T/1 van 1 oktober 2022 - Richtlijnen voor de huisbezoeken

T/1 - Mededeling van het VUTG

1 oktober 2022

Betreft: Richtlijnen voor huisbezoeken

1. Inleiding

Het team sociale begeleiding en toezicht is opgericht bij art. 22 van het decreet van juli 2017 tot oprichting van een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid.

De begeleidings- en controleopdracht is beschreven in art. 23 en omvat in elk geval:

• controleren of de officiële situatie overeenstemt met de werkelijke situatie;
• gezinnen informeren over hun recht op gezinstoelagen;
• solvabiliteit controleren in geval van een debet;
• controleren of de regelgeving wordt nageleefd.

Deze richtlijnen bevatten de noodzakelijke toelichting en voorbeelden voor de controles aan huis vanaf 1 oktober 2022. Ze vervangt de Mededeling T/1 van 18 april 2019.

Vragen over deze richtlijnen kunnen gericht worden aan het team sociale begeleiding en toezicht via een mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be.

2. Soorten controles

2.1. Dringende controles op initiatief van de uitbetaler

art. 4, §1, 1°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot regeling van sommige aspecten van de organisatie en werking van het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid

De dossierbeheerder vraagt een dringende controle aan in de volgende situaties:

2.1.1. De uitbetaler vermoedt dat de werkelijke situatie van de begunstigden niet of niet meer overeenstemt met de officiële situatie of heeft twijfel over de gezinssituatie

Opmerking:

Gehuwde ouders (in België of in het buitenland) die nooit samengewoond hebben, kunnen als alleenstaand beschouwd worden. Dat geldt ook voor rechtsperiodes vóór 1 januari 2019.

2.1.2. De uitbetaler heeft ernstige en eensluidende aanwijzingen van fraude

Onder fraude wordt verstaan: de inbreuken van niveau 1 en niveau 2, respectievelijk vermeld in artikel 137 en artikel 138 van het decreet van 27 april 2018 tot regeling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid.

• Inbreuken van niveau 1:
  • niet-naleven van een regularisatiemaatregel;
  • wetens en willens nalaten te verklaren dat hij geen recht meer heeft op de toelage.
• Inbreuken van niveau 2:
  • onjuiste of onvolledige verklaringen om toelagen te verkrijgen;
  • weigeren verklaringen af te leggen of inlichtingen te verschaffen;
  • behouden van toelagen door onjuiste verklaringen of door na te laten om noodzakelijke verklaringen af te leggen;
  • opmaken of gebruiken van valse documenten;
  • wijzigen van informatie via ict en gebruik maken van vervalste gegevens;
  • valse namen, adressen, hoedanigheden: doen geloven in een fictief persoon, gezin, gebeurtenis.

2.1.3. De uitbetaler heeft, na uitputting van alle administratieve mogelijkheden, onvoldoende of tegenstrijdige gegevens gekregen via de gegevensstromen binnen het gegevensnetwerk of van de betrokken begunstigden, waardoor hij geen beslissing kan nemen

De uitbetaler moet geen controle aanvragen als een moeder met haar kind in een vluchthuis of opvangcentrum verblijft en de uitbetaler attesten ter bevestiging heeft ontvangen.

2.1.4. De uitbetaler wil de situatie controleren van het kind dat niet kan bewijzen dat het toegelaten of gemachtigd is om in het Rijk te verblijven of er zich te vestigen

art. 8, §1, eerste lid, 1°, van het decreet van 27 april 2018 tot regeling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid, met toepassing van art. 2 van het ministerieel besluit van 13 maart 2019 houdende de diverse hoedanigheden van het rechtgevend kind en betreffende de vrijstellingen van de toekenningsvoorwaarden voor de gezinsbijslagen, de startbedragen geboorte en adoptie en de universele participatietoeslagen

De controles zijn 3 maanden geldig.

2.1.5. De uitbetaler vraagt een onderzoek van de solvabiliteit van de begunstigde in geval van terugvordering van ten onrechte verrichte betalingen van toelagen in het kader van het gezinsbeleid

art. 23 van het decreet van 7 juli 2017 tot oprichting van een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid

art. 13 van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 juli 2018 tot vaststelling van de nadere regels over de rechten en plichten van begunstigden in hun contacten met uitbetalers en tot vaststelling van de regels voor de ambtshalve en gedwongen herziening van een beslissing tot toekenning van toelagen in het kader van het gezinsbeleid 

art. 14 van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 juni 2018 betreffende de oprichting van een commissie van beroep tegen de beslissing van de uitbetaler over de toelagen in het kader van het gezinsbeleid of tegen het uitblijven ervan

Er kan een solvabiliteitsonderzoek worden gevraagd in de volgende gevallen:

• in het kader van het opstellen van een afbetalingsplan;
• in het kader van een vraag om af te zien van de terugvordering;
• op verzoek van de geschillencommissie.

