Vlaanderen

Toelichtingsnota 11 van 26 juni 2019 - Dossieroverdracht tussen uitbetalingsactoren in 2019

Toelichtingsnota 11 van 26 juni 2019

Betreft: Dossieroverdracht tussen uitbetalingsactoren in 2019 Deze versie vervangt en vernietigt de versie van 15 mei 2019

 

Inhoudstafel

 

1.        Situering

2.        Samenvoeging van dossiers

3.        Overschakeling van bijslagtrekkende naar begunstigden

3.1.     Wanneer is er overschakeling van bijslagtrekkende naar begunstigden?

3.2.          Uitwerking

3.3.         Wijziging van uitbetalingsactor bij de overschakeling

3.4.         Werkwijze bij overschakeling van bijslagtrekkende naar begunstigden in 2019 

3.4.1.       Algemeen

3.4.2.       Dossieroverdracht tussen de uitbetalingsactoren

3.4.2.1.    Bijzondere situatie: aanvraag om voorafbetaling startbedrag geboorte

3.4.2.2.    Overschakeling zonder aanvraag van de begunstigden

 

  1. Situering

Artikel 227 van het Groeipakketdecreet bepaalt als algemeen principe dat de rechtsopvolger van het kinderbijslagfonds dat tot 31 december 2018 instond voor de uitbetaling van de kinderbijslag overeenkomstig de Algemene Kinderbijslagwet (AKBW) of de regeling gewaarborgde gezinsbijslag, vanaf 1 januari 2019 en minstens tot 31 december 2019 bevoegd is voor de uitbetaling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid voor kinderen voor wie het recht op kinderbijslag op 31 december 2018 geopend was overeenkomstig de AKBW of de regeling gewaarborgde gezinsbijslag.

Op dit algemeen principe zijn er 2 uitzonderingen, waarbij er dus in 2019 voor die kinderen wel een overdracht van het dossier van de ene naar een andere uitbetalingsactor in Vlaanderen1 kan plaatsvinden.

Dit is het geval bij:

  1. Samenvoeging van de dossiers wanneer eenzelfde bijslagtrekkende op 31 december 2018 de kinderbijslag ontving vanuit meer dan één rechthebbendedossier.  
  2. Overschakeling in 2019 van bijslagtrekkende naar de bepalingen van de begunstigden.

Deze 2 uitzonderingsituaties worden hierna verder toegelicht.

 

2.  Samenvoeging van dossiers

Wanneer de bijslagtrekkende op 31 december 2018 de kinderbijslag ontving vanuit meer dan één rechthebbendedossier dienen deze dossiers met terugwerkende kracht tot 1 januari 2019 samengevoegd te worden in het dossier van het oudste rechtgevend kind op 31 december 2018.

Met het oog op een correcte betaling van de schooltoeslag en de sociale toeslag in het kader van de automatische rechtentoekenning, werd voor deze samenvoeging in het sectoroverleg op 26 juni 2019 de volgende timing afgesproken:

Type dossier

Timing

Samenvoeging dossiers intern: dossiers met sociale toeslag (- 18j)

Bij voorkeur tegen 31 augustus 2019, streefdoel voor de volledig uitvoering van deze samenvoeging is 30 september 2019

Samenvoeging dossiers extern: dossiers met sociale toeslag (- 18j)

Bij voorkeur tegen 31 augustus 2019, streefdoel voor de volledig uitvoering van deze samenvoeging is 30 september 2019

Samenvoeging dossiers intern: dossiers met sociale toeslag (+17j)

Bij voorkeur tegen 30 september 2019, streefdoel voor de volledig uitvoering van deze samenvoeging is 31 oktober 2019

Samenvoeging dossiers extern: dossiers met sociale toeslag (+17j)

Bij voorkeur tegen 30 september, streefdoel voor de volledig uitvoering van deze samenvoeging is 31 oktober 2019

Samenvoeging dossiers intern en extern: dossiers zonder sociale toeslag

Streefdatum voor de volledige uitvoering van deze samenvoeging is 31 december 2019

Deze samenvoeging heeft als doel de omkering van de rang en de halvering van de leeftijdsbijslag voor alle kinderen op dezelfde manier uit te voeren.  Het stappenplan dat daarbij dient gevolgd te worden, wordt afgesproken in de ontwikkelgroep.

