20 ;
• het doorbetalen wanneer via het ontvangen formulier geen beletsel wordt gemeld;
• het formulier P20 versturen na het verloop van de wachttijd in geval het gaat om tewerkstellingen van bepaalde duur die niet wachttijdoverschrijdend zijn (bijv. interim-tewerkstelling of contracten van beperkte duur);

3. Controle met andere formulieren - Regeling voor 2008

Het formulier P20 (de werkzoekende schoolverlater) werd geactualiseerd (zie: CO 1369) als vervolg op het formulier P7 (recht als student).

Wat betreft het verzenden van de andere formulieren P3, P9, P9bis vindt u de geldende procedure in de bijlagen.

Voor de jongeren die zijn tewerkgesteld met een leerovereenkomst worden de DMFA-gegevens verwerkt (zie:schema in bijlage).

Het formulier P20com is afgeschaft vanaf 1 juli 2007. Het is nog enkel van toepassing voor inschrijvingen als werkzoekende (rechten in toepa ssing van artikel 62, §5 Kinderbijslagwet tot 30 juni 2007).

Topic 7 - De ontbrekende formulieren - de ambtshalve beslissing

Het formulier is een hulpmiddel om de onontbeerlijke gegevens in te winnen. Er wordt vooral een beroep gedaan op de sociaal verzekerde om gegevens in te winnen in verband met de inkomenssituatie.

Het Handvest bepaalt dat wanneer de sociaal verzekerde niet antwoordt op een eerste herinnering om inlichtingen, de instelling zelf na één maand een onderzoek uitvoert en ambtshalve een beslissing neemt op basis van de gekende gegevens. In functie daarvan wordt maximaal gebruik gemaakt van de gegevens inzake de socio-professionele situatie en de leefsituatie waartoe de kinderbijslagsector toegang heeft.

Ondanks het gebrek aan medewerking vanuit het gezin, neemt het kinderbijslagfonds ambtshalve een beslissing op basis van indicaties :

• via een consultatie van alle (interne) databanken of fluxen (TRIVIA) kunnen voldoende elementen worden bekomen om in individuele gevallen te beslissen;
• als de vraag naar het gegeven als niet-relevant te beschouwen is, gelet op de socio-professionele of familiale toestand, zoals die blijkt uit de elektronische gegevensstromen10 .

Het recht mag niet worden afgewezen, omdat het formulier niet werd ontvangen, als alle onontbeerlijke gegevens via elektronische bewijsmiddelen kunnen worden verkregen (cfr. De algemene bewijskracht van het elektronisch bewijsmiddel, pu nt 2.2.).

Kan het gegeven niet via een elektronisch kanaal worden verkregen, dan blijft verder een formulier noodzakelijk. Deze regel geldt vooral in situaties waar het inkomen een rol speelt en waaromtrent de gegevensfluxen nog geen uitsluitsel bieden.

1. Herinnering van niet-teruggezonden formulieren

Werkwijze voor het jaar 2008: situaties waar nog de medewerking van de sociaal verzekerde wordt gevraagd

In afwachting van een algehele gegevensinzameling met elektronische datafluxen, wordt voor de formulieren die betrekking hebben op het jaar 2007-2008 elk ontbrekend document éénmaal herinnerd. De praktijk om in geval van niet-terugzenden, het controleformulier te herinneren en tegelijk reeds te waarschuwen voor een eventuele terugvordering moet worden voortgezet.

Op een tweede en eventueel volgende herinnering moet worden geanticipeerd door een interactieve consultatie van het TRIVIA en de exploitatie van de ontvangen RIP - en DMFA -berichten en de andere fluxen.
Indien de ontbrekende informatie ingevolge deze consultaties/integraties kan worden bekomen, moet er overeenkomstig het Handvest11 geen verdere automatische herinnering meer worden verzonden.

Voorbeeld : op 15 november 2007 werd naar aanleiding van de ontvangst een uitschrijvingsbericht van de D043 het formulier P20 verzonden. Het formulier wordt herinnerd op 15 december 2006 en niet teruggestuurd. Naar aanleiding van het RIP-bericht (of consultatie van het elektronisch personeelsregister) en bevestigd door een DMFA-bericht in februari 2008 blijkt dat de jongere sedert 1 oktober 2007 is tewerkgesteld. De betaalde kinderbijslag voor oktober 2007 wordt teruggevorderd. Er moeten geen verdere herinneringen van het formulier meer gebeuren.