Een solvabiliteitscontrole in het kader van een vraag om af te zien van terugvordering kan enkel indien de begunstigden te goeder trouw zijn en zich in een onzekere financiële situatie bevinden. De begunstigde is te goeder trouw als hij zich in een behartenswaardige positie bevindt. In het geval van fraude is er geen afstand van de terugvordering mogelijk.

2.1.6. De uitbetaler wil nagaan of de jongste begunstigde in de onmogelijkheid is om te reageren op de keuze van de uitbetaler of van de bankrekening. Het bewijs dat de oudste begunstigde moet aanleveren, ontbreekt of biedt onvoldoende zekerheid

art. 6, laatste lid, van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 juni 2018 betreffende de aanwijzing van de begunstigden

De oudste begunstigde kan de uitbetaler of bankrekening kiezen als de jongste begunstigde niet in de mogelijkheid is om te reageren en als de oudste begunstigde het bewijs van die onmogelijkheid kan leveren aan de uitbetaler. De oudste begunstigde kan bv. een bewijs leveren dat geen geldige toestemming kan gegeven worden door een medische reden (de jongste begunstigde ligt in coma of is opgenomen in de psychiatrie).

2.1.7. De uitbetaler wil bij de terugkeer van de vermoedelijk afwezige ouder de datum van terugkeer vastleggen, als die datum niet op een andere wijze vastgesteld kan worden. De uitbetaler heeft ernstige en eensluidende aanwijzingen van fraude

art. 5 van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018 betreffende de nadere regels voor het verkrijgen van een zorgtoeslag

De uitbetaler moet enkel een controle aanvragen als de datum van terugkeer niet duidelijk is.

2.2. Dringende systematische controles

art. 4, §1, eerste lid, 2°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot regeling van sommige aspecten van de organisatie en werking van het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid

De dossierbeheerder vraagt systematisch een dringende controle aan in de volgende situaties:

2.2.1. Een gezin is niet in het Rijksregister ingeschreven, maar er is een verblijfadres in België gekend

De controles m.b.t. verblijfadressen zijn 6 maanden geldig.

De uitbetaler moet geen controle aanvragen als het gezin ambtshalve is geschrapt, er geen verblijfadres gekend is en post naar het laatste bekende adres wordt teruggestuurd. In dat geval schorst de uitbetaler de betalingen zonder een huisbezoek aan te vragen.

2.2.2. In het kader van de toekenning van een sociale toeslag verklaart de begunstigde feitelijk samen te wonen, maar het samenwonen blijkt niet uit de gegevens van het Rijksregister noch uit een van de bewijsstukken, vermeld in artikel 3, §2, 1° tot en met 4° en §3, 2° en 3°, van het besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van de nadere regels voor het toekennen van een sociale toeslag

art. 3, § 3, 1°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot vaststelling van de nadere regels voor het toekennen van een sociale toeslag

De uitbetaler moet geen controle aanvragen als het samenwonen blijkt uit officiële documenten:

• een ontvangstbewijs van de aangifte, vermeld in artikel 7, §1, eerste lid, van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister;
• een attest van de politie dat vaststelt dat de toestand, vermeld in het Rijksregister, niet overeenstemt met de reële situatie;
• een beschikking, vonnis of arrest van een rechtbank of hof;
• een attest van een OCMW dat vaststelt dat de toestand, vermeld in het Rijksregister, niet overeenstemt met de reële situatie;
• een vaststelling die gemaakt is door een andere overheidsdienst, waaruit de feitelijke gezinssamenstelling blijkt.

De verklaring een feitelijk gezin te vormen, kan vanuit het standpunt van de gezinstoelagen voordelig zijn in de volgende situaties. Het is dan ook aangewezen in die situaties een controle aan te vragen:

• als de persoon met wie een feitelijk gezin gevormd wordt, langdurig ziek is;
• als de persoon met wie een feitelijk gezin gevormd wordt, geen of weinig inkomsten heeft, waardoor er recht is op een sociale toeslag en dat recht niet zou bestaan door de te hoge inkomsten van de persoon die volgens het Rijkregister wel op hetzelfde adres is gedomicilieerd (en met wie de begunstigde verklaart geen feitelijk gezin te vormen, zie verder).

2.2.3. In het kader van de toekenning van een sociale toeslag wordt de vorming van een feitelijk gezin weerlegd door verklaringen als vermeld in artikel 3, §4, eerste lid, 6° tot en met 8°, van het besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van de nadere regels voor het toekennen van een sociale toeslag

artikel 3, §4, °6, °7 en °8, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot vaststelling van de nadere regels voor het toekennen van een sociale toeslag

Het betreft de volgende verklaringen:

• een verklaring van feitelijke gezinsvorming van de niet-verwante persoon met een rechtgevend kind in het gezin;
• een verklaring van feitelijke gezinsvorming van de niet-verwante persoon met een andere persoon dan de begunstigde met dezelfde woonplaats;
• een verklaring van geen feitelijke gezinsvorming van de begunstigde en de niet-verwante persoon in zijn gezin.

