BVR Gegevensverwerking

Actief

Archief

Officiële publicaties - Metadata

19 juli 2019 - Besluit van de Vlaamse Regering houdende de nadere regels voor de verwerking, de bewaring en de bewijskracht van de elektronische gegevens betreffende de toelagen in het kader van het gezinsbeleid (citeeropschrift: "Besluit Gegevensverwerking Toelagen Gezinsbeleid van 19 juli 2019") (B.S. 08.10.2019)

Hoofdstuk 1. Definities

Artikel 1 BVR Gegevensverwerking

In dit besluit wordt verstaan onder:

agentschap: het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid, vermeld in artikel 2, 1° van het decreet van 7 juli 2017;
authentieke bron: een op elektronische wijze bijgehouden verzameling van gegevens die door een overheid is erkend als de meest volledige, kwalitatief hoogstaande, en die nuttig of noodzakelijk is in het kader van het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer;
algemene verordening gegevensbescherming: de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);
besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018: het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018 betreffende de nadere regels voor het verkrijgen van een zorgtoeslag;
decreet van 7 juli 2017: het decreet van 7 juli 2017 tot oprichting van het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid, tot vaststelling van vergunningsnormen voor private uitbetalingsactoren en tot wijziging van het decreet van 30 april 2004 betreffende de oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin;
opgeheven
elektronische formulieren: elektronische documenten en digitale toepassingen waarin gegevens in voorgestructureerde antwoordruimten online worden ingevuld en met eventuele bijlagen aan de uitbetalingsactoren via de aangeboden of aangewezen toepassing digitaal worden bezorgd met het oog op de toepassing van het Groeipakketdecreet van 2018;
gegevensnetwerk KRING: KRuispunt van de Informatiestromen met betrekking tot het Groeipakket en met name het netwerk, vermeld in artikel 7/1, eerste lid, 4° van het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Opgroeien regie, dat de uitwisseling mogelijk maakt van alle noodzakelijke gegevens met authentieke gegevensbronnen en de uitbetalingsactoren;
Agentschap Opgroeien regie: het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Opgroeien regie, opgericht bij het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Opgroeien regie;
minister: de minister, bevoegd voor de bijstand aan personen;
Secundair netwerk Groeipakket: het netwerk van het agentschap Opgroeien regie, het agentschap en de uitbetalingsactoren.
uitbetalingsactoren: het agentschap en de private uitbetalingsactoren, vermeld in artikel 3, §1, 45°, van het Groeipakketdecreet van 2018.

Hoofdstuk 2. Gegevensdeling en -verwerking met het oog op de uitbetaling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid

Afdeling 1. Algemene bepalingen

Artikel 2 BVR Gegevensverwerking

§1. Elke gegevensdeling binnen het Secundaire netwerk Groeipakket ter uitvoering van het Groeipakketdecreet van 2018 gebeurt via het gegevensnetwerk KRING.

§2. Voor de gegevensdeling via het gegevensnetwerk KRING gebruiken de uitbetalingsactoren en het agentschap Opgroeien regie de volgende identificatiemiddelen:

het identificatienummer van het Rijksregister, als het om gegevens gaat die betrekking hebben op een natuurlijke persoon die in het rijksregister opgenomen is;
het identificatienummer van de Kruispuntbank van de Sociale zekerheid, vermeld in de wet van 15 januari 1990 houdende de oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van Sociale Zekerheid, als het om gegevens gaat die betrekking hebben op een natuurlijke persoon die niet in het Rijksregister opgenomen is;
het ondernemingsnummer, als de gegevens betrekking hebben op een onderneming die opgenomen is in de Kruispuntbank van Ondernemingen;
identificatiemiddelen uit de authentieke gegevensbronnen.

Artikel 3 BVR Gegevensverwerking

De gegevensverwerving door het Secundair netwerk Groeipakket gebeurt via authentieke gegevensbronnen of via digitale databanken waarvan het agentschap Opgroeien regie het gebruik heeft toegestaan. De bevraging bij de begunstigde via een formulier of op een andere wijze is alleen toegelaten als die gegevens niet op de wijze vermeld in het eerste lid verkregen kunnen worden.