De samenvoeging dient vanaf 1 januari 2019 onmiddellijk te gebeuren op het ogenblik dat een van de volgende situaties zich voordoen:

1° elke wijziging in de gezinssituatie van de bijslagtrekkende, in het ouderlijk gezag voor een van de kinderen van de bijslagtrekkende of in de opvoedingssituatie van een van de kinderen van de bijslagtrekkende;

2° elke wijziging in de plaatsing van een kind bij de bijslagtrekkende;

3° een recht op wezenbijslag uit artikel 214, §1 en §3, artikel 215, §2, lid 1 en artikel 216 ontstaat of verdwijnt voor een kind van de bijslagtrekkende;

4° het recht op een sociale toeslag of een hogere sociale toeslag uit artikel 222 ontstaat of verdwijnt voor een kind van de bijslagtrekkende;

5° er ontstaat of verdwijnt een recht op een zorgtoeslag uit artikel 218 voor een kind van de bijslagtrekkende;

6° het recht op kinderbijslag uit artikel 210 of gewone wezenbijslag uit artikel 214 eindigt voor een kind van de bijslagtrekkende.

Mocht n.a.v. een dergelijke wijziging nog geen samenvoeging van de dossiers gebeurd zijn, dan dient die samenvoeging alsnog te gebeuren volgens de timing die daarvoor op 26 juni 2019 in het sectoroverleg is vastgelegd (zie supra) en met terugwerkende kracht tot 1 januari 2019.

Procedure

De correcte situatie na de migratie van AKBW naar de Groeipakketapplicatie geldt als situatie van de bijslagtrekkenden op 31 december 2018.

Op basis van die correcte situatie op 31 december 2018 zal vanuit GPA een bestand opgemaakt worden van alle bijslagtrekkenden die op 31 december 2018 kinderbijslag ontvingen vanuit verschillende rechthebbendedossiers, met de daaraan verbonden rechtgevende kinderen op 31 december 2018, alle dossiergegevens en een historiek vanaf 1 januari 2019 van de uitgevoerde betalingen.

Het is de uitbetalingsactor die bevoegd is voor het oudste rechtgevend kind op 31 december 2018 die met terugwerkende kracht tot 1 januari 2019 bevoegd wordt voor alle kinderen van die bijslagtrekkende. De bijslagtrekkende kan m.a.w. niet zelf kiezen bij welke uitbetalingsactor de samenvoeging gebeurt.

Alle dossiergegevens alsook de historiek van de betalingen worden op basis van dat bestand aan de uitbetalingsactor van het oudste kind bezorgd.

Herziening van het dossier

  1. De uitbetalingsactor van het oudste kind integreert de gegevens van de jongere kinderen in zijn gezinsdossier met hun correcte situatie op 31 december 2018.
  2. Daarna wordt op basis van die correcte situatie op 31 december 2018 de omkering van de rangen toegepast volgens de richtlijnen gegeven in de toelichtingsnota 1 van 19 december 2018. Deze bedragen volgens de omgekeerde rang worden vervolgens vastgeklikt.
  3. Er volgt een herberekening van de betalingen met terugwerkende kracht tot 1 januari 2019: van de kinderbijslag, de leeftijdsbijslag, de sociale toeslag en de zorgtoeslag.
  4. De andere uitbetalingsactor maakt het debetsaldo op van de uitgevoerde betalingen en annuleert zijn betaalperiodes in het Vlaams kadaster en in zijn deel van GPA.
  5. Vervolgens gebeurt een verrekening van de verschuldigde betalingen vanaf 1 januari 2019 met de uitgevoerde betalingen vanaf 1 januari 2019:
    •  Als er te weinig betaald werd, voert de uitbetalingsactor voor het oudste kind de bijpassing uit aan de bijslagtrekkende.
    •  Blijkt dat er te veel is betaald, dan wordt na verrekening van de betalingen, verder niet teruggekomen op de uitgevoerde betalingen.  Er is geen sprake van een terugvordering van de bijslagtrekkende, noch van de verzending van een debetbrief.