2.2.4. De begunstigde verklaart dat een kind dat volgens het Rijksregister niet is ingeschreven op hetzelfde adres als de begunstigde, deel uitmaakt van zijn gezin

art. 6 van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot vaststelling van de nadere regels voor het toekennen van een sociale toeslag

2.2.5. Een kind wordt geboren en staat ingeschreven in het Rijksregister en beide ouders studeren of verblijven in het buitenland

2.2.6. Een heruitgegeven cheque blijft ongeïnd

art. 14, §2, van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 juni 2018 houdende nadere regels betreffende de aanwijzing van de begunstigden van de gezinsbijslagen en de uitbetaling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid

De uitbetaler contacteert zelf eerst de begunstigde(n) om het rekeningnummer te vragen.

Opmerking:

ls de uitbetaler na een controleaanvraag toch het rekeningnummer van de begunstigde(n) krijgt, annuleert hij de controleaanvraag via een mail naar, inspectie-begeleiding@vutg.be met vermelding van het controlenummer in het onderwerp.

2.3. Controles vanuit het team sociale begeleiding en toezicht

art. 5 van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot regeling van sommige aspecten van de organisatie en werking van het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid art. 5, § 1, van het ministerieel besluit tot regeling van sommige aspecten van het toezicht en handhaving ten aanzien van de burgers wat betreft de toelagen in het kader van het gezinsbeleid

2.3.1. Fraudemeldingen

Het team sociale begeleiding en toezicht vraagt zelf een controle aan als het agentschap rechtstreeks informatie krijgt die wijst op fraude.

De meldingen van fraude zijn:

• afkomstig van andere inspectiediensten, andere overheidsdiensten of gerechtelijke instanties;
• afkomstig van een burger.

2.3.2. Steekproefcontroles

art. 4, § 1, 3° en § 2, van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 september 2018 tot regeling van sommige aspecten van de organisatie en werking van het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid

Het team sociale begeleiding en toezicht onderzoekt jaarlijks:

• 5 % van de dossiers waarin verhoogde wezenbijslag uitbetaald wordt overeenkomstig art. 214, § 1, Groeipakketdecreet en waar een overlevende ouder is.
• minstens 60 % van de gezinnen met één inkomensverstrekker en recht op een sociale toeslag, waar een nieuwe geboorte is. Er is sprake van gelijkmatig verdeelde huisvesting. De gezamenlijke inkomsten van de begunstigden liggen boven het grensbedrag en geen van de begunstigden ontvangt een leefloon.

3. Situaties waarin geen controle moet worden aangevraagd

In de volgende situaties moeten de uitbetalers geen controle aanvragen, met uitzondering van de situaties onder 2.1:

• Er wordt een kind geboren in een gezin met één inkomensverstrekker en recht op een sociale toeslag. Die controles worden opgenomen door het team sociale begeleiding en toezicht.
• Het gezin heeft een referentieadres bij een OCMW, VZW of voorziening, tenzij het gezin een attest voorlegt van het OCMW met hun werkelijke verblijfplaats (zie hierboven 2.2.1). Die controles worden opgenomen door het team sociale begeleiding en toezicht.
• De begunstigden met recht op een sociale toeslag wonen volgens het Rijksregister op hetzelfde adres, maar in twee aparte gezinskernen. Die controles worden opgenomen door het team sociale begeleiding en toezicht.
• Betrokkene/het gezin is ambtshalve afgeschreven en er is geen verblijfadres in België gekend.
• De te controleren periode ligt volledig in het verleden, tenzij er een vermoeden van fraude is.
• De controle heeft geen impact op het Groeipakket, er is bv. sowieso geen recht op een sociale toeslag.

4. Indienen, wijzigen of annuleren van een controle-aanvraag

4.1. Welke uitbetaler vraagt de controle aan?

Als meerdere uitbetalers bevoegd zijn voor een gezin, vraagt enkel de uitbetaler die bevoegd is voor de persoon bij wie er een vermoeden van fraude is, een huisbezoek aan.

4.2. Indienen van een controleaanvraag en verplichte vermeldingen

De uitbetaler dient een controleaanvraag in via zijn groeipakketapplicatie:

1. Klik in het dossier op het tabblad "Sociale Controle".
2. Klik rechts bovenaan het scherm op "Sociale controle aanvragen".
3. Vul "Persoon", "Type (controle)" en "Commentaar" in.

Elementen die automatisch uit de groeipakketapplicatie komen en dus niet op de aanvraag vermeld moeten worden:

• INSZ te controleren persoon (= de persoon bij wie logischerwijze het eerste huisbezoek uitgevoerd moet worden);
• geboortedatum te controleren persoon;
• naam en voornaam te controleren persoon;
• nationaliteit te controleren persoon;
• burgerlijke staat te controleren persoon;
• naam partner te controleren persoon;
• INSZ partner te controleren persoon;
• officieel en functioneel adres;
• telefoonnummer te controleren persoon;
• e-mail te controleren persoon;
• naam uitbetaler;
• dossiernummer uitbetaler;
• naam dossierbeheerder/team;
• e-mail dossierbeheerder/team.