Artikel 4 BVR Gegevensverwerking

§1. In deze paragraaf wordt verstaan onder:

Groeipakketapplicatie: de berekenmotor met de bijbehorende kernprocessen die alle uitbetalingsactoren gebruiken om toelagen in het kader van het gezinsbeleid toe te kennen en uit te betalen;
Vlaams kadaster Groeipakket: het centrale repertorium voor alle kinderen die een recht openen op de toelagen in het kader van het gezinsbeleid, waarin vermeld wordt welke uitbetalingsactoren bevoegd zijn om de vermelde toelagen toe te kennen en uit te betalen, zoals opgenomen in artikel 7/1, eerst lid, 5° van het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Opgroeien regie.

De uitbetalingsactoren krijgen via het gegevensnetwerk KRING toegang tot de gegevens van de personen die aangesloten zijn bij de uitbetalingsactor in kwestie met het oog op de uitbetaling van de toelagen en alle daaraan verbonden opdrachten. De toewijzing aan de bevoegde uitbetalingsactor geschiedt via het Vlaams kadaster Groeipakket.

De uitbetalingsactoren verwerken de persoonsgegevens in de Groeipakketapplicatie.

Elke uitbetalingsactor is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hij verwerkt in de Groeipakketapplicatie.

§2. Het agentschap krijgt toegang tot de persoonsgegevens via het gegevensnetwerk KRING voor de volgende doeleinden:

de taken van het agentschap, vermeld in artikel 5 van het decreet van 7 juli 2017;
de taken van de klachten- en bemiddelingsdienst, vermeld in artikel 19 van het decreet van 7 juli 2017;
de taken van de sociale inspectie en de begeleidingsdienst, vermeld in artikel 23 van het decreet van 7 juli 2017.

De uitbetalingsactoren, de bijslagtrekkenden en de begunstigden bezorgen op verzoek van de klachten- en bemiddelingsdienst of de toezichthouder de gevraagde gegevens op de wijze en binnen de termijn, vermeld in het verzoek. Deze gegevens worden opgevraagd met betrekking tot de in het eerste lid vermelde taken en enkel voor zover de gegevens niet ter beschikking zijn in het gegevensnetwerk KRING of andere digitale bronnen.

§3. Het agentschap Opgroeien regie krijgt toegang tot de persoonsgegevens via het gegevensnetwerk KRING voor de volgende doeleinden:

de taken, vermeld in artikel 7/1 van het decreet van 30 april 2004 betreffende de oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Opgroeien regie;
de taken van de geschillencommissie, vermeld in artikel 104 van het decreet van 27 april 2018.

De uitbetalingsactoren de bijslagtrekkenden, de begunstigden en de klachten- en bemiddelingsdienst van het agentschap bezorgen op verzoek van de geschillencommissie, vermeld in artikel 104 van het Groeipakketdecreet van 2018, de gevraagde gegevens op de wijze en binnen de termijnen, vermeld in het verzoek. Deze gegevens worden opgevraagd met betrekking tot de in paragraaf 3 vermelde taken en enkel voor zover de gegevens niet ter beschikking zijn in het gegevensnetwerk KRING of andere digitale gegevensbronnen.

§4. Het agentschap, het agentschap Opgroeien regie en de uitbetalingsactoren kunnen de relevante persoonsgegevens uitwisselen naar aanleiding van:

een geschil tussen een uitbetalingsactor en een begunstigde over een recht op toelagen gezinsbeleid of de uitbetaling ervan, dat de klachten- en bemiddelingsdienst behandeld heeft, als de begunstigde vervolgens een dossier indient bij de geschillencommissie, vermeld in artikel 104 van het Groeipakketdecreet van 2018;
een beroepsdossier dat de geschillencommissie, vermeld in artikel 104 van het decreet van 27 april 2018, behandeld heeft, waarvoor een controle wordt gevraagd bij de sociale inspectie en de begeleidingsdienst, vermeld in artikel 110, tweede lid, van het Groeipakketdecreet van 2018.

Het agentschap Opgroeien regie kan nader bepalen welke vormvereisten gelden voor de jaarlijkse rapportering met betrekking tot de klachten en de bemiddelingsdossiers die het agentschap opvolgt. Het agentschap Opgroeien regie legt de termijn vast waarin de rapportering wordt bezorgd.

§5. Het agentschap Opgroeien regie en het agentschap bewaren de gegevens tot het dossier vijf jaar is afgesloten conform artikel 95 tot en met 99 van het Groeipakketdecreet van 2018.