Aandachtspunten

  • De uitbetalingsactoren dienen erop toe te zien dat deze samenvoeging gebeurt zonder onderbreking in de betalingen.  
  • Wanneer de gegevens over de bankrekening in de dossiers verschillend zijn, dan primeren de gegevens in het dossier van het oudste rechtgevend kind.  Het staat de bijslagtrekkende uiteraard vrij om daarna een wijziging van bankrekening aan te vragen.  
  • Indien er gegevens zouden ontbreken, neemt de uitbetalingsactor voor het oudste kind het initiatief om die op te vragen.  
  • Wij herinneren eraan dat wanneer op 1 januari 2019 de sociale toeslag verschuldigd was, bij ongewijzigde partnersituatie (inkomstenkern) en bij dezelfde relevante gezinsgrootte de betaling van de sociale toeslag dient te worden voortgezet tot 30 september 2019. Het gaat om een definitieve vaststelling2.  
  • De samenvoeging van de dossiers heeft geen impact op de datum vanaf wanneer de bijslagtrekkende zelf zijn uitbetalingsactor kan kiezen, dit blijft 1 januari 2020. ongeacht de datum waarop de samenvoeging in 2019 is uitgevoerd.  
  • Na de samenvoeging worden alle regularisaties voor het verleden uitgevoerd door de uitbetalingsactor van het oudste rechtgevend kind op 31 december 2018.

 

3.  Overschakeling van bijslagtrekkende naar begunstigden

3.1. Wanneer is er overschakeling van bijslagtrekkende naar begunstigden?

Er is vanaf 1 januari 2019 op basis van artikel 225, §1 van het Groeipakketdecreet onmiddellijk overschakeling van de bijslagtrekkende naar begunstigdenkern als er zich één van de volgende wijzigingen voordoet:

  • wijziging in het ouderlijk gezag vastgesteld door de bevoegde rechtbank;
  • of
  • wijziging in de opvoedingssituatie van het kind, namelijk:
    • een wijziging in de gezinssituatie doordat een nieuw kind in het gezin komt: zowel overschakeling naar begunstigden in het gezin bij wie het kind komt wonen als in het gezin dat het kind verlaat. In beide gezinnen beperkt de overschakeling zich tot de kinderen die de bijslagtrekkende gezamenlijk opvoedt met de andere persoon die ook begunstigde wordt;
    • of een wijziging door plaatsing in een instelling/pleeggezin: zowel overschakeling bij begin plaatsing als einde van plaatsing;
    • of een kind (zowel minderjarig als meerderjarig) dat verhuist van de ene ouder naar de andere: overschakeling voor de gemeenschappelijke kinderen van beide ouders.

Dit wordt verder toegelicht in de toelichtingsnota 8 van 18 april 2019 over de sociale toeslag en in de bijlage 1 bij de toelichtingsnota 7 over de aanduiding van de begunstigde, de betalingsmodaliteit en de inkomstenkern.

3.2.  Uitwerking

De overschakeling van bijslagtrekkende naar begunstigde(n) heeft uitwerking vanaf de maand volgend op die waarin de wijziging plaatsvond, ook als de wijziging zich op de 1e kalenderdag van de maand voordoet.

3.3. Wijziging van uitbetalingsactor bij de overschakeling

Op basis van de bepalingen van de artikelen 64 en 65 van het Groeipakketdecreet kan de enige of kunnen de 2 begunstigden samen, naargelang het geval, n.a.v. deze overschakeling een andere uitbetalingsactor kiezen.

