§1. Het agentschap,het agentschap Opgroeien regie en de private uitbetalingsactoren beschikken over een procedure voor:
- de systematische en volledige opslag van de gegevens;
- de getrouwe, duurzame en volledige weergave van de informatie;
- de zorgvuldige bewaring, de systematische classificatie en de beveiliging van de gegevens tegen elke vorm van vervalsing;
- de integriteit en de leesbaarheid van de gegevens gedurende de volledige bewaartermijn.
§2. Het agentschap, het agentschap Opgroeien regie en de private uitbetalingsactoren beschikken over een gedetailleerde documentatie over de gehanteerde procedure, vermeld in paragraaf 1. Elke wijziging aan die procedure wordt aan de gedetailleerde documentatie toegevoegd. De gehanteerde procedure en elke wijziging is gedateerd.
§3. De procedure voldoet aan de volgende voorwaarden:
- de gevolgde procedure wordt nauwkeurig omschreven;
- de gebruikte technologie waarborgt een getrouwe, duurzame en volledige weergave van de gegevens;
- de gegevens worden systematisch en zonder weglatingen geregistreerd;
- de verwerkte gegevens worden op een zorgvuldige manier bewaard, systematisch gerangschikt en beschermd tegen elke vervalsing;
- de volgende inlichtingen over de verwerking van de gegevens worden bewaard:
- 1. de identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking en de uitvoerder;
- 2. de aard en het onderwerp van de gegevens waarop de verwerking betrekking heeft;
- 3.de datum en de plaats van de uitvoering;
- 4. de eventuele storingen die zijn vastgesteld tijdens de verwerking.