De gegevens die niet meer worden gebruikt om toelagen in het kader van het gezinsbeleid toe te kennen, worden gearchiveerd conform de bepalingen van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Afdeling 2. Gegevensverwerking in het kader van de controle van de bankrekening van de begunstigden

Afdeling 3. Gegevensverwerking in het kader van de toekenning van een zorgtoeslag voor kinderen met een specifieke ondersteuningsbehoefte

Artikel 6 BVR Gegevensverwerking

§1. In dit artikel wordt verstaan onder evaluerend arts: een arts die beschikt over een erkenning van het agentschap Opgroeien regie conform artikel 21 van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018.

§2. De evaluerend arts stelt de ernst van de gevolgen van de specifieke ondersteuningsbehoefte vast met het oog op de uitbetaling van een zorgtoeslag voor kinderen met een specifieke ondersteuningsbehoefte als vermeld in artikel 16, §1, van het Groeipakketdecreet van 2018 en overeenkomstig artikel 6 en 7 van het besluit van 7 december 2018.

§3. De begunstigden of bijslagtrekkende bezorgen de volgende gegevens aan het agentschap Opgroeien regie:

de identificatiegegevens van het kind;
het rijksregisternummer van het kind;
de identificatiegegevens van de ouders of opvoeders van het kind;
de contactgegevens van de indiener van de aanvraag tot medische vaststelling;
de sociale en medische gegevens, vermeld op het inlichtingenformulier dat het agentschap Opgroeien regie aan de begunstigde heeft bezorgd;
het medisch inlichtingenformulier dat de behandelende arts heeft opgemaakt.
in voorkomend geval, de naam, de voornaam en de contactgegevens van de vertrouwenspersoon, vermeld in artikel 13, § 2, vierde lid, van het besluit van 7 december 2018.

Het agentschap Opgroeien regie bezorgt de gegevens aan de evaluerend arts. De arts bezorgt het eindresultaat van de vaststelling van de gevolgen van de specifieke ondersteuningsbehoefte aan het agentschap Opgroeien regie. Het agentschap Opgroeien regie bezorgt het eindresultaat van die vaststelling vervolgens aan de bevoegde uitbetalingsactor.

§4. Als een multidisciplinair team een aanvraag van niet rechtstreeks toegankelijke jeugdhulpverlening indient, stelt de arts die binnen het multidisciplinaire team betrokken was bij die aanvraag, ook de ernst van de specifieke ondersteuningsbehoefte, vermeld in artikel 16, §1, van het Groeipakketdecreet van 2018, vast overeenkomstig artikel 6 en 7 van het besluit van 7 december 2018.

In het eerste lid wordt verstaan onder multidisciplinair team: een erkend multidisciplinair team als vermeld in artikel 1, 12°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 februari 2014 betreffende de integrale jeugdhulp.

De arts, vermeld in het eerste lid, bezorgt het agentschap Opgroeien regie de vaststelling van de ernst van de gevolgen van de specifieke ondersteuningsbehoefte. De arts bezorgt ook alle relevante informatie over de vastgestelde specifieke ondersteuningsbehoefte van het kind aan het agentschap Opgroeien regie voor de herzieningsprocedure, vermeld in artikel 19 en 20 van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018. Het agentschap Opgroeien regie bezorgt de vaststelling vervolgens aan de bevoegde uitbetalingsactor.

§5. De gegevens over de gezondheid van de kinderen met een bijzondere ondersteuningsbehoefte worden verwerkt bij het agentschap Opgroeien regie onder de verantwoordelijkheid van een persoon die overeenkomstig de wet betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen, gecoördineerd op 10 mei 2015, gemachtigd is de geneeskunde uit te oefenen.

Alle personen die betrokken zijn bij de verwerking van de gegevens in het kader van de toekenning van de zorgtoeslag bij het agentschap Opgroeien regie en bij deuitbetalingsactoren, zijn onderworpen aan de geheimhoudingsplicht. Ze ondertekenen daartoe een geheimhoudingsverklaring.

Afdeling 3/1. Gegevensverwerking in het kader van de attestering bij afwezigheid bij ziekte

Artikel 6/1 BVR Gegevensverwerking

§1. In dit artikel wordt verstaan onder besluit van 5 oktober 2018: het besluit van de Vlaamse Regering 5 oktober 2018 tot vaststelling van de diverse hoedanigheden van het rechtgevend kind en betreffende de vrijstellingen van de toekenningsvoorwaarden voor de gezinsbijslagen, de startbedragen geboorte en adoptie en de universele participatietoeslagen.