Om de toegang tot het Groeipakket zo laagdrempelig mogelijk te houden werd in het sectoroverleg in overleg met de 5 uitbetalingsactoren beslist dat elke duidelijke wilsuiting daartoe van een van de (toekomstige) begunstigde(n) in aanmerking dient te worden genomen als keuze voor een uitbetalingsactor.

In 2019, bij de overschakeling van bijslagtrekkende naar begunstigden, gaat het concreet om een wilsuiting uitgaande van één van de (toekomstige) begunstigde(n), nl.: het schriftelijk of elektronische doorsturen van een gegeven met het oog op een onderzoek:

  • voor een nieuw kind (ook voor een voorafbetaling van een startbedrag geboorte);
  • n.a.v. een wijziging in de opvoedingssituatie;
  • n.a.v. een wijziging in het ouderlijk gezag.

Indien bij meerdere uitbetalingsactoren een geldige aanvraag om voorafbetaling van het startbedrag geboorte wordt ingediend, is de uitbetalingsactor die de voorafbetaling van het startbedrag geboorte het eerst finaliseert in GPA de bevoegde uitbetalingsactor.

Wij vestigen er de aandacht op dat een aanvraag tot voorafbetaling van het startbedrag geboorte pas na vijf maanden zwangerschap kan worden ingediend.

Een aanvraag die te vroeg of zonder medisch getuigschrift is ingediend, mag niet leiden tot het, op dat moment, aansluiten van de begunstigde

Aanvragen per telefoon worden niet in aanmerking genomen om een uitbetalingsactor te kiezen. 

Aanvragen van personen of organisaties andere dan van (een van) de toekomstige begunstigden kunnen evenmin in aanmerking worden genomen.  Zo kan een aanvraag ingediend door een werkgever of een ziekenfonds enkel gelden als aanvraag, op voorwaarde dat die aanvraag schriftelijk of elektronisch bevestigd is door (een van) de toekomstige begunstigden.  De datum van bevestiging geldt dan als aanvraagdatum.

3.4. Werkwijze bij overschakeling van bijslagtrekkende naar begunstigden in 2019 

3.4.1.  Algemeen

  • De actieve uitbetalingsactor verwerkt de wijziging, zorgt voor continuïteit in de betalingen en informeert de begunstigden over de mogelijkheid om een nieuwe uitbetalingsactor te kiezen.  
  • De begunstigden hebben tot het einde van de 3e maand die volgt op die waarin de gebeurtenis zich voordoet om een nieuwe uitbetalingsactor te kiezen. Eens ze na de overschakeling een geldige keuze hebben gemaakt, ligt ze vast en geldt ze voor minstens één jaar.  Anders gezegd, eens de geldige keuze binnen de termijn van 3 maanden gemaakt is, kan men ze daarna binnen de termijn van 3 maanden niet meer met onmiddellijke uitwerking veranderen.

Voorbeeld: wijziging op 16 maart = keuzemogelijkheid tot 30 juni. Indien de begunstigden op 17 april kiezen voor uitbetalingsactor A ligt de bevoegdheid van uitbetalingsactor A voor een jaar vast, ook al dient het gezin op 28 mei nog een aanvraag in bij uitbetalingsactor B.  Die laatste aanvraag bij uitbetalingsactor B kan ten vroegste uitwerking krijgen als de aansluitingstermijn van een jaar bij uitbetalingsactor A is afgelopen.  

  • Maken de begunstigden binnen de termijn van 3 maanden geen nieuwe keuze, dan geldt dit als een keuze voor het behouden van dezelfde uitbetalingsactor, d.w.z. de keuze geldt als een aansluiting voor minimaal één jaar. Eens de bevoegde uitbetalingsactor volgens die regel is vastgesteld, gelden de algemene termijnen van het decreet voor het veranderen van uitbetalingsactor.  
  • Als een andere uitbetalingsactor wordt gekozen, gebeurt de dossieroverdracht tussen de uitbetalingsactoren tot nader order met een papieren brevet dat met de post wordt verstuurd.  Het bewijs van de wilsuiting dient niet bij de brevetaanvraag te worden gevoegd, maar moet op vraag kunnen voorgelegd worden aan de dienst Audit, Beheer en Toezicht van het Agentschap Uitbetaling Groeipakket.