De uitbetaler kiest het “type (controle)”:

• “Vermoeden feitelijk gezin": de uitbetaler vermoedt dat een begunstigde die officieel alleenstaand is een feitelijk gezin vormt.
  
  Voorbeelden
  • Alle communicatie verloopt via de partner van de begunstigde die officieel alleenstaand is.
  • Beide ouders zijn woonachtig in dezelfde straat maar op een verschillend huisnummer
• “Aanwezigheid in België”: de uitbetaler heeft aanwijzingen dat de begunstigde en/of de kinderen, die officieel ingeschreven zijn in België, in werkelijkheid in het buitenland verblijven.
  
  Voorbeelden
  • Uit de schoolattesten blijkt dat de kinderen in het buitenland studeren.
  • De begunstigde belt altijd op vanuit het buitenland.
• “Melding Fraude”: de uitbetaler ontving zelf een melding dat de werkelijke situatie van de begunstigden niet of niet meer overeenstemt met de officiële situatie.
  
  Voorbeelden
  • De uitbetaler ontvangt een mail dat de begunstigde, die officieel alleenstaand is, samenwoont.
  • De uitbetaler ontvangt een melding dat bepaalde kinderen niet meer in België verblijven.
• "Identificatie van de bijslagtrekkende": de uitbetaler heeft aanwijzingen dat de werkelijke opvoeder niet overeenstemt met de begunstigde in het dossier.
  
  Voorbeeld
  
  De grootmoeder laat weten dat zij een kleinkind opvoedt dat niet bij haar gedomicilieerd is.
• “Solvabiliteitscontrole”: de uitbetaler vraagt een onderzoek naar de solvabiliteit van de begunstigde(n) in geval van een terugvordering van ten onrechte uitgekeerde toelagen.
• "Echtheid van geschriften": de uitbetaler vermoedt dat een attest/formulier vervalst is.

• "Ondersteuningsopdracht": er ontbreken essentiële documenten in het dossier en betrokkene reageert niet op de vraag van de uitbetaler om de documenten aan te leveren.
  
  Voorbeeld
  
  Een begunstigde reageert niet op de vraag om een rekeningnummer door te geven.
• "Verklaring feitelijk gezin": de begunstigde verklaart (g)een feitelijk gezin te vormen.
• “Andere”: alle controles die niet onder de bovenstaande categorieën vallen.

Het veld “Commentaar” bevat alle relevante elementen van het dossier:

• Telefoonnummer van de dossierbeheerder/het team
• Taal van de te controleren persoon: NL/FR/ENG
• INSZ andere relevante personen + verwantschap tot de begunstigde + adres
• Gegevens feitelijk gezin: (on voor wie je de controle aanvraagt)
  • Begunstigde 1: (persoon voor wie je de controle aanvraagt)
    • Inkomstencategorie: LAAG/MIDDEN/HOOG
    • Betaling ST? NEE/JA
    • Contactgegevens (e-mail + telefoonnummer)
  • Begunstigde 2 (enkel indien ander feitelijk gezin dan begunstigde 1):
    • Inkomstencategorie: LAAG/MIDDEN/HOOG
    • Betaling ST? NEE/JA
    • Contactgegevens (e-mail + telefoonnummer)
•  Kinderen in het feitelijk gezin waarop de controle betrekking heeft:
  • INSZ KIND + huisvesting (GVH/OVH) + (half)-wees + plaatsing + bedrag (basis/ST/…) + schorsing en schorsingsdatum
  • INSZ KIND + huisvesting (GHV/OVH) + (half)-wees + plaatsing + bedrag (basis/ST/…) + schorsing en schorsingsdatum
• Rekeningnummers
  • BGK (unanimiteit/geen unanimiteit):
    • Titularis van de rekening BGK:
  • BG1:
  • BG2:
  • Betaalbestemmeling: sommendelegant/bewindvoerder/schuldbemiddelaar
    • Wie + contactgegevens
    • Voor welke begunstigde
• Controle in het verleden? NEE/JA + controlenummer
• Situatieomschrijving (max. 5 zinnen)
• Vermoeden van fraude? NEE/JA + motivatie

Bijlagen (bv. in te vullen model W, schoolattesten, …) kunnen doorgemaild worden naar inspectie-begeleiding@vutg.be, met het controlenummer in het onderwerp van de e-mail.

Er mag geen nieuwe dringende aanvraag om een huisbezoek voor hetzelfde dossier ingediend worden als er nog een controle voor dat dossier lopende is. In het geval de uitbetaler bijkomende vragen of informatie heeft, licht hij het team sociale begeleiding en toezicht in via een e-mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be, met vermelding van het controlenummer in het onderwerp.