§ 2. De begunstigden of bijslagtrekkende bezorgen de volgende gegevens aan het agentschap Opgroeien regie met het oog op de attestering van de afwezigheid of de onmogelijkheid om de lessen te volgen, als vermeld in artikel 20, § 1, tweede lid, § 3, en § 4, tweede lid, artikel 26, § 1, tweede lid, § 3, en § 4, tweede lid en artikel 35, § 1, tweede lid, § 2, en § 3, tweede lid, van het besluit van 5 oktober 2018:

de identificatiegegevens van het kind;
het rijksregisternummer van het kind;
de identificatiegegevens van de ouders of opvoeders van het kind;
de sociale en medische gegevens, vermeld op het inlichtingenformulier dat het agentschap Opgroeien regie aan de begunstigden of bijslagtrekkende heeft bezorgd;
het medisch inlichtingenformulier dat de behandelende arts heeft opgemaakt.

Het agentschap Opgroeien regie bezorgt de gegevens aan de bevoegde dienst. De bevoegde dienst bezorgt de attestering van de afwezigheid of de onmogelijkheid om lessen te volgen aan het agentschap Opgroeien regie. Het agentschap Opgroeien regie bezorgt de attestering vervolgens aan de bevoegde uitbetalingsactor.

§ 3. De gegevens over de gezondheid van de kinderen waarvoor de afwezigheid wegens ziekte of de onmogelijk om lessen te volgen moet worden geattesteerd, vermeld in artikel 20, § 1, tweede lid, § 3, en § 4, tweede lid, artikel 26, § 1, tweede lid, § 3, en § 4, tweede lid en artikel 35, § 1, tweede lid, § 2, en § 3, tweede lid, van het besluit van 5 oktober 2018, worden verwerkt bij het agentschap Opgroeien regie onder de verantwoordelijkheid van een persoon die overeenkomstig de wet betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen, gecoördineerd op 10 mei 2015, gemachtigd is de geneeskunde uit te oefenen.

Alle personen die betrokken zijn bij de verwerking van de gegevens, vermeld in dit artikel, bij het agentschap Opgroeien regie en bij de uitbetalingsactoren, zijn onderworpen aan de geheimhoudingsplicht. Ze ondertekenen daartoe een geheimhoudingsverklaring.

Afdeling 4. Gegevensverwerking met het oog op de handhaving ten aanzien van de burger en ten aanzien van de uitbetalingsactor

Afdeling 5. Gegevensverwerking met het oog op de uitbetaling van de selectieve participatietoeslagen

Afdeling 6. Gegevensverwerking met het oog op de toekenning van de ondersteuningstoeslag

Artikel 8/1 BVR Gegevensverwerking

§ 1. De uitbetalingsactoren kunnen alle inlichtingen inwinnen die noodzakelijk zijn voor de toepassing van artikel 56/1 van het Groeipakketdecreet van 2018 en het Besluit Ondersteuningstoeslag van 2022.

§ 2. Om de schorsing van de ondersteuningstoeslag, vermeld in artikel 7 van het Besluit Ondersteuningstoeslag van 2022, vast te stellen, worden op periodieke wijze de identificatiegegevens en de begin- en eindperiode van de schorsingsperiode meegedeeld aan het agentschap Opgroeien regie, het agentschap en de uitbetalingsactoren van de hiernavolgende kinderen:

de kinderen die in een internaat zijn ingeschreven;
de kinderen die een beroep doen op niet-rechtstreeks toegankelijke zorg en ondersteuning;
de kinderen die een beroep doen op een budget voor niet-rechtstreeks toegankelijke zorg en ondersteuning;
de kinderen die een inkomensvervangende tegemoetkoming of integratietegemoetkoming ontvangen als vermeld in de wet van 27 februari 1987 betreffende de tegemoetkomingen aan personen met een handicap;
de kinderen die een basisondersteuningsbudget ontvangen als vermeld in artikel 233, § 3, of artikel 641, eerste lid, 2°, van het besluit van 30 november 2018.

§ 3. Om de attestering dat het kind recht heeft op de zorgtoeslag voor kinderen met een specifieke ondersteuningsbehoefte, vermeld in artikel 5, eerste lid, van het Besluit Ondersteuningstoeslag van 2022, vast te stellen, bezorgt het agentschap Opgroeien regie op periodieke wijze het rijksregisternummer van de kinderen aan wie minstens 12 punten worden toegekend overeenkomstig het driepijlersysteem aan de uitbetalingsactoren en aan het agentschap.