3.4.2. Dossieroverdracht tussen de uitbetalingsactoren

Er kunnen zich 2 situaties voordoen:

  • Ofwel ontvangt de actieve uitbetalingsactor de nieuwe geldige keuze.  In dat geval betaalt deze actieve uitbetalingsactor nog de gezinsbijslag voor de maand waarin hij de aanvraag ontvangt en zendt het dossier met een brevet aan de nieuw gekozen uitbetalingsactor: de keuze van één van de begunstigden geldt daarbij tot bewijs van het tegendeel als keuze voor beide begunstigden.  
  • Ofwel ontvangt de nieuw gekozen uitbetalingsactor de aanvraag. In dat geval:
    • Vraagt de nieuwe uitbetalingsactor het dossier met een brevet op bij de actieve uitbetalingsactor.
    • Levert de oorspronkelijke uitbetalingsactor binnen 30 dagen het brevet af en betaalt nog de gezinsbijslag en de andere toelagen voor de maand waarin het brevet afgeleverd wordt.  
  • In beide situaties worden (eventuele) regularisaties achteraf door elke uitbetalingsactor voor zijn periode van betaling uitgevoerd.  Indien nodig sturen ze daarvoor de vereiste gegevens door aan de andere uitbetalingsactor.

3.4.2.1. Bijzondere situatie: aanvraag om voorafbetaling startbedrag geboorte

Scenario 1: de zwangere persoon ontving op 31-12-2018 al de voorafbetaling startbedrag geboorte of de geldige aanvraag daartoe was op 31-12-2018 ingediend.

  • Aanvraag voor 1-1-2019 betekent geen keuzemogelijkheid, d.w.z. dat de rechtsopvolger van het federaal kinderbijslagfonds die de voorafbetaling deed of de aanvraag ontving, bevoegd is om het startbedrag geboorte te valideren/ te betalen.
  • Die rechtsopvolger schakelt bij de geboorte van het kind na 1 januari 2019 over van bijslagtrekkende naar begunstigden

Aangezien de ouders n.a.v. de geboorte in 2019 samen begunstigden worden voor het kind, kunnen de begunstigden tot het einde van de 3e maand die volgt op die waarin de geboorte plaatsvond een nieuwe uitbetalingsactor kiezen.

Voorbeeld: geboorte op 16 maart = keuzemogelijkheid tot 30 juni.

Scenario 2: de zwangere persoon deed na 1-1-2019 een aanvraag om voorafbetaling startbedrag geboorte bij de actieve uitbetalingsactor die voor de andere kinderen betaalt

  • De geldige aanvraag om voorafbetaling startbedrag geboorte wordt aanvaard als keuze om bij de actieve UA te blijven.  
  • De actieve uitbetalingsactor betaalt en valideert het startbedrag geboorte.  
  • De actieve uitbetalingsactor schakelt over van bijslagtrekkende naar begunstigden

!  De begunstigden kunnen tot het einde van de 3e maand die volgt op die waarin de geboorte plaatsvindt een nieuwe uitbetalingsactor kiezen.

Voorbeeld: geboorte op 16 maart = keuzemogelijkheid tot 30 juni

Scenario 3:de zwangere persoon die al bijslagtrekkende is, stuurt na 1-1-2019 een geldige aanvraag om voorafbetaling startbedrag geboorte aan een nieuwe uitbetalingsactor

Deze aanvraag dient te worden aanvaard als een geldige keuze om van uitbetalingsactor te veranderen. Dit betekent concreet dat:

  • De nieuwe uitbetalingsactor de voorafbetaling van het startbedrag geboorte uitvoert, het startbedrag valideert en ook de gezinsbijslag en de andere toelagen betaalt voor het nieuw geboren kind3.  
  • Bij ontvangst van het bewijs van geboorte de nieuwe uitbetalingsactor het dossier voor de andere kinderen voor wie de overschakeling geldt, opvraagt met een brevet.  
  • De uitbetalingsactor die de brevetaanvraag ontvangt, het brevet binnen 30 dagen aflevert en nog de gezinsbijslag en de andere toelagen betaalt voor de maand waarin het brevet wordt afgeleverd.