Als verschillende personen in hetzelfde dossier of hetzelfde gezin gecontroleerd moeten worden, mag slechts één aanvraag ingediend worden. Als te controleren persoon kiest de uitbetaler de persoon bij wie logischerwijze het eerste huisbezoek uitgevoerd moet worden. Daarna duidt de uitbetaler duidelijk op de aanvraag aan welke andere personen eveneens gecontroleerd moeten worden (volledige gegevens: INSZ, adres, …).

4.3. Actoren invoeren

In bepaalde gevallen moet de gezinsinspecteur een (bijkomend) huisbezoek afleggen bij een persoon die niet in het Vlaams Kadaster ingevoerd is. Om het adres van die persoon in Kring te vinden is het noodzakelijk de persoon in het Vlaams Kadaster in te voeren.

In dergelijke situaties vraagt de gezinsinspecteur via een e-mail aan de uitbetaler die de controleaanvraag heeft ingediend, om de persoon in kwestie als bijkomende actor in het dossier in te voeren. De uitbetaler moet die bijkomende actor uiterlijk binnen 15 kalenderdagen na ontvangst van de e-mail invoeren.

De uitbetaler die de controle aanvraagt, mag het invoeren van de relevante actoren in het Vlaams Kadaster niet afsluiten zolang hij het controleverslag niet ontvangen heeft, zodat hij alle relevante informatie onmiddellijk ontvangt via de elektronische fluxen.

4.4. Annuleren of wijzigen van een controleaanvraag

De uitbetaler kan de controleaanvraag niet annuleren of wijzigen in de groeipakketapplicatie.

Als de uitbetaler de controle wil annuleren of bijkomende vragen of informatie heeft, licht hij het team sociale begeleiding en toezicht in via een e-mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be, met vermelding van het controlenummer in het onderwerp.

5. Het resultaat van een controle door de gezinsinspecteur

Na het uitvoeren van de controle ter plaatse maakt de gezinsinspecteur zijn conclusie op. De conclusie wordt via de groeipakketapplicatie bezorgd aan de dossierbeheerder. De dossierbeheerder ontvangt na het afsluiten van de controle een taak ‘Sociale controle feedback gevraagd’ in het betrokken dossier.

Wanneer de dossierbeheerder die taak opent, opent er een scherm met 3 tabbladen: de oorspronkelijke aanvraag (Aanvraag), de conclusie van de controle en bijlagen (Resultaat) en de vraag om feedback in te vullen, namelijk bij een positieve/negatieve regularisatie of een fraudedossier (Feedback).

6. Opvolging van de vaststellingen van de gezinsinspecteurs en feedback

6.1. Opvolging van de vaststellingen van de gezinsinspecteurs

De uitbetaler houdt bij de besluitvorming over de toekenning van de gezinstoelagen van het betrokken gezin of van een ander gezin van dezelfde uitbetaler, rekening met alle vaststellingen van de gezinsinspecteur.

Als de vaststellingen van de gezinsinspecteur betrekking hebben op het recht op gezinstoelagen van een ander gezin van een andere uitbetaler, brengt de uitbetaler de andere uitbetaler op de hoogte en informeert hij het team sociale begeleiding en toezicht via mail: inspectie-begeleiding@vutg.be, met vermelding van het controlenummer in het onderwerp.

Als de vaststellingen van de gezinsinspecteur betrekking hebben op het recht op gezinstoelagen in een andere deelentiteit, brengt de uitbetaler het team sociale begeleiding en toezicht op de hoogte via mail: inspectie-begeleiding@vutg.be, met vermelding van het controlenummer in het onderwerp. Het team sociale begeleiding en toezicht bezorgt de informatie aan de inspectiedienst van de andere deelentiteit.

Als de uitbetaler vragen heeft over de vaststellingen van de gezinsinspecteur of niet akkoord gaat met zijn conclusie (bv. omdat hij over nieuwe elementen beschikt), licht de SPOC (zie verder) binnen de 15 kalenderdagen het team sociale begeleiding en toezicht in via mail: inspectie-begeleiding@vutg.be, met vermelding van het controlenummer in het onderwerp. Die gaat na of de argumenten van de uitbetaler gegrond zijn.

Na dat onderzoek zullen de inspecteurs het controleverslag valideren, de conclusie van het verslag wijzigen of een nieuwe controle plannen. Het team sociale begeleiding en toezicht engageert zich om binnen de 15 kalenderdagen een (voorlopig) antwoord te geven. In afwachting van de beslissing of het nieuwe verslag, wordt de kinderbijslag niet geregulariseerd noch teruggevorderd.

Als een begunstigde de conclusies van het verslag betwist, kunnen de eventuele bezwaren of de betwisting van de beslissing door de begunstigde geen aanleiding geven tot een nieuwe controleaanvraag.

6.2. Financiële impact (feedback)

Als de vaststellingen van de gezinsinspecteur een financiële impact in het dossier hebben, vult de uitbetaler de impact aan in de groeipakketapplicatie, binnen de 15 kalenderdagen in het geval van fraude en binnen de 90 kalenderdagen bij andere dossiers. Als de uitbetaler de financiële impact niet binnen de termijn kan bezorgen, stuurt de uitbetaler de reden waarom hij de feedback niet kan invullen via een mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be, met vermelding van het controlenummer in het onderwerp.