§ 4. Voor de kinderen die hun woonplaats hebben in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad en een verzoek als vermeld in artikel 56/1, tweede lid, van het Groeipakketdecreet van 2018, indienen, bezorgt de bevoegde overheid op periodieke wijze de attestering die aantoont dat het kind recht kan hebben op de verhoogde kinderbijslag, vermeld in artikel 5, tweede lid, van het Besluit Ondersteuningstoeslag van 2022, aan het agentschap Opgroeien regie, het agentschap en de uitbetalingsactoren.

§ 5. De gegevens, vermeld in dit artikel, worden uitgewisseld op een beveiligde elektronische manier.

§ 6. Conform artikel 7 van het Groeipakketdecreet van 2018 worden de persoonsgegevens, vermeld in dit artikel, door de uitbetalingsactoren bewaard tot vijf jaar na de afsluiting van het gezinsdossier.

Het agentschap Opgroeien regie en het agentschap bewaren de persoonsgegevens, vermeld in dit artikel, tot het dossier vijf jaar is afgesloten conform artikel 95 tot en met 99 van het Groeipakketdecreet van 2018.

§ 7. Conform artikel 12 van de voornoemde verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 informeren het agentschap Opgroeien regie, het agentschap en de uitbetalingsactoren de betrokkenen over de verwerking via hun website.

Hoofdstuk 3. De bewijskracht van de gegevens verwerkt door het agentschap, door het agentschap Opgroeien regie en de private uitbetalingsactoren

Artikel 9 BVR Gegevensdeling

§1. Het agentschap,het agentschap Opgroeien regie en de private uitbetalingsactoren beschikken over een procedure voor:

de systematische en volledige opslag van de gegevens;
de getrouwe, duurzame en volledige weergave van de informatie;
de zorgvuldige bewaring, de systematische classificatie en de beveiliging van de gegevens tegen elke vorm van vervalsing;
de integriteit en de leesbaarheid van de gegevens gedurende de volledige bewaartermijn.

§2. Het agentschap, het agentschap Opgroeien regie en de private uitbetalingsactoren beschikken over een gedetailleerde documentatie over de gehanteerde procedure, vermeld in paragraaf 1. Elke wijziging aan die procedure wordt aan de gedetailleerde documentatie toegevoegd. De gehanteerde procedure en elke wijziging is gedateerd.

§3. De procedure voldoet aan de volgende voorwaarden:

de gevolgde procedure wordt nauwkeurig omschreven;
de gebruikte technologie waarborgt een getrouwe, duurzame en volledige weergave van de gegevens;
de gegevens worden systematisch en zonder weglatingen geregistreerd;
de verwerkte gegevens worden op een zorgvuldige manier bewaard, systematisch gerangschikt en beschermd tegen elke vervalsing;
de volgende inlichtingen over de verwerking van de gegevens worden bewaard:
1. de identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking en de uitvoerder;
2. de aard en het onderwerp van de gegevens waarop de verwerking betrekking heeft;
3.de datum en de plaats van de uitvoering;
4. de eventuele storingen die zijn vastgesteld tijdens de verwerking.

Artikel 10 BVR Gegevensdeling

Met behoud van de toepassing van andersluidende regelgeving, hebben de gegevens die worden opgeslagen en bewaard overeenkomstig de in artikel 9 vermelde procedure en hun weergave op een leesbare drager bewijskracht tot bewijs van het tegendeel. Die bewijskracht geldt vanaf de datum die is vermeld op de gedetailleerde documentatie, vermeld in artikel 9, §2.

Artikel 11 BVR Gegevensdeling

De minister kan nadere regels en de procedure vastleggen voor het opslaan en bewaren van de gegevens waarover het agentschap of het agentschap Opgroeien regie of de private uitbetalingsactoren beschikken of die aan hen zijn bezorgd ter uitvoering van het Groeipakketdecreet 2018 en van het decreet van 7 juli 2017 of de uitvoeringsbesluiten ervan.

Hoofdstuk 4. De bewijswaarde van elektronische formulieren

Hoofdstuk 5. Algemene bepalingen over de transparantie van de informatie, de communicatie en nadere regels voor de uitoefening van de rechten van de betrokkene

Hoofdstuk 6 Algemene bepalingen over de beveiliging van de verwerking

Hoofdstuk 7. Mededeling van gegevens door andere diensten van de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaamse Gewest, de provincies, de federaties van gemeenten, de gemeenten, verenigingen waarvan ze deel uitmaken, de openbare instellingen die ervan afhangen, en alle openbare en meewerkende instellingen die onder de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest vallen