!  De begunstigden kunnen tot het einde van de 3e maand die volgt op die waarin de geboorte plaatsvindt een nieuwe uitbetalingsactor kiezen.

Voorbeeld: geboorte op 16 maart = keuzemogelijkheid tot 30 juni.

Opmerkingen

  • Als de voorafbetaling van het startbedrag geboorte wordt aangevraagd bij uitbetalingsactor A, maar de begunstigden na de uitbetaling van het startbedrag geboorte door uitbetalingsactor A na de geboorte een aanvraag indienen bij uitbetalingsactor B is dit te beschouwen als een wilsuiting om na de geboorte bij uitbetalingsactor B aan te sluiten.
  • Enkel een wilsuiting die uitgaat van één van de (toekomstige) begunstigde(n) kan als een geldige aanvraag in aanmerking worden genomen.  Ter herinnering: een aanvraag ingediend door de werkgever of een ziekenfonds kan enkel in aanmerking worden genomen als die schriftelijk of elektronisch door (een van de) begunstigden wordt bevestigd.

3.4.2.2. Overschakeling zonder aanvraag van de begunstigden

Het kan ook voorkomen dat de overschakeling van bijslagtrekkende naar begunstigen dient te worden doorgevoerd, zonder aanvraag van de begunstigden, bijvoorbeeld n.a.v. een gegevensflux.

In die omstandigheden wordt de bevoegde uitbetalingsactor als volgt vastgesteld:

  • Ofwel maakt de bijslagtrekkende van het kind van wie de situatie wijzigt, deel uit van de begunstigdenkern. In dat geval blijft de uitbetalingsactor van de (vroegere) bijslagtrekkende verder bevoegd.  
  • Ofwel maakt de bijslagtrekkende van het kind van wie de situatie wijzigt geen deel uit van de begunstigdenkern, maar heeft een van de begunstigden een bijslagtrekkendedossier. In dat geval wordt de uitbetalingsactor die het bijslagtrekkendedossier beheerde van de begunstigde, de bevoegde uitbetalingsactor.  
  • Ofwel maakt de bijslagtrekkende van het kind van wie de situatie wijzigt geen deel uit van de begunstigdenkern, en hebben beide begunstigden een bijslagtrekkendedossier. In dat geval is de uitbetalingsactor die het bijslagtrekkendedossier van de jongste van de begunstigden beheerde voor de wijziging de bevoegde uitbetalingsactor.  
  • Ofwel maakt de bijslagtrekkende van het kind van wie de situatie wijzigt geen deel uit van de begunstigdenkern, en hebben geen van beide begunstigden een bijslagtrekkendedossier. In dat geval blijft de uitbetalingsactor die betaalde voor de wijziging de bevoegde uitbetalingsactor.

 

  • 1. De overdracht van een dossier naar of de overname van een dossier van een uitbetalingsactor van een andere deelentiteit in België valt buiten het bestek van deze toelichtingsnota. Dergelijke overdrachten worden toegelicht in de bijlage1 bij de toelichtingsnota 3 van 4 januari 2019.
  • 2. Cfr. Toelichtingsnota 8 van 18 april 2019 over de sociale toeslag, rubriek 4.2.1.2.
  • 3. Als het papieren speciaal geboortebewijs door de begunstigden toch nog naar de oude uitbetalingsactor wordt doorgestuurd, dan geldt dat als een wilsuiting van begunstigden om terug van uitbetalingsactor te veranderen.

Deze toelichtingsnota vernietigt en vervangt de toelichtingsnota 11 van 15 mei 2019.

 

Datum van publicatie
Datum van afkondiging
Top