Als de vaststellingen van de gezinsinspecteur gevolgen hebben voor een andere uitbetaler, die daarvan werd ingelicht door de uitbetaler die de controle aanvroeg, geeft ook die uitbetaler binnen de 15 (fraude) of 90 (geen fraude) kalenderdagen na ontvangst van de informatie zijn financiële impact door aan het team sociale begeleiding en toezicht via mail (inspectie-begeleiding@vutg.be).

Als de uitbetaler naar aanleiding van de controle de niet-toegekende bedragen uitbetaalt, wordt het bedrag van die regularisatie als een positief getal (+ EUR) doorgegeven. Als de uitbetaler een debet aangemaakt heeft, wordt het bedrag als een negatief getal (- EUR) opgegeven. Het bedrag in de financiële feedback mag enkel rekening houden met de positieve of negatieve regularisaties als gevolg van het controleverslag.

Opmerkingen:

Als naar aanleiding van de controle ongeïnde circulaire cheques opnieuw uitbetaald kunnen worden op een rekening, is de feedback positief voor het bedrag van de ongeïnde cheques.



Als de conclusie van de gezinsinspecteur zowel een bijpassing als een debet tot gevolg heeft, maakt de uitbetaler zelf de verrekening.

Naast het positieve of negatieve bedrag vermeldt de uitbetaler in detail waaruit het bedrag bestaat.

Als de vaststellingen van de controleur een verschillende impact hebben voor 31 december 2018 of na 1 januari 2019 worden de uitbetalers gevraagd dat duidelijk te vermelden in het commentaarveld bij de feedback.

Als de financiële impact nihil is, geeft de uitbetaler een duidelijke verantwoording.

Als de feedback verschilt van de verwachte impact (bv. een regularisatie terwijl de gezinsinspecteur een onverschuldigde betaling verwachtte), wordt de reden voor die afwijking vermeld.

Als de uitbetaler per vergissing een foutieve feedback doorgaf, stuurt hij de correcte feedback via e-mail (inspectie-begeleiding@vutg.be), met vermelding van het controlenummer in het onderwerp.

Als, in het geval van fraude, het debet meer dan 1.000 euro bedraagt of de fraudeperiode meer dan 6 maanden bestrijkt, legt de uitbetaler het dossier voor op het fraudeplatform (fraudeplatform@vutg.be).

7. Schorsing van de betalingen naar aanleiding van een controleaanvraag

(art. 77, § 1 en art. 127, eerste lid, van het decreet van 27 april 2018 tot regeling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid, art. 3 van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 juli 2018 houdende de nadere regels over het toezicht, de nalevingsondersteuning en de handhaving ten aanzien van de burgers en de private uitbetalers, wat betreft de toelagen in het kader van het gezinsbeleid en art. 14, § 2, van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 juni 2018 houdende nadere regels betreffende de aanwijzing van de begunstigden van de gezinsbijslagen en de uitbetaling van de toelagen in het kader van het gezinsbeleid)

De uitbetaler schort de betalingen van de gezinstoelagen geheel of gedeeltelijk op:

• bij ernstige en eensluidende aanwijzingen dat niet meer voldaan is aan een van de toekenningsvoorwaarden van de toelagen;
• bij ernstige en eensluidende aanwijzingen van fraude (zie 2.1.2), die niet zijn vastgesteld door een gezinsinspecteur;
• als een heruitgegeven cheque ongeïnd blijft en de gegevens van de begunstigde niet gewijzigd zijn;
• als een begunstigde in het kader van de toekenning van een sociale toeslag verklaart geen feitelijk gezin te vormen;
• op vraag van team sociale begeleiding en toezicht, bv. als het referentieadres een adres van het OCMW is en het werkelijke adres van de begunstigde niet gekend is, of als uit de vraag van de politie blijkt dat betrokkenen in het buitenland verblijven.

Enkel het deel van de gezinstoelagen waarover ernstige vermoedens van fraude bestaan, wordt opgeschort en dat zolang de situatie die aanleiding gaf tot de opschorting voortduurt.

De betalingen worden opgeschort voor maximaal 6 maanden. De termijn is één keer hernieuwbaar met hoogstens 6 maanden.

Bij twijfel kan de uitbetaler steeds contact opnemen met team sociale begeleiding en toezicht (inspectie-begeleiding@vutg.be). Het team sociale begeleiding en toezicht engageert zich om binnen de 15 kalenderdagen een antwoord te geven.

De uitbetaler die beslist om (een deel van) de gezinsbijslagen op te schorten of de opschorting te verlengen, informeert de begunstigde van de (verlenging van de) opschortingsbeslissing. De kennisgeving bevat de volgende gegevens:

• de gezinsbijslagen of andere toelagen in het kader van het gezinsbeleid waarop de (verlenging van de) opschorting betrekking heeft;
• de begindatum, de reden en de duur van de (verlenging van de) opschorting;
• de wijze waarop de opschorting kan worden beëindigd.

