CO 399 van 18 mei 1951 - Termijn voor het bewaren van de archieven
Tekst
Aangezien sommige Kassen aan de Nationale Kas gevraagd hebben om hen de termijnen te doen kennen gedurende dewelke zij er toe gehouden zijn om hun archieven te bewaren, geven wij u hieronder de regels die in dit opzicht moeten geëerbiedigd worden en die, in hun geheel, ingegeven worden door de zienswijzen van het Departement.
Dossiers van aangeslotenen:
de dossiers van geschrapte leden moeten bewaard worden gedurende een termijn die tenminste zo lang is als deze die art. 121 der samengeordende wetten met betrekking tot de verjaring inzake bijdragen voorziet.
Aanvragen voor vergoedingen en documenten van binnendiensten:
Door aanvragen om vergoedingen moet men verstaan de aanvragen die geen aanleiding tot betaling van kinderbijslag gegeven hebben. Men moet deze aanvragen niet langer dan drie jaar te beginnen van de datum der notificatie van de weigering van de kinderbijslag, bewaren, dit natuurlijk, voor zover de belanghebbenden niet tegen deze weigering gereageerd hebben en aldus de verjaring waarvan sprake in art. 120 der samengeordende wetten, onderbroken hebben.
De dienstdocumenten, die meer dan drie jaar oud zijn, mogen vernietigd worden, behalve indien zij een of andere rechtvaardiging vormen met het oog op een gewone controle, die buiten deze termijn ligt.
Boekhoudkundige documenten en algemene briefwisseling:
Het is noodzakelijk deze documentatie gedurende ten minste 10 jaar te bewaren.
Met de boekhoudkundige documenten zijn gelijkgesteld de dossiers van rechtverkrijgenden, de machtigingen tot betaling en, over 't algemeen, elk stuk dat er toe bijdraagt om de juistheid en de wettelijkheid van een financiële verrichting te rechtvaardigen.
Ingeval een of ander dossier van een rechtverkrijgende persoonlijke documenten moest bevatten (militieboekjes, loonboekjes, enz..) die tot bewijsstukken gediend hebben, dan wordt aan de Kassen aangeraden deze documenten, in de mate van het mogelijke aan de belanghebbende terug te bezorgen.
Er wordt eveneens aan de Kassen aangeraden voor de vernietiging van hun archieven slechts de diensten te gebruiken van een gespecialiseerde firma die alle waarborgen van discretie biedt.