Hoofdstuk 2. Rechten en plichten van de begunstigden in hun contacten met uitbetalingsactoren

Dienstige inlichtingen als vermeld in artikel 79, eerste en tweede lid, van het Groeipakketdecreet van 2018, omvatten alle gegevens die de verzoeker duidelijkheid kunnen verschaffen over zijn individuele situatie betreffende de toelagen in het kader van het gezinsbeleid. Die gegevens hebben minstens betrekking op de toekenningsvoorwaarden en op het behoud van de toekenning, alsook op de elementen waarmee rekening wordt gehouden om het bedrag van de toelagen te bepalen.

De termijn van 45 dagen, vermeld in artikel 79, tweede lid, van het voormelde decreet, gaat in op de datum waarop de uitbetalingsactor die bevoegd is om erop te antwoorden, het verzoek om inlichtingen heeft geregistreerd. De uitbetalingsactor registreert het verzoek onmiddellijk nadat hij het heeft ontvangen.

De uitbetalingsactoren communiceren met elke persoon die om informatie verzoekt als vermeld in artikel 79 van het Groeipakketdecreet van 2018, of met elke persoon die om raad vraagt als vermeld in artikel 80 van het voormelde decreet, via elektronische communicatie, brief, telefoon of fax.

Als de uitbetalingsactor de vraag of het verzoek schriftelijk ontvangt binnen veertien dagen na de datum waarop de vraag of het verzoek gedateerd is, neemt hij die datum in aanmerking. In alle andere gevallen geldt de datum van ontvangst van de schriftelijke communicatie.

De kennisgevingen en de vermeldingen, vermeld in artikel 83, eerste lid, en artikel 89, eerste lid, van het Groeipakketdecreet van 2018, zijn niet vereist:

1. als de beslissing uitsluitend betrekking heeft op een indexering;
2. als het gaat om beslissingen tot betaling van prestaties als die betalingen alleen de herhaalde uitvoering zijn van een eerdere beslissing die is meegedeeld conform artikel 83, eerste lid, van het voormelde decreet;
3. als de beslissing betrekking heeft op de toekenning van een leeftijdsbijslag, vermeld in artikel 212 van het voormelde decreet, als de eerste leeftijdsbijslag wordt toegekend of als een wijziging van het bedrag van de betaalde leeftijdsbijslag met niets anders verband houdt dan met de leeftijd van het kind.

De minister kan bijkomend bepalen op welke toelagen in het kader van het gezinsbeleid artikel 89, eerste lid, van het voormelde decreet niet van toepassing is, onder dezelfde voorwaarden als deze vermeld in het eerste lid.

Het schriftelijke verzoek tot rechtentoekenning, vermeld in artikel 84 van het Groeipakketdecreet van 2018, kan ingediend worden per brief, via elektronische communicatie, fax of telefoon of door het af te geven aan het loket van de uitbetalingsactor.

Een telefonisch verzoek van de begunstigde, zoals vermeld in het eerst lid, kan aanleiding geven tot de toekenning van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid. Dat verzoek wordt door de uitbetalingsactor schriftelijk of elektronisch aan de begunstigde bevestigd. De datum van bevestiging geldt als datum van het schriftelijke verzoek.

De communicatie via e-mail, telefoon of fax wordt alleen aanvaard als de identiteit van de afzender met zekerheid vaststaat.

Het interne beleid voor de behandeling van verzoeken, als vermeld in artikel 85, vierde lid, van het Groeipakketdecreet van 2018, voldoet minstens aan al de volgende kwaliteitsvereisten:

1. bij het onderzoek van het recht op toelagen in het kader van het gezinsbeleid worden alle betrokken actoren in het kadaster geïntegreerd, volgens de regels die bij of krachtens artikel 7, §1, §2 en §4 van het voormelde decreet en overeenkomstig artikel 7 en artikel 28, 7° van het decreet van 7 juli 2017 tot oprichting van een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid, tot vaststelling van vergunningsnormen voor private uitbetalingsactoren en tot wijziging van het decreet van 30 april 2004 betreffende de oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Opgroeien regie zijn vastgesteld;
2. de uitbetalingsactor bezorgt binnen vijftien dagen na de ontvangst van het verzoek een ontvangstbevestiging aan de begunstigde. Die ontvangstbevestiging vermeldt de onderzoekstermijn, de identificatiegegevens van de begunstigde en de contactgegevens van de uitbetalingsactor.

In het eerste lid wordt verstaan onder kadaster: het register van persoonsgegevens voor de toelagen in het kader van het gezinsbeleid, vermeld in artikel 7/1, eerste lid, 5°, van het decreet van 30 april 2004 betreffende de oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Opgroeien regie.

Voor de toepassing van artikel 86 en 87 van het Groeipakketdecreet van 2018, kan respectievelijk de behandelings- en betalingstermijn van een verzoek tot toekenning van toelagen in het kader van het gezinsbeleid tijdelijk tot respectievelijk maximaal acht en vier maanden verlengd worden als een wijziging van de regelgeving over de toelagen in het kader van gezinsbeleid een tijdelijke sterke toename aan verzoeken of noodzakelijke ambtshalve aanpassingen tot gevolg heeft.

De behandelingstermijn van een verzoek kan naast het geval, vermeld in het eerste lid, tot ten hoogste acht maanden worden verlengd als er significante problemen optreden bij het proces van datakoppeling en uitwisseling van gegevens dat noodzakelijk is voor de automatische rechtentoekenning.

De minister bepaalt wat onder een tijdelijke sterke toename aan verzoeken als vermeld in het eerste lid, en significante problemen bij het proces als vermeld in het tweede lid, wordt verstaan.

Het formulier dat de uitbetaling aan de begunstigde bevestigt, vermeld in artikel 88 van het Groeipakketdecreet van 2018, omvat de volgende gegevens:

1. de omschrijving van de aard van de prestatie;
2. de periode waarin de prestatie is uitgevoerd;
3. het totale bedrag dat uitbetaald wordt, met een overzicht van de toegekende bedragen van de toelagen;
4. het tijdstip waarop de toelagen uitbetaald worden;
5. de motivering en de decretale of reglementaire bepaling waarop de betaling is gegrond;
6. het rekeningnummer van de begunstigde waarop de toelagen zullen worden gestort.

De minister kan bepalen onder welke voorwaarden categorieën van beslissingen die door of met behulp van informaticaprogramma's zijn genomen, als een akte ontbreekt, geacht worden gemotiveerd te zijn.

Overeenkomstig artikel 91 van het Groeipakketdecreet van 2018, worden de mededelingen, vermeld in het voormelde artikel, elektronisch of schriftelijk gedaan.

In afwijking van het eerste lid worden mededelingen met aangetekende zendingen of elektronische kennisgevingen met ontvangstmelding alleen gebruikt als dat wettelijk of reglementair bepaald is of als dat noodzakelijk is om de begunstigde te informeren.

Als de uitbetalingsactor, nadat hij de mededeling vermeld in het derde lid, heeft verzonden, de aangetekende zending krijgt teruggestuurd of geen ontvangstbewijs van de elektronisch verstuurde mededeling heeft verkregen, bezorgt hij de mededeling aan de begunstigde via gewone schriftelijke of elektronische post.

De begunstigden zijn ertoe gehouden onmiddellijk de bevoegde uitbetalingsactor op de hoogte te brengen van elk element, met uitzondering van de inwerkingtreding van een nieuwe wettelijke of reglementaire bepaling die op hen betrekking zou kunnen hebben, dat de toekenning of de betaling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid zou kunnen wijzigen.