De uitbetaler wordt gevraagd ook een kopie van de kennisgeving te bezorgen aan team sociale begeleiding en toezicht (inspectie-begeleiding@vutg.be).

De vraag rijst of de uitbetaler de gezinstoelagen en/of de sociale toeslagen moet beginnen te betalen als nog geen gezinstoelagen en/of toeslagen betaald werden. Bij ernstige vermoedens van fraude moet de uitbetaler, in afwachting van het controleresultaat, het deel van de gezinstoelagen waarop de fraude betrekking heeft niet beginnen te betalen. Het is op basis van de situatie van de begunstigden, en niet op basis van de situatie van het kind, dat bepaald wordt of de gezinstoelagen al betaald worden.

8. Communicatie met het team sociale begeleiding en toezicht

Zowel de inhoudelijke als de administratieve en technische vragen en informatie over dossiers waarvoor een huisbezoek aangevraagd/uitgevoerd werd, worden naar het centrale e-mailadres van het team sociale begeleiding en toezicht gestuurd: inspectie-begeleiding@vutg.be, met vermelding van het controlenummer in het onderwerp.

9. Communicatie met de andere uitbetaler

Als andere uitbetalers bevoegd zijn voor hetzelfde gezin, stuurt de uitbetaler het controleverslag naar de andere betrokken uitbetalers door.

De uitbetaler die een huisbezoek heeft aangevraagd, moet alle betrokken (volgende en vorige) uitbetalers rechtstreeks informeren als de controle een impact kan hebben op de gezinstoelagen betaald door die uitbetalers.

Bij een bevoegdheidsoverdracht informeert de uitbetaler de nieuwe uitbetaler dat een huisbezoek aangevraagd of uitgevoerd is (ongeacht of het al dan niet nog relevant is), en vermeldt de impact van de controle (fraude, onverschuldigde betalingen, niets te melden etc.) en het controlenummer. Als de controle uitgevoerd wordt na een bevoegdheidsoverdracht, stuurt de uitbetaler die de controle aangevraagd heeft, het resultaat van de controle door naar de nieuwe uitbetaler.

10. Communicatie met de andere deelentiteiten

(Samenwerkingsakkoord van 14 december 2018 tussen de federale staat, de Vlaamse gemeenschap, het Waalse gewest, de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie en de Duitstalige gemeenschap betreffende de samenwerking tussen inspectiediensten in het kader van de bevoegdheden inzake gezinsbijslagen)

Een samenwerkingsakkoord dat afgesloten werd tussen de verschillende deelentiteiten voorziet dat:

• als een inspectiedienst een vaststelling moet uitvoeren op het grondgebied van een andere deelentiteit, die inspectiedienst een verzoek richt tot de inspectiedienst van de andere deelentiteit. Die laatste inspectiedienst zal dan kosteloos de informatie bezorgen aan de verzoekende inspectiedienst. Zij zal daartoe een controle uitvoeren indien nodig: als de gevraagde informatie reeds beschikbaar is, hoeft de inspectiedienst van de andere deelentiteit geen nieuwe controle uit te voeren.
• de vaststellingen gedaan door een inspectiedienst van een andere deelentiteit juridisch tegenstelbaar zijn ten aanzien van de burger die gezinsbijslagen geniet onder bevoegdheid van de deelentiteit van de verzoekende inspectiedienst.
• als een inspectiedienst vaststellingen doet die een gevolg kunnen hebben op de rechten inzake gezinsbijslagen van een andere deelentiteit, zij deze vaststellingen meedeelt aan de bevoegde inspectiedienst.

Als de vaststellingen van de gezinsinspecteur betrekking hebben op het recht op gezinstoelagen in een andere deelentiteit, brengt de uitbetaler het team sociale begeleiding en toezicht op de hoogte via een mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be, met vermelding van het controlenummer in het onderwerp, de betrokken uitbetaler, de periode en de naam en de geboortedatum van de betrokken kinderen. Het team sociale begeleiding en toezicht bezorgt de informatie aan de inspectiedienst van de andere deelentiteit.

11. Communicatie met de begunstigde

De uitbetaler mag de huisbezoeken niet aan de begunstigden aankondigen. Het is aan de gezinsinspecteur om na te gaan of hij zijn bezoek, al naargelang de situatie, al dan niet aankondigt.

De dossierbeheerder/het team blijft de contactpersoon voor de begunstigden. De contactgegevens van de gezinsinspecteurs worden dus nooit aan de betrokkenen meegedeeld. De gezinsinspecteur zal zijn eigen contactgegevens aan de gecontroleerde persoon meedelen wanneer hij de controle uitvoert. Die gegevens dienen enkel om nog ontbrekende informatie in het dossier aan de gezinsinspecteur te bezorgen en om bijvoorbeeld de inspecteur te kunnen contacteren wanneer de begunstigde bij een aangekondigd bezoek niet aanwezig zal kunnen zijn op de voorgestelde controledatum.