Maatregelen ter voorkoming dat het kraamgeld meer dan eenmaal wordt betaa ld
(CO 1318 van 15 januari 1999)

Wanneer het kinderbijslagfonds niet in het bezit wordt gesteld van het speciaal geboorteattest wordt een formulier E-attest gevraagd, zoals beschreven in de genoemde circulaire. Wanneer het niet wordt ontvangen, wordt het één keer herhaald (cfr. procedure ontbrekende formulieren).
Gelet op de toegenomen mogelijkheden van de gegevensinwinning via het TRIVIA voert het kinderbijslagfonds daarna ambtshalve een onderzoek uit naar een mogelijke cumulbetaling door consultatie van de gegevensbestanden. Blijkt hieruit dat geen cumul mogelijk is geweest dan wordt het onderzoek afgesloten. Blijkt de mogelijkheid van cumul (bijv. een ouder is tijdens de periode gekend in het ARZA of DMFA(PPO) als ambtenaar) niet uitgesloten te zijn na een consultatie van het TRIVIA, dan wordt de procedure met het E-attest voortgezet (herinnering van het formulier) en desnoods afgerond met een controlebezoek bij de persoon die het kraamgeld heeft ontvangen.

2. De procedure alvorens de terugvordering van onverschuldigd betaalde kinderbijslag in te zetten

Het louter ontbreken van een formulier is nooit een voldoende rechtsgrond voor een procedure tot terugvordering van de betaalde kinder bijslag. Dergelijke vorderingen riskeren vrijwel zeker door de rechtbanken ongegrond te worden verklaard. De kinderbijslagfondsen moeten bijgevolg alle mogelijke hen ter beschikking zijnde middelen aanwenden om te voorkomen dat procedures voor terugvordering van de kinderbijslag gesteund op ontbrekende formulieren voor de arbeidsgerechten worden gebracht (door sociaal verzekerden of door henzelf).

3. Praktische richtlijnen voor het opmaken van debetten

Het is uit den boze dat een debet wordt betekend zonder een consultatie van de beschikbare databanken (TRIVIA) of de ontvangen fluxberichten in het onderzoek van het onverschuldigd bedrag te betrekken. De kinderbijslagfonds kunnen bij de evaluatie van de inkomensnorm het arbeidsvolume als parameter in aanmerking nemen.

Aan de debiteur wordt kennis gegeven van de onverschuldigde betaling met een gewone brief of met een controle ten huize. Het debet wordt aangetekend verzonden of herinnerd, telkens wanneer de verjaring dreigt (CO 1360).

Een voltijdse tewerkstelling toont aan dat de inkomensnorm is oversch reden.

Voorbeeld : op 5 september 2006 werd de inschrijving als werkzoekende ontvangen.
Het formulier P20 wordt niet teruggestuurd, ook niet na één herinnering. Uit TRIVIA blijkt dat het kind een activiteit heeft verricht. De gegevens uit TRIVIA bewijzen voldoende dat de inkomensgrens is overschreden, bijgevolg neemt het fonds dienovereenkomstig een beslissing over de uitgevoerde betalingen van de kinderbijslag. Men houdt er rekening mee dat voor het derde kwartaal de DMFA moet worden verwerkt (max. 240 uren). De gegevens inzake de reactivering van de werklozen (bijv. IBO-contracten) kunnen aangevraagd worden bij de gewestelijke diensten voor arbeidsbemiddeling.

Voorbeeld : In januari 2006 werd het formulier P19 verstuurd (periode 1 januari 2005 tot 31 december 2005). Een eerste herinnering leverde geen enkel resultaat op. De partner van de werkloze rechthebbende werkt sedert 1 juli 2005 voltijds. Er zijn voldoende bewijzen dat de inkomensgrens is overschreden, bijgevolg neemt het kinderbijslagfonds dienovereenkomstig een beslissing over de uitgevoerde betalingen van de toeslag.

Wanneer de gegevens die via de verschillende gegevensbanken12 ter beschikking staan, toch geen uitsluitsel bieden en er niettemin informatie (bijv. over het inkomen naar aanleiding van een tewerkstelling in de loop van een kalendermaand) ontbreekt of twijfel bestaat, wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd om, als ondanks de dreiging met terugvordering het formulier niet wordt teruggezonden, de ontbrekende gegevens op te vragen via een controle met een bezoek ten huize.

De geschetste werkwijze geldt vanzelfsprekend ook voor het aanvatten van een procedure tot terugvordering voor het arbeidsgerecht.

4. Het formulier om een toeslag aan te vragen (P19/P19Bis) wordt niet teruggestuurd

Om te vermijden dat bepaalde gezinnen noch de verhoging voor eenoudergezinn en, noch de toeslag aanvragen, blijven de huidige maatregelen inzake de controle ter plaatse gehandhaafd in afwachting dat deze vervangen worden door de nieuwe richtlijnen ter concretisering van de heroriëntering van het sociaal toezicht (Doc. BC 11033 van 4 december 2007).

Wanneer het formulier om een toeslag aan te vragen niet wordt teruggestuurd, beperkt de opvolging zich voorlopig nog (zie: topic 2, 1°) tot het jaarlijks verzenden van een informatieblad en een vraag of het onderzoek moet worden heropend (P19ter).

