Deontologisch kader voor de private uitbetalingsactoren

Algemene toelichting

In de nieuwe uitbetalingsomgeving van het Groeipakket werken 4 private uitbetalingsactoren en 1 publieke uitbetalingsactor dagelijks voor een juiste, volledige en zo automatisch mogelijke uitbetaling van het Groeipakket aan de gezinnen. In tegenstelling tot vroeger hebben de gezinnen vanaf 2020 vrije keuze over de uitbetalingsactor waar ze willen aansluiten. In sommige gevallen, en zeker voor nieuwe gezinnen, geldt dit al vanaf 2019. Het behoud van een kritiek aantal kinddossiers (minimaal 120.000) is één van de vergunningsvoorwaarden voor een private uitbetalingsactor. De financiering van de uitbetalingsactoren is tevens (gedeeltelijk) afhankelijk van de som uit te keren Groeipakkettoelagen en dus, onrechtstreeks, van het aantal aangesloten gezinnen. 

In deze omgeving doet elke uitbetalingsactor inspanningen om gezinnen te informeren, kwaliteit te bieden in de behandeling van de gezinnen en haar diensten bekend te maken aan het publiek. De wijze waarop dit gebeurt, verschilt uiteraard voor elke actor en alle actoren ondernemen actie, meestal in de vorm van informatieverstrekking en dienstverlening.

Via signalen bij de klachten- en bemiddelingsdienst van VUTG, veelal vanwege gezinnen maar ook via signalen van uitbetalingsactoren die geconfronteerd worden met de wijze waarop collega’s hun acties ondernemen, zijn er ondertussen al een aantal vragen ontstaan over de wijze waarop het informeren van gezinnen, het werven en aansluiten in sommige gevallen verloopt. Vandaag ontbreekt een tegenstelbaar kader om hierover te overleggen en, desgevallend, een standpunt in te nemen.

VUTG heeft als opdracht om het uitbetalingslandschap te organiseren en vorm te geven (art. 5 van het VUTG-decreet1 ). Om te anticiperen op de vrije keuze van gezinnen vanaf 2020 en om de wijze waarop de gezinnen geïnformeerd en aangesloten worden te stroomlijnen zonder evenwel in te grijpen in de vrijheid van de uitbetalingsactoren om hun diensten kenbaar te maken en te verlenen, creëren we een deontologisch kader. Dit deontologisch kader dient als basis voor alle private uitbetalingsactoren en wordt als richtlijn beschouwd voor de sector, op 18 juni 2019 door de raad van bestuur van het VUTG goedgekeurd. Het deontologisch kader biedt de basislijn voor het handelen van de private uitbetalingsactoren in de dienstverlening aan gezinnen, in het kader van hun rol in het gezinsbeleid.
 

Deontologisch kader

§1 Definities:

1. Begunstigde: de begunstigde, zoals vermeld in artikel 3, §2, groeipakketdecreet.
2. Gemiste kinderen: alle kinderen die recht hebben op toelagen in het kader van het gezinsbeleid, maar deze niet ontvangen.
3. Gezinsbeleid: gezinsbeleid, zoals vermeld in artikel 2, 5°, VUTG-decreet.
4. Groeipakketdecreet: het decreet van 27 april 2018 tot regeling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid.
5. VUTG-decreet: decreet van 7 juli 2017 tot oprichting van een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid, tot vaststelling van vergunningsnormen voor private uitbetalingsactoren en tot wijziging van het decreet van 30 april 2004 betreffende de oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin.
6. Uitbetalingsactor: de private uitbetalingsactor voor het Groeipakket, vergund door Opgroeien (gewezen Kind en Gezin).
    

§2 Doel deontologische code

Deze deontologische code legt een deontologisch kader op die elke uitbetalingsactor dient na te leven bij het uitvoeren van haar rol in het gezinsbeleid, uitgetekend door de Vlaamse overheid.
Van elke uitbetalingsactor worden hoge ethische standaarden verwacht in zijn handelen naar de cliënten van het Groeipakket, de andere uitbetalingsactoren en derden. Het respecteren van deze ethische standaarden moet bijdragen aan de geloofwaardigheid en betrouwbaarheid van de hele sector.
 

§3 Verhouding met de bestaande regelgeving

De deontologische code wordt overeengekomen en opgelegd in uitvoering van art. 5 van het VUTG-decreet.

Naast de toepassing van deze deontologische code blijft de uitbetalingsactor gebonden door de bepalingen in de bestaande regelgeving zoals: het groeipakketdecreet, het VUTG-decreet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere toepasselijke regelgeving.
 