Voor vragen over de inhoud van het controleverslag mogen de begunstigden niet naar het team sociale begeleiding en toezicht doorverwezen worden. Vragen die de begunstigden stellen, kunnen indien nodig door de dossierbeheerder of de SPOC van de uitbetaler aan het team sociale begeleiding en toezicht (inspectie-begeleiding@vutg.be) gesteld worden.

In brieven aan begunstigden na wijzigingen in het dossier op basis van het controleverslag wordt gevraagd het team sociale begeleiding en toezicht niet te vermelden. Zinnen zoals “De gezinsinspecteur die bij u langsgekomen is, heeft fraude vastgesteld.”, worden beter als volgt geformuleerd: “Bij onderzoek van uw dossier werd fraude vastgesteld.”

Sommige begunstigden vragen een kopie van het verslag van het verhoor. De uitbetaler mag enkel het verslag van het verhoor doorgeven, de bijlagen mogen niet aan hen bezorgd worden.

12. Communicatie met de politiezones, arbeidsauditoraten, de geschillencommissie en andere overheidsdiensten

12.1. SPOC

Elke uitbetaler duidt een SPOC aan voor de opvolging van het antifraudebeleid en geeft zijn contactgegevens via mail door aan het team sociale begeleiding en toezicht (inspectie-begeleiding@vutg.be).

Als de SPOC wijzigt, informeert de uitbetaler het team sociale begeleiding en toezicht via mail (inspectie-begeleiding@vutg.be).

12.2. Informatie van de arbeidsauditoren

Alle informatie afkomstig van de arbeidsauditoraten wordt gecentraliseerd bij en verwerkt door het team sociale begeleiding en toezicht.

Als de uitbetaler rechtstreeks informatie ontvangt, bezorgt hij die via mail aan het team sociale begeleiding en toezicht (inspectie-begeleiding@vutg.be).

12.3. Informatie of vragen van andere overheidsdiensten

Alle informatie of vragen van andere overheidsdiensten worden gecentraliseerd bij en verwerkt of beantwoord door het team sociale begeleiding en toezicht.

12.4. Vragen van de politie of de arbeidsauditoraten

Alle vragen van de politie of de arbeidsauditoraten worden gecentraliseerd bij en beantwoord door het team sociale begeleiding en toezicht.

Als de uitbetaler rechtstreeks vragen ontvangt, bezorgt hij die via mail aan het team sociale begeleiding en toezicht (inspectie-begeleiding@vutg.be).

Als het team sociale begeleiding en toezicht informatie uit het dossier nodig heeft naar aanleiding van een vraag van de politie of een arbeidsauditoraat, bevraagt hij de SPOC van de uitbetaler. De uitbetaler bezorgt die informatie binnen de 10 kalenderdagen aan het team sociale begeleiding en toezicht via mail (inspectie-begeleiding@vutg.be), met vermelding van het controlenummer in het onderwerp.

12.5. Vragen van de geschillencommissie

Alle vragen van de geschillencommissie n.a.v. een controle aan huis worden beantwoord door het team sociale begeleiding en toezicht.

Als het team sociale begeleiding en toezicht informatie uit het dossier nodig heeft naar aanleiding van een vraag van de geschillencommissie, bevraagt hij de SPOC van de uitbetaler. De uitbetaler bezorgt die informatie binnen de gevraagde termijn aan het team sociale begeleiding en toezicht via mail (inspectie-begeleiding@vutg.be), met vermelding van het controlenummer in het onderwerp.

12.6. Aangiftes bij de arbeidsauditoraten

Het team sociale begeleiding en toezicht doet aangifte bij het arbeidsauditoraat als de controle een fraude uitgewezen heeft.

Het team sociale begeleiding en toezicht doet de aangifte als de financiële impact op de gezinstoelagen gekend is. De uitbetalers worden dan ook gevraagd in het geval van fraude hun financiële impact binnen de 15 kalenderdagen aan te vullen in het tabblad sociale controle van hun groeipakketapplicatie.

Als andere elementen die de fraude bevestigen of weerleggen in het dossier opduiken, geeft de uitbetaler die elementen onmiddellijk door aan het team sociale begeleiding en toezicht  via een mail naar inspectie-begeleiding@vutg.be, met vermelding van het controlenummer in het onderwerp.

Alle informatie afkomstig van de arbeidsauditoraten wordt gecentraliseerd bij en verwerkt door het team sociale begeleiding en toezicht. Het team sociale begeleiding en toezicht informeert de uitbetaler via een mail naar de SPOC over het gevolg dat het arbeidsauditoraat geeft aan de aangifte. Als de uitbetaler rechtstreeks informatie ontvangt, bezorgt hij die via mail aan het team sociale begeleiding en toezicht (inspectie-begeleiding@vutg.be)

13. Vragen

Vragen betreffende deze mededeling kunnen via mail gericht worden aan inspectie-begeleiding@vutg.be, met vermelding van de titel van deze mededeling in het onderwerp.