Elk jaar wordt een willekeurige selectie van 10 % van de gevallen die geen toeslag ontvangen omdat het recht is afgewezen of het formulier niet werd teruggezonden, thuis bezocht.

In het kader van de geleidelijke vervanging van recurrente controles door meer " gerichte " bezoeken wordt aan de kinderbijslagfondsen gevraagd de gezinnen thuis te bezoeken en uitgebreid te informeren inzake de voorwaarden om een toeslag te ontvangen en eventueel het desbetreffende formulier P18/P19 /P19bis te laten invullen. De gevallen waarin een gerichte controle ten huize moet plaats vinden, worden opgesomd in de CO 1366 van 16 januari 2007, pag. 10.

In een aparte circulaire zal u later over de controles met bezoeken aan huis nieuwe richtlijnen ontvangen.

Varia

Bewijswaarde van de gescande documenten

De bewijskracht van de op die manier opgeslagen informatie wordt geregeld door artikel 8 van het KB van 22 maart 1993. Het kinderbijslagfonds dat alle juridische procedures heeft doorlopen voor de erkenning van de elektronische archivering der binnengekomen stukken voldoet aan alle wettelijke voorwaarden terzake.
De op basis van die erkende procedures opgeslagen, bewaarde en weergegeven informatie evenals de kopieën hebben bewijskracht inzake sociale zekerheid, tot bewijs van het tegendeel.

Op basis hiervan moet worden besloten dat bijv. een kopie van het geboorteattest dat door het kinderbijslagfonds wordt gearchiveerd wettelijke bewijswaarde heeft en dus kan dienen als basis van regularisatie van betalinge n.

Verklaring voor de verzekeringsinstellingen ten behoeve van het kind met een aandoening

De kinderbijslagfondsen worden eraan herinnerd dat de verklaring, die bestemd is voor de mutualiteiten op tijd moet worden gestuurd (Zie: Omzendbrief van de Minister, omz. nr. 595 van 1 juli 2006). De kinderbijslagfondsen wordt gevraagd een duplicaat van de verzending van het document in het dossier te bewaren of elektronisch te stockeren.

Herziening van de ongeschiktheid - Nieuw element

Op vraag van de FOD Sociale Zekerheid wordt er aan herinnerd dat wanneer het kinderbijslagfonds in kennis wordt gesteld van elementen die er kunnen op wijzen dat niet langer zou voldaan zijn aan de reglementaire voorwaarden om op de bijkomende bijslag gerechtigd te zijn (art. 47/63 Kinderbijslagwet) dit automatisch aan de bevoegde geneesheer moet worden gemeld.

Een tewerkstelling, de toelating tot de werkloosheidsuitkeringen, een inschr ijving als werkzoekende (bijv. in het deeltijds onderwijs) behoren tot de elementen die er kunnen op wijzen dat er een wijziging is ingetreden in de medische of medisch-sociale toestand van de betrokkene.

Als bijlage vindt u de tabellen met de aangepaste formulieren- en controleprocedures voor 2008.

Bijlagen

• 1Van elke consultatie wordt een print in het (elektronisch) dossier bewaard als bewijsmiddel.
• 2Oneigenlijk gebruik van informatie kan worden opgespoord en is strafbaar.
• 3Het Handvest voorziet dat een beslissing binnen de 4 maand vanaf de datum van het verzoek of de ambtshalve vaststelling van een potentieel recht, moet zijn genomen.
• 4cfr. Punt 3, van de circulaire CO 1352 van 20 december 2004 - Een "goed leesbare kopie" in de plaats van een authentiek document. In functie van de programmawet van 27 december 2004 wordt het recht op de verhoogde schaal hersteld (50bis) op het ogenblik van de scheiding na een huwelijk of de vorming van een feitelijk gezin aan de hand van een officieel document. Het Model J (verklaring van de betrokkene) is voor deze situatie niet dienstig.
  (Min. Omz. nr.588 van 17 maart 2005).
• 5Weerlegging van het vermoeden.
• 6Zal in de loop van 2008 worden vervangen door een elektronische flux (Handichild)
• 7Verzending van een formulier tussen twee seriële zendingen in
• 8Zie omzendbrief van de Minister van Sociale Zaken, MO 588 van 17 maart 2005
• 9Een briefmodule zal worden meegedeeld.
• 10In functie van het verkrijgen van een toeslag is bijv. de vraag naar het inkomen van de partner irrelevant wanneer de interne databank als gevolg van een integratie met code 106 geen socio-professionele activiteit aangeeft.
• 11Het Handvest voorziet in een termijn van 4 maanden om te beslissen.
• 12Evenwel wordt erop gewezen dat voor bepaalde uitkeringen een voorafgaandelijke integratie in het Kadaster nodig is.