§4 Integer handelen

De uitbetalingsactor gedraagt zich integer. Hierbij is het belangrijk dat de uitbetalingsactor niet enkel naar de letter van de wet handelt, maar belang hecht aan de geest van de wet. Ethiek gaat verder dan de letterlijke bepalingen van de wet en dient door de uitbetalingsactor zo te worden geïnterpreteerd. Verder bezit de uitbetalingsactor persoonlijke en professionele kwaliteiten die beantwoorden aan de hoogste normen van eerlijkheid en loyaliteit. Het sectoroverleg is een forum om dilemma’s dienaangaande af te toetsen.
 

§5 Discretieplicht

Elke uitbetalingsactor is gebonden door een discretieplicht. De uitbetalingsactor moet beschikken over de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene om zijn gegevens met derden te delen, tenzij de regelgeving of specifieke machtigingen dit anders regelen. Wanneer de uitbetalingsactor dossiersituaties gebruikt ten behoeve van vorming en opleiding, zal hij alle persoonlijke gegevens anonimiseren.
 

§6 Aansluiting bij uitbetalingsactor

Een (toekomstig) begunstigde kan enkel op basis van een geldige aanvraag bij een uitbetalingsactor worden aangesloten. Een geldige aanvraag is elke wilsuiting van een (toekomstige) begunstigde; concreet het schriftelijk of elektronisch doorsturen van een gegeven aan een uitbetalingsactor met het oog op het verkrijgen van een van de toelagen van het Groeipakket.

Elke aansluiting van een (toekomstig) begunstigde bij een uitbetalingsactor wordt bewezen door het schriftelijk of elektronisch doorgestuurd gegeven waaruit de keuze van de (toekomstig) begunstigde ondubbelzinnig blijkt. Ook de uitdrukkelijke toestemming van de (toekomstig) begunstigde om zijn gegevens met derden te delen blijkt uit dit document, behoudens de uitzondering vermeld in §5.

Indien de uitbetalingsactor niet beschikt over dergelijk document, kan de uitbetalingsactor: de (toekomstig) begunstigde niet bij hem aansluiten, geen enkele toelage in het kader van het gezinsbeleid aan de (toekomstig) begunstigde uitbetalen, de gegevens van de (toekomstig) begunstigde niet met derden delen.

Het lidmaatschap van een (toekomstig) begunstigde bij een vereniging of een dienstverlener die samenwerkt met of tot dezelfde ondernemingsgroep van een uitbetalingsactor hoort, geeft nooit aanleiding tot een automatische aansluiting van deze (toekomstig) begunstigde bij een uitbetalingsactor. Geen enkele (toekomstig) begunstigde wordt buiten zijn wil om of zonder zijn expliciete toestemming bij een uitbetalingsactor aangesloten.

De uitbetalingsactor koppelt geen voordelen aan de aansluiting van een (toekomstig) begunstigde, noch voor zichzelf, de (toekomstig) begunstigde of een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon, die van zijn ondernemingsgroep deel uitmaakt (zie ook §13) of legt geen druk op waardoor de (toekomstig) begunstigde zou kunnen vrezen voor zijn andere lidmaatschappen in de ondernemingsgroep. Deur-aan-deur aansluiting is verboden. De verkoop van dossiers tussen verschillende uitbetalingsactoren is eveneens verboden.
 

§7 Toekenning startbedragen

Een uitbetalingsactor kan pas overgaan tot het aansluiten van de begunstigde en het betalen van het startbedrag wanneer die beschikt over een geldige aanvraag en conform de decretale bepalingen en gemaakte afspraken. Zo mag een aanvraag tot voorafbetaling van het startbedrag geboorte pas na vijf maanden zwangerschap worden ingediend. Een aanvraag die te vroeg of zonder medisch getuigschrift is ingediend mag niet leiden tot het, op dat moment, aansluiten van de begunstigde.

Wanneer de toekomstige begunstigde bij meerdere uitbetalingsactoren een geldige aanvraag om voorafbetaling van het startbedrag indient, is de uitbetalingsactor die de betaling ervan het eerst finaliseert in de Groeipakketapplicatie de bevoegde uitbetalingsactor.
 

§8 Gemiste groeipakketten

Op basis van artikel 4, lid 2, 2°, VUTG-decreet is de publieke uitbetalingsactor FONS exclusief bevoegd om proactief het recht op toelagen in het kader van het gezinsbeleid voor de gemiste kinderen te onderzoeken. Wanneer een private uitbetalingsactor deze opdracht m.b.t. de gemiste kinderen zou opnemen, handelt deze zichtbaar in naam van de publieke uitbetalingsactor FONS. Bij de automatische toekenning van het recht, informeert de uitbetalingsactor de begunstigde altijd zichtbaar en duidelijk over zijn mogelijkheid om bij één van de vijf actoren aan te sluiten.
 

§9 Onderhouden van expertise

Het Vlaamse gezinsbeleid kan niet functioneren zonder competente en betrokken uitbetalingsactoren. De uitbetalingsactoren zorgen ervoor dat zij hun competenties up-to-date houden en dat zij geïnformeerd zijn over zaken die van belang zijn voor hun opdrachten en voor het adequaat uitvoeren van het gezinsbeleid van de Vlaamse overheid. Zo dient de uitbetalingsactor steeds over de nodige competenties en kennis te beschikken met betrekking tot de sector en het gezinsbeleid dat de Vlaamse overheid wenst te voeren. Verder onderhoudt en versterkt de uitbetalingsactor zijn expertise, waarbij hij rekening houdt met de steeds veranderende context van het Vlaamse gezinsbeleid.
 

§10 Informatie verspreiden

Een uitbetalingsactor is verplicht om correcte en volledige inlichtingen aan de (potentiële) begunstigde te verschaffen zodat die al zijn rechten en plichten probleemloos kan uitoefenen.
Een uitbetalingsactor die informatie verstrekt of verspreidt, verwijst steeds naar www.groeipakket.be als bron voor officiële overheidscommunicatie en vermeldt, in het bijzonder, dat de (potentiële) begunstigde vrij kan kiezen voor één van de vijf uitbetalingsactoren. Deze vermelding dient steeds duidelijk en onmiddellijk zichtbaar te zijn op de informatieboodschap zelf, en dus niet via doorverwijzingen. Uit de vermelding moet, in gebeurlijk geval, blijken dat de Vlaamse overheid de middelen (voor het Groeipakket) ter beschikking stelt van de gezinnen.

Verder kan een uitbetalingsactor zijn diensten bekend maken op voorwaarde dat deze op een objectieve en waardige wijze zijn voorgesteld zonder de reputatie van zijn sectorgenoten te schenden.

Een uitbetalingsactor is verantwoordelijk voor de communicatie (over het Groeipakket) van een partner. Een uitbetalingsactor kan wel steeds weerleggen en aantonen dat deze communicatie buiten een samenwerking met de uitbetalingsactor is gebeurd. Een uitbetalingsactor bezorgt hiertoe de nodige bewijsstukken.
 

§11 Samenwerking met partners uit het gezinsbeleid

Met het oog op een geïntegreerd gezinsbeleid is samenwerking tussen uitbetalingsactoren en partners uit het gezinsbeleid essentieel. Opportuniteiten liggen in het samen meer betekenen voor ouders en hun kinderen via wederzijds informeren over en toeleiden naar elkaars expertise en aanbod. Toeleiden alsook het delen van gegevens gebeurt steeds in overleg met de klant, behoudens de bepaling in §5. Specifiek voor gezinsondersteuning en/of opvoedingsvragen wordt toegeleid naar partners van het lokale samenwerkingsverband Huis van het Kind, naar lokale medewerkers van het agentschap Opgroeien (vroegere Kind en Gezin) of een andere competente partner. Het aanbod aan competente partners wordt door de uitbetalingsactoren steeds op een neutrale, transparantie en objectieve manier in kaart gebracht, met respect voor de keuzevrijheid van de betrokkene.

Om een goede samenwerking te bevorderen worden het uitwisselen van lokale contactgegevens, het correct communiceren en een respect voor elkaars competentie en opdracht voorop gesteld. Uitbetalingsactoren Groeipakket streven een samenwerking na met de Huizen van het Kind, rekening houdend met krijtlijnen die in onderling overleg vastgelegd zijn.
 

§12 Eerbied / Discriminatie

De uitbetalingsactor zal ten alle tijden de fundamentele rechten van de persoon en groepen van personen, namelijk: hun vrijheid, waardigheid, privacy, autonomie en integriteit eerbiedigen en verdedigen. Verder zal de uitbetalingsactor iedereen op een gelijke manier behandelen zonder enige vorm van discriminatie op grond van: afkomst, cultuur, geslacht, taal, vermogen, geboorte, overtuiging of seksuele geaardheid.
 

§13 Budget voor gadgets

Er worden geen middelen besteed aan gadgets. Dit betreft zowel gadgets die rechtstreeks door de uitbetalingsactor zelf, als door een derde partner aangeboden worden. Het organiseren van prijsvragen is eveneens verboden.
 

§14 Betwisting

Een uitbetalingsactor of een begunstigde die een ervaren of gemelde praktijk in strijd met deze deontologische code wil aankaarten, kan dit doen bij de klachten- en bemiddelingsdienst van het Agentschap VUTG. De klachten- en bemiddelingsdienst zal een met redenen omklede beslissing nemen inzake de gemelde situatie. Bij betwisting van deze beslissing kan de betrokken actor aan de raad van bestuur vragen om een uitvoeringsrichtlijn terzake aan te nemen die bindend is voor de uitbetalingsactoren.

• 1Decreet van 7 juli 2017 tot oprichting van een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid, tot vaststelling van vergunningsnormen voor private uitbetalingsactoren en tot wijziging van het decreet van 30 april 2004 betreffende de oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin